Taken maken

Om je takenlijst in HubSpot te beheren , maak je taken aan. Taken zijn herinneringen voor werk dat je moet voltooien en kunnen worden gekoppeld aan specifieke records, zoals contactpersonen, bedrijven of deals.

Als je eenmaal taken hebt gemaakt, lees je hoe je taken kunt voltooien of bewerken en verwijderen.

Details van taken

Ongeacht waar je een taak maakt in HubSpot, kun je de volgende informatie invullen.

• Titel: voer een taaknaam in. Neem de tekst bellen of e-mail op in de titel van je taak om automatisch het bijbehorende taaktype in te stellen.
• Type: selecteer Bellen, E-mail of Taken. Als je HubSpot's integratie met LinkedIn Sales Navigator gebruikt, selecteer dan Sales Navigator - Send InMail of Sales Navigator - Connection request.
• Prioriteit: selecteer of de taak een lage, gemiddelde of hoge prioriteit heeft.
• Associëren met records of [x] associaties: selecteer records om te associëren met de taak.
• Toegewezen aan: selecteer de gebruiker aan wie de taak wordt toegewezen, of selecteer Klant om de taak aan een contactpersoon toe te wijzen.
• Wachtrij: voeg de taak toe aan een bestaande takenwachtrij of maak een nieuwe takenwachtrij.
• Vervaldatum: selecteer de datum en tijd waarop de taak moet worden uitgevoerd. De tijdnotatie (bijv. 12 uur vs. 24 uur) wordt bepaald op basis van uw datum- en cijferinstellingen.
• Taakherinneringen of Herinnering: klik op het vervolgkeuzemenu om te selecteren wanneer er een e-mailherinnering moet worden verzonden naar de eigenaar van de taak. Meer informatie over taakherinneringen.
• Notities: voer details over uw taak in.

Leer hoe u standaardinstellingen kunt instellen voor vervaldatum, vervaltijd en herinneringen voor alle taken die u aanmaakt.

Standaardinstellingen instellen voor het maken van taken

Als er consistente details zijn voor uw taken, kunt u standaardwaarden instellen zodat deze worden ingevuld telkens wanneer u een taak aanmaakt. Je kunt een standaardvervaldatum, vervaldatum en -periode instellen vóór de vervaldatum van een taak om een herinnering te ontvangen. Maak bijvoorbeeld altijd taken aan die een week nadat ze zijn gemaakt en om 11:00 uur 's ochtends moeten worden uitgevoerd.

Deze voorkeuren gelden alleen voor taken die je aanmaakt op de takenindexpagina of in een record. Uw standaardinstellingen vullen automatisch de velden Vervaldatum en Taakherinneringen wanneer u een nieuwe taak aanmaakt, maar u kunt deze velden nog steeds naar behoefte aanpassen voor individuele taken.

1. Klik in je HubSpot-account op je accountnaam in de rechterbovenhoek, en klik dan op Tarieven en functies.
2. Navigeer naar het tabblad Taken.
3. Klik in het gedeelte Standaardinstellingen op de vervolgkeuzemenu's om de standaard te selecteren:
   • Vervaldatum: selecteer het standaardaantal dagen of weken dat uw taken verschuldigd zijn nadat ze zijn gemaakt.
   • Tijdstip: selecteer het standaard tijdstip waarop uw taken moeten worden uitgevoerd.
   • Herinnering: selecteer de standaardhoeveelheid tijd vóór de vervaldatum van uw taak om een herinnering te ontvangen. Selecteer Geen herinnering om standaardherinneringen voor taken uit te schakelen. Meer informatie over taakherinneringen.
4. Schakel in het gedeelte Follow-uptaken de selectievakjes in om een herinnering te ontvangen om een follow-uptaak te maken telkens wanneer u een taak voltooit vanuit een lijstweergave of wanneer u een lead diskwalificeert. Schakel het selectievakje uit om herinneringen voor opvolging uit te schakelen.
5. Klik op Opslaan als u klaar bent.

Taken maken

Je kunt in HubSpot taken maken vanuit meerdere tools, waaronder de takenindexpagina, een objectindexpagina of op een individueel record.

Als je een mobiel apparaat gebruikt, lees dan hoe je taken maakt in de HubSpot mobiele app.

Maak taken op de takenindexpagina

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Taken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Taken.

2. Klik rechtsboven op Taak maken.

3. Voer in het rechterpaneel de details voor uw taak in.

4. Als u de taak terugkerend wilt maken, schakelt u het selectievakje Herhalen instellen in. Voer een getal in of klik op de pijlen om een getal te selecteren en gebruik vervolgens het vervolgkeuzemenu om dagen, weken, maanden of jaren te selecteren als tijdsinterval waarbinnen uw taak moet worden herhaald (bijvoorbeeld elke 2 maanden). Er wordt een nieuwe taak aangemaakt als de vorige taak is voltooid, verwijderd of te laat is.

5. Klik op Maken of Maken en een andere toevoegen om de huidige taak te maken en te beginnen met het maken van een andere taak.

Taken voor records maken

Je kunt taken aanmaken voor meerdere records in bulk of voor individuele records, hetzij op de objectindexpagina of binnen een record.

1. Navigeer naar uw records.
2. Om taken voor meerdere records te maken:

   • Schakel de selectievakjes in naast de records waarvoor u taken wilt maken. Om taken te maken voor alle records op de pagina, selecteer het selectievakje linksboven in de tabel.

   • Klik op + Taken aanmaken bovenaan de tabel.

   • Voer in het rechterpaneel de details voor uw taken in.

   • Klik op Aanmaken. Voor elke geselecteerde record wordt een taak gemaakt met dezelfde details.

3. Om een taak aan te maken voor een individuele record:

   • Klik op de naam van het record.

• • Klik in het linkerpaneel op tasks Taak.
  • Voer in de taakeditor de details voor uw taak in .
  • Als u de taak terugkerend wilt maken, schakelt u het selectievakje Instellen om te herhalen in. Voer een getal in of klik op de pijlen om een getal te selecteren en gebruik het vervolgkeuzemenu om dagen, weken, maanden of jaren te selecteren als tijdsinterval waarbinnen de taak moet worden herhaald (bijvoorbeeld elke 2 maanden). Er wordt een nieuwe taak aangemaakt als de vorige taak is voltooid, verwijderd of te laat is.
  • Klik op Maken.

Follow-uptaken voor recordactiviteiten maken

U kunt taken maken om een actie op te volgen na een activiteit. U kunt bijvoorbeeld een vergadering met een contactpersoon registreren en vervolgens een taak maken om hem of haar over drie dagen een e-mail te sturen om de vergadering te bespreken.

1. Navigeer naar je records.
2. Klik op de naam van het record.
3. Log in het linkerpaneel een gesprek, e-mail, notitie of vergadering of stel een één-op-één e-mail op.
4. Schakel onderaan de activiteiteneditor het selectievakje Een taak maken in.
5. Om het type taak te wijzigen, klikt u op Taak en selecteert u Bel of E-mail.
6. Om de vervaldatum te wijzigen, klikt u op de vervaldatum en selecteert u een optie of stelt u een aangepaste datum in.
7. Afhankelijk van de activiteit klikt u op Activiteit vastleggen, Notitie opslaan of Verzenden. Er wordt een nieuwe taak gemaakt.

Taken maken in Gmail

Als je je persoonlijke Gmail-inbox hebt gekoppeld en de HubSpot Sales Chrome-extensie hebt geïnstalleerd, kun je taken maken in je Gmail-inbox.

1. Log in op Gmail.
2. Klik aan de rechterkant van je Gmail inbox ophet sprocket tandwielpictogram.
3. Klik op het tabblad Taken.
4. Klik op Taak maken en voer de details voor je taak in .
5. Klik onderaan op Opslaan.

Leer hoe u taken kunt maken na het verzenden van een e-mail in Gmail.

Taken maken met een workflow

Je kunt automatisch taken maken met de tool workflows. Wanneer een contactpersoon bijvoorbeeld een aanvraagformulier indient, maak dan een taak aan voor het verkoopteam om de contactpersoon te bellen.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Een workflow maken of bewerken.
3. Stel uw inschrijftriggers in.
4. Voeg een actie toe. Selecteer Taak maken in het linkerpaneel.
5. Configureer de details van uw taak en klik op Opslaan.
6. Voltooi het instellen van de workflow.

Taken worden automatisch aangemaakt wanneer aan de aanmeldingscriteria voor de workflow is voldaan.

Taken maken met een reeks

Je kunt taken maken als onderdeel van een reeks. Stuur bijvoorbeeld automatisch een e-mail en vervolgens een taak om drie dagen na de e-mail te bellen als er geen reactie is.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sequenties. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sequenties.
2. Een reeks maken of bewerken.
3. Voeg een taakstap Algemeen, E-mail of Bellen toe aan uw sequentie.
4. Voltooi het maken van uw sequentie.

Taken worden automatisch aangemaakt bij de gedefinieerde stap in de reeks.