Gebruik takken in workflows

Gebruik vertakkingen in workflows om geregistreerde objecten op basis van specifieke voorwaarden langs verschillende paden te leiden. 

Soorten vertakkingslogica

In workflows kunnen vertakkingen worden gemaakt op basis van de volgende logica:

• Eén eigenschap of actie-uitvoer (waarde is gelijk aan): configureer automatisch meerdere vertakkingen op basis van eigenschappen of de status van een enkele actie uit een eerder deel van de workflow. Dit type vertakking kan niet worden geconfigureerd met EN- enOF-criteria. Elke vertakkingsactie kan tot 250 unieke vertakkingen voor één eigenschap aanmaken. Bijvoorbeeld: automatisch een vertakking aanmaken voor elke eigenaar in een leadrotatieworkflow.
• EN/OF-logica (als/dan): configureer handmatig meerdere vertakkingen op basis van eigenschappen, activiteiten en meer, afhankelijk van het type workflow. U kunt dit type vertakking configureren met behulp van EN- enOF-criteria om geregistreerde records verder te filteren. Er kunnen maximaal 20 unieke vertakkingen worden aangemaakt. Voorbeelden van toepassingen zijn onder meer:
  • Het vertakken van geregistreerde contactpersonen die een formulier hebben ingevuld.
  • Het vertakken van geregistreerde bedrijven die gevestigd zijn in BostonEN meer dan drie openstaande deals hebben.
• Willekeurige verdeling op basis van percentage (willekeurige splitsing):gebruik deze optie om geregistreerde records willekeurig op te splitsen in groepen van gelijke omvang voor experimenten met de workflow. Marketeers die bijvoorbeeld leads willen aanmoedigen om zich aan te melden voor een evenement, kunnen de helft van de in aanmerking komende deelnemers een e-mail sturen en de andere helft een sms, om te zien welke strategie tot meer aanmeldingen leidt.

Inzicht krijgen in het traject van uw record door specifieke vertakkingen

• Om te testen welke vertakking een specifiek record doorloopt vóór de inschrijving, leert u hoe u records kunt toetsen aan uw workflowacties.

• Om te bekijken en te begrijpen welke tak een record na inschrijving heeft doorlopen, leert u hoe u de workflowtrajecten en acties van een record kunt bekijken. 

Voordat je aan de slag gaat

Houd rekening met de volgende aanbevelingen voordat je je workflowvertakkingen instelt: 

• Als je vertakkingscriteria zijn gebaseerd op statistieken zoals paginaweergaven, wordt aanbevolen om een vertraging van 80 minuten in te stellen vóór de vertakking. Dit biedt voldoende tijd om de statistieken bij te werken. Lees meer over de frequentie van de statistiekupdates van HubSpot. 
• Als je vertakkingscriteria afhankelijk zijn van het feit dat een bepaald aantal eigenschappen waarden bevat (d.w.z. bekend is), wordt aanbevolen om alle eigenschappen toe te voegen aan de registratietrigger. Dit voorkomt onbedoelde registratie en vertakking voordat alle eigenschappen de gewenste waarden bevatten. Als er bijvoorbeeld vijf contact-eigenschappen nodig zijn om een vertakking te beoordelen, kun je de vijf eigenschappen toevoegen aan de registratietrigger.
• Het wordt ook aanbevolen om in de volgende gevallen een vertraging van 5 minuten toe te voegen vóór je vertakking:
  • Als uw vertakkingscriteria zijn gebaseerd op interactie met inhoud in een eerdere actie in de workflow, zoals contactpersonen die een marketing-e-mail openen die in een eerdere actie is verzonden. Door een vertraging toe te voegen vóór de vertakking, zorgt u ervoor dat contactpersonen de tijd hebben om met uw inhoud bezig te zijn.
  • Als uw vertakkingscriteria afhankelijkheden bevatten, zoals een eigenschapsupdate na het indienen van een formulier. Door een vertraging toe te voegen, zorgt u ervoor dat records de tijd hebben om bijgewerkt te worden. 
• Als u een ‘Waarde is gelijk aan’-vertakking gebruikt met criteria die zijn gebaseerd op een eigenschap van het type ‘meerdere selectievakjes’, en uw record heeft meer dan één waarde, dan gaat het record verder via de vertakking ‘Geen voldaan’, aangezien er geen exacte overeenkomst is. In plaats daarvan kunt u een ‘als/dan’-vertakking gebruiken en selecteren dat 'is een van criterium. 

Voeg een vertakking met één eigenschap of actie toe

Wanneer u een vertakking 'Gebaseerd op waarde van één eigenschap' maakt, selecteert u criteria zodat een record alleen via de vertakking verloopt als het overeenkomt met een bepaalde waarde voor een eigenschap. Standaard

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Om een bestaande workflow te bewerken, beweeg je de muisaanwijzer over de workflow en klik je vervolgens op 'Workflow bewerken'. Ofmaak een nieuwe workflow aan.
3. Klik op het plusteken (+) om een nieuwe actie toe te voegen. 
4. Selecteer in het linkerpaneel ‘Vertakking’.
5. Selecteer 'Eén eigenschap of actie-uitvoer'. 
6. Selecteer in het paneel 'Alle gegevenstokens' een eigenschapswaarde of actie-uitvoer waarop u wilt vertakken. 
7. Voor eigenschappen van het type selectievakje of keuzelijst vinkt u het selectievakje 'Maak een afzonderlijke vertakking voor elke waarde in deze eigenschap' aan om automatisch afzonderlijke vertakkingen te maken voor elke optie van de eigenschap.
8. Klik rechtsboven in het paneel op 'Volgende'.

Let op: als de eigenschap van het type selectievakje of keuzelijst meer dan 250 opties heeft, werkt de functie 'Maak een afzonderlijke vertakking voor elke waarde in deze eigenschap' niet. In plaats daarvan moet u handmatig vertakkingen toevoegen en de vertakkingsopties selecteren.

9. Stel de vertakkingen in op basis van de waarden van de eigenschap of actie:
   • Om een vertakking toe te voegen, klikt u op + Een vertakking toevoegen.
   • Selecteer voor elke vertakking een operator. Bijvoorbeeld: is niet gelijk aan. Voer vervolgens de waarde van de vertakking in het waardeveld in of selecteer deze.
   • Om een tak te verwijderen, klikt u op het verwijderpictogram naast de waarde.
10. Als u klaar bent, klikt u op 'Opslaan'. De vertakking verschijnt in het voorbeeld van uw workflow.

Een AND/OR-logische vertakkingtoevoegen

Wanneer u een vertakking 'Op basis van overeenkomende filtercriteria' maakt, stelt u filters in zodat records door specifieke vertakkingen lopen, afhankelijk van de criteria van de vertakking.

• U kunt maximaal 20 vertakkingen toevoegen aan een 'als/dan'-vertakkingsactie.
• Geregistreerde records worden beoordeeld aan de hand van elke vertakking in de volgorde waarin de vertakkingen zijn gerangschikt.
  • Als een contactpersoon bijvoorbeeld aan de criteria van de eerste vertakking voldoet, gaat deze door die vertakking. De contactpersoon wordt niet getoetst aan andere vertakkingen, zelfs niet als deze aan de criteria van een andere vertakking voldoet. Nadat de contactpersoon een specifieke vertakking heeft doorlopen, gaat deze alleen door naar latere workflowacties die op dezelfde vertakking volgen.
  • Vertakkingscriteria worden beoordeeld wanneer het record de vertakking bereikt. Als de gegevens van een record daarna veranderen, wordt het recordniet automatisch via een andere vertakking omgeleid. Om een record via een specifieke vertakking om te leiden op basis van bijgewerkte recordgegevens, moet u het record opnieuw inschrijven. 
  • Omdat elke registratie één vertakkingspad volgt, wordt aanbevolen om vertakkingscriteria uniek en niet-overlappend te maken.
• Als een record bij het bereiken van de vertakking aan geen enkel vertakkingscriterium voldoet, volgt het het pad ‘Geen voldaan ’.

Om een vertakking met EN/OF-logica in te stellen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Om een bestaande workflow te bewerken, beweeg je de muisaanwijzer over de workflow en klik je vervolgens op 'Workflow bewerken'. Ofmaak een nieuwe workflow aan.
3. Klik op het plusteken (+) om een nieuwe actie toe te voegen. 
4. Selecteer 'Vertakking' in het linkerpaneel.
5. Selecteer 'AND/OR-logica'. 
6. Voer in het linkerpaneel, in het veld 'Vertakkingsnaam', een naam in voor de vertakking.
7. Klik op '+ Filter toevoegen' en selecteer vervolgens een filtertype. U kunt bijvoorbeeld filteren op de eigenschappen van de ingeschreven contactpersoon of op lidmaatschappen van lijsten. 
8. Ga verder met het instellen van het filtertype. De criteria voor'Als/dan '-vertakkingen werken op dezelfde manier als de opties voor inschrijvingstriggercriteria.
9. Om meerdere vertakkingen toe te voegen, klikt u onderaan op 'Add another branch'. Stel vervolgens de criteria voor de nieuwe vertakking in. Als een record een vertakkingspad bereikt waarvoor geen acties zijn geconfigureerd, worden er voor dat pad geen acties uitgevoerd en gaat het record door naar het einde van de workflow.
    

10. Om vertakkingen te herschikken,beweeg je de muisaanwijzer over de vertakking, klik je op het vervolgkeuzemenu'Meer' en selecteer je'Omhoog verplaatsen' of'Omlaag verplaatsen'.

11. Om een vertakking te klonen, beweeg je de muisaanwijzer over de vertakking en klik je vervolgens op het pictogram voor dupliceren/klonen.
12. Om een branch te verwijderen, beweeg je de muis over de branch en klik je vervolgens op het pictogram 'Verwijderen '.
13. Klik op ‘Opslaan’ als je klaar bent. De branches verschijnen in het voorbeeld van je workflow.

Voeg een tak ‘Willekeurige verdeling op basis van percentage

toe 

Wanneer u een willekeurige splitsingstak maakt, selecteert u het aantal takken op basis van het gewenste aantal segmenten.

• Door extra vertakkingen toe te voegen, wordt de splitsing verder verdeeld.
  • Als u bijvoorbeeld een 50/50-splitsing wilt, selecteert u twee vertakkingen.
  • Als u uw objecten daarentegen in drieën wilt splitsen, selecteert u een 33/33/33-splitsing.
• Records worden willekeurig over de vertakkingen verdeeld. Om de verdeling ongeveer gelijkmatig te laten zijn, hebt u een minimale steekproefomvang van 1.000 records nodig. Willekeurige verdeling is niet gebaseerd op volgorde, eigenaar, datum of pijplijn, en garandeert geen exacte quota, exacte gelijkmatige toewijzing of exacte toewijzing aan eigenaren.

Om een willekeurige verdeling per percentage per tak in te stellen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Om een bestaande workflow te bewerken, beweeg je de muisaanwijzer over de workflow en klik je vervolgens op ‘Workflow bewerken’. Ofmaak een nieuwe workflow aan.
3. Klik op het plusteken (+) om een nieuwe actie toe te voegen. 
4. Selecteer 'Vertakking' in het linkerpaneel.
5. Selecteer 'Willekeurige verdeling op basis van percentage'.
6. Selecteer in het linkerpaneel het aantal vertakkingen op basis van het gewenste aantal segmenten. 
7. Klik op '+ Een vertakking toevoegen' om de verdeling van de objecten verder op te splitsen.
8. Om een vertakking te verwijderen, klik je op het verwijderpictogram.
   
   

Voeg acties toe na de vertakking

U kunt alle workflowacties testen om te zien hoe een record door uw vertakkingen zou lopen. Nadat u uw vertakkingen hebt ingesteld, kunt u onder elke vertakking acties toevoegen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Om een bestaande workflow te bewerken, beweeg je de muisaanwijzer over de workflow en klik je vervolgens op 'Workflow bewerken'. Ofmaak een nieuwe workflow aan.
3. Klik op hetplusteken (+) om een actie onder een tak toe te voegen. In het onderstaande voorbeeld:
   • Als een contactpersoon het 'Neem contact met ons op'-formulier heeft ingevuld, volgt deze het pad 'Ingediend formulier ' en ontvangt hij of zij een geautomatiseerde marketing-e-mail. 
   • Als hij of zij het 'Neem contact met ons op '-formulier niet heeft ingevuld, volgt hij of zij hetpad'Geen voorwaarden vervuld'.
4. Klik ophet plusteken (+) om indien nodig meer acties toe te voegen. Ingeschreven records voltooien de workflow na de laatste actie in de tak, tenzij die actie is gekoppeld aan een andere workflowactie via een 'Ga naar volgende actie'- of 'Ga naar workflow'-koppeling.
   
    
   

Uw vertakkingen opschonen

Nadat u uw vertakkingen hebt toegevoegd, kan de workflowtool automatisch suggesties doen. Er kan bijvoorbeeld een melding verschijnen om u te laten weten dat er alternatieve vertakkingsopties beschikbaar zijn

.

Wanneer u deze opschonfunctie gebruikt, veranderen alleen de acties in de vertakkingen. Er worden aanbevelingen gedaan om de structuur van de vertakkingen te optimaliseren. Het gedrag van de workflow wordt echter niet gewijzigd.

Om de voorgestelde verbeteringen te bekijken:

1. Klik linksboven op ‘Opschonen’.
2. Bekijk in het rechterpaneel de voorgestelde wijzigingen aan uw vertakkingen.
3. Klik op 'Wijzigingen accepteren' om de voorgestelde wijziging te accepteren.