Administrer innholdskildene til kundeagenten

Innholdskildene brukes av kundeagenten til å besvare kundenes spørsmål. Når du oppretter kundeagenten, blir du bedt om å laste opp innholdskildene den skal bruke til å generere svar. Du kan når som helst legge til, redigere eller fjerne innholdskildene.

Du kan for eksempel trene opp kundeagenten ved å bruke nettadressen til bedriftens nettsted eller ved å laste opp en fil med relevant informasjon, for eksempel returvilkårene dine. Når kunder ber om informasjon om produktene eller tjenestene dine, kan agenten søke i kunnskapsressursene dine for å gi relevante opplysninger uten å måtte rådføre seg med en kundemedarbeider.

Agenten kan også utføre handlinger i kontoen din, for eksempel sjekke statusen på en ordre eller tilbakestille et passord. Les mer om hvordan du konfigurerer handlinger.

Anbefalte fremgangsmåter for å konfigurere innholdskilder

Når du samarbeider med kundeagenten, anbefales det at du bruker innholdskilder som:

• Inneholder vanlige brukerforespørsler og omfattende, oppdatert informasjon. For eksempel FAQ-er og artikler i kunnskapsbasen.
• Bruker tydelige overskrifter og underoverskrifter for å organisere innholdet.
• Inkluderer punktlister og lister for å gjøre teksten lettere å lese.
• Bruk et enkelt språk og unngå altfor komplekse setninger.
• Inkluder vanlige søkeord som kundene sannsynligvis vil bruke.
• Inkluder varianter av viktige søkeord for å forbedre treffnøyaktigheten og dekke flere søkeord som brukerne søker etter.

Administrer innholdskilder

Legg til, rediger eller fjern innholdskildene som kundeservicemedarbeideren bruker til å svare på spørsmål.

Legg til innholdskilder

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeagent. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeagent.
2. I menyen i venstre sidefelt klikker du på Tren > Kunnskap.
3. Klikk på Legg til innhold øverst til høyre.
4. For å synkronisere HubSpot-innhold, klikk på Fra HubSpot.
   • Merk av i boksen ved siden av innholdet du vil legge til. Du kan synkronisere kunnskapsbaseartikler, nettsider, landingssider og blogginnlegg.
   • Klikk på Lagre.
5. Hvis du vil bruke en eksisterende fil eller laste opp en fil, klikker du på «Last opp en fil».
   
   

   Merk: Følgende filtyper støttes: .docx, .htm, .xhtml, .cfg, .pptx, .mpg, .conf, .mpeg, .csv, .json, .html, .text, .txt, .mp4, .pdf, .rst, .avi, .mov, .md, .webm, .xml og .xls.

   • I panelet til høyre søker du etter og velger en eksisterende fil. Deretter klikker du på «Sett inn filer».

6. • For å laste opp en ny fil, klikk på «Last opp».
7. For å synkronisere eksterne nettadresser, klikk på «Importer fra offentlige nettadresser».
   • Skriv inn en offentlig URL i feltet «Importer offentlige URL-er ». Klikk deretter på «Legg til».

• • For å synkronisere alle tilknyttede sider på et domene, slå på bryteren «Importer relaterte URL-er ». Opptil 5 000 URL-er innenfor domenet vil automatisk bli gjennomsøkt og synkronisert.
  • For å administrere hvilke sider som skal gjennomsøkes, klikker du på rullegardinmenyen «Hvilke sider skal importeres» og velger et alternativ:
    • Alle sider på dette domenet: gjennomsøker domenet og underdomenet. For eksempel inkluderer blog.zenplant.com/help både zenplant.com og help.zenplant.com.
    • Sider som samsvarer med denne banen: gjennomsøker kun sider under den angitte URL-banen. For eksempel inkluderer zenplant.com/help zenplant.com/help/guides og zenplant.com/help/faqs.
    • Bare dette underdomenet: gjennomsøker kun det angitte underdomenet. For eksempel utelukker help.zenplant.com zenplant.com og blog.zenplant.com.
  • I delen «Stifiltrering» kan du legge til stier som skal inkluderes, for eksempel /support/, eller ekskluderes, for eksempel /blog/.
  • Klikk på Legg til kilde.

8. For å opprette et kort svar, klikk på Opprett et kort svar.
   • Bruk tekstboksene til å skrive inn spørsmålet og svaret.
   • Bruk ikonene nederst i redigeringsverktøyet til å endre tekststilen, sette inn en lenke eller legge til et bilde. Du kan for eksempel legge til et bilde eller et diagram for å forklare en prosess.

8. • Klikk på «Opprett».

Merk: Kundeagenten synkroniseres automatisk på nytt hvis det gjøres oppdateringer i synkroniserte kunnskapsbaseartikler. Andre innholdskilder synkroniseres automatisk på nytt hver uke.

Rediger innholdskilder

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Kundeagent. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Kundeagent.
2. I menyen i venstre sidefelt klikker du på Tren > Kunnskap.
3. Øverst i tabellen kan du bla mellom fanene for å velge kilden du vil redigere, f.eks. Kunnskapsbase, Nettsted, Importerte URL-er.
4. For å fjerne en innholdskilde, merk av i tabellvisningen i boksen ved siden av kilden du vil fjerne, og klikk deretter på Fjern som kilde.

5. For å oppdatere innholdet klikker du på Oppdater. Innholdet blir synkronisert på nytt.
6. For å hindre at kundeservicemedarbeideren siterer innholdet, slå av sit erings bryteren. Hvis du bruker privat innhold, blir siteringer automatisk slått av.

7. Hvis du har importert relaterte nettadresser, kan du ekskludere bestemte nettadresser fra oppdateringen. Når de er ekskludert, vil kundeservicemedarbeideren ikke lenger bruke disse nettadressene når han eller hun utarbeider svar.

   • I fanen «Importerte nettadresser» , under kolonnen «Relaterte», klikker du på + [X nettadresser].

   

   • I tabellen merker du av i boksene ved siden av nettadressene du vil ekskludere, og klikker deretter på «Ekskluder fra oppdatering».

   • For å se ekskluderte nettadresser klikker du på fanen «Ekskludert» øverst til høyre i tabellen.

Gjennomgå og feilsøk feil i innholdssynkroniseringen

Når du synkroniserer innholdskilder med kundeagenten, kan det oppstå feil. Lær hvordan du kontrollerer synkroniseringsstatusen for innholdskilder og feilsøker vanlige feil.