Administrere brukertilgjengelighet for helpdesk

I helpdesk avgjør en brukers tilgjengelighetsstatus om vedkommende automatisk kan tildeles nye tickets. Denne statusen settes automatisk basert på arbeidstiden, men brukerne kan også oppdatere den manuelt. I tillegg kan teammedlemmer med rettighetenTilgjengelighetsadministrasjon endre tilgjengelighetsstatusen til andre teammedlemmer.

Finn ut mer om automatisk tildeling av tickets i helpdesk.

Merk: En brukers arbeidstid, fraværstid og tilgjengelighetsstatus gjenspeiles i både innboksen og helpdesken.

Angi brukerens arbeidstid

Angi ukentlig arbeidstid basert på en brukers tidssone. Når en bruker er utenfor arbeidstiden, blir tilgjengeligheten endret til borte, og vedkommende vil ikke være kvalifisert for automatisk tildeling i helpdesken. I begynnelsen av en brukers arbeidstid blir tilgjengelighetsstatusen automatisk satt til Tilgjengelig.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på en brukerpost i brukertabellen.
4. Klikk på fanen Preferanser. Klikk deretter på Arbeidstid i menyen til venstre.
5. Klikk på nedtrekksmenyen Tidssone for å velge riktig tidssone for brukeren. Klikk deretter på Lagre.
6. Under Generell arbeidstid klikker du på + Legg til arbeidstid. Bruk nedtrekksmenyene til å velge ukedager og start- og sluttidspunkt. For å fjerne en dag klikker du på sletteikonet på delete.
7. Klikk på Lagre.
8. Øverst i brukeroppføringen kan du nå se brukerens tilgjengelighetsstatus og arbeidstid for dagen.
   
   • Hvis du vil endre tilgjengelighetsstatusen manuelt, klikker du på rullegardinmenyen Brukerstatus og klikker deretter på Tilgjengelig eller Fraværende.
   • Hvis du vil redigere arbeidstiden, klikker du på Rediger arbeidstid.

Angi brukerens arbeidstid utenfor kontoret

Angi tilgjengelighet utenfor kontoret basert på en brukers tidssone. Når en bruker ikke er på kontoret, endres tilgjengeligheten til borte, og vedkommende vil ikke være kvalifisert for automatisk tildeling i innbokser eller helpdesk.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på en brukerpost i brukertabellen.
4. Klikk på fanen Preferanser. Klikk deretter på Arbeidstid i menyen til venstre.
5. Klikk på nedtrekksmenyen Tidssone for å velge riktig tidssone for brukeren. Klikk deretter på Lagre.
6. Klikk på + Legg til datoer under Utenfor kontoret.
7. Skriv inn navnet på hendelsen , for eksempel Årlig permisjon.
8. Hvis du vil angi en tidsperiode for når du skal være borte fra kontoret, klikker du på datovelgerfeltene og velger datoer. Bruk rullegardinmenyene til å velge start- og sluttidspunkt. Klikk på sletteikonet for å fjerne datoer.
9. Klikk på Lagre.
10. Øverst i brukeroppføringen vil brukerens tilgjengelighetsstatus og arbeidstid for dagen gjenspeile start- og sluttdatoen for brukerens fraværsperiode.
    
    • Hvis du vil endre tilgjengelighetsstatusen manuelt, klikker du på rullegardinmenyen Brukerstatus og klikker deretter på Tilgjengelig eller Fraværende.
    • Klikk på Rediger arbeidstid for å redigere arbeidstiden.

Synkroniser kalenderhendelser utenfor kontoret med HubSpot

Hvis du bruker HubSpots kalendersynkronisering med Google- eller Outlook-kalenderen, kan du automatisk synkronisere hendelser utenfor kontoret mellom kalenderen din og HubSpot.

Slik synkroniserer du ikke-kontorhendelser mellom HubSpot og Google- eller Outlook-kalenderen din:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på en brukerpost i brukertabellen.
4. Klikk på fanen Preferanser. Klikk deretter på Arbeidstid i menyen til venstre.
5. I delen Utenfor kontoret merker du av for Synkroniser utenfor kontoret med kalenderen din.

Angi tilgjengelighetsstatus fra helpdesk

I begynnelsen av en brukers arbeidstid settes tilgjengelighetsstatusen automatisk til Tilgjengelig. Når en brukers arbeidstid er over, settes tilgjengelighetsstatusen automatisk til Borte. Brukere kan manuelt endre tilgjengelighetsstatusen sin i løpet av dagen for å gjenspeile når de er borte.

Slik endrer du tilgjengelighetsstatusen din manuelt:

1. Gå til Service > Helpdesk i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på rullegardinmenyen Du er tilgjengelig nederst i venstre hjørne. Velg deretter et alternativ:
   
   • Sett som borte: Du blir markert som borte til statusen oppdateres manuelt, eller til arbeidstiden din begynner, da statusen din automatisk endres til tilgjengelig.
   • Sett som midlertidig borte: Hvis du har et tildelt servicesete, kan du sette deg selv som borte i et bestemt tidsrom.
     
     • I dialogboksen velger du en forhåndsdefinert varighet. Hvis du vil angi en egendefinert varighet, klikker du på Egendefinert og angir ønsket tid. Når tidsrommet er utløpt, går statusen din tilbake til Tilgjengelig.
     • Klikk på Lagre.

Merk: Når du angir at du er midlertidig borte, har den valgte varigheten prioritet over arbeidstiden din. Hvis arbeidstiden din begynner mens du er midlertidig markert som borte, vil statusen din forbli borte til tidtakeren utløper eller du manuelt bytter tilbake til tilgjengelig.

Du kan også angi at brukeren ikke skal være på kontoret for helpdesk, les mer i denne artikkelen.

Angi tilgjengelighetsstatus for teammedlemmer

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I venstre sidefelt navigerer du til Innboks og brukerstøtte > Tilgjengelighetsadministrasjon.
3. I tabellen kan du se brukerne som har tilgang til innboksen eller brukerstøtten.
4. Du kan filtrere brukere ved å klikke på filtrene øverst i tabellen og velge en verdi. Filtrene du bruker, vil være synlige for alle brukere som får tilgang til denne visningen fremover.
5. Hvis du vil fjerne filtre, klikker du på Fjern filtre.
6. Klikk på brukerstatusen, og klikk deretter på Tilgjengelig eller Fraværende.

Merk: Hvis du er en gratis bruker, kan du se statusen til de andre teammedlemmene dine, men du kan ikke gjøre endringer i andre brukeres sendestatus.

Når brukeren navigerer til brukerstøtten sin, vil de se et varsel om at en administrator har endret statusen deres til Bortreist . For å motta chatter igjen må de klikke på Sett meg selv til tilgjengelig.

Konfigurer regler for kanalruting

Finn ut hvordan du konfigurerer rut ingsregler for hver helpdesk-kanal, slik at innkommende henvendelser automatisk blir rutet til bestemte brukere og team i kontoen din.