Administrer brukernes tilgjengelighet for helpdesk

I helpdesken avgjør brukerens tilgjengelighetsstatus om vedkommende automatisk kan tildeles nye saker. Denne statusen angis automatisk ut fra arbeidstiden, men brukerne kan også oppdatere den manuelt. I tillegg kan teammedlemmer med tillatelsen «Tilgjengelighetsadministrasjon» endre tilgjengelighetsstatusen til andre teammedlemmer.

Les mer om automatisk tildeling av saker i helpdesken.

Hvis du har en tildelt plass, kan du bruke siden for arbeidsstyrkeadministrasjon til å konfigurere og overvåke brukernes tilgjengelighet og kapasitetsgrenser for saker i helpdesken.

Merk: En brukers arbeidstid, fraværstid og tilgjengelighetsstatus vises både i innboksen og i helpdesken.

Angi brukerens arbeidstid

Angi ukentlige arbeidstider basert på brukerens tidssone. Når en bruker er utenfor arbeidstiden, endres tilgjengelighetsstatusen til «Borte», og vedkommende vil ikke kunne tildeles oppgaver automatisk i helpdesken. Ved starten av brukerens arbeidstid settes tilgjengelighetsstatusen automatisk til «Tilgjengelig».

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til «Brukere og team» i menyen til venstre.
3. Klikk på en bruker post i brukertabellen.
4. Klikk på fanen «Innstillinger ». Klikk deretter på «Arbeidstid» i menyen i venstre sidefelt.
5. Klikk på rullegardinmenyen «Tidssone » for å velge riktig tidssone for brukeren. Klikk deretter på «Lagre».
6. Under «Generelle arbeidstider» klikker du på «+ Legg til arbeidstider». Bruk rullegardinmeny ene til å velge ukedager samt start- og sluttidspunkter. For å fjerne en dag klikker du på s lette ikonet « delete ».
7. Klikk på «Lagre».
8. Øverst i brukeroppføringen kan du nå se brukerens tilgjengelighetsstatus og arbeidstid for dagen.
   
   • For å endre tilgjengelighetsstatusen manuelt, klikk på rullegardinmenyen «Brukerstatus», og klikk deretter på «Tilgjengelig » eller «Borte».
   • For å redigere arbeidstiden, klikk på «Rediger arbeidstid».

Angi brukerens fraværstid

Angi fraværsstatus basert på brukerens tidssone. Når en bruker er fraværende, endres tilgjengeligheten til «Borte», og vedkommende vil ikke være kvalifisert for automatisk tildeling i innbokser eller helpdesk.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til «Brukere og team» i menyen til venstre.
3. Klikk på en bruker post i brukertabellen.
4. Klikk på fanen «Innstillinger ». Klikk deretter på «Arbeidstid» i menyen i venstre sidefelt.
5. Klikk på rullegardinmenyen «Tidssone » for å velge riktig tidssone for brukeren. Klikk deretter på «Lagre».
6. Under «Utenfor kontoret» klikker du på «+ Legg til datoer».
7. Skriv inn navnet på hendelsen, f .eks. «Årlig ferie».
8. For å angi en tidsperiode for når du er fraværende, klikker du på datofeltene og velger datoer. Bruk rullegardinmenyene til å velge start- og sluttidspunkt. For å fjerne datoer klikker du på sletteikonet.
9. Klikk på «Lagre».
10. Øverst i brukeroppføringen vil brukerens tilgjengelighetsstatus og arbeidstid for dagen gjenspeile start- og sluttdatoen for brukerens fraværsperiode.
    
    • For å endre tilgjengelighetsstatusen manuelt, klikk på rullegardinmenyen «Brukerstatus » og deretter på «Tilgjengelig » eller «Borte».
    • For å redigere arbeidstiden, klikk på «Rediger arbeidstid».

Synkroniser «ute av kontoret»-kalenderhendelser med HubSpot

Hvis du bruker HubSpots kalendersynkronisering med Google eller Outlook-kalenderen, kan du automatisk synkronisere «ute av kontoret»-hendelser mellom kalenderen din og HubSpot.

Slik synkroniserer du «ute av kontoret»-hendelser mellom HubSpot og Google- eller Outlook-kalenderen din:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til «Brukere og team» i menyen til venstre.
3. Klikk på en bruker post i brukertabellen.
4. Klikk på fanen Innstillinger. Klikk deretter på Arbeidstid i menyen i venstre sidefelt .
5. I delen «Utenfor kontoret» merker du av for «Synkroniser fravær med kalenderen din ».

Angi tilgjengelighetsstatus fra helpdesken

Ved starten av en brukers arbeidstid settes tilgjengelighetsstatusen automatisk til «Tilgjengelig». Ved slutten av en brukers arbeidstid settes tilgjengelighetsstatusen automatisk til «Borte». Brukere kan manuelt endre tilgjengelighetsstatusen sin i løpet av dagen for å angi når de er «Borte».

Slik endrer du tilgjengelighetsstatusen manuelt:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Helpdesk. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Helpdesk.
2. Klikk på rullegardinmenyen «Du er tilgjengelig » nederst til venstre. Velg deretter et alternativ:
   
   • Sett som fraværende: Du blir merket som «Fraværende » inntil statusen oppdateres manuelt, eller inntil arbeidstiden din begynner, da statusen automatisk endres til «Tilgjengelig».
   • Sett som fraværende midlertidig: Hvis du har en tildelt Service Seat, kan du sette deg selv som «Fraværende» i en bestemt tidsperiode.
     
     • I dialogboksen velger du en forhåndsdefinert tidsperiode. For å angi en tilpasset tidsperiode klikker du på «Tilpasset» og skriver deretter inn ønsket tid. Når tidsperioden er utløpt, vil statusen din gå tilbake til «Tilgjengelig».
     • Klikk på «Lagre».

Merk: Når du merker deg selv som midlertidig fraværende, har den valgte tidsperioden forrang fremfor arbeidstiden din. Hvis arbeidstiden din begynner mens du er midlertidig merket som fraværende, vil statusen din forbli «Fraværende» inntil tiden er ute, eller du manuelt bytter tilbake til «Tilgjengelig».

Du kan også angi brukerens fraværstider for helpdesk. Les mer i denne artikkelen.

Angi tilgjengelighetsstatus for teammedlemmer

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I venstre sidefelt navigerer du til Innboks og helpdesk > Tilgjengelighetsadministrasjon.
3. I tabellen kan du se brukerne som har tilgang til innboksene eller helpdesken din.
4. For å filtrere brukere klikker du på filtrene øverst i tabellen og velger en verdi. Filtrene du bruker, vil være synlige for alle brukere som åpner denne visningen fremover.
5. For å fjerne filtre, klikk på Fjern filtre.
6. Klikk på brukerstatusen, og klikk deretter på Tilgjengelig eller Borte.

Merk: Hvis du er en gratismedlem, kan du se statusen til de andre teammedlemmene, men du kan ikke endre sendestatusen til andre brukere.

Når brukeren går til helpdesken sin, vil vedkommende se et varsel om at en administrator har endret statusen til «Borte». For å kunne motta chatter igjen, må vedkommende klikke på «Sett meg selv til tilgjengelig».

Konfigurer rutingsregler for kanaler

Lær hvordan du konfigurerer viderekoblingsregler for hver helpdesk -kanal, slik at innkommende saker automatisk viderekobles til bestemte brukere og team i kontoen din.