Administrer fakturaer

Når du har opprettet fakturaer, kan du administrere dem fra fakturaindekssiden, på samme måte som du administrerer andre CRM-poster.

Lær hvordan du redigerer og administrerer utkast og ferdigstilte fakturaer, inkludert oppdatering av betalingsstatus, sending, eksport og annullering.

Administrere fakturaer

Slik administrerer du fakturaene dine:

1. Klikk på navnet på fakturaen.
2. I høyre panel kan du angi fakturaens eier ved hjelp av feltet Eier, se dens egenskaper, se utførte betalinger og administrere fakturaens tilknytninger, inkludert å legge til flere kontakter og selskaper.

Administrere utkast til fakturaer

1. Klikk på navnet på fakturaen.
2. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg et alternativ:
   
   • Rediger: fortsett å konfigurere fakturaen.
   • Vis eiendomshistorikk externalLink: sjekk tidligere eiendomsverdier for fakturaen.
   • Klone: Opprett en ny faktura med de samme opplysningene.
   • Slett: Slett fakturautkastet .

Administrere ferdigbehandlede fakturaer

1. Klikk på navnet på fakturaen.
2. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg et alternativ:
   
   • Rediger: Hvisinnstillingen for å redigere fakturaer er slått på, kan du redigere ferdigbehandlede fakturaer fra fakturaindekssiden. Når endringene er lagret, anbefales det at det sendes en melding til kunden om at fakturaen er endret, med detaljer om endringene.

• • Registrer betaling: Merk fakturaen som betalt manuelt ved å opprette en ny betalingspost eller bruke en eksisterende. Etter at du har valgt dette alternativet:
    • For å opprette en ny betalingspost fyller du ut feltene for betalingsdetaljer i høyre sidefelt og klikker deretter på Registrer betaling. Betalingen vil da vises under Betalinger når du viser fakturadetaljene.
    • Hvis du vil bruke en eksisterende betaling på fakturaen, klikker du på fanen Bruk eksisterende i høyre sidefelt. Søk deretter etter en betalingsoppføring ved hjelp av betalingsbeløpet, ID-en eller e-postadressen som er knyttet til betalingen. Velg betalingen, og klikk deretter på Bruk betaling. Betalingen vil da vises på kortet Betalinger i høyre panel når du viser fakturadetaljene.

• • • Slik sletter du en betaling:

• • • • Klikk på navnet på fakturaen.
      • Klikk på Vis tilknyttet betaling i høyre sidefelt på kortet Betalinger.
      • Klikk på betalingsbeløpet.
      • Klikk på Handlinger øverst til høyre, og klikk deretter på Slett.
      • Klikk på Slett post for å bekrefte.

• • Vis faktura externalLink: åpne fakturaen i en egen nettleserfane.
  • Vis eiendomshistorikk externalLink: sjekk tidligere eiendomsverdier for fakturaen.
  • Kopier lenke: kopier fakturaens URL-adresse for å sende den til en kjøper.
  • Send via e-post: send fakturaen via e-post. Finn ut mer om hvordan du sender fakturaer via e-post.
  • Lastned: last ned en PDF-fil av fakturaen.
  • Rediger påminnelser : Slett en kommende fakturapåminnelse.

• • Belast betalingsmåte : belast fakturaen til en kundes lagrede betalingsmåte. Både du og kunden vil motta en kvittering via e-post.
  • Klone: Opprett en ny faktura med de samme opplysningene.

• • Slett: Hvisinnstillingen for å slette fakturaer er slått på, kan du slette ubetalte, ferdigbehandlede fakturaer fra fakturaindekssiden. Sletting av fakturaer er permanent og kan ikke angres.

Merk: Fakturanumrene vil fortsette å øke fortløpende fra den sist opprettede fakturaen (selv om den eller andre fakturaer har blitt slettet). Sletting av fakturaer kan derfor skape et permanent hull i fakturanummereringen. Nummereringen kan bare tilbakestilles hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre deg med regnskapsteamet ditt for å sikre at det fungerer med de nåværende systemene dine.

• • Ugyldig: Merk fakturaen som ugyldig. Når du har merket en faktura som ugyldig, kan du ikke lenger kreve betaling på fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke angres.
    • Hvis det er utført en nettbetaling mot fakturaen, er det ikke mulig å annullere fakturaen, selv om det er utstedt en refusjon.
    • Hvis det er registrert en manuell betaling mot fakturaen, må betalingen slettes før du kan annullere fakturaen.

Filtrere og eksportere fakturaer

1. Klikk på advancedFilters Avanserte filtre over tabellen.
   
   
2. I høyre panel søker du etter og velger den egenskapen du vil filtrere etter, og angir deretter filterkriteriene.
3. Klikk på + Legg til filter for å velge en annen eiendom du vil legge til i filteret.
4. Klikk på + Legg til filtergruppe under ELLER for å filtrere etter egenskapen du har valgt, eller etter et annet filter.
5. Klikk på X øverst til høyre i panelet når du har konfigurert filteret. Finn ut mer om hvordan du setter opp filtre og lagrer visninger.
6. Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Rediger kolonner øverst til høyre i tabellen.
7. Klikk på Eksporter øverst til høyre i tabellen for å eksportere alle fakturaene dine. I dialogboksen:
   • Skriv inn et eksportnavn i tekstboksen Eksporter navn.
   • Klikk på rullegardinmenyen Filformat, og velg et format.
   • Klikk på nedtrekksmenyen Språk for kolonneoverskrifter, og velg et språk.
   • Klikk på Tilpass for å tilpasse eksporten ytterligere:
     • Under Egenskaper inkludert i eksport velger du et alternativ for hvilke egenskaper som skal inkluderes i eksporten.
     • Under Tilknytninger som inkluderes i eksporten merker du av for Inkluder tilknyttede postnavn for å inkludere tilknyttede postnavn (f.eks. fakturanavnet).
     • Under Tilknytninger inkludert i eksport velger du om du vil inkludere opptil 1 000 tilknyttede poster eller alle tilknyttede poster.
   • Klikk på Eksporter. Finn ut mer om hvordan du eksporterer poster.

Send opprettede fakturaer

Når du har opprettet en faktura, kan du dele den via e-post, bruke en direkte lenke, laste ned en PDF-fil eller sette inn fakturaer mens du skriver meldinger i CRM-poster og innboksen for samtaler.

Hvis du vil automatisere utsendelsen av fakturaer, følger du disse trinnene.

Send fakturaen via e-post

Slik sender du fakturaen via e-post:

1. Klikk på navnet på fakturaen.
2. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter Send.
3. I fanen Send faktura via e-post angir du feltene for e-postadressen:
   • Til-feltet fylles automatisk ut med e-postadressen til kontakten som er knyttet til fakturaen. Hvis du vil endre denne adressen, klikker du på rullegardinmenyen og velger en kontakt. Du kan også skrive inn en ny e-postadresse, og HubSpot oppretter automatisk en kontaktpost for denne etter sending.
   • Hvis du vil legge til en e-postadresse iCc-feltet, klikker du påLegg til cc-mottakere. Klikk på rullegardinmenyen, velg kontaktene, eller skriv inn egendefinerte e-postadresser. Du kan legge til opptil ni e-postadresser i CC-feltet.
   • Hvis du har angitt en standard e-postadresse i fakturainnstillingene, fylles Fra-feltet automatisk ut med standard e-postadressen. I motsatt fall fylles det ut med din personlige e-postadresse. Hvis det er angitt en standard e-postadresse, men innstillingen for å tillate brukere å sende fakturaer fra sin personlige e-postadresse eller andre team-e-poster de har tilgang til, er slått på, kan du velge en annen e-postadresse.
   • Hvis ingen standard e-postadresse er angitt, vil e-postadressen du velger, bli standardadressen for fremtidige fakturasendinger, men den kan endres før hver sending.
   • Svar på denne e-posten vil bli sendt tilFra-adressen. Hvis du velger en e-postadresse som brukes for en tilkoblet innboks, inkludert delte team-e-postbokser, kan du administrere oppfølging i HubSpots innboks for samtaler.
4. Når du oppdaterer feltene, vises en forhåndsvisning i sanntid til høyre for feltene. Slik sender due-posten:
   • Klikk på Send faktura-e-post for å sende e-posten slik den vises. Kjøperen vil da motta en e-post med fakturadetaljene og en lenke som gjør det mulig å vise fakturaen i nettleseren, sammen med en PDF-versjon av fakturaen som vedlegg.
   • Hvis du i stedet vil skrive en én-til-én-e-post med en lenke til fakturaen manuelt, klikker du på Opprett egendefinert e-post i CRM-systemet.

Send fakturaen via en lenke eller PDF

Kopier en lenke for å sende fakturaen, eller last ned en PDF-fil av fakturaen:

Merk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-post eller ved å sette inn en lenke, oppdateres ikke egenskapen Sist sendt-dato. Les mer om fakturaegenskaper.

1. Klikk på navnet på fakturaen.
2. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter et alternativ:
   1. Kopier lenke: Kopier en lenke til fakturaen.
   2. Lastned: Last ned en PDF-versjon av fakturaen.

Sett inn en faktura i en én-til-én-e-post eller melding i innboksen for samtaler

Slik setter du inn en faktura i en én-til-én-e-post eller -melding i innboksen for samtaler:

1. Klikk på Sett inn i meldingskomponisten, og velg deretter Fakturaer.
2. Velg en faktura , eller klikk på Administrer for å navigere til fakturaindekssiden.

Når du har valgt en faktura, legges det til en hyperkobling i meldingen ved hjelp av fakturanummeret.

Se gjennom redigeringshistorikken

Du kan se historikken for redigeringer av en faktura, inkludert eventuelle statusendringer, og når fakturameldinger ble sendt, hvilke brukere som utførte handlingen, samt dato og klokkeslett for handlingen.

1. Klikk på navnet på fakturaen.
2. I høyre panel blar du ned til historikk-kortet.
3. Bruk søkefeltet til å søke etter aktiviteter.
4. Klikk på rullegardinmenyen Opprett aktiviteter, og velg en aktivitet for å opprette en aktivitet som skal knyttes til fakturaen. Du kan for eksempel opprette en oppgave eller et notat.

Neste trinn

• Bruk fakturaer med HubSpot-bygde regnskapsintegrasjoner som QuickBooks og Xero.
• Lær mer om tilbud.
• Lær mer om abonnementer.