Få oversikt over tilgjengelighet for gruppemøter og rundemøter

Når du oppretter en planleggingsside for grupper eller round robin, vil kontakten din se bestemte tidspunkter avhengig av hvilken type teammøte det dreier seg om. Les mer om hvordan de ulike planleggingssidene fungerer nedenfor.

Merk: Planleggingssider for grupper eller round robin blir automatisk slettet hvis det ikke er noen aktive teammedlemmer til stede.

Gruppe

• For en gruppeplanleggingsside vil HubSpot automatisk sjekke den tilpassede tilgjengeligheten du har angitt i planleggingssidens tilgjengelighetsinnstillinger mot de valgte teammedlemmenes integrerte kalendere og blokkere opptatte tidspunkter. Hvis en bruker har flere integrerte kalendere, vil HubSpot sjekke denne tilpassede tilgjengeligheten mot alle kalenderne.

• Når man booker et gruppemøte, vil kontakter kunne velge hvilket som helst tidspunkt der alle de valgte teammedlemmene er tilgjengelige.

• Når en kontakt klikker på møtelinken, kan de velge et tidspunkt og deretter legge inn opplysningene sine for å planlegge møtet. Den som oppretter møtet, vil motta et varsel, og møtet vil vises i kalenderen til hver deltaker.

Round robin

• For en «round robin»-planleggingsside vil HubSpot automatisk sjekke den tilpassede tilgjengeligheten du har angitt i planleggingssidens tilgjengelighetsinnstillinger mot de valgte teammedlemmenes integrerte kalendere og blokkere opptatte tidspunkter der ingen av de valgte teammedlemmene er tilgjengelige. Hvis en bruker har flere integrerte kalendere, vil HubSpot sjekke denne tilpassede tilgjengeligheten mot alle kalenderne.

• Når man booker et «round robin»-møte, kan kontakter velge hvilket som helst tidspunkt der ett av de valgte teammedlemmene er tilgjengelig.

• Når en kontakt klikker på møtelinken, kan vedkommende velge et tidspunkt og deretter legge inn opplysningene sine for å planlegge møtet. Teammedlemmet som er tilgjengelig i det valgte tidsrommet, blir booket til møtet og mottar et varsel. Møtet vises i vedkommendes kalender.

Merk: Hvis en bruker som er inkludert i «round robin»-møtet har kalenderen sin frakoblet, antar verktøyet at vedkommende alltid er tilgjengelig. «Round robin»-lenken prioriterer ikke tilgjengeligheten til brukere med tilkoblede kalendere. Hvis kontakten velger et tidspunkt der kun brukeren med den frakoblede kalenderen er tilgjengelig, vil det bli sendt en møteforespørsel, men møtet blir ikke lagt til i vedkommendes kalender.

• Hvis innstillingen «Prioriter kontaktens eier» for planleggingssiden er slått på, vil HubSpot, når en kontakt planlegger et møte, bruke kontaktens e-postadresse til å sjekke om vedkommende er en eid kontakt i kontoen din. Hvis vedkommende er en eid kontakt, vil eieren bli prioritert på teamets planleggingsside. Vær oppmerksom på følgende betingelser når du bruker denne innstillingen:
  • Hvis kontakten har en eier, og denne eieren har en tildelt salgs- eller servicelisens med planlagte møter, er inkludert på denne teamplanleggingssiden og er tilgjengelig for møter, vil planleggingssiden vise eierens tilgjengelige tidspunkter basert på innstillingene på teamplanleggingssiden.
  • Hvis kontakten har en eier, og denne eieren har en tildelt salgs- eller servicelisens med planlagte møter, er inkludert på denne teamplanleggingssiden og ikke er tilgjengelig, vil det ikke vises noen ledige tider, og kontakten kan sende en e-post til eieren.
  • Hvis kontakten har en eier, men denne eieren ikke har en tildelt salgs- eller servicelisens med oppsatte møter eller ikke er inkludert på denne teamplanleggingssiden, vil tilgjengeligheten for alle inkluderte teammedlemmer vises på planleggingssiden.
  • Hvis flere brukere er tilgjengelige i løpet av den valgte tiden og alternativet «Prioriter kontaktansvarlig» ikke er aktivert, vil den brukeren som har gått lengst tid uten å ha fått tildelt et møte, bli valgt.
• Hvis du bruker møterotasjon når du booker et møte, vil den besøkende bare se tilgjengeligheten for den brukeren som er kvalifisert til å være vert basert på den angitte rotasjonslogikken (enten jevn fordeling eller vektet fordeling).