Ryhmien ja round robin -kokousten saatavuuden ymmärtäminen

Kun luot ryhmä- tai round robin -aikataulutusivun, yhteyshenkilösi näkee tiettyjä aikoja joukkueen kokouksen tyypin mukaan. Tutustu alla kunkin aikataulutusivutyypin toimintaan.

Huomaa: ryhmä- tai round robin -aikataulutusivut poistetaan automaattisesti, jos aktiivisia tiimin jäseniä ei ole.

Ryhmä

• Ryhmäaikataulutusivulla HubSpot tarkistaa automaattisesti aikataulutusivun saatavuusasetuksissa määrittämäsi mukautetun saatavuuden valittujen tiimin jäsenten integroitujen kalentereiden perusteella ja estää varatut ajat. Jos käyttäjällä on useita integroituja kalentereita, HubSpot tarkistaa tämän mukautetun saatavuuden kaikkien kalentereiden perusteella.

• Ryhmäkokousta varattaessa yhteyshenkilöt voivat valita minkä tahansa ajankohdan, jolloin kaikki valitut tiimin jäsenet ovat käytettävissä.

• Kun yhteyshenkilö napsauttaa kokoukset-linkkiä, hän voi valita ajan ja lisätä tietonsa kokouksen aikatauluttamiseksi. Kokouksen luoja saa ilmoituksen, ja kokous näkyy jokaisen osallistujan kalenterissa.

Round robin

• Round robin -aikataulutus-sivulla HubSpot tarkistaa automaattisesti aikataulutus-sivun saatavuusasetuksissa määrittämäsi mukautetun saatavuuden valittujen tiimin jäsenten integroitujen kalentereiden perusteella ja estää varatut ajat, jolloin kukaan valituista tiimin jäsenistä ei ole käytettävissä. Jos käyttäjällä on useita integroituja kalentereita, HubSpot tarkistaa tämän mukautetun saatavuuden kaikkien kalentereiden perusteella.

• Varaessaan round robin -kokousta yhteyshenkilöt voivat valita minkä tahansa ajankohdan, jolloin joku valituista tiimin jäsenistä on käytettävissä.

• Kun yhteyshenkilö napsauttaa kokouslinkkiä, hän voi valita ajan ja lisätä sitten tietonsa kokouksen varaamiseksi. Tiimin jäsen, joka on käytettävissä valittuna aikana, varataan kokoukseen ja saa siitä ilmoituksen. Kokous näkyy hänen kalenterissaan.

Huomaa: jos round robin -kokoukseen sisällytetyn käyttäjän kalenteri on irrotettu, työkalu olettaa tämän olevan aina käytettävissä. Round robin -linkki ei priorisoi kalenterinsa liittäneiden käyttäjien saatavuutta. Jos yhteyshenkilö valitsee ajankohdan, jolloin vain kalenterinsa irrottanut käyttäjä on käytettävissä, kokouspyynnön lähetetään, mutta sitä ei lisätä tämän kalenteriin.

• Jos aikataulutus-sivun Priorisoi kontaktin omistaja -asetus on päällä, kun kontakti aikatauluttaa kokouksen, HubSpot tarkistaa kontaktin sähköpostiosoitteen avulla, onko kyseessä tilisi omistama kontakti. Jos kyseessä on omistamasi kontakti, sen omistaja asetetaan etusijalle tiimin aikataulutus-sivulla. Ota huomioon seuraavat ehdot, kun käytät tätä asetusta:
  • Jos kontaktilla on omistaja ja kyseisellä omistajalla on myynti- tai palvelupaikka, johon on määritetty kokouksia, hänet on sisällytetty tähän tiimin aikataulutus-sivulle ja hän on käytettävissä kokoukseen, aikataulutus-sivu näyttää kyseisen omistajan vapaat ajat tiimin aikataulutus-sivun asetusten perusteella.
  • Jos kontaktilla on omistaja ja kyseisellä omistajalla on myynti- tai palvelupaikka, johon on määritetty tapaamisia, hän on mukana tällä tiimin aikataulutusivulla eikä ole käytettävissä, vapaita aikoja ei näy ja kontakti voi lähettää sähköpostia omistajalleen.
  • Jos kontaktilla on vastuuhenkilö, mutta kyseisellä vastuuhenkilöllä ei ole myynti- tai palvelupaikkaa, johon on varattu tapaamisia, tai hän ei ole mukana tällä tiimin aikataulutusivulla, kaikkien mukana olevien tiimin jäsenten saatavuus näkyy aikataulutusivulla.
  • Jos useita käyttäjiä on käytettävissä valitun ajan kuluessa eikä vaihtoehtoa ”Priorisoi yhteyshenkilön omistaja” ole otettu käyttöön, valitaan käyttäjä, jolle ei ole osoitettu tapaamista pisimpään.
• Jos käytät kokousvuorottelua kokousta varatessasi, vierailija näkee vain sen käyttäjän saatavuuden, joka on oikeutettu toimimaan isäntänä asetetun vuorottelulogiikan perusteella (joko tasainen jakautuminen tai painotettu jakautuminen).