Få en överblick över tillgängligheten för grupp- och rundmötessammanträden

När du skapar en schemaläggningssida för en grupp eller en round robin-turnering kommer dina kontakter att se specifika tider beroende på vilken typ av lagmöte det gäller. Läs mer nedan om hur de olika typerna av schemaläggningssidor fungerar.

Observera: schemaläggningssidor för grupper eller round robin raderas automatiskt om det inte finns några aktiva teammedlemmar.

Grupp

• För en gruppbokningssida jämför HubSpot automatiskt den anpassade tillgänglighet som du har ställt in i bokningssidans tillgänglighetsinställningar med de valda teammedlemmarnas integrerade kalendrar och blockerar tider då de är upptagna. Om en användare har flera integrerade kalendrar jämför HubSpot denna anpassade tillgänglighet med alla kalendrarna.

• När ett gruppmöte bokas kan kontakterna välja vilken tid som helst då alla valda teammedlemmar är tillgängliga.

• När en kontakt klickar på möteslänken kan de välja en tid och sedan lägga till sina uppgifter för att boka mötet. Den som skapar mötet får ett meddelande och mötet visas i varje deltagares kalender.

Round robin

• För en schemaläggningssida med round robin-schemaläggning jämför HubSpot automatiskt den anpassade tillgängligheten som du har ställt in i schemaläggningssidans tillgänglighetsinställningar mot de valda teammedlemmarnas integrerade kalendrar och blockerar tider då ingen av de valda teammedlemmarna är tillgänglig. Om en användare har flera integrerade kalendrar jämför HubSpot denna anpassade tillgänglighet mot alla kalendrarna.

• När ett round robin-möte bokas kan kontakterna välja vilken tid som helst då en av de valda teammedlemmarna är tillgänglig.

• När en kontakt klickar på möteslänken kan hen välja en tid och sedan fylla i sina uppgifter för att boka mötet. Den teammedlem som är tillgänglig under den valda tiden kommer att bokas in för mötet och få ett meddelande. Mötet kommer att visas i hens kalender.

Observera: om en användare som ingår i round robin-mötet har sin kalender frånkopplad antar verktyget att denne alltid är tillgänglig. Round robin-länken prioriterar inte tillgängligheten hos användare med anslutna kalendrar. Om kontakten väljer en tidpunkt då endast användaren med den frånkopplade kalendern är tillgänglig kommer ett möte att begäras, men det läggs inte till i dennes kalender.

• Om inställningen Prioritera kontaktägare på schemaläggningssidan är aktiverad kommer HubSpot, när en kontakt schemalägger ett möte, att använda kontaktens e-postadress för att kontrollera om det är en kontakt som ägs av ditt konto. Om det är en kontakt som ägs av ditt konto kommer dess ägare att prioriteras på teamets schemaläggningssida. Tänk på följande villkor när du använder den här inställningen:
  • Om kontakten har en ägare och den ägaren har en tilldelad sälj- eller servicelicens med schemalagda möten, ingår på denna teamplaneringssida och är tillgänglig för möten, kommer planeringssidan att visa den ägarens tillgängliga tider baserat på inställningarna på teamplaneringssidan.
  • Om kontakten har en ägare och den ägaren har en tilldelad sälj- eller servicelicens med inbokade möten, ingår på denna teamplaneringssida och inte är tillgänglig, kommer inga tillgängliga tider att visas och kontakten kan skicka ett e-postmeddelande till sin ägare.
  • Om kontakten har en ansvarig men den ansvarige inte har en tilldelad sälj- eller servicelicens med inbokade möten eller inte ingår på denna schemaläggningssida för teamet, kommer tillgängligheten för alla inkluderade teammedlemmar att visas på schemaläggningssidan.
  • Om flera användare är tillgängliga under den valda tiden och alternativet ”Prioritera kontaktens ägare” inte är aktiverat, väljs den användare som har gått längst tid utan att ha tilldelats ett möte.
• Om du använder mötesrotationer när du bokar ett möte kommer besökaren endast att se tillgängligheten för den användare som är berättigad att vara värd enligt den inställda rotationslogiken (antingen jämn fördelning eller en viktad fördelning).