Capire la disponibilità di riunioni di gruppo e round robin

Quando si crea una pagina di pianificazione del gruppo o del round robin, il contatto vedrà orari specifici a seconda del tipo di riunione del team.

Attenzione: le pagine di pianificazione dei gruppi o dei round robin vengono eliminate automaticamente se non sono presenti membri attivi del team.

Gruppo

HubSpot verificherà automaticamente la disponibilità personalizzata impostata nelle impostazioni di disponibilità della pagina di pianificazione rispetto ai calendari integrati dei membri del team selezionati e bloccherà gli orari occupati. Se un utente ha più calendari integrati, HubSpot controllerà la disponibilità personalizzata rispetto a tutti i calendari.

• Quando si prenota una riunione di gruppo, i contatti potranno selezionare qualsiasi orario in cui tutti i membri del team selezionati sono disponibili.
• Quando un contatto fa clic sul link riunioni, può selezionare un orario, quindi aggiungere i propri dettagli per programmare la riunione. Il creatore della riunione riceverà una notifica e la riunione apparirà nel calendario di ogni partecipante.

Round robin

HubSpot controlla automaticamente la disponibilità personalizzata impostata nelle impostazioni di disponibilità della pagina di pianificazione rispetto ai calendari integrati dei membri del team selezionati e blocca gli orari occupati quando nessuno dei membri del team selezionati è disponibile. Se un utente ha più calendari integrati, HubSpot controllerà la disponibilità personalizzata rispetto a tutti i calendari.

• Quando si prenota una riunione round robin, i contatti possono selezionare qualsiasi orario in cui uno dei membri del team selezionati è disponibile.
• Quando un contatto fa clic sul link riunioni, può selezionare un orario e poi aggiungere i propri dati per programmare la riunione. Il membro del team disponibile nell'orario selezionato sarà prenotato per la riunione e riceverà una notifica. La riunione apparirà sul loro calendario.

Nota bene: se un utente incluso nella riunione round robin ha il calendario disconnesso, lo strumento presume che sia sempre disponibile. Il collegamento round robin non dà priorità alla disponibilità degli utenti con calendario collegato. Se il contatto seleziona un orario in cui solo l'utente con il calendario disconnesso è disponibile, la riunione verrà richiesta ma non aggiunta al suo calendario.

• Se l'impostazione Privilegia il proprietario del contatto per la pagina di pianificazione è attivata, quando un contatto pianifica una riunione gli verrà chiesto di inserire il proprio indirizzo e-mail. Se si tratta di un contatto di proprietà dell'account, verrà visualizzata la pagina di pianificazione del proprietario. Quando si utilizza questa impostazione, tenere presenti le seguenti condizioni:
  • Se il contatto ha un proprietario e questo ha una sede divendita o di assistenza assegnata con riunioni impostate, è incluso in questa pagina di pianificazione del team ed è disponibile a incontrarsi, lo strumento visualizzerà gli orari disponibili specificati nelle impostazioni della pagina di pianificazione del team, non la pagina di pianificazione personale del proprietario.
  • Se il contatto ha un proprietario e tale proprietario ha una sede divendita o di assistenza assegnata con riunioni impostate, è incluso in questa pagina di pianificazione del team e non è disponibile, non apparirà alcun orario disponibile e il contatto potrà inviare un'e-mail al proprio proprietario.
  • Se il contatto ha un proprietario, ma quest'ultimo non ha una sede divendita o di assistenza assegnata con riunioni impostate o non è incluso in questa pagina di pianificazione del team, nella pagina di pianificazione apparirà la disponibilità di tutti i membri del team inclusi.
  • Se nell'orario selezionato sono disponibili più utenti e l'opzione Priorità al proprietario del contatto non è attivata, verrà selezionato l'utente che è rimasto più a lungo senza essere assegnato a una riunione.
• Se si utilizza la rotazione delle riunioni quando si prenota una riunione, il visitatore vedrà solo la disponibilità dell'utente che è idoneo a essere l'ospite in base alla logica di rotazione impostata (distribuzione uniforme o ponderata).