De beschikbaarheid van groeps- en round robin vergaderingen begrijpen

Als je een groep of round robin planningspagina maakt, krijgt je contactpersoon specifieke tijden te zien, afhankelijk van het type teamvergadering.

Let op: groeps- of round robin planningspagina's worden automatisch verwijderd als er geen actieve teamleden meer aanwezig zijn.

Groep

HubSpot controleert automatisch de aangepaste beschikbaarheid die je hebt ingesteld in de beschikbaarheidsinstellingen van de planningspagina aan de hand van de geïntegreerde agenda's van de geselecteerde teamleden en blokkeert drukke tijden. Als een gebruiker meerdere geïntegreerde kalenders heeft, zal HubSpot deze aangepaste beschikbaarheid controleren op alle kalenders.

• Bij het boeken van een groepsbijeenkomst kunnen contactpersonen een tijdstip selecteren waarop alle geselecteerde teamleden beschikbaar zijn.
• Wanneer een contact op de link Vergaderingen klikt, kunnen ze een tijd selecteren en vervolgens hun gegevens toevoegen om de vergadering te plannen. De aanmaker van de vergadering ontvangt een notificatie en de vergadering verschijnt in de agenda van elke deelnemer.

Rondvraag

HubSpot controleert automatisch de aangepaste beschikbaarheid die je hebt ingesteld in de beschikbaarheidsinstellingen van de planningspagina aan de hand van de geïntegreerde agenda's van de geselecteerde teamleden en blokkeert drukke tijden wanneer geen van de geselecteerde teamleden beschikbaar is. Als een gebruiker meerdere geïntegreerde agenda's heeft, zal HubSpot deze aangepaste beschikbaarheid controleren in alle agenda's.

• Bij het boeken van een round robin meeting kunnen contactpersonen elk tijdstip selecteren waarop een van de geselecteerde teamleden beschikbaar is.
• Wanneer een contact op de link Vergaderingen klikt, kunnen ze een tijd selecteren en vervolgens hun gegevens toevoegen om de vergadering te plannen. Het teamlid dat beschikbaar is op het geselecteerde tijdstip wordt geboekt voor de vergadering en ontvangt een melding. De vergadering verschijnt in hun agenda.

Let op: als de agenda van een gebruiker die deelneemt aan de round robin-vergadering niet beschikbaar is, gaat de tool ervan uit dat hij of zij altijd beschikbaar is. De round robin link geeft geen voorrang aan de beschikbaarheid van gebruikers met verbonden kalenders. Als de contactpersoon een tijdstip selecteert waarop alleen de gebruiker met de losgekoppelde agenda beschikbaar is, wordt er wel een vergadering aangevraagd, maar niet toegevoegd aan zijn agenda.

• Als de instelling Eigenaar van contactpersoon prioriteit geven voor de planningspagina is ingeschakeld, wordt een contact gevraagd om zijn e-mailadres in te voeren wanneer hij een vergadering plant. Als het een contactpersoon is die eigendom is van je account, dan wordt de afsprakenpagina van de eigenaar weergegeven. Houd bij het gebruik van deze instelling rekening met de volgende voorwaarden:
  • Als de contactpersoon een eigenaar heeft en die eigenaar heeft een toegewezen verkoop- of serviceplaats met ingestelde vergaderingen, is opgenomen op deze teamplanningspagina en beschikbaar is om te vergaderen, zal het hulpmiddel de beschikbare tijden weergeven die zijn opgegeven in de instellingen van de teamplanningspagina, niet de persoonlijke planningspagina van de eigenaar.
  • Als de contactpersoon een eigenaar heeft en die eigenaar heeft een verkoop- of serviceplaats toegewezen gekregen waar vergaderingen zijn ingesteld, die is opgenomen op deze teamplanningspagina en die niet beschikbaar is, dan worden er geen beschikbare tijden weergegeven en kan de contactpersoon een e-mail sturen naar de eigenaar.
  • Als het contact een eigenaar heeft, maar die eigenaar heeft geen toegewezen verkoop- of serviceplaats met ingestelde vergaderingen of is niet opgenomen in deze teamplanningspagina, dan wordt de beschikbaarheid voor alle opgenomen teamleden weergegeven op de planningspagina.
  • Als er meerdere gebruikers beschikbaar zijn gedurende de geselecteerde tijd en de optie Eigenaar van contactpersoon prioriteit geven is niet ingeschakeld, dan wordt de gebruiker geselecteerd die het langst geen vergadering toegewezen heeft gekregen.
• Als je rotaties van vergaderingen gebruikt bij het boeken van een vergadering, dan zal de bezoeker alleen de beschikbaarheid zien van de gebruiker die in aanmerking komt om de host te zijn op basis van de rotatielogica die is ingesteld (gelijkmatige verdeling of een gewogen verdeling).