Inzicht krijgen in de beschikbaarheid van groepen en round-robin-vergaderingen

Bij het aanmaken van een planningspagina voor een groep of een round-robin-toernooi ziet je contactpersoon specifieke tijden, afhankelijk van het type teamvergadering. Hieronder lees je hoe elk type planningspagina werkt.

Let op: groeps- of round-robin-planningspagina’s worden automatisch verwijderd als er geen actieve teamleden aanwezig zijn.

Groep

• Bij een groepsplanningspagina vergelijkt HubSpot automatisch de aangepaste beschikbaarheid die je hebt ingesteld in de beschikbaarheidsinstellingen van de planningspagina met de geïntegreerde agenda's van de geselecteerde teamleden en blokkeert het de bezette tijden. Als een gebruiker meerdere geïntegreerde agenda's heeft, vergelijkt HubSpot deze aangepaste beschikbaarheid met alle agenda's.

• Bij het boeken van een groepsvergadering kunnen contactpersonen elk tijdstip selecteren waarop alle geselecteerde teamleden beschikbaar zijn.

• Wanneer een contactpersoon op de link ‘vergaderingen’ klikt, kan hij of zij een tijdstip selecteren en vervolgens zijn of haar gegevens invoeren om de vergadering in te plannen. De organisator van de vergadering ontvangt een melding en de vergadering verschijnt in de agenda van elke deelnemer.

Round-robin

• Voor een 'round robin'-planningspagina vergelijkt HubSpot automatisch de aangepaste beschikbaarheid die je hebt ingesteld in de beschikbaarheidsinstellingen van de planningspagina met de geïntegreerde agenda's van de geselecteerde teamleden en blokkeert het bezette tijdstippen wanneer geen van de geselecteerde teamleden beschikbaar is. Als een gebruiker meerdere geïntegreerde agenda's heeft, vergelijkt HubSpot deze aangepaste beschikbaarheid met alle agenda's.

• Bij het boeken van een ‘round robin’-vergadering kunnen contactpersonen elk tijdstip selecteren waarop een van de geselecteerde teamleden beschikbaar is.

• Wanneer een contactpersoon op de vergaderlink klikt, kan hij of zij een tijdstip selecteren en vervolgens zijn of haar gegevens invoeren om de vergadering in te plannen. Het teamlid dat tijdens het geselecteerde tijdstip beschikbaar is, wordt voor de vergadering ingepland en ontvangt een melding. De vergadering verschijnt in zijn of haar agenda.

Let op: als een gebruiker die is opgenomen in de round-robin-vergadering een losgekoppelde agenda heeft, gaat de tool ervan uit dat deze gebruiker altijd beschikbaar is. De round-robin-link geeft geen voorrang aan de beschikbaarheid van gebruikers met gekoppelde agenda’s. Als de contactpersoon een tijdstip selecteert waarop alleen de gebruiker met de losgekoppelde agenda beschikbaar is, wordt erwel een verzoek voor een vergadering ingediend, maar wordt deze niet aan diens agenda toegevoegd.

• Als de instelling ‘Prioriteit geven aan contactpersoon-eigenaar’ voor de planningspagina is ingeschakeld, gebruikt HubSpot het e-mailadres van de contactpersoon om te controleren of deze een contactpersoon is die aan jouw account is toegewezen wanneer deze een vergadering plant. Als dit het geval is, krijgt de eigenaar van deze contactpersoon voorrang op de teamplanningspagina. Houd rekening met de volgende voorwaarden bij het gebruik van deze instelling:
  • Als het contact een eigenaar heeft en die eigenaar een toegewezen Sales- of Service-licentie heeft met ingeplande vergaderingen, op deze teamplanningspagina staat vermeld en beschikbaar is voor een vergadering, dan toont de planningspagina de beschikbare tijden van die eigenaar op basis van de instellingen van de teamplanningspagina.
  • Als het contact een eigenaar heeft en die eigenaar een toegewezen Sales- of Service-licentie heeft met geplande afspraken, is opgenomen op deze teamplanningspagina en niet beschikbaar is, worden er geen beschikbare tijden weergegeven en kan het contact een e-mail sturen naar de eigenaar.
  • Als de contactpersoon een eigenaar heeft, maar die eigenaar geen toegewezen verkoop- of servicelicentie heeft met geplande afspraken of niet is opgenomen op deze teamplanningspagina, dan wordt de beschikbaarheid van alle opgenomen teamleden weergegeven op de planningspagina.
  • Als er tijdens de geselecteerde tijd meerdere gebruikers beschikbaar zijn en de optie ‘Contactpersoon-eigenaar prioriteit geven’ niet is ingeschakeld, wordt de gebruiker geselecteerd die het langst geen afspraak toegewezen heeft gekregen.
• Als u bij het boeken van een vergadering gebruikmaakt van vergaderrotaties, ziet de bezoeker alleen de beschikbaarheid van de gebruiker die in aanmerking komt om de vergadering te leiden op basis van de ingestelde rotatielogica (gelijkmatige verdeling of een gewogen verdeling).