Zapoznanie się z dostępnością terminów spotkań grupowych i spotkań w systemie „round robin”

Podczas tworzenia strony planowania spotkań grupowych lub w systemie „każdy z każdym” Twój kontakt zobaczy konkretne terminy w zależności od rodzaju spotkania zespołowego. Poniżej dowiesz się, jak działa każdy rodzaj strony planowania.

Uwaga: strony planowania spotkań grupowych lub metodą „round robin” zostaną automatycznie usunięte, jeśli nie ma żadnych aktywnych członków zespołu.

Grupa

• W przypadku strony planowania grupowego HubSpot automatycznie sprawdzi dostępność niestandardową, którą ustawiłeś w ustawieniach dostępności strony planowania, w odniesieniu do zintegrowanych kalendarzy wybranych członków zespołu i zablokuje terminy, w których są oni zajęci. Jeśli użytkownik ma wiele zintegrowanych kalendarzy, HubSpot sprawdzi tę dostępność niestandardową we wszystkich kalendarzach.

• Podczas rezerwacji spotkania grupowego kontakty będą mogły wybrać dowolny termin, w którym wszyscy wybrani członkowie zespołu są dostępni.

• Po kliknięciu linku „Spotkania” kontakt może wybrać termin, a następnie dodać swoje dane, aby zaplanować spotkanie. Twórca spotkania otrzyma powiadomienie, a spotkanie pojawi się w kalendarzu każdego uczestnika.

Metoda „round robin”

• W przypadku strony planowania typu „round robin” HubSpot automatycznie sprawdzi dostępność niestandardową ustawioną w ustawieniach dostępności strony planowania w odniesieniu do zintegrowanych kalendarzy wybranych członków zespołu i zablokuje terminy, w których żaden z wybranych członków zespołu nie jest dostępny. Jeśli użytkownik ma wiele zintegrowanych kalendarzy, HubSpot sprawdzi tę dostępność niestandardową w odniesieniu do wszystkich kalendarzy.

• Podczas rezerwacji spotkania metodą „round robin” kontakty mogą wybrać dowolny termin, w którym jeden z wybranych członków zespołu jest dostępny.

• Po kliknięciu linku do spotkań kontakt może wybrać termin, a następnie podać swoje dane w celu zaplanowania spotkania. Członek zespołu, który jest dostępny w wybranym terminie, zostanie przypisany do spotkania i otrzyma powiadomienie. Spotkanie pojawi się w jego kalendarzu.

Uwaga: jeśli użytkownik uwzględniony w spotkaniu typu „round robin” ma odłączony kalendarz, narzędzie zakłada, że jest on zawsze dostępny. Link do spotkania typu „round robin” nie traktuje priorytetowo dostępności użytkowników z podłączonymi kalendarzami. Jeśli kontakt wybierze termin, w którym dostępny jest wyłącznie użytkownik z odłączonym kalendarzem, zostanie wysłana prośba o spotkanie, ale nie zostanie ono dodane do jego kalendarza.

• Jeśli na stronie planowania spotkań włączone jest ustawienie „Priorytet dla właściciela kontaktu ”, gdy kontakt planuje spotkanie, HubSpot wykorzysta adres e-mail tego kontaktu, aby sprawdzić, czy jest to kontakt przypisany do Twojego konta. Jeśli tak jest, jego właściciel zostanie potraktowany priorytetowo na stronie planowania spotkań zespołu. Korzystając z tego ustawienia, należy pamiętać o następujących warunkach:
  • Jeśli kontakt ma właściciela, a właściciel ten ma przypisane stanowiskow dziale sprzedaży lub obsługi klienta z ustalonymi spotkaniami, jest uwzględniony na tej stronie planowania zespołu i jest dostępny na spotkanie, strona planowania wyświetli dostępne terminy tego właściciela zgodnie z ustawieniami strony planowania zespołu.
  • Jeśli kontakt ma właściciela, a właściciel ten ma przypisane stanowiskow dziale sprzedaży lub obsługi klienta z zaplanowanymi spotkaniami, jest uwzględniony na tej stronie planowania zespołu i nie jest dostępny, wówczas nie pojawią się żadne dostępne terminy, a kontakt może wysłać wiadomość e-mail do swojego właściciela.
  • Jeśli kontakt ma właściciela, ale właściciel ten nie ma przypisanej licencjiw dziale sprzedaży lub obsługi klienta z zaplanowanymi spotkaniami lub nie jest uwzględniony na tej stronie planowania zespołu, wówczas na stronie planowania pojawią się terminy dostępności wszystkich uwzględnionych członków zespołu.
  • Jeśli w wybranym terminie dostępnych jest wielu użytkowników, a opcja „Priorytet dla właściciela kontaktu ” nie jest włączona, wybrany zostanie użytkownik, który najdłużej nie miał przypisanego spotkania.
• Jeśli podczas rezerwacji spotkania korzystasz z rotacji spotkań, odwiedzający zobaczy jedynie dostępność użytkownika, który kwalifikuje się do pełnienia roli gospodarza zgodnie z ustaloną logiką rotacji (równomierny rozkład lub rozkład ważony).