Opprett og bruk datasett

Et datasett er en samling av data fra hele HubSpot-kontoen din, som deretter kan brukes i tilpassede rapporter. Et datasett kan inneholde egenskaper for CRM-objekter og HubSpot-ressurser, sammen med formler for å beregne dataene dine etter behov. Du kan for eksempel opprette et felt for å beregne årlige gjentakende inntekter basert på egenskapen avtalebeløp.

Få tilgang til og bruk forhåndsbygde datasett

• Gå til Datahåndtering > Datasett i HubSpot-kontoen din.
• Hold musepekeren over navnet på datasettet du vil bruke, og klikk på Bygg rapport.

• Klikk på Rediger for å redigere et datasett.
• Hvis du vil eksportere datasettet, klikker du på Handlinger og deretter på Eksporter.

Opprett et egendefinert datasett (kunOperations Hub Professional og Enterprise )

Hvis du oppretter flere datasett for teamene dine, slipper rapportskaperne å velge datakilder hver gang de skal opprette en rapport. Et datasett kan også oppdateres etter at det er opprettet, noe som gjør det mulig å oppdatere alle rapporter som bruker datasettet samtidig.

Nedenfor finner du informasjon om hvordan du oppretter et datasett, hvordan du bruker datasettet i rapporten, og definisjonene for tilgjengelige funksjoner i datasettverktøyet.

Slik oppretter du et datasett:

• Gå til Datahåndtering > Datasett i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Opprett datasett øverst til høyre. Hvis du vil opprette et datasett ved hjelp av en mal, blar du gjennom de tilgjengelige malene og klikker deretter på Bruk mal.

Datakilder

Først velger du datakildene som skal inkluderes i datasettet. Datakildene er de objektene, ressursene og hendelsene du vil rapportere om. Dette inkluderer alle CRM-objekter, for eksempel kontakter eller egendefinerte objekter, og ressurser som nettsider og e-poster, samtaler, salgsaktiviteter og mer. Du kan velge opptil fem datakilder per datasett.

Den primære datakilden vil være datasettets fokus, og alle andre datakilder vil være relatert til den primære kilden. For å koble disse datakildene sammen, kobler HubSpot dataene i bakgrunnen ved hjelp av kortest mulig vei. Kontakter og avtaler er for eksempel direkte relatert og kan velges uten behov for ekstra sammenkoblinger.

Andre datakilder kan imidlertid ikke knyttes direkte, og det kreves flere kilder for å koble dataene sammen. Hvis den primære kilden din for eksempel er avtaler, og du vil inkludere blogginnleggsdata i rapporten, kan HubSpot bare koble disse kildene gjennom kildene Kontakter og Webaktiviteter. Disse andre kildene velges automatisk for å koble dataene sammen.

• For å velge den primære datakilden klikker du på Legg til primær datakilde og velger deretter en datakilde.
  
  
• Klikk på Fortsett.
• Fortsett med å velge flere datakilder. I høyre panel kan du se relasjonene mellom de valgte datakildene.
• Etter hvert som du velger kilder, kan du se en forhåndsvisning av dataene i forhåndsvisningsruten nederst på skjermen.
• Når du har valgt datakildene, klikker du på Neste øverst til høyre.

Legg til egenskaper og felt

Velg feltene som skal inkluderes i datasettet. Du kan legge til eksisterende HubSpot-egenskaper i datasettet, i tillegg til egendefinerte formelfelt.

Legg til egenskaper

• For å legge til egenskaper i datasettet, drar og slipper du egenskapene fra venstre sidefelt til Datasettfelt-delen.

• Hvis du vil gi en egenskap et nytt navn eller vise en forhåndsvisning av dataene, klikker du på egenskapen under Datasettfelt og skriver inn et nytt navn i navnefeltet til høyre. Hvis du endrer navn på en egenskap, oppdateres navnet bare i dette datasettet. Dette gjør at du kan tilpasse hvordan disse feltene vises i rapportbyggeren, men det vil ikke påvirke navnet på den eksisterende egenskapen.

Legg til formelfelt

Formelfelt er spesifikke for datasettet og kan brukes til å beregne verdier basert på egenskaper i datasettet. Finn ut mer om hvordan du bygger formler ved hjelp av fleksible uttrykk.

• Du oppretter et formelfelt ved å klikke på Legg til avledet felt > Formelfelt.
  
  
• Skriv inn et navn for feltet nederst.
• Skriv inn formelen din. Du kan referere til egenskaper som du har lagt til i datasettet, samt andre HubSpot-egenskaper utenfor datasettet, og bruke funksjoner til å beregne basert på egenskapsdata og bokstavdata. Lær mer om formelsyntaks og definisjoner nedenfor.
  • For å skrive inn formelen manuelt begynner du å skrive i formelfeltet. Som standard vil HubSpot vise alternativer for automatisk utfylling etter hvert som du skriver inn tekst.
    
    
  • Hvis du vil sette inn en egenskap du har lagt til i datasettet, klikker du på rullegardinmenyen Datasett-feltet og velger deretter egenskapen.
  • Hvis du vil sette inn en egenskap som ikke finnes i datasettet, klikker du på rullegardinmenyen HubSpot-egenskap og velger deretter egenskapen.
  • Hvis du vil sette inn en funksjon, klikker du på rullegardinmenyen Funksjon og velger deretter en funksjon.
  • Hvis du vil sette inn et utdrag, klikker du på rullegardinmenyen Utdrag og velger deretter en forhåndsbygd formel. Utdrag fylles ut basert på kildene som er inkludert i datasettet. Derfor vil det være forskjellige utdrag tilgjengelig for datasett som er laget fra kontaktdatakilden sammenlignet med avtaledatakilden.

• Når du oppretter formler, vil formelfeltet vise eventuelle problemer som oppdages. Når en formel er ugyldig, vises en indikator. Klikk på [X]-problemer for å vise feildetaljer.
  
• Når du har konfigurert feltene dine, klikker du på Gjennomgang øverst til høyre.

Legg til betingede felt

Med betingede felt kan brukerne gruppere eller samle data basert på fastsatte betingelser. Disse feltene kan bare brukes i datasett eller i den egendefinerte rapportbyggeren. Du kan bruke betingede felt til å beregne ulike provisjoner basert på størrelsen på en avtale eller oversette tilbakemeldingssvar til kategorier, for eksempel slik at en merkelapp mellom 1-6 blir merket som en kritiker.

Med betingede felt kan du lage en formel ved hjelp av IF()-funksjonen. Alle felt som er bygd opp ved hjelp av et betinget felt, kan gjenskapes ved hjelp av en IF()-funksjon i et standard formelopprettingsfelt.

• Du oppretter et betinget felt ved å klikke på Legg til avledet felt > Betinget formelfelt.

• Nederst angir du et navn for feltet. Dette navnet vil vises når du bygger en rapport ved hjelp av dette segmentet.
• Skriv inn IF-betingelsen i delen Betingelse. Hvis betingelsen som er angitt i denne delen, er sann, vil hver datarad bli merket med verdien som er angitt iThen-feltet. Hvis betingelsen er falsk, blir raden merket med verdien som er angitt ifeltet Standardverdi . Du kan referere til egenskaper som du har lagt til i datasettet, samt andre HubSpot-egenskaper utenfor datasettet, og bruke funksjoner til å beregne basert på egenskapsdata og bokstavdata. Nedenfor finner du mer informasjon om formelsyntaks og definisjoner.
  • For å skrive inn formelen manuelt begynner du å skrive i IF-feltet. Som standard vil HubSpot vise alternativer for automatisk utfylling etter hvert som du skriver inn tekst.
    
    
  • Hvis du vil sette inn en egenskap du har lagt til i datasettet, klikker du på rullegardinmenyen Datasettfelt og velger deretter egenskapen.
  • Hvis du vil sette inn en egenskap som ikke finnes i datasettet, klikker du på rullegardinmenyen HubSpot-egenskap og velger deretter egenskapen.
  • Hvis du vil sette inn en funksjon, klikker du på rullegardinmenyen Funksjon og velger deretter en funksjon.
    
    
  • I feltet Then skriver du inn verdien du vil tilordne hvis betingelsen er sann.

• Klikk på Legg til betingelsesblokk for å legge til et nytt betingelsesfelt. Betingelsesblokker behandles sekvensielt: Hvis den første betingelsen er sann, vil verdien som er definert i den blokken, bli satt. Hvis den ikke er sann, går HubSpot videre til neste blokk og så videre. Alle rader som ikke oppfyller de angitte betingelsene, vil bli tildelt standardverdien.
  
  
• I Default-delen angir du en verdi for Else hvis betingelsen ikke er oppfylt.
  
  
• Når du har konfigurert feltene, klikker du på Gjennomgå øverst til høyre.

Filtrer

Du kan avgrense dataene ytterligere ved å legge til filtre i feltene dine.

Slik legger du til et filter:

• Gå til Filter-fanen.
• Klikk på og dra felt fra venstre sidefelt.
• Klikk på et felt for å vise filteralternativene. Velg et filter, og klikk deretter på Bruk.
• Du kan gruppere filtre ved å klikke på et felt og deretter klikke på rullegardinmenyen Grupper med et annet filter. Velg et annet aktivt filter, og klikk deretter på Bruk.

• • Du kan endre hvordan filtrene brukes ved å klikke på rullegardinmenyen Inkluder data hvis de samsvarer med :
    • Alle filtrene nedenfor: Dataene må oppfylle alle de angitte filtrene.

• • • Noen av filtrene nedenfor: data kan inkluderes hvis de oppfyller ett eller flere av de angitte filtrene.
    • Egendefinerte filter regler: Skriv dine egne filterregler. Du kan bruke boolske uttrykk som "1 og (2 eller 3)".

• • For å oppheve grupperingen av filtre klikker du på et filter og deretter på rullegardinmenyen Grupper med et annet filter. Velg Ingen, og klikk deretter på Bruk.
• Når du har konfigurert filtrene, klikker du på Neste.

Gjennomgang

Gå gjennom datasettet før du lagrer det.

• Under Kilder kan du se datakildene du har valgt.
• Under Felt kan du se feltene i datasettet. Dette inkluderer:
  • Felt: navnet på feltet.
  • Avledet: om feltet er et standard HubSpot-felt eller et egendefinert beregnet felt.

• Datatype: typen data som finnes i feltet.
• Input: feltets uttrykk.
• Kilde : kilden til dataene (f.eks. Kontakter).
• I panelet Forhåndsvisning kan du se en forhåndsvisning av dataene dine. Du kan klikke på Vis tabellrelasjoner for å se hvordan dataene er koblet sammen.
• Når du har sett gjennom dataene, kan du lagre datasettet ved å klikke på Lagre.
• I høyre panel skriver du inn et navn og en beskrivelse for datasettet.
• Klikk på Bruk.

Du kommer da til rapportbyggeren, der du kan opprette en rapport basert på datasettet ditt.

Vis og administrer datasett

På dashbordet for datasett kan du se og redigere eksisterende datasett.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapporter > Datahåndtering, og velger deretter Datasett.
• Du kan filtrere eksisterende datasett ved å bruke filtrene øverst i tabellen.
• For å redigere et datasett holder du musepekeren over datasettet, og klikker deretter på Rediger. Du kommer da til siden med detaljer om datasettet.
  • I Forhåndsvisning-fanen kan du se en forhåndsvisning av datasettets data.
  • I Metadata-fanen kan du se datakildene og feltene som er inkludert i datasettet. Dette inkluderer:
    • Felt: navnet på feltet.
    • Avledet: om feltet er et standard HubSpot-felt eller et egendefinert beregnet felt.
    • Datatype: typen data som finnes i feltet.
    • Input: Strengen som brukes til å legge inn data i feltet.
    • Kilde : kilden til dataene (f.eks. Kontakter).
  • På fanen Rapporter kan du se rapportene som er opprettet ved hjelp av datasettet.

  • Du kan også opprette en ny rapport ved hjelp av datasettet ved å klikke på Bygg rapport på siden med detaljer om datasettet.

Opprette en rapport ved hjelp av et datasett

Når du har opprettet et datasett, kan du opprette en rapport basert på datasettet enten fra rapportbyggeren eller fra datasettverktøyet.

• Slik oppretter du en rapport fra et datasett:
• Gå til Rapporter > Datahåndtering i HubSpot-kontoen din, og velg deretter Datasett.
• Klikk på navnet til et datasett.
• Klikk på Bygg rapport øverst til høyre.
• Fortsett å bygge rapporten i den egendefinerte rapportbyggeren.
• Slik oppretter du en rapport fra den egendefinerte rapportbyggeren:
• Gå til Rapportering > Rapporter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Opprett rapport øverst til høyre.
• Velg Egendefinert rapportbygger.
• Klikk på Datasett-fanen øverst for å vise de eksisterende datasettene dine.

• Velg datasettet du vil bruke, og klikk deretter på Neste.

• Fortsett å bygge rapporten i den egendefinerte rapportbyggeren.

Referanse

Syntaks

I en funksjon kan du bruke data fra egenskaper og felt eller bokstavdata. Egenskaps- og feltdata vil være dynamiske basert på de enkelte datakildene, mens bokstavdata er konstante. For eksempel

• 2021-03-05 er en bokstavelig dato, som er konstant.
• [CONTACT.createdate] er en egenskapsbasert dato, som er dynamisk for hver kontaktoppføring.

Funksjoner kan inneholde både bokstav- og egenskaps-/feltdata, så lenge datatypene er kompatible med funksjonens nødvendige argumenter. For eksempel

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Nedenfor kan du lese om syntaksen for bokstav- og egenskaps-/feltdata, og hvordan du inkluderer dem i formler.

Syntaks for bokstaver

Bruk bokstavtegn til å legge til spesifikke, statiske tekststrenger, tall, sanne eller falske verdier og datoer i beregningene dine.

• String literal: tekst omgitt av anførselstegn. For eksempel “My cool string”.

• Tallbokstav: tall uten anførselstegn. For eksempel 42.
• Boolsk bokstav: true eller false.
• Datolitteral: en streng formatert som "YYY-MM-DD", eller et dato-tidsstempelnummer (f.eks. 1635715904).

Egenskapssyntaks

Med egenskapsreferanser kan du inkludere verdier direkte fra egenskapene til de valgte datakildene. Du trenger ikke å legge til egenskapen som et datasettfelt for å referere til den.

Bruk følgende syntaks når du refererer til egenskaper:

• Referanseuttrykk er alltid omgitt av hakeparenteser ( [ og ] ).
• Egenskapsreferanser angir objekt- eller hendelsesnavnet, etterfulgt av et punktum og det interne egenskapsnavnet. For eksempel
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Syntaks for feltreferanser

Du kan referere til felt i en formel ved å omgi feltnavnet med hakeparenteser. For eksempel

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Du kan referere til felt i formler så lenge formelen har operatorer og funksjoner som godtar feltets datatype. Hvis du for eksempel oppretter et nytt felt som inneholder en streng, kan du referere til feltet i en funksjon som godtar strenger:

• Hvis Felt 1 er [DEAL.name], inneholder det en strengverdi (navnet på avtalen).
• CONCAT([Field 1], "Q4") ville være gyldig fordi det inneholder to strengverdier.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) ville ikke være gyldig fordi det inneholder både en streng og en tallverdi.

Operatorer

Du kan bruke operatorer med både bokstav- og egenskaps-/feltverdier, og operatorer evalueres i PEMDAS' standard rekkefølge. Dette gjør at du kan hekke operatorer ved hjelp av parenteser. For eksempel

• Legge til et tall med en egenskapsreferanse: 1 + [DEAL.amount]
• Bruk avparenteser for å nestle operasjoner: (1 + 2) * (3 + 4)

HVIS

IF-logikk er et sett med regler som utføres hvis en bestemt betingelse er oppfylt. Du kan bruke IF-logikk til å differensiere data. Du kan for eksempel bruke IF-logikk til å:

• Beregne ulike provisjoner basert på størrelsen på en avtale (f.eks. gi en høyere prosentandel for en større avtale).
• Inndele avtaler i nivåer for analyse og handling i rapportene dine.
• Oversette tilbakemeldingene til kategorier (f.eks. merkelapp 1-6 er negativ).
• Definer kontaktprioritet basert på hvor mange dager de har vært markert som potensielle kunder.
  

MERK

LABEL-funksjonen konverterer intervallverdier for oppregningsegenskaper til brukervennlige verdier. Noen HubSpot-definerte egenskaper, som for eksempel Deal og Contact owner, er representert som interne verdier. Dette gjør analyse vanskelig. Når LABEL-funksjonen brukes sammen med HubSpots definerte egenskaper som støtter oversettelse, vil LABEL-funksjonen gi oversettelsen basert på portalinnstillinger, ikke brukerinnstillinger. Du kan for eksempel bruke LABEL-funksjonen til å:

• Få tilgang til navn på kontakt- eller avtalefaser direkte i felt

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Referere til HubSpot-eiere ved navn direkte i felter

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numeriske funksjoner

Strengfunksjoner

Datofunksjoner