Dowiedz się, jak wystawiać rachunki kupującym

Skorzystaj z funkcji rozliczeń, aby żądać od kupujących płatności jednorazowych lub cyklicznych. W zależności od posiadanego abonamentu, konfiguracji konta oraz używanego narzędzia funkcja rozliczeń może generować faktury, subskrypcje, umowy lub harmonogramy pobierania płatności. W przypadku rozliczeń cyklicznych płatności mogą być pobierane automatycznie lub kupujący mogą być zobowiązani do ręcznego opłacania każdej faktury. W tym artykule wyjaśniono, jak działa funkcja rozliczeń w odniesieniu do faktur, linków do płatności, ofert, umów i subskrypcji, co pozwoli Ci wybrać opcję najlepiej dopasowaną do Twojego procesu sprzedaży.

Opcje częstotliwości rozliczeń

Częstotliwość rozliczeń określa, czy żądanie płatności jest wysyłane jednorazowo, czy zgodnie z harmonogramem cyklicznym. Płatności jednorazowe należy stosować w przypadku pojedynczych transakcji, a płatności cykliczne — w przypadku bieżących rozliczeń.

• Jednorazowe wystawienie rachunku kupującemu: poproś o jednorazową płatność za pomocą faktur, linków do płatności lub ofert.

• Wystawiaj kupującemu faktury wielokrotnie: wysyłaj kupującym cykliczne faktury z prośbą o płatność. Płatności mogą być dokonywane przez kupującego w każdym terminie rozliczeniowym lub pobierane automatycznie.

Fakturowanie jednorazowe

Z rozliczeń jednorazowych należy korzystać, gdy nabywca powinien zostać obciążony opłatą jednorazowo, a nie w ramach cyklu cyklicznego. Można je na przykład zastosować w przypadku samodzielnego produktu lub usługi, opłaty jednorazowej lub pojedynczego zakupu, który nie wymaga przyszłych płatności.

W przypadku opłat jednorazowych możesz skorzystać z jednego z poniższych narzędzi w zależności od procesu sprzedaży:

• Umowy (wersja BETA): utwórz umowę dla kupującego i wystaw mu fakturę na podstawie tej umowy. Umowy można również tworzyć na podstawie zaakceptowanych ofert.
• Faktury: wystaw kupującemu fakturę bezpośrednio za opłatę jednorazową. Utwórz i wyślij fakturę, aby zażądać płatności. Podczas tworzenia faktury wybierz opcję „Faktura jednorazowa ”.
• Linki do płatności: pobieraj jednorazową płatność bez tworzenia faktury z prośbą o płatność. Faktura zostanie wysłana do kupującego dopiero po zrealizowaniu płatności.
• Oferty i starsze wersje ofert: wyślij ofertę, aby poprosić o płatność lub ją pobrać.

Dowiedz się więcej o tworzeniu faktur, tworzeniu linków do płatności,tworzeniu ofert oraz tworzeniu starszych wersji ofert.

Rozliczenia cykliczne z wykorzystaniem umów

Z rozliczeń cyklicznych z wykorzystaniem umów należy korzystać, gdy rozliczenia są powiązane z obowiązującą umową z kupującym. Ta opcja pozwala zdefiniować w umowie pozycje, datę rozpoczęcia rozliczeń, warunki płatności oraz ustawienia pobierania płatności stosowane przy rozliczaniu kupującego.

Fakturowanie można skonfigurować na poziomie konta w ustawieniach fakturowania lub indywidualnie podczas bezpośredniego tworzenia umowy (BETA). Zaakceptowane oferty mogą również służyć do tworzenia umów. 

Dowiedz się więcej o umowach.

Fakturowanie cykliczne z wykorzystaniem faktur

Z rozliczeń cyklicznych z wykorzystaniem faktur warto korzystać, gdy chcesz utworzyć subskrypcję bezpośrednio na podstawie faktury. Ta opcja pozwala zdefiniować cykliczne opłaty oraz wybrać, czy płatności mają być pobierane automatycznie, czy też należy o nie prosić kupującego w każdym terminie rozliczeniowym.

Podczas tworzenia faktury wybierz opcję „Utwórz faktury cykliczne”, aby skonfigurować subskrypcję, w ramach której kupujący będą rozliczani na bieżąco. Subskrypcje można skonfigurować tak, aby płatności były pobierane automatycznie w każdym terminie rozliczeniowym, aby w każdym terminie rozliczeniowym wysyłano do kupującego prośbę o dokonanie płatności lub aby płatności online nie były dostępne, co pozwala na dokonywanie płatności innymi metodami (w takich przypadkach faktury można ręcznie oznaczyć jako opłacone).

Dowiedz się więcej o tworzeniu subskrypcji.

Fakturowanie cykliczne z wykorzystaniem linków płatniczych

Skorzystaj z cyklicznego rozliczania za pomocą linków płatniczych, jeśli chcesz, aby kupujący rozpoczęli subskrypcję w ramach procesu realizacji transakcji. Ta opcja jest przydatna, gdy musisz udostępnić link, który pobiera pierwszą płatność i konfiguruje automatyczne obciążenia w przyszłych terminach rozliczeniowych.

Podczas tworzenia linku płatniczego dodaj pozycje cykliczne, aby utworzyć subskrypcję, w ramach której kupujący będą rozliczani na bieżąco. Gdy kupujący dokona pierwszej płatności za pomocą linku płatniczego, ta sama metoda płatności będzie automatycznie obciążana w każdym terminie rozliczeniowym przez cały okres trwania subskrypcji.

Dowiedz się więcej o tworzeniu i udostępnianiu linków płatniczych.

Rozliczenia cykliczne z wykorzystaniem ofert

Korzystaj z cyklicznego rozliczania za pomocą ofert, gdy rozliczanie rozpoczyna się w ramach procesu sprzedaży wymagającego akceptacji przez kupującego. Po zaakceptowaniu oferty konfiguracja Twojego konta określa, czy HubSpot utworzy umowę, faktury, subskrypcję czy harmonogram pobierania płatności.

Rozliczenia można skonfigurować na poziomie konta w ustawieniach rozliczeń lub indywidualnie podczas tworzenia oferty lub oferty starszego typu. Gdy rozliczenia są włączone, pozycje oferty, daty rozpoczęcia rozliczeń, warunki płatności oraz ustawienia pobierania płatności są wykorzystywane do określenia, co dzieje się po zaakceptowaniu oferty.

Połączone funkcje CPQ, rozliczeń i płatności

W HubSpot możesz zarządzać procesem od oferty do płatności — od akceptacji oferty po fakturowanie i pobieranie płatności. Dowiedz się, jak działa rozliczanie, gdy ustawienie rozliczania jest włączone lub wyłączone.

Włączone rozliczanie

Jeśli opcja „Automatyczne tworzenie umów na podstawie zaakceptowanych ofert” oraz opcjerozliczeń są włączone, umowa jest tworzona automatycznie, gdy kupujący zaakceptuje ofertę.

Umowa zarządza bieżącym rozliczaniem, tworzeniem faktur i pobieraniem płatności. Płatności są pobierane na podstawie faktur, a nie bezpośrednio na podstawie oferty. W przypadku ofertzawierających pozycje o cyklicznej częstotliwości rozliczeń, takich jak rozliczenia miesięczne, pobieranie płatności odbywa się zgodnie z procesem pobierania określonym w ustawieniach rozliczeń:

• Automatyczne pobieranie opłat: automatyczne obciążanie faktur przy użyciu metody płatności kupującego w każdym terminie rozliczeniowym.
• Pobieranie ręczne: wysyła faktury w każdym terminie rozliczeniowym. Kupujący musi ręcznie opłacić każdą fakturę.

Aby zamiast umów korzystać z subskrypcji do rozliczeń cyklicznych, włącz opcję Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert .

Dowiedz się więcej o zarządzaniu przychodami od początku do końca w HubSpot.

Wyłączone ustawienie rozliczeniowe

Jeśli opcja rozliczeń jest wyłączona, pobieranie płatności pozostaje powiązane z bezpośrednio utworzoną umową (BETA), ofertą lub starszą wersją oferty. Dowiedz się więcej o rozliczeniach cyklicznych z wykorzystaniem umów.

Oferty: jeśli opcja „Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert” jest wyłączone, faktury i subskrypcje są tworzone automatycznie po zaakceptowaniu oferty. Metoda płatności podana podczas finalizacji transakcji jest obciążana automatycznie w każdym terminie rozliczeniowym. Jeśli opcja Automatycznie twórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert jest włączone, umowy są tworzone w momencie zaakceptowania oferty. Tworzone jest również zamówienie, które jest powiązane z umową. Umowy służą do zarządzania bieżącym rozliczaniem, tworzeniem faktur i pobieraniem płatności.

Starsze oferty:w przypadkupozycji cyklicznych subskrypcja jest tworzona automatycznie i na bieżąco obciąża nabywców. Subskrypcje można skonfigurować tak, aby automatycznie pobierały płatności w każdym terminie rozliczeniowym, wysyłały do nabywcy prośbę o płatność w każdym terminie rozliczeniowym lub nie udostępniały płatności online, umożliwiając płatność innymi metodami (w takich przypadkach faktury można ręcznie oznaczyć jako opłacone). Dla pozycji jednorazowych faktura jest tworzona oddzielnie.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu subskrypcjami.

Opcje rozliczeniowe

Poniższe opcje rozliczeń określają, kiedy naliczane są opłaty dla kupujących i kiedy upływają terminy płatności faktur.

Harmonogramy rozliczeń i przyszłe płatności

Daty rozpoczęcia rozliczeń określają, kiedy kupujący są obciążani opłatami za pozycje. Domyślnie rozliczenia rozpoczynają się w dniu wejścia w życie linku płatniczego, oferty lub subskrypcji. Można również ustawić niestandardową datę rozpoczęcia rozliczeń lub opóźnić rozliczenia o określoną liczbę dni lub miesięcy.

Podsumowanie linku płatności, oferty lub subskrypcji pokazuje, w jaki sposób kupujący zostanie obciążony:

• Suma częściowa: obejmuje wyłącznie pozycje należne przy finalizacji zamówienia.
• Płatności przyszłe: obejmuje pozycje rozliczane w późniejszym terminie.
• Suma całkowita: obejmuje wszystkie pozycje, niezależnie od terminu płatności.

Warunki płatności

Warunki płatności określają terminy wymagalności faktur. Faktury mogą być wymagalne w momencie otrzymania lub mogą podlegać warunkom płatności netto. Jeśli wybrano warunki płatności netto, każda faktura jest wymagalna po upływie określonej liczby dni od daty wystawienia.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi.
• Dowiedz się więcej o zarządzaniu fakturami.
• Dowiedz się więcej o tworzeniu i udostępnianiu linków do płatności.
• Dowiedz się więcej o przeglądaniu subskrypcji i zarządzaniu nimi.