Tworzenie i wysyłanie szablonów wiadomości

Jeśli często wysyłasz podobne indywidualne wiadomości e-mailowe o charakterze sprzedażowym, możesz zapisać swoją wiadomość jako szablon i szybko uzyskać do niej dostęp z poziomu karty kontaktu, skrzynki odbiorczej rozmów lub centrum pomocy. Szablony można tworzyć od podstaw lub wybierać spośród gotowych wzorów. Każdy szablon można dostosować za pomocą tokenów personalizacji, co ułatwia zespołowi wysyłanie spójnych, dostosowanych do potrzeb wiadomości.

Szablony e-maili sprzedażowych są używane podczas wysyłania wiadomości indywidualnych. Jeśli chodzi o masowe wysyłki, dowiedz się, jak zapisywać szablony e-maili marketingowych.

Utwórz szablon

Szablon można utworzyć na koncie HubSpot lub, jeśli korzystasz z rozszerzenia HubSpot Sales dla przeglądarki Chrome, bezpośrednio w skrzynce odbiorczej Gmaila. Możesz również skorzystać z asystenta AI HubSpot do generowania szablonów sprzedażowych.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Szablony wiadomości. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Szablony wiadomości.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Nowy szablon ” > „Od podstaw”.
3. Wprowadź nazwę i temat szablonu.
4. Uwaga: długość tematu szablonu jest ograniczona do 256 znaków. Aby zapewnić, że odbiorcy będą mogli przeczytać cały temat, zaleca się, aby długość tematu nie przekraczała 45 znaków. Dowiedz się więcej o najlepszych praktykach dotyczących tematów wiadomości e-mail na blogu użytkowników HubSpot.
5. Aby ustawić szablon jako prywatny, tak aby tylko Ty mogłeś go przeglądać i używać, kliknij menu rozwijane Udostępnione wszystkim i wybierz opcję Prywatny. Możesz również zmienić listę osób, którym szablon jest udostępniony, na pulpicie nawigacyjnym szablonów.
6. Aby dodać szablon do folderu, kliknij menu rozwijane „Wybierz folder ”.
7. Wprowadź treść wiadomości e-mail:
   • Skorzystaj z opcji formatowania znajdujących się na dole okna edycji, aby zmodyfikować tekst.
   • Aby edytować styl i rozmiar czcionki lub wyrównanie tekstu, kliknij menu rozwijane „Więcej ”.
   • Aby dodać tekst z hiperłączem, kliknij ikonę link.
   • Aby wstawić obraz, kliknij ikonę obrazu insertImage.
   • Aby umieścić tokeny personalizacji w szablonie wiadomości e-mail, kliknij menu rozwijane „Personalizacja ”. Dowiedz się więcej o dodawaniu tokenów personalizacji do szablonów wiadomości e-mail dotyczących sprzedaży.
   • Aby wstawić fragment kodu, dokument sprzedażowy, link do harmonogramu lub film, kliknij menu rozwijane „Wstaw ”.

Uwaga: szablony muszą zawierać tekst. Szablony zawierające wyłącznie obrazy nie zostaną poprawnie dołączone do wiadomości e-mail w HubSpot ani w kliencie poczty. 

7. Po zakończeniu tworzenia szablonu kliknij opcję „Zapisz szablon”.
8. Szablon wiadomości e-mailowej dotyczącej sprzedaży można również wygenerować za pomocą asystentów AI. Dowiedz się więcej o generowaniu szablonów wiadomości e-mailowych dotyczących sprzedaży przy użyciu AI.

Po utworzeniu szablonu możesz wysyłać wiadomości e-mail oparte na szablonie z CRM i skrzynki odbiorczej za pomocą rozszerzenia do sprzedaży lub dodawać je do sekwencji.

Uwaga: nawiasy klamrowe w szablonach powodują problemy z usługą renderowania szablonów HubSpot. Zamiast tego możesz użyć tokenu zastępczego, aby poprosić użytkowników o wprowadzenie brakujących informacji przed wysłaniem wiadomości e-mail.

Wysyłanie szablonu

Po utworzeniu szablonu wiadomości e-mail możesz go używać do wysyłania wiadomości z systemu CRM.

1. Przejdź do swoich rekordów:
• Kontakty: Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
• Firmy: Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
• Transakcje: Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
• Zgłoszenia: Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Zgłoszenia. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Zgłoszenia.

2. Kliknij nazwę rekordu
3. W panelu po lewej stronie kliknij ikonę email.
4. W wyskakującym okienku kliknij opcję Szablony.

4. W oknie dialogowym najedź kursorem na szablon, który chcesz wysłać, i kliknij „Wybierz”.
5. Dostosuj treść, a następnie kliknij „Wyślij”. Jeśli w szablonie użyto symboli zastępczych, przed wysłaniem zaktualizuj tekst tych symboli.
6. Wiadomość e-mail będzie automatycznie śledzona, a informacje zostaną dodane do danych raportu szablonu.

Dowiedz się, jak wysyłać szablony ze skrzynki odbiorczej za pomocą rozszerzenia HubSpot Sales dla przeglądarki Chrome, dodatku do programu Outlook na komputerze stacjonarnym lub dodatku do pakietu Office 365.

Konieczna informacja: jeśli zdecydujesz się korzystać z szablonów wiadomości e-mail dotyczących sprzedaży HubSpot oprócz połączenia swojej poczty e-mail z HubSpot, HubSpot będzie skanować treść wysyłanych przez Ciebie wiadomości e-mail w celu zidentyfikowania potencjalnych szablonów, z których mogą korzystać użytkownicy na Twoim koncie HubSpot.

Edytuj treść szablonu

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Szablony wiadomości. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Szablony wiadomości.
2. Kliknij nazwę szablonu.
3. W oknie podręcznym edytuj szablon.
4. Kliknij opcję „Zaktualizuj istniejący szablon” lub, aby utworzyć nowy szablon, kliknij opcję „Zapisz jako nowy szablon”.

Zarządzaj szablonami

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Szablony wiadomości. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Szablony wiadomości.
2. Najedź kursorem na szablon i kliknij „Działania”. Następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
   • Przenieś: aby zmienić lokalizację szablonu, kliknij„Przenieś”. W oknie dialogowym wybierz folder i kliknij „Przenieś”. 
   • Klonuj: aby sklonować szablon, kliknij„Klonuj”. W oknie dialogowym wprowadź nazwę sklonowanego szablonu i kliknij „Zapisz”. 
   • Zarządzaj udostępnianiem: aby kontrolować, kto ma dostęp do szablonu, kliknij opcję„Zarządzaj udostępnianiem”, wybierz opcję udostępniania i kliknij „Zapisz”. 

Usuń szablony

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Szablony wiadomości. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Szablony wiadomości.
2. Aby usunąć pojedynczy szablon, najedź kursorem na szablon, kliknij „Działania”, a następnie wybierz „Usuń”.
3. Aby usunąć wiele szablonów, zaznacz pola wyboru obok szablonów, które chcesz usunąć, a następnie kliknij opcję „Usuń” u góry tabeli.
4. W oknie dialogowym kliknij opcję „Usuń szablon(y)”.

Uwaga: szablony prywatne mogą być usuwane wyłącznie przez użytkownika, który je utworzył, lub przez superadministratora z płatnym kontem.

Raport dotyczący wiadomości e-mail wysłanych przy użyciu szablonów

Po wysłaniu wiadomości e-mail przy użyciu szablonu właściwość „Identyfikator szablonu ” jest automatycznie aktualizowana o nazwę użytego szablonu. Właściwość tę można wykorzystać do filtrowania i tworzenia raportów dotyczących wiadomości e-mail wysłanych przy użyciu szablonów. 

Można na przykład utworzyć niestandardowy raportw celu porównania skuteczności różnych szablonów lub utworzyć segment na podstawie wykorzystania szablonów.

Dowiedz się więcej o tworzeniu raportów dotyczących wiadomości e-mail wysyłanych indywidualnie.