Noções básicas sobre contratos no HubSpot

Use o objeto contracts no HubSpot como uma fonte centralizada de verdade para a receita comprometida. Ao gerenciar contratos no HubSpot, você pode registrar e gerenciar contratos existentes, registrar pagamentos manualmente ou faturar compradores automaticamente, fazer atualizações durante a vigência de um contrato, renovar contratos e relatar receitas com precisão.

Você pode criar um contrato diretamente de um registro ou da página de índice de contratos (BETA), ou criar um contrato automaticamente quando um comprador aceitar um orçamento:

• Contratos criados diretamente (BETA): crie ou importe contratos quando um contrato for criado fora da HubSpot, quando o contrato não depender de um orçamento aceito do comprador ou se você usar outro sistema para gerenciar o CPQ. Crie contratos no HubSpot e use-os como fonte de verdade para relatórios e automação.

• Contratos criados automaticamente a partir de orçamentos: Crie contratos a partir de orçamentos aceitos quando um comprador precisar revisar e aceitar um orçamento antes de um contrato ser criado. Gerencie o CPQ e a receita de ponta a ponta no HubSpot.

Saiba como você pode usar contratos para sua empresa, incluindo:

• Como usar contratos em combinação com outros objetos do HubSpot, como negócios, orçamentos e faturas.

• Como gerenciar alterações e renovações de contratos intermediários.

• Como o rateio é gerenciado ao fazer alterações de contrato.

O que é um contrato?

Os contratos são a fonte centralizada de verdade para a receita comprometida na HubSpot, detalhando produtos únicos e recorrentes, métricas de receita e mudanças ao longo do tempo. Ao contrário dos negócios, que rastreiam Oportunidade de vendas individuais, os contratos são projetados para oferecer suporte a todo o ciclo de vida do contrato do cliente, incluindo alterações e renovações.

Com contratos, suas equipes podem gerar relatórios sobre métricas de receita, configurar renovações e alterações e alinhar operações de receita em toda a empresa. Saiba mais Relatórios sobre receita.

Um contrato pode ser criado diretamente no HubSpot ou de um orçamento aceito. Cotações e contratos podem trabalhar juntos, mas um orçamento não é necessário para cada contrato.

Configurações de contrato

Use a tabela abaixo para identificar a configuração do contrato adequada às suas necessidades e os requisitos no HubSpot.

Os contratos da HubSpot substituem os contratos legais?

Os contratos da HubSpot não substituem os contratos legais, como contratos principais de serviços (MSAs) ou contratos em PDF assinados. Se você precisar fazer referência a um contrato jurídico no HubSpot, poderá criar uma propriedade de contrato personalizada com um tipo de campo de Arquivo ou URL e carregar o documento ou adicionar seu URL. Antes de armazenar um contrato jurídico no HubSpot, analise o documento com atenção e saiba mais sobre como armazenar Dados Confidenciais no HubSpot.

Como um contrato é criado?

Você pode criar um contrato diretamente no HubSpot (BETA) ou criar um de um orçamento aceito. O registro de contrato fornece uma visão geral dos principais detalhes do contrato, como informações de contato e da empresa, receita comprometida e associações a outros registros.

Criar um contrato diretamente (BETA)

Se você for um Superadministrador, poderá incluir sua conta na versão beta direta de Criar, editar e renovar contratos da HubSpot.

Os usuários autorizados podem criar um contrato a partir de um registro de negócio, contato, empresa ou registro de ticket ou da página de índice de contratos. Ao criar o contrato, os usuários podem adicionar detalhes do contrato, itens de linha, termos e associações diretamente ao registro do contrato.

Criar um contrato a partir de um orçamento aceito

Se a criação automática de contratos estiver ativada, você poderá criar um contrato quando um comprador aceitar um orçamento. O contrato reflete o acordo representado pelo orçamento aceito.

Usando contratos com a versão beta do CPQ, Cobrança e pagamentos conectados

Se você estiver inscrito na versão beta do CPQ, Cobrança e pagamentos conectados, poderá gerenciar o processo de orçamento para pagamento no HubSpot, desde a aceitação do orçamento até o faturamento e o recebimento do pagamento. Inscrever-se na versão beta se quiser obter a aceitação de um orçamento antes de um contrato ser criado. Se você não exigir a aceitação de um orçamento, poderá criar contratos diretamente. Saiba mais sobre o processo beta do Connected CPQ, Billing and Payments.

Como usar negócios, orçamentos, contratos e faturas juntos

Você pode usar 

• Negócios: use negócios para rastrear uma Oportunidade de vendas e fechá-la. Ao usar contratos, é recomendado configurar diferentes pipelines para os diferentes tipos de negócios. Por exemplo, um pipeline para novos negócios, um pipeline para expansões (alterações no meio do contrato) e um pipeline para renovações. Isso garante que os diferentes movimentos de vendas de um contrato possam ser registrados e relatados individualmente.

• Orçamentos: opcionalmente, crie orçamentos com base no negócio e envie ao comprador para revisão. Se você estiver inscrito na versão beta do CPQ, Cobrança e pagamentos conectados e a configuração para criar contratos automaticamente estiver ativada, quando um orçamento for aceito, um contrato será criado automaticamente para refletir o compromisso de receita do orçamento. Negócios, orçamentos e contratos podem conter itens de linha únicos e recorrentes. 

• Contratos: a fonte centralizada da verdade para a receita comprometida. Inclui os produtos e serviços pelos quais o cliente está pagando e quaisquer alterações feitas no contrato. Os contratos são usados para gerenciar a cobrança contínua, a criação de faturas e a cobrança de pagamentos. Saiba mais sobre as diferentes formas de cobrar seus compradores.

• Faturas: emita faturas para pagamento. Você pode receber pagamentos online no HubSpot ou marcar manualmente as faturas como pagas se estiver usando outro método de pagamento.

• Alterações de contrato: faça atualizações nos contratos durante seu ciclo de vida. Edite diretamente o contrato (BETA) para atualizar as informações do vendedor e do comprador, o processo de cobrança, o método de pagamento que está sendo cobrado, os itens de linha do contrato e as configurações de checkout. Se você quiser usar um processo baseado em orçamentos para propor e aprovar alterações em um contrato existente, saiba mais sobre como criar orçamentos de alteração.

• Orçamentos de Renovação: crie orçamentos de renovação à medida que um cliente se aproxima do final do contrato atual para obter o compromisso do cliente para o próximo período. Quando um renovação orçamento é aceito, um novo contrato é criado e automaticamente associado ao contrato anterior.

Que informações posso exibir no registro de contrato?

Use o contrato para exibir os seguintes detalhes:

• Status: veja o status atual do contrato.

• Informações financeiras e de receita: veja o valor total do contrato (TCV), o valor anual do contrato, a receita mensal recorrente ( receita mensal recorrente ) e a receita recorrente anual ( a receita recorrente anual ).

• Detalhes de cobrança: entenda os detalhes de cobrança, incluindo o contato de cobrança, o valor cobrado, o histórico de cobrança e os pagamentos futuros.

• Datas de Renovação: veja o vencimento da renovação do contrato.

• Associações: veja os registros aos quais o contrato está associado, incluindo contatos, empresas, negócios, faturas, itens de linha, pagamentos, orçamentos e assinaturas.

Os clientes podem visualizar seus contratos?

O objeto de contrato do HubSpot não pode ser visualizado por seus clientes. Eles recebem orçamentos (se você criar orçamentos como parte do processo), faturas, recibos e outras notificações relacionadas a cobrança para seus registros de cobrança.

O que é um contrato perene?

Os contratos perenes contêm itens de linha recorrentes que são configurados para serem renovados automaticamente até serem cancelados. Como eles não têm uma data de término, o TCV e o ACV não são calculados. A receita mensal recorrente e a receita recorrente anual ainda são calculadas.

Como editar e atualizar contratos

Você pode editar os detalhes do contrato, itens de linha, termos e informações de cobrança e pagamento do contrato registro (BETA). Para contratos criados diretamente a partir de um orçamento, você pode criar orçamentos de alteração. Os orçamentos de alteração oferecem um processo baseado em orçamentos para propor e aprovar alterações em um contrato existente e devem ser associados a um negócio. É recomendado configurar pipelines (por exemplo, pipeline de expansão) para negócios associados a mudanças na previsão e relatar expansões e contrações separadamente.

Observação: se você estiver inscrito na versão beta do Connected CPQ, Billing and Payments, se um memorando de crédito tiver sido aplicado a uma fatura, o valor ajustado da fatura não será refletido no contrato.

Como gerenciar renovações

Você pode renovar um contrato a partir do registro de contrato (BETA) ou criando orçamentos de renovação. Renovação: os orçamentos oferecem um processo baseado em orçamentos para propor e aprovar renovações e devem ser associados a um negócio. Saiba mais sobre como gerenciar o processo de renovação no HubSpot abaixo.

Exibir informações do contrato existente

Use o registro de contrato para visualizar as informações existentes do contrato, incluindo desempenho, itens de linha associados, cronograma de cobrança, informações de renovação, linha do tempo de atividades e histórico. Use essas informações para preparar renovação conversas antes de enviar o renovação orçamento.

Crie uma renovação pipeline dedicada

É recomendado criar um renovação pipeline dedicado para renovação negócios e criar novos negócios para renovação orçamentos. Isso significa que você pode gerar relatórios sobre receitas de novos negócios versus receitas de renovação e gerenciar as renovações separadamente de outros negócios ativos.

O que está incluído em uma renovação

Por padrão, o renovação usa o mesmo termo que o contrato existente (por exemplo, se o contrato existente for um contrato de 12 meses, o renovação orçamento será configurado para 12 meses). A renovação inclui:

• Contatos associados ao contrato existente.
• A empresa associada ao contrato existente.
• Contatos de cobrança, se foram adicionados ao contrato existente.
• Itens de linha do contrato existente. Se o contrato foi atualizado, a renovação também incluirá esses itens de linha. Por exemplo, se um cliente começou com 10 licenças e depois adicionou mais 10, a renovação incluirá 20 licenças para todo o prazo do orçamento.
• Corresponder os termos de pagamento do contrato existente.

Use fluxos de trabalho para automatizar renovações

Você pode usar propriedades de contrato para criar fluxos de trabalho que automatizam ações no HubSpot em torno de datas de renovação, incluindo lembretes de tarefas, criação de negócios de renovação e criação de orçamentos de renovação:

• Crie um fluxo de trabalho em torno das datas de renovação para automatizar outras tarefas no HubSpot (por exemplo, lembretes de tarefas).

• Crie negócios de renovação antes da data de renovação do contrato para gerenciar a comunicação com o cliente sobre a renovação (por exemplo, e-mails, reuniões, chamadas). 

• Crie orçamentos antes das datas de renovação. Saiba mais sobre como criar orçamentos de renovação a partir de um fluxo de trabalho.

Como o rateio do contrato é calculado?

Se a configuração rateio estiver ativada, o rateio ajustará o valor de um item de linha quando uma alteração entrar em vigor durante um período de cobrança existente. Por exemplo, se você modificar a quantidade ou o preço de um item de linha no meio de um período de cobrança, o período será dividido em partes separadas. Cada parte é cobrada com base no número de meses ou dias que cobre.

A HubSpot usa uma abordagem híbrida para calcular o valor rateado:

• Cada mês em um período de faturamento tem peso igual: cada mês em um período de faturamento trimestral representa um terço do total, mesmo que os meses tenham números diferentes de dias.

• Os meses parciais usam o número exato de dias cobertos: se um período inclui 3 de 30 dias em um mês, esse mês contribui com 3/30 de sua parte mensal.

• Escala proporcional final: a contribuição total dos meses cobertos dividida pelo número de meses no período de faturamento completo.

Como os meses de cobrança são calculados

Para fins de rateio, um mês é baseado no período de cobrança, não no mês calendário. Começa na data de início do item de linha e termina no dia anterior à mesma data do mês seguinte.

Por exemplo, se um item de linha começar em 15 de março, os meses de cobrança são:

• 15 de março a 14 de abril
• 15 de abril a 14 de maio
• 15 de maio a 14 de junho

Para um item de linha trimestral, cada mês completo de cobrança contribui igualmente (um terço do valor total), independentemente de conter 28, 30 ou 31 dias. Apenas o mês parcial restante é rateado usando o número exato de dias.

Exemplo de rateio

Um item de linha trimestral começa em 15 de março a US$ 3.000 por trimestre. Em 18 de abril, ele é substituído por um novo item de linha a US$ 4.500 por trimestre.

Os meses de faturamento deste trimestre são:

• 15 de março a 14 de abril
• 15 de abril a 14 de maio
• 15 de maio a 14 de junho

Como a alteração ocorre durante o segundo mês de cobrança, o período trimestral é dividido entre os dois itens de linha. A escala rateada representa a parte do trimestre atribuída a cada item de linha.

As escalas de rateio somam um, portanto, as duas partes cobrem todo o período de cobrança trimestral. Essa abordagem usa cálculos diários exatos para meses de faturamento parcial, tratando cada mês de faturamento completo igualmente.

Se a configuração de rateio estiver desativada, as alterações de contrato de médio prazo seguirão o próximo ciclo de cobrança.

Observação: se uma alteração entrar em vigor durante um período de cobrança existente, uma fatura de cobrança proporcional e uma nota de crédito proporcional serão criadas para a parte não utilizada do período de serviço atual.

Próximas etapas

• Saiba mais sobre como configurar contratos na sua conta da HubSpot.

• Saiba mais sobre como criar contratos diretamente (BETA) ou a partir de orçamentos aceitos.

• Saiba mais sobre como exibir e gerenciar contratos, incluindo como rescindir contratos, associar contratos a outros registros e exportar contratos.