Criar e usar conjuntos de dados

Um conjunto de dados é uma coleção de dados de toda a sua conta do HubSpot que pode ser usada em relatórios personalizados. Um conjunto de dados pode incluir propriedades para objetos de CRM e ativos do HubSpot, juntamente com fórmulas para calcular seus dados conforme necessário. Por exemplo, é possível criar um campo para calcular a receita anual recorrente com base na propriedade valor do negócio. 

Acessar e usar conjuntos de dados predefinidos

• Passe o cursor do mouse sobre o nome do conjunto de dados que deseja usar e clique em Criar relatório.

• Para editar um conjunto de dados, clique em Editar.
• Para exportar o conjunto de dados, clique em Ações, em seguida, em Exportar.

Crie um conjunto de dados personalizado (Centro de Operações Profissional e Empresa apenas)

Criar múltiplos conjuntos de dados para suas equipes significa que os criadores de relatórios não terão que selecionar suas fontes de dados toda vez que precisarem criar um relatório. Um conjunto de dados também pode ser atualizado após a criação, tornando possível atualizar todos os relatórios usando esse conjunto de dados ao mesmo tempo.

Abaixo, aprenda como criar um conjunto de dados, como usá-lo no relatório e as definições das funções disponíveis dentro da ferramenta de conjuntos de dados.

Para criar um conjunto de dados:

• No canto superior direito, clique em Criar conjunto de dados. Ou para criar um conjunto de dados usando um modelo, procure os modelos disponíveis e clique em Usar modelo. 

Fontes de dados

Primeiro, seleccione as fontes de dados a incluir no seu conjunto de dados. As fontes de dados são objetos, ativos e eventos dos quais você deseja gerar relatórios. Isso inclui todos os objetos de CRM, como contatos ou objetos personalizados, e ativos como páginas do site e e-mails, conversas, atividades de vendas, e muito mais. Você pode selecionar até 5 fontes de dados por conjunto de dados.

A fonte de dados principal será o foco do relatório, e todas as outras fontes de dados serão relacionadas a essa fonte primária. Para conectar essas fontes de dados, o HubSpot junta os dados em segundo plano usando o caminho mais curto possível. Contactos e negócios, por exemplo, estão diretamente relacionados e podem ser selecionados sem necessidade de qualquer junção adicional. 

Entretanto, outras fontes de dados não podem ser associadas diretamente e requerem fontes adicionais para unir os dados. Por exemplo, se a fonte principal for Negócios e você quiser incluir dados de posts de blog no relatório, o HubSpot só pode ligar essas fontes através dos Contatos e das fontes de atividades da web. Estas outras fontes serão selecionadas automaticamente para se juntarem aos dados.

• Para selecionar a fonte de dados principal, clique em Adicionar fonte de dados principal e selecione uma fonte de dados. 
  
  
• Clique em Continuar.
• Continue selecionando fontes de dados adicionais. No painel direito, você pode visualizar as relações entre as fontes de dados atuais selecionadas.
• Ao selecionar as fontes, visualize o painel de Pré-visualização na parte inferior da tela para uma pré-visualização dos seus dados. 
• Após selecionar as suas fontes de dados, no canto superior direito, clique em Próximo.

Adicionar propriedades e campos

Selecione os campos a serem incluídos no conjunto de dados. Você pode adicionar propriedades do HubSpot existentes ao conjunto de dados, além de campos de fórmula personalizados.

Adicionar propriedades

• Para adicionar propriedades ao conjunto de dados, arraste e solte as propriedades da barra lateral esquerda para a seção Campos de conjuntos de dados.

• Para renomear uma propriedade ou exibir uma pré-visualização dos seus dados, clique na propriedade em Campos de conjuntos de dados e insira um novo nome no campo do nome à direita. A renomeação de uma propriedade atualizará seu nome apenas neste conjunto de dados. Isto permite-lhe personalizar a forma como estes campos aparecem no construtor de relatórios, mas não terá impacto no nome da propriedade existente.

Adicionar campos de fórmulas

Os campos de fórmula são específicos para o conjunto de dados e podem ser usados para calcular valores com base nas propriedades do conjunto de dados. Saiba mais sobre como criar fórmulas usando expressões flexíveis.

• Para criar um campo de fórmula, clique em Adicionar campo derivado > Campo de fórmula. 
  
  
• Na parte inferior, insira um nome para o campo.
• Insira sua fórmula. Você pode referenciar propriedades que adicionadas ao conjunto de dados, além de outras propriedades do HubSpot fora do conjunto de dados, e usar funções para calcular com base na propriedade e dados literais. Saiba mais sobre a sintaxe da fórmula e definições abaixo.
  • Para entrar manualmente a fórmula, comece a digitar no campo Fórmula. Por padrão, o HubSpot exibirá opções de preenchimento automático à medida que você digitar o texto.
    
    
  • Para inserir uma propriedade que você adicionou ao conjunto de dados, clique no menu suspenso Campo de conjunto de dados e selecione a propriedade.
  • Para inserir uma propriedade que não esteja no conjunto de dados, clique no menu suspenso propriedades do HubSpot e selecione a propriedade.
  • Para inserir uma função, clique no menu suspenso Função e selecione uma função.
  • Para inserir um snippet, clique no menu suspenso Snippet e, em seguida, selecione uma fórmula predefinida. Os snippets são preenchidos com base nas fontes incluídas no conjunto de dados. Portanto, diferentes snippets estarão disponíveis para conjuntos de dados feitos com base na fonte de dados de contatos em comparação com a fonte de dados de negócios.

• Ao criar as fórmulas, o campo Fórmula exibirá os problemas detectados. Quando uma fórmula for inválida, será exibido um indicador. Clique em [X] problemas para exibir os detalhes do erro.
   
• Depois de configurar os campos, clique em Revisar no canto superior direito.

Adicionar campos condicionais

Os campos condicionais permitem que os usuários agrupem ou classifiquem dados com base em condições definidas. Esses campos só podem ser usados em conjuntos de dados ou no construtor de relatórios personalizados. Você pode usar campos condicionais para calcular comissões diferentes com base no tamanho de um negócio ou traduzir respostas de feedback em categorias, por exemplo, um rótulo entre 1-6 é rotulado como um detrator.

O campo condicional permite que você crie uma fórmula usando a função IF(). Qualquer campo criado usando um campo condicional pode ser recriado usando uma função IF() em um campo de criação de fórmula padrão.

• Para criar um campo condicional, clique em Adicionar campo derivado > Campo de fórmula condicional. 

• Na parte inferior, insira um nome para o campo. Esse nome será exibido ao criar um relatório usando este segmento.
• Na seção Condição insira a condição IF. Para cada linha de dados, se a condição definida nesta seção for verdadeira (true), a linha será rotulada pelo valor definido no campo Then . Se a condição for falsa (false), a linha será rotulada pelo valor definido no campo Valor padrão. Você pode referenciar propriedades adicionadas ao conjunto de dados, além de outras propriedades do HubSpot fora do conjunto de dados, e usar funções para calcular com base na propriedade e dados literais. Saiba mais sobre a sintaxe da fórmula e definições abaixo.
  • Para inserir manualmente a fórmula, comece a digitar no campo IF. Por padrão, o HubSpot exibirá opções de preenchimento automático à medida que você digitar o texto. 
    
    
  • Para inserir uma propriedade que você adicionou ao conjunto de dados, clique no menu suspenso Campo de conjunto de dados e selecione a propriedade.
  • Para inserir uma propriedade que não esteja no conjunto de dados, clique no menu suspenso propriedades do HubSpot e selecione a propriedade.
  • Para inserir uma função, clique no menu suspenso Função e selecione uma função.
    
    
  • No campo Then, insira o valor que deseja atribuir se a condição for verdadeira.

• Para adicionar outro campo condicional, clique em Adicionar bloco condicional. Os blocos condicionais são processados sequencialmente, se a primeira condição for verdadeira, o valor definido nesse bloco será aplicado. Se não for verdadeira, o HubSpot irá para o próximo bloco e assim por diante. Se alguma linha não atender às condições definidas, será aplicado o Valor padrão.
  
  
• Na seção Padrão, insira um valor para Else (outro) se a condição não for atendida.
  
  
• Depois de configurar os campos, clique em Revisar no canto superior direito.

Filtrar

Refine mais seus dados adicionando filtros aos campos.

Para adicionar um filtro:

• Acesse a guia Filtros.
• Na barra lateral esquerda, clique e arraste os campos.
• Clique em um campo para exibir suas opções de filtro. Selecione um filtro e clique em Aplicar.
• Você pode agrupar os filtros, clicando em um campo e, em seguida, no menu suspenso Agrupar com outro filtro. Selecione outro filtro ativo e clique em Aplicar.

• • Você pode alterar o modo como os filtros são usados, clicando no menu suspenso Incluir dados se corresponderem a:
    • Todos os filtros abaixo: os dados devem atender a todos os filtros definidos.

• • • Qualquer um dos filtros abaixo: os dados podem ser incluídos se atenderem a um ou mais filtros definidos.
    • Regras de filtragem personalizadas: escreva suas próprias regras de filtro. Você pode usar expressões booleanas como "1 e (2 ou 3)".

• • Para desagrupar filtros, clique em um filtro e clique no menu suspenso Agrupar com outro filtro. Selecione Nenhum e clique em Aplicar.
• Após configurar os filtros, clique em Próxima.

Revisão

Reveja o conjunto de dados antes de salvá-lo. 

• Em Fontes, veja as fontes de dados que você selecionou. 
• Em Campos, visualize os campos no conjunto de dados. Isso inclui:
  • Campo: o nome do campo.
  • Derivado: se o campo é um campo padrão do HubSpot ou um campo calculado personalizado.

• Tipo de dados: o tipo de dados contidos no campo.
• Entrada: a expressão do campo.
• Fonte: a fonte dos dados (por exemplo, Contatos).
• No painel de Pré-visualização, veja a pré-visualização dos dados. Você pode clicar em Exibir relacionamentos das tabelas para ver como os dados estão conectados.
• Após rever seus dados, salve o conjunto de dados, clicando em Salvar.
• No painel direito, insira um nome e uma descrição para o conjunto de dados.
• Clique em Aplicar.

Você será levado ao criador de relatórios, onde poderá criar um relatório com base no seu conjunto de dados.

Exibir e gerenciar seus conjuntos de dados

No painel do conjunto de dados, você pode visualizar e editar os conjuntos de dados existentes.

• Na sua conta da HubSpot, acesse Relatórios > Gerenciamento de dados e selecione Conjuntos de dados.
• Você pode filtrar seus conjuntos de dados existentes usando os filtros na parte superior da tabela.
• Para editar um conjunto de dados, passe o mouse sobre o conjunto de dados e clique em Editar. Você será então levado para a página de detalhes do conjunto de dados.
  • Na guia Pré-visualização, veja uma pré-visualização dos dados do conjunto de dados. 
  • Na guia Metadados, visualize as fontes de dados e os campos incluídos no conjunto de dados. Isso inclui:
    • Campo: o nome do campo.
    • Derivado: se o campo é um campo padrão do HubSpot ou um campo calculado personalizado.
    • Tipo de dados: o tipo de dados contidos no campo.
    • Entrada: a string usada para trazer dados para o campo.
    • Fonte: a fonte dos dados (por exemplo, Contatos).
  • Na guia Relatórios, veja os relatórios que foram criados utilizando o conjunto de dados.

  • Na página de detalhes do conjunto de dados, você também pode criar um novo relatório usando o conjunto de dados, clicando em Criar relatório.

Criar um relatório usando um conjunto de dados

Uma vez criado um conjunto de dados, você poderá criar um relatório com base no conjunto de dados do construtor de relatórios ou da ferramenta de conjuntos de dados.

• Para criar um relatório a partir de um conjunto de dados:
• Na sua conta da HubSpot, acesse Relatórios > Gerenciamento de dados e selecione Conjuntos de dados.
• Clique no nome de um conjunto de dados. 
• No canto superior direito, clique em Criar relatório.
• Continuar construindo seu relatório no construtor de relatórios personalizado. 
• Para criar um relatório no construtor de relatórios personalizados:
• No canto superior direito, clique em Criar relatório.
• Selecione Construtor de relatórios personalizados.
• No canto superior, clique na guia Conjuntos de dados para exibir os conjuntos de dados existentes. 

• Selecione o conjunto de dados que pretende utilizar e clique em Próxima.

• Continuar construindo seu relatório no construtor de relatórios personalizado. 

Referência

Sintaxe

Dentro de uma função, é possível usar dados de propriedades e campos ou dados literais. Os dados de propriedade e de campo serão dinâmicos com base nas fontes de dados individuais, enquanto que os dados literais são constantes. Por exemplo:

• 2021-03-05 é uma data literal, que é constante.
• [CONTACT.createdate] é uma data baseada na propriedade, que é dinâmica para cada registro de contato.

As funções podem incluir dados de campo/propriedade e literais, desde que os tipos de dados sejam compatíveis com os argumentos necessários da função. Por exemplo:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Saiba mais sobre a sintaxe para dados de campo/propriedade e literais e como incorporá-los em fórmulas.

Sintaxe literal

Use literais para adicionar strings específicas e estáticas de texto, números, valores verdadeiros ou falsos, e datas nos seus cálculos.

• String literal: texto entre aspas. Por exemplo, “My cool string”.

• Número literal: números sem aspas. Por exemplo, 42.
• Booleano literal: true ou false.
• Data literal: uma string formatada como "YYY-MM-DD" , ou um número de data e hora (por exemplo, 1635715904). 

Sintaxe de propriedade

As referências de propriedades permitem-lhe incluir diretamente os valores das propriedades das suas fontes de dados selecionadas. Você não precisa adicionar a propriedade como um campo de conjunto de dados para referenciá-la. 

Use a seguinte sintaxe ao referenciar propriedades:

• As expressões de referência estão sempre entre colchetes ( [ e ] ).
• As referências de propriedade especificam o nome do objeto ou evento, seguido por um ponto e o nome da propriedade interna. Por exemplo:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Sintaxe de referência de campo

Você pode fazer referência a campos em uma fórmula com o nome do campo entre colchetes. Por exemplo:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

É possível fazer referência a campos em fórmulas, desde que os operadores e funções da fórmula aceitem o tipo de dados do campo. Por exemplo, se o usuário criar um novo campo que contenha uma string, pode referenciar o campo em uma função que aceite strings de caracteres:

• Se o Field 1 for [DEAL.name], ele conterá um valor de string (o nome do negócio).
• CONCAT([Field 1], "Q4") seria válido porque contém dois valores de string.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) não seria válido porque contém tanto uma string quanto um valor numérico.

Operadores

É possível usar operadores com valores de propriedade/campo e literais, e os operadores são avaliados na ordem PEMDAS padrão de operações. Isto permite-lhe agrupar operadores usando parênteses. Por exemplo:

• Adicionando um número com uma referência de propriedade: 1 + [DEAL.amount]
• Usando parênteses para agrupar operações: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

A lógica IF é um conjunto de regras executadas se uma determinada condição for atendida. Você pode usar a lógica IF para diferenciar dados. Por exemplo, você pode usar a lógica IF para:

• Calcular comissões diferentes com base no tamanho de um negócio (ou seja, dar uma % mais alta para um negócio maior).
• Classificar os negócios em categorias para análise e ações nos seus relatórios.
• Traduzir as respostas de feedbacks em categorias (por exemplo, rótulo 1-6 é detrator).
• Definir a prioridade do contato com base em quantos dias ele foi marcado como lead.
   

LABEL

A função LABEL converte propriedade de enumeração valores de intervalo em valores fáceis de usar. Algumas propriedades definidas pelo HubSpot, como Negócio e Proprietário do contato, são representadas como valores internos. Isso dificulta a análise. Quando usadas com as propriedades definidas pelo HubSpot que suportam tradução, a função LABEL fornecerá a tradução com base nas configurações do portal, e não nas configurações do usuário. Por exemplo, você pode usar a função LABEL para:

• Acessar nomes de contatos ou fases do negócio diretamente nos campos.

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Referenciar os proprietários do HubSpot por nome diretamente nos campos.

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Funções numéricas

Funções de strings

Funções de data