Configurar e usar o conector HubSpot para ChatGPT

• Use o chat para obter respostas rápidas e diárias a perguntas sobre o contexto do cliente na HubSpot.
• Use pesquisa avançada para aplicar análises e pesquisas avançadas de nível de doutorado ao contexto do seu cliente para registros da HubSpot usando prompts em linguagem natural.
• Crie e atualize os registros do CRM da HubSpot, incluindo contatos e negócios, na janela de chat do ChatGPT.
• Gere insights e tome medidas com base no seu histórico de engajamento, incluindo registro de e-mails, chamadas, reuniões, tarefas e observações. 
• Analise o desempenho da campanha de marketing da HubSpot para rastrear métricas, identificar tendências e avaliar o conteúdo em posts de blog, landing pages e páginas do site. 

Antes de começar

Antes de começar a trabalhar com o conector, certifique-se de compreender totalmente as etapas que devem ser executadas com antecedência, bem como as possíveis consequências de usá-lo.

• O conector da HubSpot para ChatGPT está disponível para todos os clientes da HubSpot em todos os níveis com uma conta OpenAI.
• Todas as interações permanecem sujeitas aos limites de uso da API do HubSpot.

• Ao criar ou atualizar registros do HubSpot em massa, você somente pode criar ou atualizar 10 registros por vez. 

• As regras de validação personalizadas (incluindo validações de fase de pipeline e validações de rótulo de associação) não são aplicadas ao criar ou atualizar registros do HubSpot usando o conector.
• Ao revisar dados de páginas do seu site, landing pages ou posts de blog:
  • Somente dados de páginas e posts publicados estarão disponíveis. Para rascunhos, você só poderá acessar a página ou publicar metadados.
  • Para extrair dados de desempenho de páginas ou posts individuais, você deve especificar o nome da campanha e o intervalo de datas no prompt.
• Ao solicitar dados para seus usuários e equipes (por exemplo, funções de usuário, membros da equipe, estruturas de relatórios), é recomendado usar linguagem de primeira pessoa (por exemplo, minha equipe, meus subordinados diretos) para contexto pessoal ou linguagem de toda a organização (por exemplo, nossa equipe de vendas, todos os gerentes) para uma análise mais ampla.

Tipos de objeto e permissões com suporte

O conector pode criar e atualizar Ele também pode acessar e analisar o histórico completo do engajamento dos registros do HubSpot, como e-mails, chamadas, reuniões, notas e tarefas. 

Para conceder acesso adicional a novos objetos ou novos dados de insights por meio do conector, um Superadministrador deve atualizar as permissões de dados do conector. Depois que um superadministrador atualizar as permissões de dados, cada usuário precisará reconectar o conector para obter acesso aos dados recém-aprovados. Os usuários podem acessar apenas os dados permitidos por suas permissões de usuário existentes do HubSpot.

Saibamais sobre o acesso que o conector ChatGPT tem aos objetos da HubSpot abaixo.

Aprovar o conector (Superadministradores)

Antes que os usuários possam conectar o conector da HubSpot para ChatGPT, um Superadministrador deve aprová-lo e configurar suas permissões de dados e acesso de instalação. Para aprovar o conector, siga as etapas para revisar e aprovar aplicativos. Durante o processo de aprovação, você também pode selecionar quais permissões de dados opcionais o conector pode acessar e quem na conta tem permissão para instalá-lo.

Configurar o conector da HubSpot para ChatGPT

Depois que um superadministrador conceder a você acesso para instalar o conector, você poderá prosseguir com a configuração do conector.

1. Na janela de chat do ChatGPT, selecione o ícone de perfil no canto inferior esquerdo.
2. Clique em Settings (Configurações).
3. Clique em Aplicativos.
4. Selecione HubSpot e clique em Conectar.
5. Na caixa de diálogo, clique em Continuar para o HubSpot.
6. Autentique usando suas credenciais de login da HubSpot.
7. Selecione a conta da HubSpot à qual deseja se conectar.
8. Na página Conexão do conector da HubSpot para ChatGPT ao HubSpot , selecione as permissões que você deseja conceder ao conector. Em seguida, clique em Conectar aplicativo. 
9. Depois de conectar, você será redirecionado de volta para a janela de chat do ChatGPT. Agora você pode usar o conector. 

Práticas recomendadas para usar o conector da HubSpot para ChatGPT

Para obter melhores resultados:

• Inclua o termo "HubSpot" nos prompts para melhorar a precisão e acionar automaticamente o gatilho do conector.

• Mantenha seus dados do HubSpot limpos para garantir respostas precisas e relevantes. Dados limpos geram melhores insights. Saiba mais sobre o Centro de comando de qualidade de dados da HubSpot.
• Adicione contexto com base em como você usa o HubSpot (por exemplo, propriedades personalizadas ou tipos de objetos específicos, etc.) para tornar as respostas mais personalizadas e acionáveis.
• Comece pequeno atualizando um único registro antes de fazer alterações em massa. 
• Sempre revise as alterações propostas pelo ChatGPT antes de confirmá-las. 

Use a biblioteca de prompts para obter inspiração e prompts de exemplo.

Usar o conector HubSpot para ChatGPT

Usar bate-papo

1. Na janela do ChatGPT, clique no ícone > + Mais.
   
2. Clique em HubSpot para ativar o conector. Se o prompt incluir o termo "HubSpot", o conector será ativado automaticamente. 
3. Adicione seu prompt e pressione enter.
4. Se você pedir ao ChatGPT para criar ou atualizar um registro no HubSpot, o ChatGPT pode mostrar quais são as alterações propostas e solicitar sua confirmação antes de fazer qualquer alteração.

Observação: É recomendável configurar o conector para sempre solicitar aprovação antes que as atualizações sejam feitas. Para fazer isso, navegue até as configurações da ferramenta do conector da HubSpot no ChatGPT e defina as ferramentas de gravação como Precisa de aprovação.
Se você definir o conector como Sempre permitir, as edições poderão ocorrer sem solicitar aprovação.

5. Revise as alterações propostas. Em seguida, digite Sim para confirmá-los ou digite Não para cancelar. 

6. O ChatGPT confirmará que o registro foi criado no HubSpot e retornará um link para o registro. Clique no link para abrir o registro na sua conta da HubSpot.

Usar pesquisa profunda

1. Na janela do ChatGPT, clique no ícone > + Pesquisa avançada.
2. Clique no menu suspenso Aplicativos e ative a opção HubSpot . Se seu prompt incluir o termo "HubSpot", a pesquisa avançada será ativada automaticamente. 
3. Adicione seu prompt de pesquisa avançada e clique em enter.
4. Responda a quaisquer perguntas esclarecedoras feitas durante sua consulta de pesquisa profunda. Você pode exibir o progresso da consulta e o registro de atividades de pesquisa.
   
   
   
5. Quando o relatório de pesquisa avançada estiver disponível, veja as fontes do relatório no painel lateral. 
6. Você pode usar a citação dentro do relatório ou fontes para ir para as páginas de registro do HubSpot a partir do relatório de pesquisa avançada e continuar a tomar ações dentro do HubSpot.

Desconectar o conector da HubSpot para ChatGPT

1. Na janela de chat do ChatGPT, clique no ícone de perfil. Em seguida, clique em Configurações. 
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Aplicativos. 
3. Na seção Aplicativos ativados , clique em HubSpot. 
4. Na parte superior direita do conector da HubSpot para configurações do ChatGPT, clique em Desconectar. 

Perguntas frequentes

Como funcionam os controles administrativos para o conector da HubSpot para ChatGPT?

Um Superadministrador deve aprovar o conector da HubSpot para ChatGPT antes que os usuários possam conectá-lo. Durante a aprovação, os Superadministradores selecionam quais permissões de dados o conector pode acessar e quem na conta pode instalá-lo. Saiba mais sobre como gerenciar o acesso aos aplicativos. 

Existe alguma diferença entre o aplicativo do HubSpot no ChatGPT e o conector do HubSpot para ChatGPT?

Não há diferença; eles são os mesmos. No ChatGPT, o conector da HubSpot pode ser simplesmente listado como aplicativo da HubSpot.

A quais dados do CRM da HubSpot o conector terá acesso?

Quando ativado para sua organização, o conector fornece ao ChatGPT acesso aos contatos, empresas, negócios, tickets, usuários, itens de linha, orçamentos, faturas, pedidos, carrinhos, produtos, assinaturas e segmentos de objeto (listas) do HubSpot e suas associações, usando prompts em linguagem natural para obter insights significativos dos dados do cliente.

O conector também tem acesso ao histórico do engajamento, incluindo e-mails, chamadas, reuniões, tarefas e notas. Isso permite que o ChatGPT forneça insights mais ricos e sensíveis ao contexto com base nas comunicações reais com os clientes.

Observação: as associações estão limitadas ao mesmo conjunto de objetos listados acima. Objetos personalizados, dados não estruturados e engajamentos associados ainda não estão disponíveis.

O ChatGPT pode atualizar meus dados do HubSpot em meu nome?

Sim, o conector da HubSpot para ChatGPT pode criar e atualizar registros do CRM e atividades de registro diretamente na janela de chat do ChatGPT. Isso inclui:

• Criando novos contatos e negócios.
• Atualização de propriedades de registros (por exemplo, fases de negócios, informações de contato) e registro de observações em registros.
• Criando tarefas e acompanhamentos.

Ao usar esses recursos de gravação, o ChatGPT mostrará as alterações propostas antes da execução. Todas as ações são atribuídas no Registro de auditoria da sua conta da HubSpot ao usuário e ao conector do ChatGPT. Crie e atualize ações em massa para um máximo de 10 registros em uma única solicitação. Sempre revise as alterações propostas que o ChatGPT mostra antes da execução e reserve um momento para confirmá-las.

O conector da HubSpot para ChatGPT respeitará minhas preferências de localização de dados?

Sim. Ele respeitará a localização do seu data center quando os dados forem roteados pelos servidores da HubSpot. Por exemplo, as contas hospedadas na UE terão pedidos encaminhados através do centro de dados da UE.

O OpenAI treina meus dados do conector HubSpot?

O OpenAI respeita as configurações de treinamento que você tem em sua conta.

• Se você estiver usando o ChatGPT com um plano Enterprise, Business ou Education, os dados do conector não serão usados para treinamento, de acordo com os termos padrão.
• Se você estiver em um plano Free, Go, Pro ou Plus (nível de consumidor), terá a opção de opt-out do treinamento de modelo nas configurações do ChatGPT. Caso contrário, o OpenAI pode usar dados do conector para melhorar o desempenho do conector (como melhor uso de ferramentas e precisão de recuperação), mas não os usará para o treinamento geral do modelo.

Como o conector HubSpot para ChatGPT lida com as permissões do usuário?

O conector da HubSpot para ChatGPT respeita automaticamente as permissões de usuário definidas no HubSpot. Isso significa que os usuários somente verão no ChatGPT os dados que têm permissão para acessar no HubSpot. Por exemplo, representantes de vendas individuais verão apenas os dados do pipeline referentes aos negócios que têm permissão para acessar. Alguns objetos no HubSpot têm permissões personalizáveis. Quando o acesso é limitado a contatos específicos, seja para indivíduos ou equipes, o ChatGPT somente poderá visualizar esses mesmos contatos. Saiba mais sobre as permissões de usuário no HubSpot.

Por quanto tempo a OpenAI mantém os dados acessados através do conector?

A OpenAI mantém os dados acessados através do conector da HubSpot para possibilitar essa funcionalidade no ChatGPT. Após o encerramento da sua conta da OpenAI, alguns dados podem ser retidos para manter seu histórico de serviço. Para obter detalhes sobre as práticas de retenção de dados da OpenAI, consulte as Perguntas frequentes sobre controles de dados e a política de privacidade. Saiba mais sobre privacidade corporativa na OpenAI.

Por quanto tempo o ChatGPT mantém ou exclui dados?

Quando o conector HubSpot para ChatGPT é habilitado por ferramentas de terceiros, os termos que você tem com essas ferramentas de terceiros governarão a retenção e exclusão de dados. Para saber mais sobre conectores no ChatGPT, consulte o artigo Conectores no ChatGPT da OpenAI. Para obter detalhes sobre as práticas de retenção de dados da OpenAI, consulte as Perguntas frequentes sobre controles de dados e a política de privacidade.

Os superadministradores têm que nível de visibilidade em relação aos registros de auditoria ou dados em tempo real no conector?

Os Superadministradores podem usar registros de auditoria para obter visibilidade sobre quais usuários conectaram ou reconectaram o conector da HubSpot para ChatGPT à conta, bem como a data e a hora da conexão. Saiba mais sobre quais registros de auditoria estão disponíveis com a OpenAI.

Como a HubSpot ajuda os clientes a entender como esses conectores funcionam e quais riscos podem estar associados a conectores de terceiros?

Incentivamos todos os nossos clientes a ler e entender cuidadosamente os termos relativos às suas contas da HubSpot, bem como a qualquer conta de terceiros conectada, como os termos do seu plano com o ChatGPT. Fornecemos informações que achamos que serão úteis e úteis neste artigo da base de conhecimento e nestas perguntas frequentes. Você deve sempre avaliar cuidadosamente os benefícios e os riscos de qualquer ferramenta que escolher usar.

Como os dados do cliente ou do CRM são mantidos seguros com essa conexão?

Você tem controle sobre quais dados compartilha e com quais conectores de terceiros, bem como as permissões e configurações que você escolheu em suas contas da HubSpot e de terceiros. Você deve sempre avaliar cuidadosamente os benefícios e os riscos de qualquer ferramenta que escolher usar. Para obter mais informações sobre os controles de segurança da OpenAI, consulte Controles do administrador, segurança e conformidade em conectores.

A OpenAI pode copiar todo o meu CRM ou listas de clientes por meio do conector?

Não, a OpenAI não tem direitos para copiar dados do CRM ou listas inteiras de clientes por meio do conector. Para obter informações sobre como os dados que você escolhe analisar no ChatGPT são usados pela OpenAI, veja acima.

O uso desse conector poderia inadvertidamente permitir que os concorrentes obtivessem insights sobre os dados ou a estratégia de CRM de uma empresa?

Para saber mais sobre como a OpenAI usa seus dados, confira as Perguntas frequentes sobre controles de dados e a política de privacidade da OpenAI. Para obter detalhes sobre as práticas de retenção de dados da OpenAI, consulte as Perguntas frequentes sobre controles de dados e a política de privacidade. Saiba mais sobre privacidade corporativa na OpenAI. Como todas as ferramentas de terceiros, você deve avaliar cuidadosamente os benefícios e os riscos do uso.

Agências ou consultores externos com acesso de Superadministrador podem conectar dados do CRM diretamente ao ChatGPT sem supervisão adicional?

O conector da HubSpot para ChatGPT respeita o acesso de permissão que você concedeu em sua conta da HubSpot. Se agências externas ou consultores em sua conta da HubSpot tiverem acesso de Superadministrador , eles poderão conectar o conector da HubSpot para ChatGPT em sua conta da HubSpot. Revise as tentativas de conexão nos registros de auditoria.

Essa integração está em conformidade com rígidas normas de privacidade, como o RGPD, especialmente na UE?

Embora os produtos e ferramentas da HubSpot possam apoiar seus esforços de conformidade com a privacidade, o uso dos produtos da HubSpot por si só não garante conformidade. O Acordo de tratamento de dados da HubSpot aplica-se ao seu uso dos Serviços da HubSpot, e pretendemos ser o mais transparentes possível sobre o que nossos recursos são capazes de fazer e as proteções que temos em vigor. Em última análise, você é quem está em melhor posição para entender suas obrigações em relação à proteção de dados e avaliar se os nossos Serviços atendem às suas necessidades de conformidade.

O ChatGPT pode alucinar ou fornecer dados imprecisos? O que os clientes podem fazer para se protegerem?

O ChatGPT pode cometer erros. Recomendamos algumas técnicas para garantir que os resultados produzidos pelo conector HubSpot para ChatGPT sejam precisos e confiáveis:

• Verifique se os dados da conta conectada estão atualizados e corretos.
• Envolva um agente humano para revisar, refinar e verificar os fatos dos resultados gerados.
• Peça citações e referências para quaisquer fatos e afirmações importantes, para que você possa confirmá-los de forma rápida e fácil na sua conta da HubSpot.
• Nunca confie indiscriminadamente em um resultado gerado pela IA para tomar decisões importantes.

Ativei o HubSpot como uma ferramenta para pesquisa avançada, mas ele continua criando dados de amostra falsos. Por que isso está acontecendo?

• Pode haver diferentes razões pelas quais você está vendo isso, incluindo que sua conta foi sinalizada pelo OpenAI por violar seus Termos de Uso.
• Usar a marca registrada de outra organização no nome ou logotipo de uma GPT sem autorização clara pode ser lead a violações das políticas da OpenAI. O OpenAI pode remover ou restringir essas GPTs.
• Entre em contato com o suporte da OpenAI (por meio do ícone de bate-papo exibido no canto inferior direito) para identificar e resolver seu problema específico.

O conector HubSpot para ChatGPT terá acesso a dados confidenciais?

O conector HubSpot para ChatGPT não fornece acesso a Propriedades de Dados Confidenciais personalizadas ou conteúdo confidencial de outros Serviços Cobertos por Dados Confidenciais, incluindo Informações de Saúde Pessoais e outras formas de Dados Altamente Confidenciais. Ele tem acesso somente leitura a registros padrão, como contatos, empresas, negócios, tickets e suas associações.

Qual é o resultado esperado quando eu pedir ao ChatGPT para criar uma campanha de e-mail ou fluxo de trabalho? O conector HubSpot para ChatGPT desenvolverá os emails de marketing e o fluxo de trabalho? Ou o ChatGPT sugerirá o texto, os gatilhos, as ações etc. no painel do ChatGPT?

O ChatGPT fornecerá o rascunho do conteúdo para você implementar no HubSpot.

Sou um Parceiro HubSpot que gerencia várias contas da HubSpot. Posso conectar uma conta específica a um projeto do ChatGPT?

No momento, você só pode conectar uma conta HubSpot de cada vez a uma única conta ChatGPT. Para trabalhar em outra conta, você precisará desconectar a conta atual e reconectar a conta desejada no lado do ChatGPT. Embora não seja possível gerenciar várias conexões ao mesmo tempo, você pode alternar contas manualmente.

O conector da HubSpot para ChatGPT exige gerenciamento de dados impecável (ou seja, ter personas marcadas na maioria do banco de dados)?

Embora dados limpos e bem organizados melhorem a qualidade dos insights, o conector não requer dados perfeitamente marcados.

Que dados a HubSpot coleta sobre as conversas do assistente de IA ao usar o servidor MCP da HubSpot?

Ao usar o servidor MCP da HubSpot, a HubSpot pode coletar resumos das chamadas da ferramenta, incluindo a intenção da solicitação e se ela foi bem-sucedida. Tomamos medidas para anonimizar nomes de pessoas, empresas ou negócios. Esses dados são usados para monitorar o desempenho do conector e nos ajudar a melhorar sua experiência.