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Como gerenciar faturas

Written by HubSpot Support | 23/dez/2024 12:06:18

CRM Após criar NFFs, você pode gerenciá-las na página de índice da NFF, como gerenciar outras

Como gerenciar faturas

Para gerenciar suas faturas:

  • Clique no nome da fatura.
  • No painel direito, você pode definir o proprietário da fatura usando o campo Proprietário, visualizar suas propriedades, visualizar pagamentos efetuados e gerenciar as associações da fatura, incluindo a adição de contatos e empresas adicionais.

Como gerenciar rascunhos de faturas 

Para rascunhos de faturas, você pode acessar as seguintes opções clicando no menu suspenso Ações no canto superior direito:
  • Editar: continue configurando a fatura.
  • Ver histórico da propriedade: verifique os valores anteriores da propriedade para a fatura.
  • Clonar: crie uma nova fatura com os mesmos detalhes.
  • Excluir: excluir o rascunho da fatura. 

Como gerenciar faturas finalizadas

Para faturas finalizadas, você pode acessar as seguintes opções clicando no menu suspenso Ações no canto superior direito:

Observação:

  • Uma fatura não pode ser editada se um pagamento tiver sido feito sobre ela.
  • Se o cliente estiver efetuando um pagamento enquanto você faz edições, salvar a fatura editada cancelará uma finalização de compra aberta. Se o pagamento for feito primeiro, a edição será desativada.
  • As faturas criadas a partir de assinaturas não podem ser editadas.
  • Registrar pagamento: marque manualmente a fatura como paga criando um novo registro de pagamento ou aplicando um existente. Depois de selecionar esta opção:
    • Para criar um novo registro de pagamento, preencha os detalhes de pagamento na barra lateral direita e clique em Registrar pagamento. O pagamento aparecerá então em Pagamentos ao visualizar os detalhes da fatura.
    • Para aplicar um pagamento existente à fatura, na barra lateral direita, clique na aba Aplicar existente. Em seguida, pesquise um registro de pagamento pelo valor do pagamento, ID ou endereço de e-mail de contato associado ao pagamento. Selecione o pagamento e então clique em Aplicar pagamento. O pagamento aparecerá então em Pagamentos ao visualizar os detalhes da fatura.

Observação: ao marcar manualmente a fatura como paga, os contatos não receberão um recibo automaticamente. Se for necessário um recibo, você pode enviar um para o contato a partir da página de índice de pagamentos.


    • Para excluir um pagamento:
      • Clique no nome da fatura.
      • Na barra lateral direita, na seção Pagamentos, clique em Ver pagamento associado
      • Clique no valor do pagamento.
      • Clique no menu suspenso Ações no canto superior direito e clique em Excluir.
      • Clique em Excluir registro para confirmar.

  • Ver fatura: abra a fatura em uma guia separada do navegador.
  • Ver histórico da propriedade: verifique os valores anteriores da propriedade para a fatura.
  • Link de cópia: copie o URL da fatura para enviar a um comprador.
  • Enviar: enviar a fatura por e-mail. Saiba mais sobre o envio de e-mails de fatura.
  • Download: baixe um PDF da fatura.
  • Editar lembretes: exclua um lembrete de fatura futura.

 

  • Método de pagamento de encargo: debite a fatura do método de pagamento armazenado de um cliente. Você e o cliente receberão um recibo por e-mail.
  • Clonar: crie uma nova fatura com os mesmos detalhes.

Observação: os números das faturas continuarão a aumentar sequencialmente a partir da última fatura criada (mesmo que essa ou qualquer outra fatura tenha sido excluída). Assim, a exclusão da fatura pode criar uma lacuna permanente na numeração da fatura. A numeração só pode ser redefinida se todas as faturas forem excluídas (mas as faturas pagas não podem ser excluídas). Você deve consultar sua equipe de contabilidade para garantir que o sistema funcionará com seus sistemas atuais.

  • Anular: marcar a fatura como nula. Depois de marcar uma fatura como nula, você não poderá mais receber o pagamento da fatura ou anulá-la. Isso não pode ser desfeito.
    • Se um pagamento on-line tiver sido feito contra a fatura, não será possível anular a fatura, mesmo se um reembolso for emitido.
    • Se um pagamento manual tiver sido registrado na fatura, o pagamento deverá ser excluído antes que você possa anular a fatura.

Filtrar e exportar faturas

Para filtrar a página de índice por propriedades específicas da fatura:

Enviar faturas criadas

Após criar uma fatura, você pode compartilhá-la por e-mail, usando um link direto, baixando um PDF ou inserindo faturas ao compor mensagens em registros do CRM e na caixa de entrada de conversas.

Se quiser automatizar o envio de faturas, siga estas etapas.

Enviar a fatura por e-mail

Para enviar a fatura por e-mail:

  • Clique no nome da fatura.
  • Na barra lateral direita, clique em Ações e selecione Enviar.
  • Na guia Enviar e-mail de fatura, configure seus campos de endereço de e-mail:
    • O campo Para  será preenchido automaticamente com o endereço de e-mail do contato associado à fatura. Para alterar este endereço, clique no menu suspenso e selecione um contato. Você também pode inserir um novo endereço de e-mail e a HubSpot criará automaticamente um registro de contato para ele após o envio.
    • Para adicionar um endereço de e-mail ao campo Cc, clique em Adicionar destinatários cc. Clique no menu suspenso, selecione os contatos ou insira endereços de e-mail personalizados. Você pode adicionar até nove endereços de e-mail no campo Cc.
    • Se um endereço de e-mail padrão tiver sido configurado nas configurações da fatura, o campo De será automaticamente preenchido com o endereço de e-mail padrão. Caso contrário, será preenchido com seu endereço de e-mail pessoal. Se um e-mail padrão tiver sido definido, mas a configuração para permitir que os usuários enviem faturas de seus e-mails pessoais ou outros e-mails da equipe aos quais eles têm acesso tiver sido ativada, você poderá selecionar um e-mail diferente.

À medida que você atualiza os campos, uma visualização em tempo real é exibida à direita dos campos. Para enviar o e-mail:

  • Clique em Enviar e-mail de fatura para enviar o email como exibido. O comprador receberá então um e-mail contendo os detalhes da fatura com um link para visualizá-la em seu navegador, juntamente com uma versão em PDF da fatura como anexo.
  • Para redigir manualmente um e-mail individual com um link para a fatura, clique em Criar e-mail personalizado em seu CRM

Enviar a fatura por meio de um link ou PDF

Para copiar um link para enviar a fatura ou baixar um PDF da fatura:

Observação: se você enviar uma fatura por e-mail escrito manualmente ou inserindo um link, a propriedade Data do último envio não será atualizada. Saiba mais sobre propriedades da fatura.

  • Clique no nome da fatura.
  • Na barra lateral direita, clique em Ações e selecione Enviar.
  • Clique na guia Copiar link, baixar PDF. Uma visualização da fatura será exibida no lado direito da janela.
  • Clique em Copiar link para copiar um link para a fatura.
  • Clique em Baixar PDF para fazer o download de um PDF da fatura.
  • Clique no X ou clique em Fechar quando tiver concluído.

Como inserir uma fatura em um e-mail ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas

Para inserir uma fatura em um e-mail ou mensagem individual na caixa de entrada de conversas:

  • No compositor de mensagens, clique em Inserir e selecione Faturas.
  • Selecione uma fatura ou clique em Gerenciar para navegar até a página de índice de faturas.

Após selecionar uma fatura, um hiperlink será adicionado à mensagem utilizando o número da fatura.

Como obter o link de uma fatura para compartilhar

Para obter o link de uma fatura para compartilhar em sua plataforma preferida:

  • Clique no nome da fatura.
  • Na barra lateral direita, clique em Ações e selecione Copiar link.
  • Em seguida, você pode inserir o link na plataforma de mensagens preferida e o comprador pode clicar no link para exibir a fatura no URL configurado durante a criação da fatura

Revise o histórico de edições

Você pode visualizar o histórico de edições em uma fatura, incluindo quaisquer alterações de status e quando os e-mails de fatura foram enviados, quais usuários executaram a ação e a data e hora em que a ação ocorreu.

  • Clique no nome da fatura.
  • No painel direito, role para baixo até o painel de histórico.

Observação: atualmente, integrações de contas criadas pela HubSpot, como Quickbooks Online e Xero, não oferecem suporte à sincronização de faturas da HubSpot. No entanto, você pode exportar seus registros de fatura e carregá-los em seu sistema de contabilidade. Você pode assinar atualizações sobre novos recursos de integração de faturas, como sincronização de faturas preenchendo este formulário.