Skapa arbetsflöden för flera konton

Om du har konfigurerathantering av flera konton kan du använda arbetsflöden för flera konton för att automatisera skapandet och uppdateringen av poster mellan HubSpot-konton inom din organisation.

Du kan till exempel använda arbetsflödesåtgärder för att skapa kontakt- och affärsposter eller uppdatera befintliga kontakter i ett annat HubSpot-konto.

Innan du börjar

Innan du konfigurerar ett arbetsflöde för flera konton bör du gå igenom följande krav och överväganden

Förstå kraven

• Du måste skapa och konfigurera en organisation för hantering av flera konton.

• Aktivera arbetsflöden för flera konton och konfigurera de HubSpot-konton som kan använda arbetsflödesåtgärder. Läs mer om hur du aktiverar hantering av flera konton och konfigurerar kopplingar mellan konton.
• Kontrollera att ditt konto inte lagrar känslig information. Konton som lagrar känslig information kan inte användas som källkonto för arbetsflöden för flera konton.
• För att lägga till arbetsflödesåtgärderna Redigera/skapa kontakt i ett annat konto eller Skapa affär i ett annat konto måste arbetsflöden för flera konton vara aktiverade som källkonto i anslutningen.
• För att använda ett konto som målkonto i åtgärderna ”Redigera/skapa kontakt i ett annat konto ” och ”Skapa affär i ett annat konto ” måste kontot vara konfigurerat som målkonto för arbetsflöden med flera konton.
  

Förstå begränsningar och överväganden

• Det är ditt ansvar att se till att du inhämtar rätt samtycke för databehandling och kommunikation om du skapar poster i det andra kontot.
• Om arbetsflödet skapar en kontakt i ett annat av dina HubSpot-konton bör du därefter ange den rättsliga grunden för behandlingen och e-postprenumerationerna i det kontot.
• Om du avser att marknadsföra till kontakter som skapats i ett annat konto måste du skapa ett kompletterande arbetsflöde i målkontot för att ställa in kontakterna som marknadsföringskontakter och uppdatera deras e-postprenumerationer

Aktivera arbetsflöden för hantering av flera konton

När du har konfigurerat din organisation för hantering av flera konton aktiverar du arbetsflöden för flera konton:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under Organisationshantering, klickar du påFlera konton.
3. Klicka påRedigera kontoanslutningar.
4. Välj ett konto i den vänstra panelen .
5. Slå på knappen Flerkontosarbetsflöden .
   
   
6. Anslutningarna är som standard dubbelriktade (funktionerna fungerar åt båda hållen mellan kontona). Om du vill ändra anslutningen till enkelriktad (funktionerna fungerar från ett konto till ett annat) klickar du påEnkelriktad anslutning.
7. Klicka påNästa.
8. Klicka påKlar.

När du aktiverar arbetsflöden för flera konton införs en ny HubSpot-definierad egenskap i kontaktobjektet som heter Cross-sell Opportunity och som kan ställas in på Ja eller Nej.

Skapa och uppdatera kontakter i andra konton med ett arbetsflöde för flera konton

När du har aktiverat arbetsflöden för hantering av flera konton använder du åtgärden Redigera/skapa kontakt i ett annat konto för att skapa eller uppdatera kontakter i andra HubSpot-konton.

• HubSpot avgör om en kontakt redan finns i ett annat konto genom att jämföra kontaktens e-postadress mellan kontona.
• Denna arbetsflödesåtgärd kan endast skapa eller redigera kontaktposter i det andra kontot. Men arbetsflödesutlösaren kan använda vilken typ av objekt som helst. Om utlösaren till exempel använder ett affärsobjekt kommer åtgärden att hitta de kontakter som är kopplade till den affär som är registrerad i arbetsflödet:
• Om arbetsflödet är:
• Redigera kontakter i ett annat konto: du kan endast ställa in egenskapen ”Korsförsäljningsmöjlighet ”.
• Skapa kontakter i ett annat konto: du kan ställa in egenskapen ”Korsförsäljningsmöjlighet”, och därefter kommer e-postadress, förnamn och efternamn för de skapade kontakterna att ställas in automatiskt, baserat på värdena från den kontakt som åtgärden utförs på.
• Du kan endast välja ett konto per användning av den nya arbetsflödesåtgärden. För att redigera eller skapa kontaktposter i flera konton lägger du till arbetsflödesåtgärden en gång för varje konto du vill inkludera.
• Varje arbetsflödesåtgärd av typen Skapa eller uppdatera post kan endast riktas mot ett HubSpot-konto. För att skapa eller uppdatera poster i flera konton lägger du till en separat åtgärd för varje målkontot.

Så här använder du åtgärden Redigera/skapa kontakt i ett annat konto i ett arbetsflöde för flera konton:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka pånamnet påett befintligt arbetsflöde ellerskapa ett nytt arbetsflöde.
   
3. Definiera din utlösare i den vänstra panelen.
4. Klicka på ikonen + Lägg till under din utlösare.
5. I den vänstra panelen klickar du på CRM och väljer sedan Redigera/skapa kontakt i ett annat konto.
6. Konfigurera din åtgärd: 
   
   • Målkontakt: välj den post som åtgärden ska riktas mot. Vilken post som väljs beror på utlösartypen i arbetsflödet.
     • Om utlösaren är en kontaktutlösare väljer duRegistrerad kontakt.
     • Om du använder en affärstrigger väljer du Kontakt: Senast uppdaterad för att uppdatera den senast uppdaterade kontakten, eller Kontakter: Alla associerade för att uppdatera alla kontakter som är associerade med affären.
     • Klicka på+ Lägg till kontaktdatakälla för att använda kontaktbaserade arbetsflödesåtgärder i arbetsflödet.
   • Målkonto: välj det konto där kontakten ska redigeras, baserat på utlösaren. 
   • Skapa kontakt i det valda målet om ingen finns: markera denna kryssruta för att skapa kontakter i kontot om de inte finns. Kontaktposten skapas med e-postadress, förnamn och efternamn som anges i fältet Målkontakt.
   • Kontoöverskridande anteckning: angeen anteckning som ska läggas till i den kontaktpost som skapas eller redigeras.

1. • Korsförsäljningsmöjlighet: ange om posten är en korsförsäljningsmöjlighet.
   • Rensa befintligt egenskapsvärde: markera denna kryssruta för att rensa befintliga värden i egenskapen ”Korsförsäljningsmöjlighet ”.

1. • Välj inkluderade egenskaper:markera kryssrutorna bredvid de egenskaper som du vill ska uppdateras. Avmarkera kryssrutorna bredvid egenskaper som du inte vill ska uppdateras.
   • Befintliga målvärden: när du uppdaterar en befintlig kontakt i ditt andra konto väljer du om du vill behålla befintliga egenskapsvärden eller skriva över dessa värden.
   • Anpassad värdehantering: du kan tillämpa anpassade egenskapsvärden för specifika egenskaper. När du gör det väljer du värden från målkontot eller anger ett värde manuellt. Om ingen anpassad värdehantering är vald för en egenskap kommer källvärden att användas för att skapa eller uppdatera poster som standard. Så här tillämpar du ett anpassat egenskapsvärde:
     
     • I avsnittet Hantering av anpassade värden klickar du på Välj egenskap och väljer en egenskap som du vill tillämpa ett anpassat värde på. Värdet visas som ett nytt fält. 
     • Ange manuellt ett egenskapsvärde i fältet för att uppdatera eller skapa en ny kontakt i målkontot. Alternativt kan du klicka på fältet och välja en token som ska användas som det anpassade värdet. 

7. När du har konfigurerat din arbetsflödesåtgärd klickar du på Spara.
8. Fortsätt att konfigurera ditt arbetsflöde.
    
   

Skapa affärer i andra konton med ett arbetsflöde för flera konton

När du har aktiverat arbetsflöden för hantering av flera konton använder du åtgärden Skapa affär i ett annat konto för att skapa nya affärer i andra HubSpot-konton:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka pånamnet påett befintligt arbetsflöde ellerskapa ett nytt arbetsflöde.
   
3. Definiera din utlösare i den vänstra panelen.
4. Klicka på ikonen + Lägg till under din utlösare.
5. I den vänstra panelen klickar du på CRM och väljer sedan Skapa affär i ett annat konto.
6. Konfigurera din åtgärd: 
   
   • Målaffär: välj den post som åtgärden ska riktas mot. Vilken post som väljs beror på vilken typ av utlösare som används i arbetsflödet.
     • Om du använder en affärstrigger väljer du Registrerad affär.
     • Om du använder en kontaktutlösare väljer du Affär: Senast uppdaterad för att skapa baserat på den senast uppdaterade affären, eller Alla associerade affärer.
   • • Klicka på+ Fler data för att lägga till ytterligare datakällor.
   • Välj anslutet konto: välj det HubSpot-konto där den nya affären ska skapas. 
   • Pipelinekonfiguration: välj bland följande pipelinealternativ när du skapar din nya affär.
     • Använd källpipeline: när du skapar en affär ska du använda en matchande affärspipeline i det anslutna kontot som den valda målaffären. Om det inte finns någon motsvarande affärspipeline eller affärsfas med samma namn i det valda anslutna kontot kommer skapandet av affären att misslyckas.
     • Välj målpipeline: när du skapar en affär ska du använda en pipeline från det valda anslutna kontot. Du måste välja en befintlig affärspipeline och ett affärssteg från det motsvarande HubSpot-kontot. 

1. • Möjlighet till korsförsäljning: ange om posten är en möjlighet till korsförsäljning.
   • Kontoöverskridande anteckning: ange en anteckning som ska läggas till i den affärspost som skapas.

1. • Ytterligare egenskaper: markera kryssrutorna bredvid de egenskaper du vill inkludera i din nya affär.

7. När du har konfigurerat din arbetsflödesåtgärd klickar du på Spara.
8. Fortsätt att konfigurera ditt arbetsflöde.
    
   

Exempel på användningsfall

Följande exempel beskriver rekommenderade sätt att använda arbetsflöden för flera konton mellan HubSpot-konton i din organisation.

• Vidarebefordra formulärinlämningar till ett annat konto: samla in formulärinlämningar i ett konto och skapa automatiskt kontakter i andra HubSpot-konton. Till exempel när marknadsföringen är koncentrerad till ett konto men leads ska vidarebefordras till olika varumärken, regioner eller affärsenheter.
  • Aktivera arbetsflödet från en formulärinsändning. Lär dig hur du ställer in utlösare för formulärinlämningar.
  • Använd åtgärden Skapa eller uppdatera post för att skapa kontakten i målkontot om den inte redan finns.
• Identifiera möjligheter till korsförsäljning: dela kundernas intressen eller köpbeteende med relaterade HubSpot-konton för korsförsäljning eller korsmarknadsföring.
  
  • Trigga arbetsflödet från en händelse som identifierar en möjlighet till korsförsäljning, till exempel när en affär flyttas till statusen ”Avslutad – vunnen”.
  • Använd åtgärden Skapa eller uppdatera post för att uppdatera egenskapen Möjlighet till korsförsäljning för en befintlig kontakt, eller skapa en ny kontakt med egenskapen inställd på Ja.
  • Skapa ett kompletterande arbetsflöde i målkontot för att registrera kontakter när egenskapen ”Korsförsäljningsmöjlighet” uppdateras.