複数アカウントワークフローを作成する

のマルチアカウント管理（、）を設定済みの場合は、マルチアカウントワークフローを使用して、組織内のHubSpotアカウント間でレコードの作成や更新を自動化できます。

たとえば、ワークフローアクションを使用して、別のHubSpotアカウントでコンタクトやディールのレコードを作成したり、既存のコンタクトを更新したりすることができます。

始める前に

マルチアカウントのワークフローを設定する前に、以下の要件と留意点を確認してください

要件を理解する

• のマルチアカウント管理組織を設定および構成する必要があります。

• マルチアカウントワークフローを有効にし、ワークフローアクションを使用できるHubSpotアカウントを設定します。でマルチアカウント管理を有効にし、アカウント間の接続を設定する方法について学びましょう。
• アカウントに「」の機密データが保存されていないことを確認してください。機密データを保存しているアカウントは、マルチアカウントワークフローのソースアカウントとして使用することはできません。
• 、別のアカウントで連絡先を編集・作成する（または）、別のアカウントで商談を作成する（）といったワークフローアクションを追加するには、接続設定において、ソースアカウントとしてマルチアカウントワークフローが有効になっている必要があります。
• の「別のアカウントで連絡先を編集/作成する」（および）や「別のアカウントで商談を作成する」（）といった操作において、あるアカウントをターゲットアカウントとして使用するには、そのアカウントをマルチアカウントワークフローの宛先アカウントとして設定しておく必要があります。
  

制限事項と考慮事項を理解する

• 相手のアカウントでレコードを作成する場合は、データ処理やコミュニケーションについて適切な同意を得ていることを確認するのはお客さまの責任です。
• ワークフローによって、他のHubSpotアカウントにコンタクトが作成された場合は、そのアカウントにおいて、処理の法的根拠およびメール配信の登録設定を行う必要があります。
• 別のアカウントで作成された連絡先に対してマーケティング活動を行う場合は、対象のアカウントで補完的なワークフローを作成し、それらの連絡先をマーケティング連絡先として設定するとともに、メール購読設定を更新する必要があります。

複数アカウント管理ワークフローを有効にする

マルチアカウント管理の構成を設定したら、マルチアカウントのワークフローを有効にしてください：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューの [組織管理]で、[複数アカウント]をクリックします。
3. 「アカウント接続の編集」をクリックします。
4. 左側のパネルで、アカウントを選択してください。
5. 「」の「マルチアカウントワークフロー」のスイッチをオンに切り替えます。
   
   
6. デフォルトでは、接続は双方向です (機能はアカウント間で双方向に動作します)。接続を一方向 (フィーチャは 1 つのアカウントから別のアカウントに連携) に変更するには、[一方向接続] をクリックします。
7. [次へ]をクリックします。
8. [完了] をクリックします。

マルチアカウントワークフローを有効にすると、のコンタクトオブジェクトに、という新しい HubSpot 定義プロパティが追加されます。これは「Cross-sell Opportunity」と呼ばれ、YesまたはNoに設定できます。

複数アカウントワークフローを使用して他のアカウントのコンタクトを作成して更新する

マルチアカウント管理ワークフローを有効にした後、「」の「別のアカウントで連絡先を編集/作成する」（）アクションを使用して、他のHubSpotアカウントの連絡先を作成または更新します。

• HubSpotは、アカウント間でコンタクトの「」プロパティ（Email）を照合することで、そのコンタクトが別のアカウントにすでに存在するかどうかを判断します。
• このワークフローアクションでは、他のアカウント内の連絡先レコードの作成または編集のみを行うことができます。ただし、ワークフロートリガーでは任意のタイプのオブジェクトを使用できます。たとえば、トリガーで「ディール」オブジェクトが使用されている場合、アクションでは、ワークフローに登録されているそのディールに関連付けられたコンタクトが検索されます：
• ワークフローが次の条件に当てはまる場合:
• 別のアカウントの連絡先を編集する場合：この場合、の「クロスセルの機会」というプロパティのみを設定できます。
• 別のアカウントで連絡先を作成する場合：ここで「」クロスセル機会のプロパティを設定すると、作成された連絡先の「」メールアドレス、「」名、および「」姓が、アクションが実行されている連絡先の値に基づいて自動的に設定されます。
• 新しいワークフローアクションの使用ごとに選択できるアカウントは1件のみです。複数のアカウントでコンタクトレコードを編集または作成するには、含めるアカウントごとにワークフローアクションを1回追加します。
• 「」の「レコードの作成または更新」および「」の各ワークフローアクションは、1つのHubSpotアカウントのみを対象とすることができます。複数のアカウントでレコードを作成または更新するには、対象となる各アカウントごとに個別のアクションを追加してください。

マルチアカウントワークフローで、の「別のアカウントで連絡先を編集/作成する」アクションを使用するには：

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
   
3. 左側のパネルで 、トリガーを定義します。
4. トリガーの下にある[+追加]アイコンをクリックします 。
5. 左側のパネルで[ CRM]をクリックし、[ 別のアカウントでコンタクトを編集または作成]を選択します。
6. アクションを設定します。
   
   • 対象の連絡先：このアクションの対象となるレコードを選択してください。選択されるレコードは、ワークフローのトリガータイプによって異なります。
     • コンタクトトリガーを使用する場合は、「Enrolled contact」を選択してください。
     • ディールトリガーを使用する場合は、「Contact」を選択します。「Most recently updated」を選択すると、最後に更新された連絡先が更新されます。「Contacts: All associated」を選択すると、そのディールに関連付けられているすべての連絡先が更新されます。
     • ワークフローでコンタクトベースのワークフローアクションを使用するには、[+コンタクトデータソースを追加 ]をクリックします。
   • 宛先アカウント：トリガーに基づいて、連絡先を編集するアカウント「」を選択してください。 
   • 選択した宛先に連絡先が存在しない場合は、その宛先に連絡先を作成します：。連絡先が存在しない場合に、アカウント内に連絡先を作成するには、このチェックボックスを選択してください。コンタクトレコードは、[ ターゲットコンタクト ]フィールドで指定されたEメールアドレス、姓、名、姓で作成されます。
   • クロスアカウントメモ:作成または編集したコンタクトレコードに追加するメモを入力します。

1. • クロスセル商談: レコードがクロスセル商談かどうかを判断します。
   • [既存のプロパティー値をクリア]: [クロスセル商談 プロパティー]の既存の値をクリアするには、このチェックボックスをオンにします。

1. • 対象の物件を選択してください：更新したい物件の横にあるチェックボックスにチェックを入れてください。プロパティーを更新したくない場合は、プロパティーの横にあるチェックボックスをオフにします。
   • 既存のプロパティ値：。別のアカウントで既存の連絡先を更新する際は、既存のプロパティ値を維持するか、これらの値を上書きするかを選択してください。
   • カスタム値の処理：を使用すると、特定のプロパティに対してカスタムプロパティ値を適用できます。その際、対象口座から値を選択するか、手動で値を入力してください。プロパティに対してカスタム値の処理が選択されていない場合、デフォルトではソース値を使用してレコードの作成または更新が行われます。カスタムプロパティの値を適用するには：
     
     • 「」の「カスタム値の処理」セクションで、「」をクリックします。プロパティ「」を選択し、カスタム値を適用したい「」プロパティ「」を選択します。その値は新しいフィールドとして表示されます。 
     • 対象アカウントの連絡先を更新または新規作成するには、フィールドに「」のプロパティ値「」を手動で入力してください。あるいは、「」フィールドをクリックし、トークンを選択して、カスタム値として適用することもできます。 

7. ワークフローアクションの設定が完了したら、［保存］をクリックします。
8. ワークフローの設定を続けてください。
   
   

複数アカウントワークフローを使用して他のアカウントで取引を作成する

複数アカウント管理ワークフローを有効にした後、[ 別のアカウントで取引を作成 ]アクションを使用して、他のHubSpotアカウントで新しい取引を作成します。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
   
3. 左側のパネルで 、トリガーを定義します。
4. トリガーの下にある[+追加]アイコンをクリックします 。
5. 左側のパネルで[ CRM]をクリックし、[ 別のアカウントで取引を作成]を選択します。
6. アクションを設定します。
   
   • 対象レコードの指定：この操作の対象となるレコードを選択します。選択されるレコードは、ワークフローのトリガータイプによって異なります。
     • ディールトリガーを使用する場合は、「Enrolled deal」を選択してください。
     • コンタクトトリガーを使用する場合は、「」を選択してください。Deal：直近で更新された案件に基づいて作成するには「」、関連するすべての案件に基づいて作成するには「」、または「」を選択してください。
   • • データソースを追加するには、[+その他のデータ ]をクリックします。
   • 接続済みアカウントを選択:新しい取引を作成するHubSpotアカウントを選択します。 
   • パイプラインの設定: 新しい取引を作成する際に、次のパイプラインオプションから選択します。
     • ソースパイプラインを使用: 取引を作成するときに、選択したターゲット取引として接続済みアカウントの一致する取引パイプラインを使用します。選択した接続済みアカウントに同じ名前の対応する取引パイプラインまたは取引ステージが存在しない場合、取引の作成は失敗します。
     • 対象のパイプラインを選択してください：。取引を作成する際は、選択した連携済みアカウントのパイプラインを使用してください。対応するHubSpotアカウントから、既存のディールパイプラインとディールステージを選択する必要があります。 

1. • クロスセル商談: レコードがクロスセル商談かどうかを判断します。
   • クロスアカウントメモ:作成された取引レコードに追加するメモを入力します。

1. • 追加のプロパティ：新しい取引に含めたいプロパティの横にあるチェックボックスを選択してください。

7. ワークフローアクションの設定が完了したら、［保存］をクリックします。
8. ワークフローの設定を続けてください。
   
   

活用事例の例

以下の例では、組織内のHubSpotアカウント間でマルチアカウントワークフローを活用するための推奨される方法について概説しています。

• フォームの送信データを別のアカウントに転送する：を使用すると、1つのアカウントでフォームの送信データを収集し、他のHubSpotアカウントに自動的にコンタクトを作成できます。例えば、マーケティング活動が1つのアカウントに集中しているものの、見込み客を異なるブランド、地域、または事業部門に振り分ける必要がある場合などです。
  • フォームの送信によってワークフローを起動します。でフォーム送信のトリガーを設定する方法については、をご覧ください。
  • 「」の「レコードの作成または更新」アクションを使用して、宛先アカウントに連絡先がまだ存在しない場合は、その連絡先を作成します。
• クロスセルの機会を特定する：は、クロスセルやクロスマーケティングのために、関連するHubSpotアカウントと顧客の関心や購入履歴を共有します。
  
  • クロスセルの機会を示すイベント（たとえば、案件が「Closed won」に移行した場合など）をトリガーとして、ワークフローを実行します。
  • の「レコードの作成または更新」アクションを使用して、既存のコンタクトの「クロスセル機会」プロパティを更新するか、またはこのプロパティを「はい」に設定した新しいコンタクトを作成します。
  • の「クロスセル機会（Cross-sell Opportunity）」プロパティ（）が更新された際に、連絡先を登録するためのワークフローを、宛先アカウントに作成します。