Granska samtalsinspelningar och transkriptioner

Du kan lyssna på inspelningar som gjorts via HubSpots samtalsverktygeller via en extern samtalsleverantör som är integrerad med HubSpot.

Om du är en användare med en tilldelad Sales Hub - eller Service Hub Professional - eller Enterprise-licenskan du transkribera och analysera inspelningarna. Detta gör att du kan coacha ditt team mer effektivt och få värdefulla kundinsikter från inspelningarna och transkriptionerna. 

Om du använder HubSpots mobilapp kan du läsa om hur du granskar inspelningar när du är på resande fot.

Innan du börjar

• Konfigurera samtalsverktyget. Du kan:
  • Skaffa ett telefonnummer från HubSpot.
  • Registrera ditt utgående telefonnummer hos HubSpot.

• • Integrera med en extern samtalsleverantör.

Observera: HubSpotstöder endast en utvald grupp av externa samtalsleverantörer. Läs mer om vilka samtalsleverantörer som stöds i HubSpot App Marketplace.

• Samtalsinspelning i HubSpot är aktiverad som standard. Se till att samtalsinspelning är aktiverad i dina inställningar.
• Kontrollera lagstiftningen om samtalsinspelning i ditt område.

Aktivera samtalsinspelning samt transkribering och analys

Conversation Intelligence (CI) möjliggör transkription och analys av samtal som ringas av användare med en Sales Seat eller Service Seat. Detta inkluderar samtal som ringas via HubSpots samtalsverktyg och vissa tredjepartsleverantörer av samtalstjänster. Med CI i HubSpot kan du:

• Granska inspelningar: Använd talarspår, delningsalternativ, transkriptioner och sökfunktioner för att granska samtal.
• Få åtkomst till inspelningar i samtalsindexet: Samtal i samtalsindexet kan filtreras efter egenskaper som användare, team, samtalsresultat och varaktighet.
  
• Söka efter nyckelord: Använd den globala sökfunktionen för att hitta nyckelord i samtalsinspelningarna.
• Kom åt kopplade poster: Förhandsgranska inspelningsdetaljer för kopplade poster för att få ytterligare sammanhang.
• Granska spårade termer: Använd spårade termer för att skapa rapporter om samtalsinnehåll (endastEnterprise ).

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Samtal > Samtalsinställningar.
3. Klicka på fliken Samtalsinställningar.
4. Slå på knappenför samtalsinspelning. Om den här inställningen inte är aktiverad visas inteinspelningsknappen när du ringer ett samtal.
5. Transkription och analys är aktiverat som standard. Om det inte är aktiverat kan superadministratören slå på knappenTranskriptioner och analys. Läs mer om hur HubSpot använder data för att förbättra kvaliteten på dina transkriptioner.
6. Så här aktiverar du spårade termer:
   • Klicka påRedigera spårade termer.
   • Klicka på + Lägg till kategori i den högra panelen.
   • Redigerakategorinamnet ochde spårade termerna.
   • Klicka på Spara.

Automatiska kopplingar 

Med Conversation Intelligence får du tillgång till automatiska kopplingar. Med det här verktyget kan du koppla samtal till relevanta CRM-poster, såsom kontakter, företag, affärer och ärenden. 

• Samtal till kontakt: för varje möte som är kopplat till samtalet kommer upp till fem kontakter som är kopplade till det mötet att kopplas till samtalet.
• Samtal till företag: För varje kontakt som är kopplad till samtalet kopplas upp till fem företag som är kopplade till den kontakten till samtalet.
• Samtal till affär: en AI-modell letar efter likheter mellan samtalet och affärerna i ditt konto. Modellen kan till exempel se om affären och samtalet är kopplade till samma företag, eller om affärens namn finns i samtalets namn.
• Samtal till ärende: en AI-modell letar efter likheter mellan samtalet och ärenden i ditt konto. Modellen kan till exempel kontrollera om ärendet och samtalet båda är kopplade till samma kontakt, eller om ärendets ämne ingår i samtalets namn. 

Som standard kopplar HubSpot AI automatiskt samtalsinspelningar till det primära företaget som är kopplat till samtalets deltagare. Så här stänger du av den här funktionen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du tillSamtal > Samtalsinställningar.
3. Klicka på fliken Samtalsinställningar.
4. Stäng av alternativetKoppla automatiskt samtal till associerade objekt med HubSpot AI.

Granska inspelningar

Så här kommer du åt inspelningen och lägger till anteckningar:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Samtal. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Samtal.
2. Klicka på samtaletstitel.
3. För att starta inspelningen klickar du på playerPlay Spela upp till vänster på granskningsskärmen. Du kan också använda kontrollerna för att playerFastForward spola framåt eller playerRewind spola bakåt. Om du granskar en Zoom-molninspelning kan du också spela upp, pausa eller spola framåt.
4. Klicka på Anteckningar längst ned och sedan på Lägg till anteckningar för att lägga till anteckningar om samtalet. För att skicka en avisering till en annan teammedlem skriver du @ följt av användarens namn. Skrivdin anteckning och klicka sedan på Spara. Om du har en Sales Hub eller Service Hub Professional- ellerEnterprise- konto kan du även lägga till trådade kommentarer direkt i texten.
5. Längst ner kan du se en AI-genererad sammanfattning av samtalet(Sales Hub eller Service HubProfessional eller Enterprise). Sammanfattningen är indelad i flera avsnitt: syftet med samtalet, viktiga diskussionspunkter, fattade beslut, stämning och nästa steg. Det här fältet går inte att redigera. Använd textrutan Anteckningar nedan för att lägga till ytterligare information.
   • Om du vill be Breeze Assistant om mer information om samtalet skriver du din fråga i textfältetStäll en fråga. Exempel på frågor är: ”Nämnde kunden något om budget?” eller ”Hur var den allmänna tonen hos den som talade?”
   • Du kan välja skräddarsydda mallar för dina samtalssammanfattningar genom att klicka på”Auto” och sedan välja”Supportmedarbetare ” eller”Säljare”. För supportmedarbetare fokuserar sammanfattningarna på ärendelösning. Detta ger medarbetarna ett snabbt och enkelt sätt att förstå det aktuella problemet, grundorsaker/diagnostik, vidtagna åtgärder, resultatet och kundens inställning. För säljare fokuserar sammanfattningarna på insikter om affärer och potentiella kunder. De ger en översikt över försäljningsmål och diskussionspunkter, användbara råd och tips samt invändningar och farhågor.
     
     
   • För att ge feedback på sammanfattningen klickar du påikonen tummen upp eller tummen ner.
   • Klicka på ikonen för att kopiera meddelandet om du vill kopiera sammanfattningen.
   • Klicka på Stäng för att dölja sammanfattningen.

Observera: För att kunna använda Breeze-samtalssammanfattningar måste du aktivera Breeze Assistantoch samtalsinspelning i ditt konto.

6. Om du har en Sales Hub eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-konto, klicka till höger mellan flikarnaInsights,Stats ochTranscript för att visa spårade termer, samtalsstatistik och samtalsutskrift. För att kopiera en utskrift, klicka på Kopiera utskrift till urklipppå fliken Transcript. Du kan endast visa spårade termer om du har ett Sales Hub eller Service HubEnterprise -konto och en superadministratör har lagt till spårade termer.

Dela inspelningar eller lägg till inspelningar i spellistor

• Så här delar du inspelningen:
  • Klicka på knappen D ela längst upp till höger.
  • Klicka på rullgardinsmenyn ”Skicka e-post till” för att lägga till teammedlemmar som du vill dela inspelningen med. 
  • Skriv ettmeddelande i textrutan.
  • Använd uppspelningsreglagen eller textrutorna ”Start” och ”Slut” för att justera den del av inspelningen som du vill dela.
  • Klicka på ”Dela ” eller”Kopiera länk”. Om du har en Sales Hub eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-konto kan du även dela specifika utdrag ur transkriptet.

Observera: användare som har behörighet att visa ett inspelningsklipp kan även lyssna på hela inspelningen. Syftet med klippet är att ge tydlig inriktning och vägledning.

• Så här lägger du till en inspelning i en spellista:
  • Klicka på + Lägg till i spellista.
  • Klicka på rullgardinsmenynVälj spellista för att lägga till inspelningen i olika spellistor.
  • Skriv en beskrivning i textrutan. 
  • Använd uppspelningsmarkörerna eller textrutorna Start och Slut för att justera den del av inspelningen som du vill dela.
  • Klicka på Lägg till.

Granska spårade termer

Du kan skapa spårade termer för att hoppa till de delar av transkriptet där termen nämns.

1. Klicka på flikenInsights i den högra panelen för att visa spårade termer.
2. Klicka påRedigera för att redigera spårade termer.
3. I den högra panelen kan du klicka på + Lägg till kategori för att lägga till kategorier för spårade termer. 
4. För att lägga till ett spårat begrepp i en kategori klickar du på+ Lägg till spårat begrepp ochskriver sedanin det spårade begreppet i textrutan. 
5. Klicka på Spara längst ned i den högra panelen.

Lägg till samtalsdeltagare och visa samtalsstatistik

Du kan granska samtalsstatistik genom att koppla deltagarnas kontaktposter till samtalet.

• För att koppla samtalsdeltagare till kontaktposter klickar du påDeltagare högst upp. I den högra panelen klickar du på länkknappen bredvid deltagaren i avsnittetSamtalsmottagare. Skriv in kontaktens namn i sökfältet. Om det inte finns någon kontaktpost klickar du på+ Lägg till kontakt för att skapa en kontaktpost. Klicka sedan påKoppla. För att ta bort kopplingen till en kontakt klickar du på länkknappen igen för att bryta kopplingen.

• För att komma åt samtalsmottagarens kontaktinformation klickar du på kontaktensnamn i den högra panelen för att öppna den kontaktposten.
• När du har lagt till deltagare klickar du på fliken Statistik i den högra panelen för att granska följande samtalsstatistik.
  • Samtalsinnehavarens talartid: den procentuella andel av tiden som samtalsinnehavaren talar.
  • Talhastighet: antalet ord per minut för samtalets ägare.
  • Längsta monolog: den längsta tid som samtalsägaren talar.
  • Längsta kundberättelse: den längsta tid som en kund talar.
  • Interaktivitet: mängdeninteraktion under samtalet.
  • Tålamod: antalet pauser mellan deltagarna.

Granska transkriptioner och lägg till trådade kommentarer direkt i texten

När du granskar transkriptioner kan du lägga till trådade kommentarer direkt i texten eller dela en länk till en specifik del av transkriptionen. Säljarna kan enkelt svara på kommentarer, vilket håller konversationerna fokuserade och säkerställer att all relevant information finns på ett ställe.

Observera: automatisk transkription är tillgänglig för de språk som stöds av HubSpots samtalstranskription. HubSpot använder automatisk språkidentifiering och transkriberar på det eller de språk som identifierats i inspelningen. Läs mer om HubSpots språkutbud.

• Klicka på flikenTranskript i den högra panelen för att visa samtalstranskriptet. Använd sökfältet för att söka efter specifika nyckelord. Resultaten visar alla delar av transkriptet där nyckelordet förekommer.
• Gör något av följande för att skicka en avisering till en annan teammedlem eller lägga till en kommentar med tidsstämpel:
  • Klicka på fliken Kommentarer under uppspelningen av inspelningen. Skriv @ följt av användarens namn i textrutan. Skriv din kommentar och klicka sedan på Spara.

• • Så här lägger du till en tidsstämpel:
    • Skriv tidsstämpeln under textrutan och klicka sedan på textrutan för att tillämpa tidsstämpeln. På fliken Transkript till höger hoppar den till den delen av transkriptet.

• • • I transkriptethåller du muspekaren över den del av transkriptutdraget som du vill lägga till en kommentar till. Klicka på knappenKommentar. På flikenKommentarer under uppspelningen av inspelningen öppnas en textruta med rätt tidsstämpel.
  • Klicka på”Kommentar”. 
  • Klicka på knappen”Svara” under en av kommentarerna för att starta en tråd. När du har skrivit ditt svar klickar du på ”Svara”.

• För att dela en specifik del av transkriptet, håll muspekaren över det aktuella transkriptutdraget och klicka sedan på knappenDela. I dialogrutan kan du använda markörerna längs talarspåret eller ange start- ochsluttid för att ändra längden på inspelningsklippet. Om du vill dela hela inspelningen ska du se till att markörerna längs talarspåret är placerade vid inspelningens början och slut.

Observera: användare med behörighet att visa ett inspelningsklipp kan även lyssna på hela inspelningen. Syftet med klippet är att ge tydlig fokus och riktning.

Konversationsberikning för samtalsutskrifter (BETA)

Konversationsberikning för samtalsutskrifter kan uppdatera kontakt- och företagsposter utifrån insikter som finns i ostrukturerade samtalsutskrifter.

Observera: om du är superadministratör kan du anmäla dig till betaversionen av konversationsberikning för samtalsutskrifter.

När funktionen är aktiverad gör konversationsberikning följande:

• Granskar transkriptioner av inkommande samtal
• Identifierar olika talare i samtalet
• Extraherar relevanta datapunkter
• Uppdaterar befintliga poster eller skapar nya enligt konfigurationen

Krav

För att kunna använda konversationsberikning för samtalsutskrifter gäller följande krav:

• Conversational Intelligence måste vara aktiverat.
• Samtalsutskrifter måste loggas till ditt konto.

Aktivera konversationsberikning för samtalsutskrifter

Så här aktiverar du konversationsberikning för samtalsutskrifter:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Datahantering > Databerikning
3. Klicka på fliken Konversationsberikning .
4. Slå på knappen förutökning av samtalsutskrifter.

Nu kommer följande kontakt- och företagsegenskaper att uppdateras:

• Kontakter:
  • Befattning
  • Anställningsnivå
  • Telefonnummer
  • Önskat namn
  • Inköpsroll
  • Andra fastställbara standardkontaktattribut
• Företag:
  
  • Bransch
  • Antal anställda
  • Årlig omsättning
  • Viktiga webbtekniker
  • Nuvarande teknikstack
  • Ytterligare information om företaget när sådan finns tillgänglig

Koppla inspelningar till andra poster

Som standardkopplar HubSpot AIautomatiskt inspelningar till det primära företaget som är kopplat till samtalets deltagare.

Du kan också koppla en inspelning till andra kontakt-, företags-, affärs-, ärende- eller mötesposter i ditt CRM. Inspelningen visas på den kopplade postens tidslinje så att du kan komma åt inspelningsdetaljerna för mer sammanhang.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Samtal. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Samtal.
2. Klicka på samtalets titel.
3. Klicka på Kopplingar högst upp.
4. För att lägga till en koppling klickar du i den högra panelen på + Lägg till bredvid en av flikarna för objekt eller aktivitet. Inspelningen kopplas nu till det objektet eller den aktiviteten.

De associerade posterna visas också på sidan Samtalsindex. Om de associerade posterna inte visas i tabellen redigerar du tabellens kolumner.