Med HubSpot-fakturor kan du skicka fakturor direkt från HubSpot, spåra fordringar och få betalt med hjälp av Stripe-betalningshantering eller HubSpot-betalningar. Med hjälp av fakturor kan dina köpare förvänta sig en liknande kassaprocess som med betalningslänkar och offerter. Men till skillnad från betalningslänkar och offerter spårar fakturor förfallodatum, saldon och kan markeras som betalda utanför din betalningsprocessor. De innehåller också fakturanummer, vilket kan behövas av vissa köpare när de begär betalning.
| Köpare faktura utcheckning | Internt fakturaregister |
Nedan kan du läsa om hur du ställer in dig för att börja samla in betalningar med HubSpot-fakturor. Innan du börjar ska du se till att den användare som behöver uppdatera någon av följande inställningar har Super Admin-behörighet.
För att komma igång ska du konfigurera följande fakturainställningar:
Observera: HubSpot-användare som skapats före den 9 februari 2023 har som standard behörighet att visa och redigera fakturor. Användare som skapats efter det datumet har inte fakturatillstånd som standard.
För att säkerställa att HubSpot-fakturanumren inte överlappar fakturanumren i ditt kontosystem har HubSpot-fakturorna prefixet INV och ett startnummer på 1001 som standard. Du kan anpassa prefixet och startnumret från dina fakturainställningar. När en faktura har slutförts och tilldelats ett nummer, till exempel INV-1002, kan det numret inte ändras eller återanvändas.
Observera: Innan du anpassar ditt fakturaprefix och startnummer bör du rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa att det fungerar med dina nuvarande system.
För att anpassa ditt fakturaprefix och startnummer:
Redigera fakturor som har slutbehandlats och har statusen Öppna. Innan användare kan redigera fakturor måste superadministratörer aktivera möjligheten att redigera öppna fakturor. Den här inställningen behöver inte vara aktiverad för att användare ska kunna redigera fakturor i statusen Utkast .
Så här kommer du åt inställningen:
Ta bort fakturor som är slutbehandlade men obetalda. Utkast till fakturor kan tas bort utan denna inställning.
Innan användare kan ta bort slutbehandlade fakturor måste Super Admins aktivera möjligheten att ta bort obetalda fakturor. Radering av fakturor är permanent och kan inte ångras.
Observera: fakturanumren fortsätter att öka sekventiellt från den senast skapade fakturan (även om den eller någon annan faktura har raderats). Om fakturor raderas kan det därför uppstå ett permanent glapp i fakturanumreringen. Numreringen kan bara återställas om alla fakturor raderas (men betalda fakturor kan inte raderas). Du bör rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa att det fungerar med dina nuvarande system.
För att komma åt inställningen:
Ställ in en standard-e-postadress som fakturor ska skickas från. Standard-e-postadressen kan vara en team-e-postadress eller en personlig e-postadress. Om ingen standard-e-postadress anges skickas fakturan från den personliga e-postadress eller team-e-postadress som användaren väljer när han eller hon skickar fakturan.
Så här anger du en standard-e-postadress:
Du kan välja upp till fyra anpassade fakturaegenskaper som ska visas på fakturor till kunder. Användare med Super Admin-behörighet kan ändra dessa inställningar.
För att ange vilka anpassade egenskaper som ska vara synliga:
Nya fakturor som skapas efter att denna inställning har aktiverats kommer att visa dessa fält som standard. Om en egenskap inte innehåller något värde kommer den inte att visas på fakturan för kunden.
Observera: Om en anpassad egenskap tas bort kommer fältet att tas bort från utkast och framtida fakturor. Fakturor som har slutförts innan borttagningen kommer fortfarande att innehålla den anpassade egenskapen.
Fakturadokument har som standard titeln Invoice (faktura). För att välja en annan titel:
För att lägga till ett standardmeddelande som visas i kommentarsfältet på varje faktura:
Observera: standardkommentaren visas för alla nya fakturor som skapas efter att du har bekräftat denna inställning och uppdaterar inte befintliga fakturor, även om de för närvarande är utkast.
Som tillval kan du lägga till upp till tre skatte-ID:n i rubriken på varje faktura tillsammans med din företagsinformation. Om du lägger till ett skatte-ID på ditt konto uppdateras inte befintliga slutbehandlade eller utkastade fakturor, utan endast nyskapade fakturor framöver.
För att lägga till skatte-ID:
Som standard innehåller fakturor ett meddelande om att alla avgifter är i fakturans valuta och kan omfattas av moms. För fakturor i USD står det till exempel på engelska All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).
För att stänga av detta meddelande:
När du har konfigurerat HubSpot-fakturaverktyget lär du dig hur du gör det: