ทำความเข้าใจสัญญาใน HubSpot

ใช้ออบเจ็กต์สัญญาใน HubSpot เป็นแหล่งรวมความจริงสำหรับรายได้ที่มุ่งมั่น ด้วยการจัดการสัญญาใน HubSpot คุณสามารถบันทึกและจัดการข้อตกลงสัญญาที่มีอยู่บันทึกการชำระเงินด้วยตนเองหรือเรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อโดยอัตโนมัติทำการอัปเดตตลอดระยะเวลาของสัญญาต่ออายุสัญญาและรายงานรายได้อย่างถูกต้อง

คุณสามารถสร้างสัญญาได้โดยตรงจากบันทึกหรือหน้าดัชนีสัญญา (เบต้า) หรือสร้างโดยอัตโนมัติเมื่อผู้ซื้อยอมรับใบเสนอราคา:

• สัญญาที่สร้างขึ้นโดยตรง (เบต้า): สร้างหรือนำเข้าสัญญาเมื่อมีการสร้างข้อตกลงนอก HubSpot เมื่อสัญญาไม่ได้ขึ้นอยู่กับใบเสนอราคาที่ยอมรับจากผู้ซื้อหรือหากคุณใช้ระบบอื่นเพื่อจัดการ CPQ สร้างสัญญาใน HubSpot และใช้เป็นแหล่งที่มาของความจริงสำหรับการรายงานและระบบอัตโนมัติ

• สัญญาที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจากใบเสนอราคา: สร้างสัญญาจากใบเสนอราคาที่ยอมรับได้เมื่อผู้ซื้อจำเป็นต้องตรวจสอบและยอมรับใบเสนอราคาก่อนที่จะมีการสร้างสัญญา จัดการ CPQ และรายได้แบบครบวงจรใน HubSpot 

เรียนรู้วิธีใช้สัญญาสำหรับธุรกิจของคุณรวมถึง:

• วิธีใช้สัญญาร่วมกับออบเจ็กต์ HubSpot อื่นๆเช่นดีลใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้

• วิธีการจัดการการเปลี่ยนแปลงและการต่ออายุสัญญากลาง

• วิธีจัดการตามสัดส่วนเมื่อทำการเปลี่ยนแปลงสัญญา

สัญญาคืออะไร?

สัญญาเป็นแหล่งรวมความจริงสำหรับรายได้ที่มุ่งมั่นใน HubSpot โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์แบบครั้งเดียวและแบบต่อเนื่องตัวชี้วัดรายได้และการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ซึ่งแตกต่างจากข้อตกลงซึ่งติดตามโอกาสในการขายส่วนบุคคลสัญญาได้รับการออกแบบมาเพื่อสนับสนุนวงจรชีวิตข้อตกลงของลูกค้าทั้งหมดรวมถึงการแก้ไขและการต่ออายุ

ด้วยสัญญาทีมของคุณสามารถรายงานตัวชี้วัดรายได้ตั้งค่าการต่ออายุและการแก้ไขและปรับการดำเนินงานด้านรายได้ทั่วทั้งธุรกิจ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรายงานรายได้

สามารถสร้างสัญญาได้โดยตรงใน HubSpot หรือจากใบเสนอราคาที่ยอมรับ ใบเสนอราคาและสัญญาสามารถทำงานร่วมกันได้แต่ไม่จำเป็นต้องเสนอราคาสำหรับทุกสัญญา

การกำหนดค่าสัญญา

ใช้ตารางด้านล่างเพื่อระบุการกำหนดค่าสัญญาที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณและข้อกำหนดใน HubSpot

สัญญา HubSpot แทนที่สัญญาทางกฎหมายหรือไม่?

สัญญา HubSpot ไม่ได้แทนที่สัญญาทางกฎหมายเช่นข้อตกลงบริการหลัก (MSAS) หรือสัญญา PDF ที่ลงนามแล้ว หากคุณต้องการอ้างอิงสัญญาทางกฎหมายใน HubSpot คุณอาจสามารถสร้างคุณสมบัติสัญญาที่กำหนดเอง ด้วยประเภทฟิลด์ไฟล์หรือ URL และอัปโหลดเอกสารหรือเพิ่ม URL ได้ ก่อนที่จะจัดเก็บสัญญาทางกฎหมายใน HubSpot ให้ตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียดและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใน HubSpot

สัญญาถูกสร้างขึ้นอย่างไร?

คุณสามารถสร้างสัญญาได้โดยตรงใน HubSpot (เบต้า) หรือสร้างสัญญาจากใบเสนอราคาที่ได้รับการยอมรับ บันทึกสัญญาให้ภาพรวมของรายละเอียดสัญญาที่สำคัญเช่นข้อมูลการติดต่อและข้อมูลบริษัทรายได้ที่เกิดขึ้นและความสัมพันธ์กับบันทึกอื่นๆ

สร้างสัญญาโดยตรง (เบต้า)

หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบระดับสูงก็เลือกใช้บัญชีของคุณ ในเบต้าสร้างแก้ไขและต่ออายุสัญญา HubSpot ได้โดยตรง

ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถสร้างสัญญาจากข้อตกลงการติดต่อบริษัทหรือบันทึก Ticket หรือจากหน้าดัชนีสัญญา เมื่อสร้างสัญญาผู้ใช้สามารถเพิ่มรายละเอียดสัญญารายการบรรทัดข้อกำหนดและการเชื่อมโยงลงในบันทึกสัญญาได้โดยตรง

สร้างสัญญาจากใบเสนอราคาที่ได้รับการยอมรับ

หากเปิดใช้งานการสร้างสัญญาอัตโนมัติคุณสามารถสร้างสัญญาเมื่อผู้ซื้อยอมรับใบเสนอราคา สัญญาสะท้อนให้เห็นถึงข้อตกลงที่แสดงโดยใบเสนอราคาที่ได้รับการยอมรับ

การใช้สัญญากับ CPQ ที่เชื่อมต่อการเรียกเก็บเงินและเบต้าการชำระเงิน

หากคุณลงทะเบียนใน CPQ ที่เชื่อมต่อการเรียกเก็บเงินและเบต้าการชำระเงินคุณสามารถจัดการขั้นตอนการเสนอราคาต่อการชำระเงินใน HubSpot ตั้งแต่การยอมรับใบเสนอราคาไปจนถึงการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน ลงทะเบียนในรุ่นเบต้าหากคุณต้องการได้รับการยอมรับการเสนอราคาก่อนที่จะมีการสร้างสัญญา หากคุณไม่ต้องการการยอมรับใบเสนอราคาคุณสามารถสร้างสัญญาได้โดยตรง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการเบต้า CPQ, การเรียกเก็บเงินและการชำระเงินที่เชื่อมต่อ

วิธีใช้ดีลใบเสนอราคาสัญญาและใบแจ้งหนี้ร่วมกัน

คุณสามารถใช้ 

• ดีล: ใช้ดีลเพื่อติดตามโอกาสในการขายและปิดการขาย เมื่อใช้สัญญาขอแนะนำให้ตั้งค่าท่อที่แตกต่างกันสำหรับการซื้อขายประเภทต่างๆ ตัวอย่างเช่นท่อสำหรับธุรกิจใหม่ท่อสำหรับการขยายตัว (การเปลี่ยนแปลงสัญญากลาง) และท่อสำหรับการต่ออายุ เพื่อให้แน่ใจว่าการเคลื่อนไหวการขายที่แตกต่างกันของสัญญาสามารถบันทึกและรายงานเป็นรายบุคคลได้

• ใบเสนอราคา: เลือกสร้างใบเสนอราคาตามข้อตกลงและส่งให้ผู้ซื้อตรวจสอบ หากคุณลงทะเบียนใน CPQ ที่เชื่อมต่อการเรียกเก็บเงินและเบต้าการชำระเงินและการตั้งค่าเพื่อสร้างสัญญาโดยอัตโนมัติจะเปิดขึ้นเมื่อมีการยอมรับใบเสนอราคาสัญญาจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อสะท้อนถึงความมุ่งมั่นในรายได้ของใบเสนอราคา การซื้อขายการเสนอราคาและสัญญาสามารถมีได้ทั้งรายการแบบครั้งเดียวและรายการแบบเกิดซ้ำ 

• สัญญา: แหล่งรวมความจริงสำหรับรายได้ที่มุ่งมั่น ซึ่งรวมถึงผลิตภัณฑ์และบริการที่ลูกค้าชำระเงินและการเปลี่ยนแปลงใดๆที่เกิดขึ้นกับสัญญา สัญญาใช้เพื่อจัดการการเรียกเก็บเงินการสร้างใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินอย่างต่อเนื่อง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีต่างๆในการเรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อของคุณ

• ใบแจ้งหนี้: ออกใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน คุณสามารถเรียกเก็บเงินออนไลน์ใน HubSpot หรือทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้เป็นชำระเงินด้วยตนเองหากใช้วิธีชำระเงินอื่น

• การเปลี่ยนแปลงสัญญา: ทำการอัปเดตสัญญาในช่วงวงจรชีวิตของพวกเขา แก้ไขสัญญาโดยตรง (เบต้า) เพื่ออัปเดตข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อขั้นตอนการเรียกเก็บเงินวิธีการชำระเงินที่มีการเรียกเก็บเงินรายการสินค้าของสัญญาและการตั้งค่าการชำระเงิน หากต้องการใช้กระบวนการเสนอราคาและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงสัญญาที่มีอยู่ให้ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างใบเสนอราคาการเปลี่ยนแปลง

• ใบเสนอราคาต่ออายุ: สร้างใบเสนอราคาต่ออายุเป็นลูกค้าใกล้จะสิ้นสุดสัญญาปัจจุบันของพวกเขาเพื่อรับความมุ่งมั่นจากลูกค้าของคุณสำหรับระยะเวลาถัดไป เมื่อมีการยอมรับใบเสนอราคาต่ออายุสัญญาใหม่จะถูกสร้างขึ้นและเชื่อมโยงกับสัญญาก่อนหน้านี้โดยอัตโนมัติ

ฉันสามารถดูข้อมูลอะไรในบันทึกสัญญาได้บ้าง?

ใช้สัญญาเพื่อดูรายละเอียดต่อไปนี้:

• สถานะ: ดูสถานะปัจจุบันของสัญญา

• ข้อมูลทางการเงินและรายได้: ดูมูลค่าสัญญารวม (TCV) มูลค่าสัญญารายปีรายได้ที่เกิดซ้ำรายเดือน (MRR) และรายได้ที่เกิดซ้ำรายปี (ARR)

• รายละเอียดการเรียกเก็บเงิน: ทำความเข้าใจรายละเอียดการเรียกเก็บเงินรวมถึงรายชื่อผู้ติดต่อในการเรียกเก็บเงินจำนวนเงินที่เรียกเก็บประวัติการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินที่จะเกิดขึ้น

• วันที่ต่ออายุ: ดูวันครบกำหนดต่ออายุสัญญา

• การเชื่อมโยง: ดูบันทึกที่สัญญาเกี่ยวข้องรวมถึงรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทข้อตกลงใบแจ้งหนี้รายการสินค้าการชำระเงินใบเสนอราคาและการสมัครสมาชิก

ลูกค้าสามารถดูสัญญาของพวกเขาได้หรือไม่?

ลูกค้าของคุณไม่สามารถดูออบเจ็กต์สัญญา HubSpot ได้ ใบเสนอราคาจะถูกส่ง (หากคุณสร้างใบเสนอราคาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ) ใบแจ้งหนี้ใบเสร็จรับเงินและการแจ้งเตือนอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินสำหรับบันทึกการเรียกเก็บเงินของพวกเขา

สัญญาที่เขียวชอุ่มตลอดปีคืออะไร?

สัญญาเอเวอร์กรีนประกอบด้วยรายการที่เกิดซ้ำซึ่งตั้งค่าให้ต่ออายุโดยอัตโนมัติจนกว่าจะยกเลิก เนื่องจากไม่มีวันที่สิ้นสุดจึงไม่มีการคำนวณ TCV และ ACV MRR และ ARR ยังคงถูกคำนวณ

วิธีแก้ไขและอัพเดทสัญญา

คุณสามารถแก้ไขรายละเอียดสัญญารายการในบรรทัดข้อกำหนดและข้อมูลการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินได้จากบันทึกสัญญา (เบต้า) สำหรับสัญญาที่สร้างขึ้นโดยตรงจากใบเสนอราคาคุณสามารถสร้างใบเสนอราคาการเปลี่ยนแปลงได้ การเปลี่ยนแปลงราคาเสนอกระบวนการเสนอราคาและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงสัญญาที่มีอยู่และต้องเกี่ยวข้องกับข้อตกลง ขอแนะนำให้ตั้งค่าท่อส่ง (เช่นท่อส่งการขยายตัว) สำหรับข้อตกลงที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงการคาดการณ์และรายงานการขยายตัวและการหดตัวแยกกัน

โปรดทราบ: หากคุณลงทะเบียนใน CPQ ที่เชื่อมต่อการเรียกเก็บเงินและเบต้าการชำระเงินหากมีการใช้บันทึกเครดิตกับใบแจ้งหนี้ยอดใบแจ้งหนี้ที่ปรับแล้วจะไม่ปรากฏในสัญญา

วิธีจัดการการต่ออายุ

คุณสามารถต่ออายุสัญญาจากบันทึกสัญญา (เบต้า) หรือโดยการสร้างใบเสนอราคาต่ออายุ ใบเสนอราคาต่ออายุเสนอกระบวนการเสนอราคาและอนุมัติการต่ออายุและต้องเกี่ยวข้องกับข้อตกลง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการกระบวนการต่ออายุใน HubSpot ด้านล่าง

ดูข้อมูลสัญญาที่มีอยู่

ใช้บันทึกสัญญาเพื่อดูข้อมูลสัญญาที่มีอยู่รวมถึงประสิทธิภาพรายการในสายที่เกี่ยวข้องกำหนดการเรียกเก็บเงินข้อมูลการต่ออายุไทม์ไลน์ของกิจกรรมและประวัติ ใช้ข้อมูลนี้เพื่อเตรียมการสนทนาต่ออายุก่อนส่งใบเสนอราคาต่ออายุ

สร้างท่อการต่ออายุโดยเฉพาะ

ขอแนะนำให้สร้างท่อต่ออายุเฉพาะสำหรับข้อเสนอการต่ออายุและสร้างข้อเสนอใหม่สำหรับการเสนอราคาต่ออายุ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถรายงานรายได้ธุรกิจใหม่เทียบกับรายได้จากการต่ออายุและจัดการการต่ออายุแยกต่างหากจากดีลอื่นๆที่ใช้งานอยู่ได้

มีอะไรรวมอยู่ในการต่ออายุ

โดยค่าเริ่มต้นการต่ออายุใช้คำเดียวกับสัญญาที่มีอยู่ (เช่นหากสัญญาที่มีอยู่เป็นข้อตกลง 12 เดือนใบเสนอราคาต่ออายุจะได้รับการกำหนดค่าเป็นเวลา 12 เดือน) การต่ออายุรวมถึง:

• รายชื่อผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องกับสัญญาที่มีอยู่
• บริษัทที่เกี่ยวข้องกับสัญญาที่มีอยู่
• รายชื่อผู้ติดต่อในการเรียกเก็บเงินหากมีการเพิ่มลงในสัญญาที่มีอยู่
• รายการสินค้าของสัญญาที่มีอยู่ หากมีการอัปเดตสัญญาการต่ออายุจะรวมรายการเหล่านั้นด้วย ตัวอย่างเช่นหากลูกค้าเริ่มต้นด้วยใบอนุญาต 10 ใบและต่อมาเพิ่มอีก 10 ใบการต่ออายุจะรวมใบอนุญาต 20 ใบสำหรับใบเสนอราคาเต็มระยะเวลา
• ตรงกับเงื่อนไขการชำระเงินของสัญญาที่มีอยู่

ใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อต่ออายุอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้คุณสมบัติสัญญาเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ทำให้การดำเนินการใน HubSpot เป็นไปโดยอัตโนมัติในช่วงวันต่ออายุรวมถึงการแจ้งเตือนงานการสร้างข้อเสนอการต่ออายุและการกำหนดราคาต่ออายุ:

• สร้างเวิร์กโฟลว์รอบวันที่ต่ออายุเพื่อทำให้งานอื่นๆใน HubSpot เป็นอัตโนมัติ (เช่นการแจ้งเตือนงาน)

• สร้างข้อตกลงการต่ออายุก่อนวันต่ออายุสัญญาเพื่อจัดการการสื่อสารกับลูกค้าเกี่ยวกับการต่ออายุ (เช่นอีเมลการประชุมการโทร) 

• สร้างใบเสนอราคาก่อนวันต่ออายุ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างใบเสนอราคาต่ออายุจากเวิร์กโฟลว์

มีการคำนวณการปฏิบัติตามสัญญาอย่างไร?

หากเปิดการตั้งค่าตามสัดส่วนตามสัดส่วนจะปรับจำนวนเงินของรายการตามบรรทัดเมื่อการเปลี่ยนแปลงมีผลในช่วงระยะเวลาการเรียกเก็บเงินที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่นหากคุณเปลี่ยนปริมาณหรือราคาของรายการในช่วงระยะเวลาการเรียกเก็บเงินระยะเวลาจะถูกแบ่งออกเป็นส่วนๆ แต่ละส่วนจะถูกเรียกเก็บเงินตามจำนวนเดือนหรือวันที่ครอบคลุม

HubSpot ใช้แนวทางไฮบริดเพื่อคำนวณปริมาณตามสัดส่วน:

• แต่ละเดือนในช่วงเวลาการเรียกเก็บเงินมีน้ำหนักเท่ากัน: แต่ละเดือนในช่วงเวลาการเรียกเก็บเงินรายไตรมาสแสดงถึงหนึ่งในสามของทั้งหมดแม้ว่าเดือนจะมีจำนวนวันที่แตกต่างกันก็ตาม

• บางเดือนใช้จำนวนวันที่แน่นอนที่ครอบคลุม: หากช่วงเวลารวม 3 จาก 30 วันในหนึ่งเดือนเดือนนั้นจะมีส่วนแบ่ง 3/30 ของส่วนแบ่งรายเดือน

• มาตราส่วนตามสัดส่วนขั้นสุดท้าย: จำนวนเงินสมทบทั้งหมดของเดือนที่ได้รับการคุ้มครองหารด้วยจำนวนเดือนในรอบการเรียกเก็บเงินเต็มจำนวน

วิธีคำนวณเดือนที่เรียกเก็บเงิน

เพื่อวัตถุประสงค์ตามสัดส่วนเดือนจะขึ้นอยู่กับระยะเวลาการเรียกเก็บเงินไม่ใช่เดือนตามปฏิทิน โดยจะเริ่มต้นในวันที่เริ่มต้นรายการและสิ้นสุดวันก่อนวันเดียวกันในเดือนถัดไป

ตัวอย่างเช่นหากรายการสินค้าเริ่มต้นในวันที่ 15 มีนาคมเดือนที่เรียกเก็บเงินคือ:

• 15 มีนาคมถึง 14 เมษายน
• 15 เมษายนถึง 14 พฤษภาคม
• 15 พฤษภาคมถึง 14 มิถุนายน

สำหรับรายการสินค้ารายไตรมาสแต่ละเดือนจะมีการเรียกเก็บเงินเต็มจำนวนเท่าๆกัน (หนึ่งในสามของจำนวนเงินทั้งหมด) ไม่ว่าจะมี 28, 30 หรือ 31 วันก็ตาม มีการแบ่งสัดส่วนเฉพาะบางเดือนที่เหลือโดยใช้จำนวนวันที่แน่นอน

ตัวอย่างการสวดอ้อนวอน

รายการรายไตรมาสเริ่มต้นในวันที่ 15 มีนาคมที่ $ 3,000 ต่อไตรมาส ในวันที่ 18 เมษายนมันถูกแทนที่ด้วยรายการใหม่ที่ $ 4,500 ต่อไตรมาส

เดือนที่เรียกเก็บเงินสำหรับไตรมาสนี้คือ:

• 15 มีนาคม -14 เมษายน
• 15 เมษายน -14 พฤษภาคม
• 15 พฤษภาคม -14 มิถุนายน

เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในช่วงเดือนที่สองของการเรียกเก็บเงินช่วงเวลารายไตรมาสจะถูกแบ่งระหว่างสองรายการ มาตราส่วนสัดส่วนแสดงส่วนของไตรมาสที่กำหนดให้กับแต่ละรายการ

มาตราส่วนสัดส่วนรวมกันเป็นหนึ่งดังนั้นทั้งสองส่วนจึงครอบคลุมระยะเวลาการเรียกเก็บเงินรายไตรมาสเต็มรูปแบบ วิธีนี้ใช้การคำนวณรายวันที่แน่นอนสำหรับเดือนที่เรียกเก็บเงินบางส่วนในขณะที่ปฏิบัติต่อเดือนที่เรียกเก็บเงินเต็มจำนวนแต่ละเดือนอย่างเท่าเทียมกัน

หากปิดการตั้งค่าสัดส่วนการลงทุนการเปลี่ยนแปลงสัญญาระยะกลางจะเป็นไปตามรอบการเรียกเก็บเงินถัดไป

โปรดทราบ: หากการเปลี่ยนแปลงมีผลในช่วงระยะเวลาการเรียกเก็บเงินที่มีอยู่ใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายตามสัดส่วนและบันทึกเครดิตตามสัดส่วนจะถูกสร้างขึ้นสำหรับส่วนที่ยังไม่ได้ใช้ของระยะเวลาการให้บริการปัจจุบัน

ขั้นตอนต่อไป

• ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าสัญญาในบัญชี HubSpot ของคุณ

• เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างสัญญาโดยตรง (เบต้า) หรือจากราคาที่ยอมรับ

• เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและจัดการสัญญารวมถึงวิธีการยกเลิกสัญญาเชื่อมโยงสัญญากับบันทึกอื่นๆและสัญญาการส่งออก