上传和共享文件

使用文档工具，您可以为整个团队 建立一个内容库 ，上传文档并与联系人共享。该文档工具可帮助您了解哪些联系人参与了您分享的内容，以及何时跟进这些参与的潜在客户。

开始之前

在开始使用该功能之前，请务必充分了解应提前采取的步骤，以及该功能的限制和使用该功能的潜在后果。

了解要求

• 要生成文档说明，需要打开 AI 设置。
• 要上传、查看和共享账户中添加的五份以上文档，您必须满足以下条件之一：
  • 如果你是 销售 或 服务中枢 专业版 或 企业 版账户的用户，你必须有一个 指定的 销售或 服务席位。
  • 如果您是 Sales 或 Service Hub Starter 账户的用户，您必须有一个 指定的核心席位。

了解局限性和注意事项

• 由于文件是公开共享的，因此不应使用文件工具发送敏感或机密信息。
• 创建可共享链接后，文件将在互联网上公开发布。共享文档的 HubSpot 用户的名、姓和电子邮件地址将显示在共享文档的右上角。
• 共享文档时会自动应用跟踪功能，但在 电子邮件模板中添加文档链接时除外。在这种情况下，您必须选择 "查看文档需要电子邮件 "复选框来跟踪查看情况。 

上传文件

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 文档。
2. 在右上角单击 " 上传文件"。
3. 选择文件的 导入源 。了解 支持的文件格式。

文件上传后，将出现在您的文件控制面板中。

必要披露： 如果您使用 HubSpot 的文档工具，您使用该工具上传的文件将由 HubSpot 存储，并与您的 HubSpot 账户中的其他用户共享。

生成文件说明

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 文档。
2. 单击要创建说明的文档 名称 。
3. 在顶部单击 " 立即用 Breeze 添加 "。 breezeSingleStar.
4. 在对话框右下方，单击 breezeSingleStar 微风图标。生成描述后，根据需要编辑描述。

5. 单击 保存。

与联系人共享文档

通过可共享链接或电子邮件模板与联系人共享文档。分享文档时，HubSpot 会自动应用跟踪功能，因此当联系人查看文档时，分享链接的用户会收到通知。您还可以要求收件人在查看文件前输入电子邮件地址。

分享文档时，HubSpot 会将打开的第一个文档与该联系人的电子邮件地址关联起来。打开文档链接的其他联系人需要输入他们的电子邮件地址，除非他们之前查看过从您的账户共享的文档。关闭 " 查看文档需要电子邮件地址 "设置后，所有查看文档链接的联系人将无法被识别，除非他们之前曾输入电子邮件查看同一账户共享的其他文档。

创建可共享链接

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 文档。
2. 将鼠标悬停在文档名称上，单击 操作，然后选择 创建链接。或者，单击文档 名称 ，然后单击右上角的 创建链接 。
3. 在对话框中，在 " 发送给谁？ "字段中输入收件人的 电子邮件地址 。
4. 跟踪收件人查看文档的选项取决于 文档的数据隐私设置：
   
   • 如果 "打开数据隐私 "开关已 关闭，请切换 "需要电子邮件地址才能查看"。 文件 打开跟踪他们的意见。
   • 如果 打开 了 "打开数据隐私 "开关，收件人将需要输入电子邮件地址，并确认同意在查看文件前与我们联系。

5. 点击 创建链接。

6. 单击 " 复制 "复制文档链接，或单击 " 撰写电子邮件 "发送带有联系人记录中文档链接的电子邮件。

在电子邮件模板中添加文件

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 消息模板。
   
2. 单击模板名称 。或者， 创建一个新模板。 
3. 在模板编辑器底部，单击 " 插入 "下拉菜单，然后选择 " 文档"。
   • 单击 " 文件 "下拉菜单，选择要添加的文件。
   • 在 链接显示文本字段 中，输入要显示的文档链接 文本 。
   • 要跟踪谁查看了文档，请选择 " 查看文档需要电子邮件 "复选框。
   • 要在电子邮件正文中显示文件预览，请选择 包含链接预览 复选框。

4. 单击 插入。

了解在序列中注册联系人时，如何在电子邮件模板中 插入文档 。

管理您的文件

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 文档。
2. 在左上角，使用 搜索栏 按名称查找文件，或使用 "所有者 "下拉菜单按文件所有者进行过滤。 
3. 要将文档整理 到 文件夹中，请选择要移动的文档旁边的 复选框 ，然后单击表格顶部的 " 移动到文件夹 "。在对话框中选择 文件夹名称，然后单击 " 移动"。
4. 要更改文档的共享对象，以便只有某些用户可以查看和使用文档，请将鼠标悬停在文档上，然后单击操作，再选择 管理共享。了解有关与用户和团队 共享销售内容访问权限的 更多信息。

查看和编辑您的文件

编辑单个文件或查看文件的详细信息：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 文档。
2. 单击 文件名。
3. 要编辑文档标题，请单击 editn 铅笔图标。输入新 标题，然后单击 保存。
4. 要编辑文档说明，请单击说明右侧的 editn 描述右侧的 铅笔图标 。在对话框中编辑描述，然后单击 保存。
5. 在文档标题和描述下方，使用 打开数据隐私 开关来打开或关闭特定文档的隐私和同意选项。遵守 《通用数据保护条例》 （GDPR）和其他隐私法律需要在与联系人共享文档之前对文档进行一些修改：

请注意： 虽然 HubSpot 具有这些功能，但您的法律团队才是针对您的具体情况提供合规建议的最佳资源。

• • 如果 在账户中打开了数据隐私设置，则 默认情况 下会为每个文档打开 " 打开数据隐私 "开关，但也可以单独关闭。打开此设置后，您的联系人必须同意通信和数据处理。当您共享文档时，您的 隐私和同意设置 中的语言将会出现，并提示您是否同意您的一对一通信订阅类型。隐私和同意文本将以浏览者的浏览器语言显示，但如果 HubSpot 无法检测浏览器语言，则文本将以 账户设置中选择的语言显示。
  • 文档中的默认订阅类型是 一对一交流。这是 HubSpot 账户的内部订阅类型。此默认订阅类型可在 隐私和同意设置 中更新，并将适用于新创建的文档。

请注意： 如果您在打开数据隐私设置 之前 上传了文件，则需要手动打开隐私和同意选项的开关。

6. 在数据隐私设置下方，查看文档 创建的总链接数、访客数和浏览数等数据。
7. 在 " 访问者 "表中，查看浏览过您文档的联系人。将鼠标悬停在他们的名字上，然后单击 " 详细信息 "，即可查看他们与文档互动的具体信息。
8. 更换文件：
   • 单击右上角的 重新上传 。
   • 在 " 更新现有文档可能导致查看数据时出现差异"对话框中，单击确认。
   • 选择文件的 导入源 。文件格式必须为 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。如果您在重新上传之前已经发送了文档链接，该链接将更新以显示新内容。
9. 要预览、下载或删除文档，请单击 " 操作 "下拉菜单，然后选择 " 预览"、" 下载"或 " 删除"。
10. 您可以在账户设置中自定义销售文档的品牌。了解如何 编辑文档 上显示的 公司徽标、公司信息和默认颜色 。