Ladda upp och dela dokument

Med dokumentverktyget kan du bygga upp ett bibliotek med innehåll för hela ditt team som kan ladda upp och dela dokument med dina kontakter. Dokumentverktyget hjälper dig att förstå vilka kontakter som engagerar sig i det innehåll du delar och rätt tidpunkt för att följa upp med de engagerade framtidsutsikterna.

Innan du sätter igång

Innan du börjar arbeta med den här funktionen bör du se till att du är helt införstådd med vilka åtgärder som bör vidtas i förväg, samt funktionens begränsningar och eventuella konsekvenser av att använda den.

Förstå kraven

• Om du vill skapa dokumentbeskrivningar måste du aktivera AI-inställningar.
• Om du vill ladda upp, visa och dela fler än de fem första dokumenten som läggs till på ett konto måste du uppfylla något av följande kriterier:
  • Om du är en användare i ett Sales eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto måste du ha en tilldelad Sales eller Service-profil.
  • Om du är en användare i ett Sales eller Service Hub Starter-konto måste du ha en tilldelad grundprofil.

Förstå begränsningar och överväganden

• Eftersom dokument delas offentligt bör dokumentverktyget inte användas för att skicka känslig eller konfidentiell information.
• När du skapar en delningsbar länk blir dokumentet tillgängligt för allmänheten på internet. Förnamnet, efternamnet och e-postadressen till den HubSpot-användare som delar dokumentet visas i det övre högra hörnet av det delade dokumentet.
• Spårning tillämpas automatiskt när du delar ett dokument, utom när du lägger till en dokumentlänk i en mall för e-post. I så fall måste du markera kryssrutan Kräv e-post för att visa dokument för att spåra visningar. 

Ladda upp ett dokument

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Dokument.
2. Klicka på Ladda upp dokument längst upp till höger.
3. Välj källa för import av din fil. Läs mer om de filformat som stöds för dokument.

När dokumentet har laddats upp kommer det att visas i instrumentpanelen för dina dokument.

Nödvändigt utlämnande: om du använder HubSpots dokumentverktyg lagras filer som du laddar upp med hjälp av detta verktyg av HubSpot och delas med andra användare på ditt HubSpot-konto.

Skapa en dokumentbeskrivning

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Dokument.
2. Klicka på namnet på det dokument som du vill skapa en beskrivning för.
3. Klicka högst upp på Lägg till det nu med Breeze breezeSingleStar.
4. Längst ner till höger i dialogrutan klickar du på breezeSingleStar Breeze-ikonen. När beskrivningen har skapats kan du redigera den efter behov.

5. Klicka på Spara.

Dela ett dokument med kontakter

Dela dokument med kontakter via en delbar länk eller i en mall för e-post. HubSpot tillämpar automatiskt spårning när du delar ett dokument, så att den användare som delade länken får ett meddelande när en kontakt visar dokumentet. Du kan också kräva att mottagarna anger sin e-postadress innan de kan visa dokumentet.

När du delar ett dokument associerar HubSpot det första dokumentet som öppnas med e-postadressen för den kontakten. Ytterligare kontakter som öppnar dokumentlänken måste ange sin e-postadress om de inte tidigare har tittat på ett dokument som delats från ditt konto. När inställningen Kräv e-postadress för att visa dokument är avstängd kommer alla kontakter som visar dokumentlänken inte att identifieras om de inte tidigare har angett sin e-postadress för att visa ett annat dokument som delas från samma konto.

Skapa en delbar länk

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Dokument.
2. Håll muspekaren över dokumentnamnet och klicka på Åtgärder och välj sedan Skapa länk. Eller klicka på namnet på dokumentet och klicka sedan på Skapa länk uppe till höger.
3. I dialogrutan anger du mottagarens e-postadress i fältet Vem skickar du det här till?
4. Alternativen för spårning av mottagarens visningar av dokumentet beror på dokumentets inställning för datasekretess:
   
   • Om reglaget Slå på datasekretess är avstängt, slå på Kräv e-postadress för att visa dokument slå på för att följa deras åsikter.
   • Om reglaget Turn on data privacy är påslaget måste mottagaren ange sin e-postadress och bekräfta att han eller hon samtycker till att bli kontaktad innan dokumentet kan visas.

5. Klicka på länken Skapa.

6. Klicka på Kopiera för att kopiera dokumentlänken eller klicka på Kompositera e-post för att skicka ett e-postmeddelande med dokumentlänken från kontaktregistret.

Lägga till ett dokument i en mall för e-post

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Meddelandemallar.
   
2. Klicka på namnet på en mall. Eller så kan du skapa en ny mall. 
3. Klicka på rullgardinsmenyn Infoga längst ned i redigeraren för mallar och välj sedan Dokument.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Dokument och välj ett dokument som du vill lägga till.
   • I fältet Text för länkvisning anger du den text som ska visas för dokumentlänken.
   • Om du vill spåra vem som visar dokumentet markerar du kryssrutan Kräv e-post för att visa dokumentet.
   • Om du vill visa en förhandsgranskning av dokumentet i e-posttexten markerar du kryssrutan Inkludera förhandsgranskning av länk .

4. Klicka på Infoga.

Lär dig hur du infogar ett dokument i en e-postmall när du registrerar dina kontakter i en sekvens.

Hantera dina dokument

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Dokument.
2. Använd sökfältet uppe till vänster för att hitta ett dokument efter namn, eller filtrera efter dokumentets ägare med hjälp av rullgardinsmenyn Ägare . 
3. Om du vill organisera dokumenten i en mapp markerar du kryssrutorna bredvid de dokument som ska flyttas och klickar sedan på Flytta till mapp längst upp i tabellen. Markera mappnamnet i dialogrutan och klicka sedan på Flytta.
4. Om du vill ändra vem dokumentet delas med så att endast vissa användare kan visa och använda dokumentet håller du muspekaren över dokumentet och klickar på Åtgärder och väljer sedan Hantera delning. Läs mer om hur du delar åtkomst till innehåll för försäljning med dina användare och team.

Visa och redigera dina dokument

Om du vill redigera ett enskilt dokument eller visa detaljer om ett dokument:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Dokument.
2. Klicka på dokumentnamnet.
3. Om du vill redigera dokumenttiteln klickar du på editn pennikonen. Ange en ny titel och klicka sedan på Spara.
4. Om du vill redigera dokumentbeskrivningen klickar du på editn på pennikonen till höger om beskrivningen. I dialogrutan redigerar du beskrivningen och klickar sedan på Spara.
5. Under dokumentets titel och beskrivning kan du använda reglaget Slå på datasekretess för att aktivera eller inaktivera dina sekretess- och samtyckesalternativ för ett visst dokument. Att följa Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och andra sekretesslagar innebär vissa ändringar av dina dokument innan du delar dem med dina kontakter:

Observera: även om dessa funktioner finns i HubSpot, är ditt juridiska team den bästa resursen för att ge dig råd om efterlevnad för din specifika situation.

• • Om du har aktiverat dataskyddsinställningarna på ditt konto aktiveras alternativet Aktivera dataskydd som standard för varje dokument, men det kan stängas av på individuell basis. När den här inställningen är aktiverad måste dina kontakter ge sitt samtycke till kommunikation och personuppgiftsbehandling. När du delar ett dokument visas språket från dina inställningar för sekretess och samtycke och inkluderar en prompt för samtycke till din Prenumerationstyp för en-till-en-kommunikation. Texten om integritet och samtycke kommer att visas på tittarens webbläsarspråk, men om HubSpot inte kan identifiera webbläsarspråket kommer texten att visas på det språk som valts i inställningarna för ditt konto.
  • Den förvalda Prenumerationstypen i dokument är en-till-en-kommunikation. Detta är en intern Prenumerationstyp i ditt HubSpot konto. Denna förvalda Prenumerationstyp kan uppdateras i dina sekretess- och samtyckesinställningar och kommer att gälla för nyskapade dokument.

Observera: Om du laddade upp dokument innan du aktiverade dataskyddsinställningarna måste du manuellt aktivera alternativet för sekretess och samtycke genom att slå på strömbrytaren.

6. Under inställningen för datasekretess, granskning av data för dokumentets totala antal skapade länkar, besökare och visningar.
7. I tabellen Besökare visas de kontakter som har tittat på ditt dokument. Håll muspekaren över deras namn och klicka på Detaljer för att visa specifik information om deras interaktion med dokumentet.
8. För att ersätta dokumentet:
   • Klicka på Ladda upp på nytt uppe till höger.
   • Klicka på Bekräfta i dialogrutan Uppdatering av det befintliga dokumentet kan orsaka avvikelser vid visning av data.
   • Välj källa för import av din fil. Ditt filformat måste vara .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx. Om du tidigare har skickat en länk till dokumentet innan det laddades upp på nytt, uppdateras länken så att det nya innehållet visas.
9. Om du vill förhandsgranska, ladda ner eller ta bort dokumentet klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer sedan Förhandsgranska, Ladda ner eller Ta bort.
10. Du kan anpassa varumärkesprofileringen för ditt försäljningsdokument i inställningarna för ditt konto. Lär dig hur du redigerar företagets logotyp, företagsinformation och standardfärger som visas i ditt dokument.