管理报价

创建并发送报价后，了解如何在您的账户中管理和跟踪这些报价。 

有两种方式可以查看和管理报价：

• 报价索引页： 可查看并管理所有报价的索引页面。 
• 从交易索引页的看板视图或销售工作区：包含报价信息的交易看板视图。

查看和管理报价

在报价单索引页面上，您可以管理处于“草稿”状态或已发布的报价单，无论它们是否已电子签名、是否正在等待付款，还是其他状态。

浏览报价列表页面

报价列表页面会显示所有报价及其状态。在此页面上，您可以按不同表格视图查看报价、添加自定义视图、管理草稿和已发布报价，并导航至其他报价工具，包括主题编辑器、模板构建器、报价报告、已发布报价分析以及恢复记录页面。

• 使用索引页面顶部的选项卡查看所有报价、即将到期的报价、待接受的报价或待批准的报价。在右上角，点击“添加视图”以 添加自定义视图。
  
  
  
• 要根据特定的报价属性筛选索引页面 ：
  • 点击表格上方的“高级筛选”。
  • 在右侧面板中，点击“+ 添加筛选条件”。搜索并选择您要用于筛选的属性，然后设置筛选条件。若要在筛选组中添加另一个筛选条件，请在“和”下方点击“+ 添加筛选条件”。
  • 若要添加新的筛选组，请在“或”下方点击“+ 添加筛选组”。
  • 设置完筛选条件后，点击面板右上角的“X” 。了解更多关于设置筛选条件和保存视图的信息。

• 了解如何管理单个草稿和已发布的报价。
• 要访问其他引用工具，请在右上角点击“操作”，然后选择一个选项：
  • 自定义报价样式（外部链接）： 自定义报价的外观和风格，包括字体、颜色、布局和样式。
  • 自定义报价模板externalLink： 创建和编辑报价模板，供卖家使用，以加快报价生成速度，并帮助买家标准化报价。
  • 转到报价报告externalLink：进入 商务分析套件。
  • 分析已发布的报价externalLink： 分析您已发布的报价。
  • 编辑属性：查看默认报价属性，并添加或编辑用于报价的自定义属性。
    

• • 下载已发布的报价：下载所有已发布的报价。下载链接将通过电子邮件发送给您。
    
    
    
• 了解如何导出报价记录。

报价状态

报价可能具有不同的状态：

• 草稿：正在起草且尚未发布的报价。
• 已发布： 已发布的报价，但未启用电子签名或在线支付功能。
• 已接受：已完成所有必要步骤（例如审批、接受方式、付款）的报价。
• 待签名：正在等待签署人或副署人 电子签名的报价。
• 已签署： 已签署的报价。
• 等待付款：已开启在线支付功能且正在等待付款的报价。
• 付款处理中： 买方已付款 ，正在处理中。
• 已过期：报价已过期。

自定义报价预览面板

预览报价时，会显示一个侧边栏，其中包含展示报价信息、关联项、附件以及来自 HubSpot 工具的数据的卡片。您可以通过选择要包含的信息以及卡片的排列顺序，自定义报价的预览侧边栏。这确保您能一目了然地查看最相关的内容。如果您的账户已配置团队，您还可以为每个团队创建独特的预览侧边栏。

要自定义报价预览面板：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 将鼠标悬停在报价上，然后点击“预览”。
3. 在卡片上，点击设置图标。
   
   
   
4. 在右侧面板中，更新卡片详情、权限和属性，然后点击“保存”。
5. 若要编辑其他卡片：
   
   • 在您要编辑的卡片上点击“编辑”。
     
     
     
   • 在右侧面板中，更新卡片详情、权限和属性，然后点击“保存”。
   • 要克隆卡片，请点击省略号（三个横向点）图标，然后点击“克隆 卡片”。
     
     
     
6. 要添加卡片，请将鼠标悬停在卡片之间的空白处，然后点击“添加卡片”。 
   
   
   
7. 在右侧面板中：
   • 在“创建卡片”选项卡中，点击“创建卡片”以添加卡片。更新卡片详情、权限和属性，然后点击“保存”。
   • 点击“卡片库”选项卡，查看可添加的其他卡片。点击“+ 添加卡片”以添加卡片。
8. 要删除卡片，请点击省略号（三个横向点）图标，然后点击“删除卡片”。
   
   
   
9. 完成后，点击右上角的“保存并退出”。

管理报价草稿

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 将鼠标悬停在草稿报价上，然后点击“预览”按钮。
3. 在右上角点击“操作”，然后选择一个选项：
   • 查看报价：查看并编辑报价。
   • 活动：查看 报价单的活动记录。 

• • 克隆：克隆现有报价。克隆后的报价包含原始报价的记录关联以及明细行的属性值，包括价格、条款和折扣。
  • 作废：作废报价。该报价将保留在您的账户中，但无法编辑。您仍可查看该报价，并在报告、工作流及关联记录中访问它。
  • 删除：从您的账户中删除报价。

请注意：草稿 报价可以 加入工作流。

管理已发布的报价

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 将鼠标悬停在报价上，然后点击“预览”按钮。
3. 在右上角点击“操作”，然后选择一个选项：

• • 查看报价： 在 HubSpot 中查看 该报价。

• • 活动：查看 报价单的活动记录。 
  • 复制审批链接：复制用于审批报价的链接（仅适用于需审批的报价）。

• • 复制链接：复制 报价的 URL 链接。
  • 通过电子邮件发送：打开 “发送报价”对话框，通过电子邮件发送该报价。
  • 下载：下载 报价单的 PDF 文件。
  • 副署：当报价单需要副署时，选择此选项以打开报价单并进行副署。
  • 标记为已签：当报价单需要书面签名时，您可以手动将报价单标记为已签。
  • 转换为发票/订阅：将报价单转换为发票或订阅。
    • 对于包含非周期性明细行的报价单，将显示“转换为发票”选项。
    • 对于包含周期性明细行的报价单，将显示“转换为订阅”选项。
  • 克隆：克隆 现有报价单。克隆后的报价单包含原始报价单的记录关联以及行项目的属性值，包括价格、条款和折扣。
  • 召回并编辑： 对已发布的报价单进行 编辑。编辑完成后，联系人查看该报价单时将显示更新后的内容。报价单在获得批准前也可被召回。

请注意：已由所有各方电子签名或已付款的报价单无法撤回、编辑或删除。如果报价单有多个电子签名，且并非所有各方都已签署，则可以撤回、编辑或删除该报价单。

• • 归档：将报价标记为已归档，以取消发布并将其从默认索引页视图中隐藏。您可以通过在索引页按归档状态筛选来查看已归档的报价。买家无法访问已归档的报价。归档操作无法撤销。了解有关归档报价的更多信息。
  • 作废：作废报价。该报价将保留在您的账户中，但无法编辑，且其公开链接将被停用。您仍可查看该报价，并在报告、工作流及关联记录中访问它。
  • 删除：删除 报价，将其永久移除出您的账户，并阻止买家访问该报价。了解有关删除报价的更多信息。删除操作无法撤销。

管理已过期的报价

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 将鼠标悬停在引文上，然后点击“预览”按钮。
3. 在右上角点击“操作”，然后选择一个选项：
   • 详情：查看报价详情。在“详情”页面右上角，点击“查看报价外部链接”以查看已过期的报价。
   • 下载：下载报价单的 PDF 文件。
   • 克隆：克隆 已过期的报价。克隆后的报价包含原始报价的记录关联以及明细行的属性值，包括价格、条款和折扣。

手动更新交易的主报价

交易的主报价可以手动更新。如果当前主报价：

• 处于“已发布”状态时，主报价只能更新为另一份已发布的报价。若要将已接受的报价设为主报价，请创建一份新报价并将其关联到该交易。

• 处于“已接受 ”状态时，主报价只能更新为另一份已接受的报价。 

要手动更新交易的主报价：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 交易。

2. 点击交易名称。
3. 在右侧边栏的“报价”卡片中，将鼠标悬停在您想设为主报价的报价上，点击省略号（三个点）图标，然后选择“设为主报价”。 
   
   
   
4. 在弹出的对话框中点击“设为主要报价”以确认。如果“报价”卡片未默认显示在交易记录中，您可以 手动添加。
5. 交易金额和明细行将更新，以反映相关的主报价。

分析报价

查看已发布报价活动的摘要，包括到期日期、报价流程概览、已发布报价信息以及建议的后续跟进。

您可以使用报价报告功能获取更详细的报价分析，或创建自定义报价报告。

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 在右上角，点击“操作”，然后选择“分析已发布的报价”。
3. 若要根据报价的到期日期筛选显示的报价，请在“您的已发布报价”界面的右上角，点击时间范围下拉菜单并选择您希望查看的时间段。
   
   
   
4. 活动数量低于报价设置中设定的活动阈值的报价将显示为黑色。活动数量高于活动阈值的报价将以绿色高亮显示。将鼠标悬停在任何报价气泡上，即可查看报价名称、到期日期和活动数量。选中 “显示较早的已过期报价”复选框，即可查看过去的已过期报价。
   
   
   
5. 在“销售管道概览”下，您可以查看高活跃度报价和即将过期的报价的价值，以及您的报价接受率百分比。
6. 在“近期报价活动”下，查看报价的近期活动记录，包括报价名称、最后活动日期、报价金额和到期日期。
7. 在“推荐跟进”下，根据报价的活跃度及到期日期查看针对报价的推荐跟进操作（例如：长期无活动的报价，或即将到期的报价）。点击“发送跟进”可打开“发送报价”对话框。

在交易视图中查看报价

您可以在交易索引页面、交易索引页面的看板视图或销售工作区中查看报价。

要在交易索引页面查看报价：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 交易。
2. 如果“DealdataSyncRight Quote”列未添加到索引页面：
   • 在右上角，点击“编辑列”。
   • 选中“DealdataSyncRight Quote”复选框，然后点击“应用”。
3. 在“交易”数据SyncRight “报价”列中查看报价。
   
   
   
4. 报价可能具有以下任一状态，并配有相应的颜色标记：
   
   • 未关联报价：灰色。
   • 草稿：灰色。
   • 已发布：黄色。
   • 待签名：黄色。
   • 已发布 - 已发送：黄色。
   • 已发送 - 待签名：黄色。
   • 待审批：黄色。
   • 要求修改：红色。
   • 已发布 - 已查看：黄色。
   • 已查看 - 待签名：黄色。
   • 待副署：黄色。
   • 已接受：绿色。

从交易或销售工作区看板视图访问报价：

1. 从交易索引页面或销售工作区访问看板视图：
   • 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 交易。 在左上角，点击网格 看板图标。
   • 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 销售工作区。
     • 请确保您已加入“销售工作区”中的“交易看板”测试版。如果您是超级管理员，请了解如何将您的账户加入测试版。
     • 在顶部，点击“交易”选项卡。
2. 报价显示在交易卡片底部。
3. 报价可能处于以下任一状态，并配有相应的颜色标记：
   
   • 未关联报价：灰色。
   • 草稿：灰色。
   • 已发布：黄色。
   • 待签名：黄色。
   • 已发布 - 已发送：黄色。
   • 已发送 - 待签名：黄色。
   • 待审批：黄色。
   • 要求修改：红色。
   • 已发布 - 已查看：黄色。
   • 已查看 - 待签名：黄色。
   • 待副署：黄色。
   • 已接受：绿色。
     
     
     

归档和删除报价

随着报价的创建，您可能希望清理主页、移除未使用的报价，或防止买家看到这些报价。为此，您可以归档或删除报价。 

报价一旦被删除或归档，将无法恢复。 

• 归档报价：归档报价将把报价状态设为“已归档”，将其从您的默认首页视图中移除，并阻止买家访问该报价。您仍可在账户中查看、下载、克隆和删除该报价。
  • 已付款、正在处理付款或部分签署的报价无法归档。

• • 您可以在报价索引页面的表格顶部使用“状态”筛选器查看已归档的报价。 
    
    
    

• 删除报价：删除报价将使其从您的 HubSpot 账户中永久移除。用户将无法在 HubSpot 中查看该报价，买家也将无法访问该报价。已付款的报价无法删除。

归档或删除报价：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 将鼠标悬停在报价上，然后点击“预览”按钮。
3. 在右上角点击“操作”，然后选择“归档”或“删除”。

将报价关联到自定义对象

将报价关联到自定义对象，可在使用自定义对象与 HubSpot 标准对象时，为您的数据模型提供更丰富的上下文信息。了解有关产品和服务目录中关联限制的更多信息。

1. 创建自定义对象。
2. 在 HubSpot 帐户中，导航到数据管理 > 数据模型。
3. 在右上角，点击“编辑数据模型”。
4. 在自定义对象卡片上，点击“查看全部”。
   
   
   
5. 在自定义对象卡片旁边，点击“+”。
   
   
   
6. 点击“选择要关联到 [自定义对象名称] 的对象”下拉菜单，并选择“报价”。
7. 点击“创建”。
8. 要将报价添加到自定义对象：
   • 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings “设置”图标。
   • 在左侧边栏菜单中，导航至“对象”>[自定义对象]。
   • 点击自定义对象记录的名称。
   • 在右侧边栏中，导航至“报价”卡片。如果“报价”卡片默认未显示在您的记录中，您可以 手动将该卡片 到您的 HubSpot 记录中。
   • 点击“+添加”将现有报价与自定义对象关联。
   • 在右侧面板中，勾选要关联的报价旁边的复选框，然后点击“保存”。
9. 要查看自定义对象中关联报价的更多详细信息：
   • 在您的 HubSpot 账户中，导航至 CRM > [自定义对象]。
   • 点击自定义对象记录的名称。
   • 在右侧边栏中，导航至“报价”卡片。如果“报价”卡片默认未显示在您的记录中，您可以 手动将该卡片 到您的 HubSpot 记录中。
   • 将鼠标悬停在报价上。
     • 点击“外部链接”图标，在新的浏览器标签页中打开报价。
     • 点击复制图标以复制报价链接。
     • 点击预览图标，在 右侧面板中查看报价详情。
     • 点击省略号（三个点）图标，然后选择一个选项来管理报价。点击“删除关联”以移除报价与自定义对象之间的关联。了解有关管理草稿报价 和管理已发布报价的更多信息。

跟踪报价活动

当报价被分享时，HubSpot 会跟踪来自买家和内部的关键活动。这为您提供了关于买家如何与您的报价互动以及针对这些报价采取的内部行动的最新洞察。

买家活动

以下被追踪的操作将作为报价单上的活动记录：

• 报价已发送：该报价已与买家共享。
• 报价已查看：买家已打开该报价。
• 报价单已下载：买家已下载 PDF 文件。
• 报价单已打印：买家已打印该文档。
• 买家已签署报价单：买家已对报价单进行电子签名。
• 报价单已手动签名：该报价单已被标记为已签名。
• 报价单已接受：该 报价单已完成所有必要步骤，并已被买家接受（例如：内部审批、接受方式（如电子签名）、付款）。

销售人员活动

报价单上会跟踪以下销售人员事件：

• 报价已发布：报价已发布。
• 其他用户请求报价审批：另一位 HubSpot 用户已请求审批。
• 报价审批被拒绝/要求修改：报价 已被拒绝，或在审批阶段被要求修改。
• 报价已获批准：该报价已获批准。
• 报价被撤回：该报价已被撤回。
• 报价已副署：该报价已由副署人签字。
• 报价已过期： 该报价已过期。

查看活动

要在报价索引页面查看报价的活动：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 请参考表格中的以下列来了解活动情况：
   • 最后活动日期： 报价单上的最后一次活动日期 。
   • 报价活动计数：该报价的总活动次数。
   • 自上次沟通以来的报价活动次数：自上次向该报价的联系人发送消息以来发生的活动次数。
   • 报价单浏览次数：该报价单的浏览次数。

查看单个报价的动态：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 将鼠标悬停在报价上，然后点击“预览”按钮。
3. 在右侧边栏的“报价活动”卡片中查看活动。
   
   
   

查看单个报价的完整活动时间线：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 将鼠标悬停在某条报价上，然后点击“预览”按钮。
3. 在右上角，点击“操作”，然后选择“活动”。
4. 完整的活动时间轴将显示出来。
   
   
   

生成报价报告

您可以使用商务分析套件生成报价报告，或通过报价对象创建单对象报告。

导出报价

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 在表格顶部，点击“导出”。
3. 在对话框中：
   • 在“导出名称”文本框中输入导出名称。
   • 点击“文件格式”下拉菜单，并选择一种格式。
   • 点击“列标题语言”下拉菜单，并选择一种语言。
   • 点击“自定义”以进一步自定义导出设置：
     • 在“导出中包含的属性”下，选择要包含在导出中的属性选项。
     • 在“导出中包含的关联”下，选中“包含关联记录名称”复选框以包含关联记录名称（例如交易或发票）。
     • 在“导出中包含的关联”下，选择是包含最多 1,000条关联记录，还是包含所有关联记录。
   • 点击“导出”。了解有关导出记录的更多信息。

在其他 HubSpot 工具中使用报价数据

在其他工具（如工作流和受众分段）中使用报价属性，以在整个 HubSpot 平台中实现报价数据的自动化处理和组织。

自动向报价尚未被接受但即将过期的买家发送电子邮件

创建一个包含尚未被接受且临近到期日报价的受众群体。在工作流中使用该受众群体，自动向买家发送电子邮件。

1. 创建一个受众群体，并在创建时选择“报价”对象。
2. 添加以下筛选条件：
   • 已接受 日期未知。
   • 报价状态为“已发布”。
   • 有效期距今不足七天。
     
     
     
3. 在工作流中使用该受众群体 ，自动发送电子邮件，提醒客户接受报价。

待签的高价值报价

创建一个受众群体，为报价负责人设置跟进任务，以便在高价值报价陷入停滞时进行跟进。

1. 创建受众群体，并在创建时选择“报价”对象。
2. 添加以下筛选条件：
   • 报价金额大于或等于 [金额]（例如，10,000）。
   • 报价状态为“已发布”。
   • 接受日期未知。
   • 创建日期距今超过七天。
     
     
     
3. 在工作流中使用该受众群体 ，当报价被添加到活跃的受众群体中时 ，自动 为报价负责人 创建 任务 。

重新联系报价已过期的买家

创建一个受众群体，针对报价已过期的买家重新建立联系。

1. 创建受众群体，并在创建时选择“报价”对象。
2. 添加以下筛选条件：
   • 报价状态为“已过期”。
   • 接受日期未知。
   • 到期日期在最近 30 天内。
     
     
     
3. 在工作流中使用该受众群体 ， 为报价负责人 自动创建 任务。可选：当报价被添加到活跃受众群体时，向买家发送自动电子邮件。

下一步

• 管理报价审批。
• 使用品牌标识和模板自定义报价。