了解 HubSpot 中的合約

將 HubSpot 中的「合約」物件用作已確認營收的集中式權威資料來源。透過在 HubSpot 中管理合約，您可以記錄並管理現有合約協議、手動記錄付款或自動向買家開立帳單、在合約期間進行更新、續約，並準確彙報營收。

您可以直接從記錄或「合約」索引頁面（BETA）建立合約，或在買家接受報價時自動建立合約：

• 直接建立的合約（BETA）：當協議是在 HubSpot 外部建立時、合約不依賴買方已接受的報價，或您使用其他系統管理 CPQ 時，可建立或匯入合約。在 HubSpot 中建立合約，並將其作為報表與自動化的權威資料來源。

• 由報價單自動建立的合約： 當買方需先審閱並接受報價單後才建立合約時，可從已接受的報價單建立合約。管理 CPQ 及 端到端營收 。 

瞭解如何將合約應用於您的業務，內容包括：

• 如何將合約與其他 HubSpot 物件（例如商機、報價單和發票）結合使用。

• 如何管理合約期間的變更與續約。

• 在進行合約變更時，如何處理比例攤算。

何謂合約？

在 HubSpot 中，合約是已確認營收的集中式權威資料來源，詳細記載一次性與定期 產品、營收指標以及隨時間變化的記錄。與用於追蹤個別銷售機會的「交易」不同，合約旨在支援整個客戶協議的生命週期，包括修訂與續約。

透過合約，您的團隊可以彙整營收指標報告、設定續約與修訂事項，並協調整個企業的營收營運。進一步了解營收報告。

合約可直接在 HubSpot 中建立，或由已接受的報價單轉為合約。報價單與合約可相互配合使用，但並非每份合約都必須有對應的報價單。

合約設定

請參閱下表，以確定符合您需求的合約配置，以及 HubSpot 中的相關要求。

HubSpot 合約會取代法律合約嗎？

HubSpot 合約並不能取代法律合約，例如主服務協議 (MSA) 或已簽署的 PDF 合約。若您需要在 HubSpot 中參照法律合約，可建立自訂合約屬性，並選擇「檔案」或「網址」欄位類型，進而上傳文件或新增其網址。在將法律合約儲存至 HubSpot 之前，請仔細審閱文件，並進一步了解在 HubSpot 中儲存敏感資料的相關資訊。

如何建立合約？

您可以在 HubSpot 中直接建立合約（BETA），或從已接受的報價單建立合約。合約記錄會提供關鍵合約詳情的概覽，例如聯絡人與公司資訊、承諾營收，以及與其他記錄的關聯。

直接建立合約（BETA）

若您是 超級管理員，您可以將您的帳戶加入 「直接建立、編輯及續約 HubSpot 合約」 測試版。

授權使用者可從交易、聯絡人、公司或服務單記錄，或從合約索引頁面建立合約。建立合約時，使用者可直接在合約記錄中新增合約詳情、明細項目、條款及關聯關係。

從已接受的報價單建立合約

若已啟用自動建立合約功能，當買方接受報價時，您即可建立合約。該合約將反映已接受報價所代表的協議內容。

搭配「連線式 CPQ」、「計費」及「付款」測試版使用合約

若您已註冊 「Connected CPQ」、「計費」及「付款」測試版，您便可在 HubSpot 中管理從報價接受、開立發票到收款的整個報價至付款流程。若您希望在建立合約前先取得報價接受確認，請註冊此測試版。若您無需報價接受確認，則可直接建立合約。進一步了解「連線式 CPQ、計費與付款」測試版的運作流程。

如何整合使用交易、報價、合約與發票

您可以使用 

• 交易：使用 交易 來追蹤銷售機會並完成成交。使用合約時，建議針對不同類型的交易設定不同的銷售管道。例如：新業務管道、業務擴展（合約期間變更）管道，以及續約管道。這能確保合約的不同銷售階段可分別記錄並進行報表分析。

• 報價單：可選擇根據商機建立報價單，並發送給買方審閱。若您已註冊「Connected CPQ、計費與付款」測試版，且已啟用自動建立合約的設定，當報價單被接受時，系統會自動建立合約以反映該報價單的營收承諾。商機、報價單和合約均可包含一次性及定期的明細項目。 

• 合約：已確認營收的集中式權威資料來源。其中包含客戶所支付的產品與服務，以及對合約所做的任何變更。合約用於管理持續性計費、發票開立及款項收款。進一步了解向買家計費的各種方式。

• 發票：開立 發票以供付款。您可以在 HubSpot 中線上收款，或若使用其他付款方式，則手動將發票標記為已付款。

• 合約變更： 在合約生命週期中進行 更新。直接編輯合約（BETA）以更新賣方與買方資訊、收款流程、扣款方式、合約明細項目及結帳設定。若您希望採用基於報價單的流程來提出並核准現有合約的變更，請進一步了解如何建立變更報價單。

• 續約報價：當客戶的現行合約即將到期時，請建立續約報價，以取得客戶對下一期合約的承諾。當續約報價被接受後，系統將建立一份新合約，並自動與前一份合約建立關聯。

我在合約記錄中可以查看哪些資訊？

透過合約可查看以下詳細資訊：

• 狀態：查看合約的當前狀態。

• 財務與營收資訊：查看總合約價值 (TCV)、年度合約價值、每月經常性收入 (MRR) 及年度經常性收入 (ARR)。

• 帳單明細：了解帳單明細，包括帳單聯絡人、計費金額、帳單歷史紀錄及即將到期的付款。

• 續約日期：查看 合約的續約截止日期。

• 關聯項目：檢視該合約所關聯的記錄，包括聯絡人、公司、交易、發票、明細項目、付款、報價單及訂閱。

客戶能否查看自己的合約？

您的客戶無法查看 HubSpot 合約物件。系統會根據其帳單紀錄，向他們發送報價單（若您在流程中創建了報價單）、發票、收據及其他與帳單相關的通知。

何謂「自動續約合約」？

自動續約合約包含設定為自動續約直至取消的週期性明細項目。由於此類合約沒有到期日，因此不會計算 TCV 和 ACV，但仍會計算 MRR 和 ARR。

如何編輯和更新合約

您可以從合約記錄（BETA）中編輯合約詳情、明細項目、條款，以及計費與付款資訊。對於直接從報價單建立的合約，您可以建立變更報價單。 變更報價提供基於報價的流程，用於提議並批准現有合約的變更，且必須與一筆交易相關聯。建議針對與變更相關的交易建立銷售管道（例如：擴展管道），以便分別預測和報告業務的擴展與縮減情況。

請注意： 若您已註冊「連線式 CPQ、計費與付款」測試版，且已將信用備忘錄套用至發票，則調整後的發票金額將不會反映在合約中。

如何管理續約

您可以透過合約記錄（測試版）或建立續約報價單 來續約。續約報價單提供基於報價的流程來提出並核准續約，且必須與一筆交易相關聯。請參閱下方有關在 HubSpot 中管理續約流程的詳細資訊。

檢視現有合約資訊

請使用合約記錄檢視現有合約資訊，包括績效、相關明細項目、計費時程、續約資訊、活動時間軸及歷史紀錄。在發送續約報價單前，可利用這些資訊準備續約討論。

建立專用的續約管道

建議建立一個專用的 續約銷售管道 ，並針對續約報價建立新的交易。如此一來，您便能分別彙整新業務收入與續約收入的報表，並將續約交易與其他進行中的交易分開管理。

續約內容包含哪些項目

預設情況下，續約將採用與現有合約相同的期限（例如：若現有合約為 12 個月協議，則續約報價將設定為 12 個月）。續約包含：

• 與現有合約相關聯的聯絡人。
• 與現有合約相關聯的公司。
• 若已新增至現有合約，則包含帳單聯絡人。
• 現有合約的明細項目。若合約曾進行更新，續約報價亦將包含這些明細項目。例如，若客戶最初購買 10 份授權，其後又新增 10 份，則續約報價將涵蓋 20 份授權，且有效期與報價期限相同。
• 與現有合約相符的付款條款。

使用工作流程自動化續約

您可以利用合約屬性建立工作流程，在 HubSpot 中針對續約日期自動化執行各項操作，包括任務提醒、建立續約交易以及建立續約報價單：

• 建立以續約日期為核心的工作流程，以自動化 HubSpot 中的其他任務（例如：任務提醒）。

• 請在合約續約日期前建立續約交易，以便管理與客戶關於續約的溝通（例如：電子郵件、會議、電話）。 

• 在續約日期之前建立報價單。進一步了解如何透過工作流程建立續約報價單。

合約的按比例攤算如何計算？

若 比例攤算設定 已啟用，當變更在現有計費期間內生效時，比例攤算會調整該明細項的金額。例如，若您在計費期間中途變更明細項的數量或單價，該期間將被劃分為多個獨立部分。每個部分將根據其涵蓋的月份或天數進行計費。

HubSpot 採用混合方式計算比例分攤金額：

• 計費週期內的每個月份權重相同：即使各月份的天數不同，季度計費週期中的每個月份仍佔總額的三分之一。

• 部分月份將按實際涵蓋的天數計算：若某期間包含某月中的 3天（該月共有 30 天），則該月貢獻其月份份額的 3/30。

• 最終比例計算方式：涵蓋月份的總貢獻額除以完整計費週期內的月份數。

計費月份的計算方式

就比例攤算而言，一個月的計算基準是計費週期，而非日曆月。它從明細項的開始日期起算，並於次月同一天的前一天結束。

例如，若某項目的起始日期為 3 月 15 日，其計費月份如下：

• 3 月 15 日至 4 月 14 日
• 4 月 15 日至 5 月 14 日
• 5 月 15 日至 6 月 14 日

對於季度計費的明細項目，每個完整的計費月均等分攤（佔總金額的三分之一），無論該月包含 28、30 或 31 天。僅剩餘的不足整月部分會根據實際天數進行比例計算。

比例攤算範例

一項每季 3,000 美元的季度明細項目於 3 月 15 日開始。4 月 18 日，該項目被每季 4,500 美元的新明細項目取代。

本季度的計費月份為：

• 3 月 15 日至 4 月 14 日
• 4月15日至5月14日
• 5月15日至6月14日

由於變更發生在第二個計費月份，因此該季度將由這兩項分攤。比例分攤表代表該季度中分配給各項的份額。

各分攤比例之和為一，因此這兩部分合計涵蓋了整個季度計費期間。此方法針對部分計費月份採用精確的每日計算，同時將每個完整計費月份視為等同。

若 比例分配設定 被關閉，合約期間中的變更將於下一個計費週期生效。

請注意：若變更在現有計費期間內生效，系統將針對當前服務期間的未使用部分，分別產生按比例計算的費用發票及按比例計算的信用備忘錄。

下一步

• 進一步了解如何在您的 HubSpot 帳戶中設定合約。

• 進一步了解如何直接建立合約（BETA）或從已接受的報價單建立合約。

• 進一步了解如何檢視與管理合約，包括如何終止合約、將合約與其他記錄關聯，以及匯出合約。