使用資料品質指揮中心
上次更新時間: 五月 9, 2024
可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:
Operations Hub Professional , Enterprise |
資料品質指揮中心會顯示HubSpot CRM中資料儲存方式的概覽,並突顯資料的潛在問題。 您可以評估屬性、記錄、資料同步整合 和工作流程的可能問題。 從指揮中心,您還可以進一步深入了解每個資產,並採取行動來提高數據的質量。
只有擁有超級管理員或資料品質工具的使用者,才能存取和檢視聯絡人和公司的權限,才能存取資料品質指揮中心。
如要進入指揮中心:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「分析報告和資料」>「資料品質」。
- 資料監控:資料中意外變更的總數。 使用HubSpot AI追蹤資料品質工具中的特定屬性,以監控CRM記錄上的屬性值是否有異常更新。 與此屬性的預期更新範圍相比,您可以追蹤屬性值更新的次數。
- 屬性:帳戶中的聯絡人、公司、交易和門票屬性的總數、屬性問題的每日趨勢報告,以及HubSpot確定存在以下任何問題的屬性數量:
-
- 無資料:記錄中的屬性值為空或不完整。
- 未使用:該屬性未在任何HubSpot工具中使用,例如清單、工作流程或報告。
- 重複項:有其他與旅居類似的旅居。
- 記錄 : 客服案件和公司記錄的總數、記錄問題的每日趨勢報告,以及HubSpot確定存在以下任何問題的記錄數量:
- 格式問題:記錄的屬性值格式可能不正確(例如,姓氏缺少大寫字母)。
- 重複項:還有另一個與記錄相似的記錄。
- 資料同步:已連線的資料同步應用程式總數、資料同步問題的每日趨勢報告,以及HubSpot識別出存在以下任何問題的應用程式數量:
- 同步失敗的應用程式:應用程式已連線且已開啟資料同步,但HubSpot發現某些記錄未同步。
- 沒有使用中同步處理的應用程式:應用程式未同步處理,可能是因為帳戶已中斷連線、現有同步處理已暫停,或資料同步處理尚未設定或開啟。
- 工作流程:使用中的工作流程總數、工作流程問題的每日趨勢報告,以及HubSpot已識別為未使用或存在風險的工作流程數量。 並非格式修正選項僅適用於聯絡人,重複資料刪除功能僅適用於聯絡人和公司。
- 未使用的工作流程:工作流程已關閉或在過去90天內沒有任何活動。
- 有風險的工作流程:工作流程至少有一個獨特的錯誤。
在下方瞭解如何存取各部分深入分析的詳細資訊,並根據資料品質建議採取行動。
監控屬性
如果更新次數超出預期範圍,這將被視為異常。 例如,如果房源在某一天更新了15次,而預期範圍為5至10次,則會標記為異常。 您可以在資料品質工具中查看這些問題,並在發生這些異常情況時訂閱通知。
設定要監控的旅居
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「分析報告和資料」>「資料品質」。
- 在頂部的「資料監控」部分,按一下「開始使用」或「檢視所有 問題」。
- 在右上角,按一下「監控新旅居」。
- 在右側面板中,按一下選取物件類型下拉式選單,然後選取要監控的屬性類型。
- 點擊搜尋或選擇旅居下拉式選單,以選擇要監控的旅居。
- 前往「通知」分頁。
- 按一下「選擇要通知的使用者」下拉式選單,然後按一下使用者名稱旁的核取方塊 。 使用者必須擁有資料品質指揮中心存取權,才能接收通知。 進一步了解如何在通知設定中管理通知。
- 若要移除已訂閱的使用者,請按一下使用者名稱旁邊的移除 。
- 按一下底部的「儲存」。
管理受監控的屬性
建立受監控的屬性後,您可以變更通知或已設定的屬性。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「分析報告和資料」>「資料品質」。
- 點擊右上角的「查看所有問題」。
- 若要編輯受監控的旅居或通知,請按一下右上角的「管理受監控的旅居」。
- 在右側面板中,將遊標暫留於旅居上方,然後點擊「編輯」。
- 若要新增要通知的使用者,請按一下「選擇要通知的使用者」下拉式選單,然後按一下使用者名稱旁的核取方塊 。
- 若要移除已訂閱的使用者,請按一下使用者名稱旁邊的移除 。
- 若要停止監控屬性,請在右上角按一下「停止監控屬性」。 然後按一下「停止監控」。
查看問題
當HubSpot AI偵測到異常時,它將出現在您的儀表板中。 您可以在此處查看更多詳細資訊:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「分析報告和資料」>「資料品質」。
- 點擊右上角的「查看所有問題」。
- 若要查看更多詳細資訊,請在「操作」欄中按一下「檢閱」。
- 若要隱藏快訊,請在「操作」欄中按一下「關閉」。
- 在右側面板中,查看任何異常情況的詳細資訊,包括數據可視化和過去30天內發生的任何其他情況。
查看旅居分析
「屬性」卡片會顯示聯絡人、公司、交易和門票屬性的深入分析。 在這裡,你可以採取行動解決問題,或隱藏不想監控的旅居,以免影響旅居分析報告。
- 若要調整圖表中顯示的資料,請按一下日期範圍和頻率下拉式選單,然後選擇所需的篩選條件。
- 將滑鼠遊標懸停在問題數報告上的日期上,即可查看當天每個問題的數量。
- 如要查看更多有關旅居的資料,請點擊「查看所有旅居分析」。
- 檢視無資料、未使用或可能重複的屬性 總數。
- 在要檢閱卡片的屬性上,檢視至少有一個潛在問題的屬性清單。 房源按字母順序列出,並顯示所有問題。
- 若要依特定問題篩選,請按一下「所有問題」下拉式選單,然後勾選您要檢視的問題類型旁的核取方塊。
- 若要僅檢視特定物件的屬性,請按一下所有物件下拉式功能表,然後選擇要檢視的物件。
- 使用表格頂端的搜尋列來搜尋特定的屬性。
- 按一下欄可依據欄中的資料對屬性進行排序。列包括:
- 名稱:屬性的名稱。
- 問題:發現的旅居問題類型。 選項包括「無資料」、「未使用」或「重複項」。
- 物件:屬性套用的物件。
- 屬性更新:屬性值更新的最近日期。
- 更新來源:對於最近的更新,屬性值是如何更新的。
- 填充率(%) :具有屬性值的記錄百分比。
- 用於:目前使用屬性的工具數量(例如清單、工作流程)。
- 若要在問題報告中隱藏個別屬性,請將遊標暫留於該屬性上,然後按一下「操作」>「隱藏」。 若要隱藏多個屬性,請選取屬性旁的核取方塊,然後選取表格頂端的隱藏。 這些屬性將移至「隱藏屬性」索引標籤。
- 按一下「隱藏屬性」索引標籤,即可檢視您選擇不監控的屬性。 若要重新開始監控隱藏的屬性是否有問題,請將遊標暫留於該屬性上,然後按一下「操作」>「顯示」。 若要顯示多個隱藏的屬性,請選取屬性旁的核取方塊,然後選取表格頂端的顯示。
- 在任一分頁上,若要檢視更多詳細資訊或對特定旅居採取行動,請按一下旅居名稱。
- 如要編輯旅居,請點擊右上角的「編輯旅居」。 在右側面板中,編輯屬性。
- 若要匯出旅居的歷史值,請按一下「操作」下拉式選單,然後選取「匯出旅居歷史」。
- 若要封存房源,請按一下「操作」下拉式選單,然後選取「封存」。 深入瞭解封存屬性。
- 查看有關該物業的其他資訊:
- 屬性詳細資訊:屬性的名稱、描述、物件、建立日期、上次更新日期和欄位類型。
- Fill rate/Records with value :具有屬性值的記錄百分比。 按一下CRM中的檢視清單,以檢視包含屬性值的完整記錄清單。
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- 屬性更新來源:顯示屬性值的更新方式的報告。 按一下下拉式選單,即可根據日期範圍和頻率篩選報告。
- 使用此屬性的工具:目前正在使用該屬性的資產清單。 單擊所有工具下拉菜單,根據特定工具篩選資產。
檢查記錄是否有重複或格式問題
在「記錄」卡片上,您可以查看客服案件和公司記錄的潛在問題概覽,並解決這些問題。 可能的問題包括屬性值格式不正確(例如,客服案件的名字沒有大寫) ,以及記錄重複。 對於值格式,您可以設置規則以自動修復某些問題。
請注意:目前,格式問題和重複管理僅適用於客服案件和公司。
設定重複監控
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「分析報告和資料」>「資料品質」。
- 點擊右上角的「開始使用」。 然後,按一下調整新副本的設定。
- 在右側面板中,選擇要監控新重複記錄的物件。 按一下即可開啟客服案件和/或公司功能。
- 在每個物件下方,選擇每日重複次數上限。 這是發送通知前24小時內允許的重複數量。
- 前往「通知」分頁。
- 選擇哪些用戶將收到通知。
- 選擇他們將收到的通知類型:電子郵件、Bell、Slack或Microsoft Teams。
- 按一下儲存。
檢視重複項和格式設定問題
- 若要調整圖表中顯示的資料,請按一下日期範圍和頻率下拉式選單,然後選擇所需的篩選條件。
- 將滑鼠遊標懸停在問題數報告上的日期上,即可查看當天每個問題的數量。
- 若要檢視有屬性格式問題的記錄清單,請按一下「格式問題」列中的「檢視全部」。 系統會帶你前往「修正格式問題」頁面,你可以執行以下操作:
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- 若要手動接受或拒絕對格式化建議的修正,請在表格中檢視和管理格式化建議。
- 若要管理自動修正特定格式問題的設定,請在右上角按一下「自動化」。 在右側面板中,設置規則以自動修復當前和未來的格式問題。
- 若要編輯記錄,請將遊標暫留於建議的修繕項目上,然後按一下鉛筆圖示。
- 若要刪除記錄,請按一下該記錄,然後在右側面板中按一下刪除記錄。
- 若要檢視可能重複的客服案件或公司記錄清單,請按一下「重複項」列中的「檢視全部」。 系統會帶你前往「管理重複紀錄」頁面。 在表格中,查看可能的重復內容。
將重複項匯出為CSV
將資料品質指揮中心中識別的重複記錄匯出到CSV檔案。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「分析報告和資料」>「資料品質」。
- 在「 重複議題」列中按一下「檢視全部」。
- 在右上角,按一下匯出重複項。
檢視資料同步應用程式深入解析
在資料同步卡上,您可以檢視Data Sync by HubSpot連線應用程式的可能同步問題概觀,並採取行動解決這些問題。
- 若要調整圖表中顯示的資料,請按一下日期範圍和頻率下拉式選單,然後選擇所需的篩選條件。
- 將滑鼠遊標懸停在問題數報告上的日期上,即可查看當天每個問題的數量。
- 若要檢視有關應用程式的更多資訊,請按一下「檢視所有資料同步應用程式深入解析」。
- 檢視有多少應用程式同步失敗或沒有使用中的同步。
- 在「同步」活動卡片上,您可以檢視所有資料同步應用程式。 預設情況下,應用程式會按字母順序列出,並顯示所有應用程式。
- 按一下應用程式的名稱,即可前往應用程式的同步設定
- 在「無法同步」欄中,按一下號碼以檢視有錯誤的記錄清單。 在右側面板中,查看受影響的記錄、正在同步的物件、未同步記錄的應用程式,以及發生錯誤的原因。
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- 按一下下拉式選單,根據同步類型和錯誤類別篩選記錄。
- 將遊標移至錯誤旁邊的info 圖示,即可深入瞭解如何解決錯誤。
深入瞭解如何設定和使用HubSpot資料同步。
檢閱有風險和未使用的工作流程
在「工作流程」卡片上,您可以檢視沒有近期活動或有錯誤的工作流程概觀。
- 若要調整圖表中顯示的資料,請按一下日期範圍和頻率下拉式選單,然後選擇所需的篩選條件。
- 將滑鼠遊標懸停在問題數報告上的日期上,即可查看當天每個問題的數量。
- 若要檢視未使用的工作流程清單,請按一下「未使用的工作流程」列中的「檢視全部」。 系統會帶你前往工作流程工具的「未使用的工作流程」標籤頁,你可 以在該處採取行動,以移動、關閉或刪除不需要的工作流程。
- 若要檢視有錯誤的高風險工作流程清單,請按一下「高風險工作流程」列中的「 檢視全部」。 系統會帶你前往工作流程工具的「有風險的工作流程」分頁,你可以在其中解決工作流程錯誤。
深入瞭解如何組織工作流程。