Brug kontaktprofiler med HubSpot Sales Office 365 add-in og Outlook desktop add-in

Med kontaktprofiler er kontaktoplysninger synlige i en sidebar-menu i din e-mailklient. Når du skriver e-mails til kontakter, vil du se yderligere oplysninger om dem, som er gemt på din HubSpot-konto.

Du kan også udføre visse handlinger fra kontaktprofilsektionen i udvidelsen, såsom at oprette opgaver eller aftaler, der er knyttet til dine kontakter.

Adgang til kontaktprofiler

Sådan får du adgang til kontaktprofiler ved hjælp af Office 365-tilføjelsen på en Outlook-skrivebordskonto:

• Skriv en ny e-mail, eller åbn en eksisterende e-mail i Outlook. Hvis du skriver en ny e-mail, skal du tilføje en modtager.
• Klik på Salgsværktøjer i meddelelsesbåndet.
• Rul ned til afsnittet Kontaktprofil i ruden til højre, og klik på Vis kontakt. Hvis kontakten ikke findes på din HubSpot-konto, skal du i stedet klikke på Tilføj til CRM. Din e-mailmodtager vil blive tilføjet til HubSpot, og kontaktprofilen for den nyligt tilføjede kontakt vil blive udfyldt i ruden.

Sådan får du adgang til kontaktprofiler ved hjælp af Office 365-tilføjelsesprogrammet i en Outlook on the web- eller Outlook.com-konto:

• Skriv en ny e-mail i Outlook, og tilføj en modtager.
• Klik på HubSpot-ikonet i nederste højre hjørne af dit e-mail-skrivningsvindue sprocket.
• I ruden til højre skal du rulle ned til afsnittet Kontaktprofil og klikke på Vis kontakt. Hvis kontakten ikke findes på din HubSpot-konto, skal du i stedet klikke på Tilføj til CRM. Din e-mailmodtager vil blive tilføjet til HubSpot, og kontaktprofilen for den nyligt tilføjede kontakt vil blive udfyldt i ruden.

Sådan får du adgang til kontaktprofiler ved hjælp af Outlook desktop add-in:

• Skriv en ny e-mail i Outlook, og tilføj en modtager.
• Når en modtager er tilføjet, vises ruden med kontaktprofiler i højre side. Hvis modtageren allerede er en kontakt i HubSpot, vil deres oplysninger blive udfyldt i ruden. Hvis de ikke er en kontakt, skal du klikke på Tilføj til CRM. Den nyligt tilføjede kontakts oplysninger vises derefter i ruden.

Hvis du har slået kontaktprofiler fra, vil kontaktprofiler ikke længere blive vist som standard, når du skriver en ny e-mail. Du kan stadig se kontaktprofiler for en bestemt e-mail ved at klikke på Kontaktprofiler i HubSpot-sektionen på Outlook-båndet.

Bemærk: Hvis indstillingerne for databeskyttelse er slået til på din konto, vil kontaktprofilerne altid være slået til i din Outlook-indbakke.

Søg i din HubSpot-kontaktdatabase

I ruden med kontaktprofiler kan du bruge søgefeltet til at søge efter en bestemt kontakt i din HubSpot-kontaktdatabase efter navn eller e-mailadresse. Når du har valgt kontakten, får du flere oplysninger fra deres HubSpot-kontaktoptegnelse i ruden.

Rediger kontaktegenskaber og opret tilknyttede opgaver eller tilbud

Når du klikker på en kontakts navn i ruden, kan du se flere oplysninger om kontakten hentet fra din HubSpot-konto, herunder kontaktens Om-sektion, aftaler, opgaver og tidslinje. Du kan redigere kontaktens egenskaber under sektionen Om og oprette opgaver under sektionen Opgaver.

Bemærk: Kun opkald, e-mails, e-mailsporingsaktivitet, sidevisninger og ændringer i livscyklusstadiet vises i af snittet Tidslinje på kontaktprofilen .

Hvis kontakten har afmeldt sig dine e-mails, vil du desuden se en besked i ruden under deres e-mailadresse.

Rediger kontaktens egenskaber

Når du har søgt efter en bestemt kontakt og klikket på navnet for at se flere oplysninger, kan du redigere kontaktens egenskaber i ruden med kontaktprofiler (disse oplysninger bliver også gemt i HubSpot-kontaktens post):

• Klik på Om i ruden for at se kontaktens egenskaber. Egenskaberne her er dem, der er angivet som standard i din HubSpot-konto.
• Hold musen over den kontaktegenskab, du vil redigere, og klik på blyantikonet.

• Indtast en ny værdi for egenskaben, og klik på Gem.

Opret opgaver til en kontakt

Når du har søgt efter en bestemt kontakt og klikket på navnet for at se flere oplysninger, kan du oprette en opgave, der skal knyttes til kontakten:

• Klik på Opgaver i ruden med kontaktprofiler.
• Her kan du se kontaktens eksisterende opgaver, hvis de har nogen. Klik på Opret opgave for at oprette en ny opgave til kontakten.

• Der vises to felter. Indtast opgavens navn, og vælg en forfaldsdato for opgaven.
• Klik på Gem.

Opgaven vil blive gemt i kontaktprofilruden under kontaktens sektion Opgaver. Den vil også blive gemt i HubSpot under Opgaver i din hovednavigationsmenu samt på kontaktens tidslinje.

Opret aftaler for en kontakt

• Klik på Deals i kontaktprofilruden.
• Her kan du se alle eksisterende aftaler. Klik på Opret aftale for at oprette en ny aftale for posten.
• Indtast eller vælg en værdi for hvert af dine obligatoriske felter. Du kan opdatere, hvilke felter der vises, når du opretter en ny aftale.
• I afsnittet Tilknyt aftalen til skal du klikke på rullemenuen Kontakt og markere afkrydsningsfelterne for eventuelle yderligere kontakter, der er tilknyttet aftalen. Klik evt. på rullemenuen Virksomhed for at vælge en anden virksomhed at knytte aftalen til.
• Når du er færdig, klikker du på Opret aftale.

Få adgang til kontaktoptegnelsen i HubSpot for opkald

Du kan også vælge Opkald. Kontaktens post i HubSpot åbnes i en ny browserfane eller et nyt vindue, og fanen Opkald over tidslinjen vælges automatisk.