Bruk kontaktprofiler med HubSpot Sales Office 365-tillegg og Outlook-skrivebordstillegg

Med kontaktprofiler er kontaktinformasjonen synlig i en sidemeny i e-postklienten din. Når du skriver e-poster til kontakter, vil du se ytterligere informasjon om dem som er lagret i HubSpot-kontoen din.

Du kan også fullføre visse handlinger fra kontaktprofildelen i utvidelsen, for eksempel opprette oppgaver eller avtaler knyttet til kontaktene dine.

Merk: På grunn av de betydelige endringene som er innført av Microsoft som en del av den nye Outlook for Windows, vil HubSpot ikke lenger aktivt utvikle eller forbedre HubSpot Sales Outlook-skrivebordstillegget. Selv om HubSpot Sales Outlook-skrivebordstillegget fortsatt er tilgjengelig i det gamle Outlook for Windows og fortsatt støttes, anbefales det på det sterkeste at du aktiverer HubSpot Sales-nettillegget i stedet. Hvis du bruker Outlook-skrivebordstillegget, installeres nettillegget HubSpot Sales automatisk hvis du bytter til det nye Outlook for Windows. Finn ut mer i dette HubSpot Community-innlegget. 

Tilgang til kontaktprofiler

Slik får du tilgang til kontaktprofiler ved hjelp av Office 365-tillegget på en Outlook-skrivebordskonto: 

• Skriv en ny e-post eller åpne en eksisterende e-post i Outlook. Hvis du skriver en ny e-post, legger du til en mottaker. 
• Klikk på Salgsverktøy på meldingsbåndet. 
• I ruten til høyre blar du ned til delen Kontaktprofil og klikker på Vis kontakt. Hvis kontakten ikke finnes i HubSpot-kontoen din, klikker du på Legg til i CRM i stedet. E-postmottakeren vil bli lagt til i HubSpot, og kontaktprofilen for den nye kontakten vil fylles ut i ruten. 

Slik får du tilgang til kontaktprofiler ved hjelp av Office 365-tillegget i en Outlook på nettet- eller Outlook.com-konto: 

• Skriv en ny e-post i Outlook og legg til en mottaker.
• Klikk på HubSpot-tannhjulikonet nederst til høyre i e-postkomposisjonsvinduet sprocket.
• I ruten til høyre blar du ned til delen Kontaktprofil og klikker på Vis kontakt. Hvis kontakten ikke finnes i HubSpot-kontoen din, klikker du på Legg til i CRM i stedet. E-postmottakeren vil bli lagt til i HubSpot, og kontaktprofilen for den nye kontakten vil fylles ut i ruten. 

Slik får du tilgang til kontaktprofiler ved hjelp av Outlook-skrivebordstillegget: 

• Skriv en ny e-post i Outlook og legg til en mottaker. 
• Når en mottaker er lagt til, vises kontaktprofilruten på høyre side. Hvis mottakeren allerede er en kontakt i HubSpot, vil informasjonen fylles ut i ruten. Hvis de ikke er en kontakt, klikker du på Legg til i CRM. Den nylig tillagte kontaktens informasjon vil deretter fylles ut i ruten.

Hvis du har deaktivert kontaktprofiler, vil kontaktprofiler ikke lenger vises som standard når du skriver en ny e-post. Du kan fortsatt vise kontaktprofiler for en bestemt e-post ved  å klikke på Kontaktprofiler i HubSpot-delen på Outlook-båndet.

Merk: Hvis innstillingene for personvern er slått på i kontoen din, vil kontaktprofilene alltid være slått på i Outlook-innboksen. 

Søk i HubSpot-kontaktdatabasen 

I kontaktprofilruten bruker du søkefeltet til å søke etter en bestemt kontakt i HubSpot-kontaktdatabasen etter navn eller e-postadresse. Når du har valgt kontakten, vil du hente mer informasjon fra HubSpot-kontaktoppføringen i ruten.

Rediger kontaktegenskaper og opprett tilknyttede oppgaver eller tilbud

Når du klikker på en kontakts navn i ruten, vil du se mer informasjon om kontakten som er hentet fra HubSpot-kontoen din,  inkludert kontaktens Om-del, avtaler, oppgaver og tidslinje. Du kan redigere kontaktegenskaper under Om-delen og opprette oppgaver under Oppgaver-delen.

Merk: Bare anrop, e-post, e-postsporingsaktivitet, sidevisninger og endringer i livssyklusen vises i delen Tidslinje på kontaktprofilen. 

I tillegg, hvis kontaktens eiendom Avmeldt fra all epost er sann, vil du se en melding i ruten under epostadressen. 

Rediger kontaktegenskaper

Etter å ha søkt etter en bestemt kontakt og klikket på navnet for å se mer informasjon, kan du redigere kontaktens egenskaper i kontaktprofilruten (denne informasjonen lagres også i HubSpot-kontaktposten): 

• Klikk på Om i ruten for å vise kontaktegenskapene. Egenskapene her er de som er angitt som standard i HubSpot-kontoen din. 
• Hold musepekeren over kontaktegenskapen du vil redigere, og klikk på blyantikonet. 

• Angi en ny verdi for egenskapen, og klikk på Lagre. 

Opprett oppgaver for en kontakt

Når du har søkt etter en bestemt kontakt og klikket på navnet for å se mer informasjon, kan du opprette en oppgave som skal knyttes til kontakten: 

• Klikk på Oppgaver i kontaktprofilruten.
• Her vil du se kontaktens eksisterende oppgaver hvis de har noen. Klikk på Opprett oppgave for å opprette en ny oppgave for kontakten. 

• To felt vises. Skriv inn oppgavenavnet og velg en forfallsdato for oppgaven.
• Klikk på Lagre. 

Oppgaven lagres i kontaktprofilruten under kontaktens Oppgaver-del. Den lagres også i HubSpot under Oppgaver i hovednavigasjonsmenyen samt på kontaktens tidslinje.

Opprett tilbud for en kontakt

• Klikk på Tilbud i kontaktprofilruten.
• Her vil du se eventuelle eksisterende tilbud. Klikk på Opprett avtale for å opprette en ny avtale for posten.
• Skriv inn eller velg en verdi for hvert av de obligatoriske feltene. Du kan oppdatere hvilke felt som vises når du oppretter en ny avtale.
• I delen Tilknytt avtale med klikker du på rullegardinmenyen Kontakt og merker av i avmerkingsboksene for eventuelle ekstra kontakter som er knyttet til avtalen. Hvis det er nødvendig, klikker du på rullegardinmenyen Firma for å velge et annet firma å knytte avtalen til.
• Når du er ferdig, klikker du på Opprett avtale.

Få tilgang til kontaktoppføringen i HubSpot for anrop

Du kan også velge Ring. Kontaktens oppføring i HubSpot åpnes i en ny nettleserfane eller et nytt vindu, og anropsfanen over tidslinjen velges automatisk.