Contactprofielen gebruiken met de HubSpot Sales Office 365 add-in en Outlook desktop add-in

Met contactpersoonprofielen is contactpersooninformatie zichtbaar in een zijbalkmenu in je e-mailprogramma. Als je e-mails schrijft naar contactpersonen, zie je aanvullende informatie over hen die is opgeslagen in je HubSpot account.

Je kunt ook bepaalde acties uitvoeren vanuit het profielgedeelte van de extensie, zoals het maken van taken of deals voor je contactpersonen.

Let op: vanwege de belangrijke veranderingen die Microsoft heeft geïntroduceerd als onderdeel van de nieuwe Outlook voor Windows, zal HubSpot niet langer actief de HubSpot Sales Outlook desktop add-in ontwikkelen of verbeteren. Hoewel de HubSpot Sales Outlook desktop add-in nog steeds beschikbaar is in de oude Outlook voor Windows en ondersteund zal blijven worden, wordt het sterk aanbevolen om in plaats daarvan de HubSpot Sales web add-in te activeren. Als je de Outlook desktop add-in gebruikt, wordt de HubSpot Sales web add-in automatisch geïnstalleerd als je overstapt op de nieuwe Outlook voor Windows. Lees meer in deze HubSpot Community post.

Contactpersoonprofielen openen

Als u contactpersoonprofielen wilt openen met de Office 365 add-in op een Outlook-desktopaccount:

• Stel een nieuwe e-mail op of open een bestaande e-mail in Outlook. Als u een nieuwe e-mail opstelt, voeg dan een ontvanger toe.
• Klik in het berichtenlint op Verkooptools.
• Blader in het deelvenster aan de rechterkant omlaag naar de sectie Contactpersoonprofiel en klik op Contactpersoon weergeven. Als de contactpersoon niet bestaat in je HubSpot CRM-account, klik je op Toevoegen aan CRM. De ontvanger van je e-mail wordt toegevoegd aan HubSpot en het contactpersoonprofiel voor de nieuw toegevoegde contactpersoon wordt ingevuld in het deelvenster.

Als u contactpersoonprofielen wilt openen met de Office 365 add-in in een Outlook on the web- of Outlook.com-account:

• Stel een nieuwe e-mail op in Outlook en voeg een ontvanger toe.
• Klik in de rechterbenedenhoek van het e-mailcompositievenster op het HubSpot tandwielpictogram sprocket.
• Blader in het deelvenster aan de rechterkant omlaag naar het profiel van Contactpersoon en klik op Contactpersoon weergeven. Als de contactpersoon niet bestaat in uw HubSpot CRM-account, klikt u op Toevoegen aan CRM. De ontvanger van je e-mail wordt toegevoegd aan HubSpot en het contactpersoonprofiel voor de nieuw toegevoegde contactpersoon wordt ingevuld in het deelvenster.

Om contactpersoonprofielen te openen met de desktop invoegtoepassing van Outlook:

• Stel een nieuwe e-mail samen in Outlook en voeg een ontvanger toe.
• Zodra een ontvanger is toegevoegd, verschijnt het deelvenster met contactpersoonprofielen aan de rechterkant. Als de ontvanger al een contactpersoon in HubSpot is, worden zijn gegevens in het deelvenster ingevuld. Als het geen contactpersoon is, klik je op Toevoegen aan CRM. De informatie van de nieuw toegevoegde contactpersoon verschijnt dan in het deelvenster.

Als je contactpersoonprofielen hebt uitgeschakeld, worden contactpersoonprofielen niet meer standaard weergegeven wanneer je een nieuwe e-mail opstelt. Je kunt nog steeds contactpersoonprofielen voor een specifieke e-mail bekijken door op Contactprofielen te klikken in het HubSpot gedeelte van het Outlook lint.

Let op: als de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld in je account, zijn de contactpersoonprofielen altijd ingeschakeld in je Outlook-inbox.

Doorzoek je HubSpot database met contactpersonen

Gebruik in het deelvenster Contactprofielen de zoekbalk om een specifieke contactpersoon in je Hubspot contactendatabase te zoeken op naam of e-mailadres. Zodra je de contactpersoon hebt geselecteerd, zie je meer informatie uit hun Hubspot contactpersoonrecord in het deelvenster.

Contacteigenschappen bewerken en bijbehorende taken of deals maken

Als je op de naam van een contactpersoon in het deelvenster klikt, zie je meer informatie over de contactpersoon vanuit je HubSpot account, waaronder de sectie Over van de contactpersoon, deals, taken en tijdlijn. Je kunt eigenschappen van contactpersonen bewerken in de sectie Over en taken maken in de sectie Taken.

Let op: alleen calls, e-mails, e-mailtrackingactiviteit, paginaweergaves en wijzigingen in de Levenscyclusfase worden weergegeven in de Tijdlijn op het profiel van de contactpersoon.

Als bovendien de eigenschap van de contactpersoon, Uitgeschreven voor alle e-mail , waar is, zie je een bericht in het deelvenster onder hun e-mailadres.

Contacteigenschappen bewerken

Nadat je naar een bepaalde contactpersoon hebt gezocht en op de naam hebt geklikt om meer informatie te zien, kun je de eigenschappen van de contactpersoon bewerken in het deelvenster Contactprofielen (deze informatie wordt ook opgeslagen in het contactpersoonrecord van Hubspot):

• Klik in het deelvenster op Over om de contacteigenschappen te bekijken. De eigenschappen hier zijn de eigenschappen die standaard zijn opgegeven in je HubSpot account.
• Beweeg de muis over de eigenschap van de contactpersoon die je wilt bewerken en klik op het potloodpictogram.

• Voer een nieuwe waarde in voor de eigenschap en klik op Opslaan.

Taken aanmaken voor een contactpersoon

Nadat je een bepaalde contactpersoon hebt gezocht en op de naam hebt geklikt om meer informatie te zien, kun je een taak maken die aan de contactpersoon wordt gekoppeld:

• Klik in het deelvenster Contactpersonen op Taken.
• Hier zie je de bestaande taken van de contactpersoon als die er zijn. Klik op Taak maken om een nieuwe taak voor de contactpersoon te maken.

• Er verschijnen twee velden. Voer de taaknaam in en selecteer een vervaldatum voor de taak.
• Klik op Opslaan.

De taak wordt opgeslagen in het deel met het profiel van de Contactpersoon onder de sectie Taken. De taak wordt ook opgeslagen in HubSpot onder Taken in je hoofdnavigatiemenu en op de tijdlijn van de contactpersoon.

Creëer deals voor een contactpersoon

• Klik in het deelvenster Contactpersonen op Deal.
• Hier ziet u alle bestaande deals. Klik op Deal maken om een nieuwe deal te maken voor het record.
• Voer een waarde in of selecteer een waarde voor elk van de verplichte velden. U kunt aanpassen welke velden worden weergegeven bij het maken van een nieuwe deal.
• Klik in het gedeelte Deal koppelen aan op het vervolgkeuzemenu Contactpersoon en schakel de selectievakjes in van eventuele extra contactpersonen die aan de deal zijn gekoppeld. Klik indien nodig op het vervolgkeuzemenu Bedrijf om een ander bedrijf te selecteren om de deal aan te koppelen.
• Als u klaar bent, klikt u op Deal maken.

Toegang tot het contactpersoonrecord in HubSpot voor calling

Je kunt ook Calling selecteren. Het contactrecord in HubSpot wordt geopend in een nieuw browsertabblad of -venster en het tabblad Call boven de tijdlijn wordt automatisch geselecteerd.