Planlæg et møde med en kontakt i en journal

Når du har integreret din Google Kalender eller Office 365-kalender, kan du planlægge møder med kontakter fra kontakt-, firma-, aftale- eller billetposter og sende en kalenderinvitation til mødedeltagerne. Du kan også tilføje brugere som mødedeltagere.

Brugere i en Sales Hub Professional- eller Enterprise-konto med et tildelt sæde kan planlægge møder på vegne af andre brugere i kontoen, som også har et tildelt sæde.

Denne artikel gælder for brugere, der bruger Google Kalender eller Office 365-integrationen med HubSpot. Hvis du har forbundet din kalender med mødeværktøjet, kan du læse mere om, hvordan du opretter og redigerer planlægningssider.

Planlæg et møde for dig selv på skrivebordet

• I din HubSpot-konto skal du navigere til dine kontakter, virksomheder, aftaler eller billetter.
• Klik på navnet på posten.
• I venstre panel skal du klikke på meetingsPlanlæg et møde. En pop op-boks med din forbundne kalender vises. Sådan sætter du dit møde op:
  • Klik på rullemenuen Varighed for at indstille længden af dit møde.
  • Klik på det ønskede tidspunkt i din kalender.

• • Indtast en titel for dit møde.
  • Klik på dropdown-menuen Mødetype for at vælge mødetype. Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis du har aktiveret tilpassede opkalds- og mødetyper.

• • Klik på rullemenuen Deltagere for at søge efter og vælge andre kontakter og brugere, som skal deltage i mødet.

• • Klik på rullemenuen Location, og vælg en af følgende muligheder for mødets placering.
    • Telefonopkald: Skriv telefonnummeret i tekstfeltet.
    • Personligt møde: Skriv adressen i tekstfeltet.
    Videokonference:
    Tilslut en videokonference-app som Zoom, Google Meet eller UberConference. Et link vil blive autogenereret ved oprettelsen af mødet. Lær mere om at bruge HubSpots integrationer med
    Zoom
    ,
    Google Meet
    eller
    UberConference
    . Hvis du er udvikler eller har en udvikler i dit team, kan du lære at bruge
    Videokonference Extension API
    .
    • Brugerdefineret: Skriv tilpassede placeringsoplysninger i tekstfeltet.

• • Hvis du vil sende påmindelsesmails før et møde, skal du i afsnittet Planlagte på mindelsesmails vælge, hvor mange uger, dage, timer eller minutter før mødet en e-mail skal sendes ud, indtaste et tal i tekstfeltet og derefter klikke på rullemenuen Planlagte påmindelsesmails og vælge en tidsperiode.
    Hvis kontakten Slå mødepåmindelse til som standard er slået til for din konto, vil nye møder arve standardpåmindelserne. Se, hvordan tidszonen for mødepåmindelsen bestemmes.
    • Du kan tilføje op til tre påmindelsesmails. Klik på + Tilføj påmindelse for at tilføje flere påmindelsesmails. Klik på skraldespandsikonet for at slette en påmindelse. delete
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToHvis du vil inkludere beskrivelsen af invitationen i påmindelsesmailens brødtekst, skal du markere afkrydsningsfeltet Inkluder beskrivelsen af invitationen i påmindelsesmailens brødtekst.

• • Indtast detaljer om mødet i afsnittet Deltagerbeskrivelse . Mødedeltagerne vil se disse oplysninger i kalenderinvitationen.
    • Brug formateringsindstillingerne nederst i sektionen Deltagerbeskrivelse til at ændre teksten, indsætte et link, bruge et uddrag eller vedhæfte en fil, der kun er intern (kun tilgængelig, når du lukker kalenderen).

Bemærk: For at tilføje et Zoom-, Google Meet- eller UberConference-link til dit møde skal din HubSpot-bruger-e-mailadresse matche din Zoom-, Google Meet- eller UberConference-bruger-e-mailadresse.

• • Klik på + Tilføj intern note for at åbne tekstboksen Teamnoter. I tekstfeltet Teamnoter kan du indtaste interne noter, som dine teammedlemmer kan gennemgå. Mødekontaktdeltagerne vil ikke se disse oplysninger i deres kalenderinvitation. Brug formateringsmulighederne i bunden til at ændre teksten, indsætte et link, vedhæfte en fil eller bruge et uddrag.
  • Klik på rullemenuen Associeret med for at søge og vælge/afkrydse afkrydsningsfelterne ud for de poster, der skal associeres med mødeaktiviteten.

• Du kan også klikke på kollaps-ikonet for at planlægge mødet uden at se din kalender.
  

• Klik på Gem.
  
  • Kontakten skal have en gyldig e-mailadresse udfyldt i egenskaben E-mail for at modtage en invitation.
  • Når mødet er planlagt, vil din kontaktperson modtage en invitation med en .ics-fil, som kan føjes til deres kalender.
  • Der oprettes automatisk et møde for dig i din kalender.

Mødet gemmes som et engagement på postens tidslinje. Dit navn vil blive angivet som vært og arrangør.

Planlæg et møde for dig selv i HubSpot-mobilappen

• Åbn HubSpot-appen på din iOS- eller Android-enhed.
• Tryk på Menu, og tryk derefter på Kontakter i venstre sidepanel.
• Tryk på navnet på posten.
• Tryk på Mere. Tryk derefter på Møde. Sådan sætter du dit møde op:
  • Indtast en titel og en beskrivelse af dit møde.
  • Tryk på startdato, starttidspunkt, slutdato og sluttidspunkt for at indstille datoen og længden af dit møde.
  • Tryk på Tjek tilgængelighed for at se din kalender.
  • Tryk på Mødetype for at vælge mødetype. Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis du har aktiveret tilpassede opkalds- og mødetyper.
  • Tryk på placering, og vælg en af følgende muligheder for mødets placering.
    • Adresse: Skriv adressen i tekstfeltet.
    • Telefonnummer: Skriv telefonnummeret i tekstfeltet.
    • Brugerdefineret placering: Skriv tilpassede placeringsoplysninger i tekstfeltet.

    Bemærk: Videokonferencer er ikke tilgængelige, når du planlægger et møde fra HubSpot-mobilappen.

  • Tryk på Intern note, og indtast eventuelle interne noter, som dine teammedlemmer kan gennemgå. Deltagerne i mødekontakten vil ikke se disse oplysninger i deres kalenderinvitation. Brug @ til at tagge andre brugere.
  • Tryk på Associeret med for at søge og vælge/slette X' et ved siden af de poster, der skal associeres med mødeaktiviteten.
  • Tryk på Gem. Klik på Fortsæt og send i pop op-boksen.
    • Kontakten skal have en gyldig e-mailadresse udfyldt i egenskaben E-mail for at modtage en invitation.
    • Når mødet er planlagt, vil din kontaktperson modtage en invitation med en .ics-fil, som kan føjes til deres kalender.
    • Der oprettes automatisk et møde for dig i din kalender.

Mødet gemmes som et engagement på postens tidslinje. Dit navn vil blive angivet som vært og arrangør.

Når mødet er planlagt, kan du redigere det i HubSpot-mobilappen. Sådan redigerer du et møde:

• Åbn HubSpot-appen på din iOS- eller Android-enhed.
• Tryk på Menu, og tryk derefter på Kontakter i venstre sidepanel.
• Tryk på navnet på den post, der er knyttet til mødet.
• Tryk på menuikonet øverst til højre for aktiviteten. Klik derefter på Rediger.
• Når du har foretaget ændringer, skal du trykke på Gem.

Planlæg et møde for en anden bruger på skrivebordet(Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise)

Hvis du er bruger på en Sales Hub Professional- eller Enterprise-konto med en tildelt plads, kan du planlægge møder på vegne af andre brugere på kontoen, som også har en tildelt plads, har deres kalender tilsluttet og har kalendersynkronisering slået til. Det kan være nyttigt, hvis du er forretnings- eller salgsudviklingsrepræsentant og har brug for at planlægge et møde for en account executive.

Sådan planlægger du et møde for en anden bruger:

• Gå ind på din HubSpot-konto og naviger til dine kontakter, virksomheder, tilbud eller billetter.
• Klik på navnet på posten.
• Klik på meetingsPlanlæg etmøde i venstre panel. En pop op-boks med din forbundne kalender vises. Sådan sætter du mødet op:
  
  • Klik på dropdown-menuen Host for at vælge den bruger, du planlægger mødet for. Kalenderen opdateres, så den afspejler værtens tilgængelighed, eller lær at planlægge et møde ved hjælp af møderotationer. Placeringen opdateres også for at afspejle værtens muligheder for videokonference.
• Fortsæt med at planlægge mødet.

Bemærk: Du vil ikke blive føjet til mødet som deltager som standard. Hvis du gerne vil deltage i mødet, skal du tilføje dig selv som deltager ved hjælp af rullemenuen Deltagere.

• Klik på Gem.
  
  • Kontakten skal have en gyldig e-mailadresse udfyldt i egenskaben E-mail for at modtage en invitation.
  • Når mødet er planlagt, vil kontakten og værten modtage en invitation med en .ics-fil, som kan føjes til deres kalender.

Brugere kan se, hvem der har organiseret og været vært for et møde, ved at gennemgå postens tidslinje.

Brugerne kan også bruge aktiviteten oprettet af ejendommen (arrangør) og aktiviteten tildelt ejendommen (vært) til at oprette en rapport.

Bemærk: Hvis du planlægger et møde for en anden bruger, vil eksisterende møder i deres kalender vise optaget i stedet for titlen på mødet.

Tildel et møderesultat på skrivebordet

Når mødet har fundet sted, kan værten tildele et mødeudfald for bedre at kunne spore møder med kontakter.

• Klik på dropdown-menuen Handlinger på mødeengagementet på posten, og vælg Rediger.

• Klik på rullemenuen Outcome , og vælg et mødeudfald.

• Klik på Gem.

Bemærk: Ændringer af mødebeskrivelser i kontaktoptegnelsen vil kun blive sendt til deltagerne, hvis du bruger Google Kalender og har slået Google Kalenders tovejsintegration med HubSpot til. Hvis du bruger en Office 365-kalender eller ikke har slået integrationen til, skal du opdatere mødebeskrivelsen i kalenderbegivenheden for at sende ændringer til deltagerne, ikke i kontaktoptegnelsen.

Tildel et møderesultat i HubSpot-mobilappen

Bemærk: Denne funktion er i øjeblikket kun tilgængelig for iOS-brugere.

• Åbn HubSpot-appen på din iOS- eller Android-enhed.
• Tryk på Menu, og tryk derefter på Kontakter i venstre sidepanel.
• Tryk på navnet på den post, der er knyttet til mødet.
• Tryk på menuikonet øverst til højre for aktiviteten. Klik derefter på Rediger.
• Top mødets resultat for at vælge et nyt resultat fra en liste.
  
• Tryk på Gem.