Calling

Calling-Tool verwenden

Zuletzt aktualisiert am: November 19, 2018

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Mit Ihrem HubSpot-Calling-Tool erreichen Sie in nur wenigen Klicks Ihre besten potenziellen Kunden. Sie können direkt über Ihren Browser oder telefonisch Kontakt aufnehmen und den Anruf auch aufzeichnen. Nach dem Anruf wird alles automatisch in Ihrem HubSpot CRM oder in Salesforce protokolliert. 

Ihre Telefonnummer für das Calling-Tool registrieren

Bevor Sie Anrufe tätigen können, müssen Sie Ihre Telefonnummer in HubSpot hinzufügen und diese für das Calling-Tool verifizieren. Das Registrierungsverfahren für das Calling-Tool in HubSpot ist benutzerspezifisch. In Ihrem Account können mehrere Benutzer dieselbe Telefonnummer verwenden, jeder Benutzer muss diese Telefonnummer jedoch einzeln registrieren.

Ihre Telefonnummer hinzufügen

Gehen Sie zu einem Kontakt in Ihrem CRM und wählen Sie die Registerkarte „Anruf“ aus. Klicken Sie auf „Anrufen“, um Ihre Telefonnummer zu registrieren.

Wenn Sie bereits eine Telefonnummer registriert haben, jedoch eine weitere Telefonnummer registrieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Anruf von“ und wählen Sie „Fügen Sie Ihre Telefonnummer hinzu“ aus. 

Stellen Sie vor der Registrierung sicher, dass das Calling-Tool in Ihrem Land unterstützt wird

Als Nächstes werden Sie aufgefordert, Ihre Telefonnummer und eine Durchwahl einzugeben. Wenn Sie keine Durchwahl haben, lassen Sie dieses Feld frei. Nachdem Sie Ihre Telefonnummer hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Registrieren“.

Ihre Telefonnummer verifizieren

Nachdem Sie Ihre Telefonnummer hinzugefügt haben und auf „Registrieren“ klicken, erhalten Sie einen Anruf. Mit diesem Anruf wird geprüft, ob Sie Zugriff auf die hinzugefügte Telefonnummer haben. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie über die Wahltasten auf Ihrem Telefon den auf Ihrem Bildschirm angezeigten Verifizierungscode ein. 

Im Anschluss wird eine Bestätigungsnachricht angezeigt. Ab jetzt können Sie Anrufe mit HubSpot Calling tätigen!

 

Anruf tätigen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Anruf über HubSpot mit Ihrem Desktop-PC oder Mobilgerät tätigen.

Bitte beachten: Bei Anrufen in ein oder aus einem Land (außerhalb der USA), dass das Calling-Tool unterstützt, muss die Landesvorwahl eingegeben werden. Das Format kann ein „+“ enthalten oder nicht. Außerdem wählt das CRM die Nummer, die für die Eigenschaft „Telefonnummer“ des Kontakts festgelegt wurde. Wenn für Ihren Kontakt kein Wert für „Telefonnummer“ festgelegt ist, erfahren Sie, wie Sie deren Telefonnummer hinzufügen.

Einen Anruf in HubSpot über einen Desktop-PC tätigen

Sie können einen Anruf über Ihren Browser oder über ein Telefoniegerät tätigen, z. B. über einen Telefonapparat oder ein Mobiltelefon. Um loszulegen, klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf „Kontakte“ > „Kontakte“.

Einen Anruf über Ihr Telefon tätigen

Um einen Anruf über Ihr Telefon zu tätigen, gehen Sie zum Kontaktdatensatz der Person, die Sie anrufen möchten. Klicken Sie auf der rechten Seite des Kontaktdatensatzes über der Chronik auf die Registerkarte „Anruf“ und dann auf „Über Telefon anrufen“. Wenn „Vom Browser anrufen“ ausgewählt ist, klicken Sie rechts auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Über Telefon anrufen“ aus.

Als Nächstes erhalten Sie einen Telefonanruf von unserem automatisierten System und werden anschließend mit Ihrem Kontakt verbunden. Die Anrufer-ID des Empfängers zeigt an, welche Telefonnummer im Dropdown-Menü „Anruf von“ ausgewählt ist.

Bitte beachten: Bei Verwendung der Option „Über Telefon anrufen“ werden zwei Anrufe getätigt – einer für das erste Telefon und die Einrichtung der Aufzeichnung, der andere für das zweite Telefon und den eigentlichen Anruf. Dies verdoppelt die Anzahl der Anrufminuten.

Über den Browser anrufen

Um einen Anruf über Ihren Browser in HubSpot zu tätigen, gehen Sie zum Kontaktdatensatz der Person, die Sie anrufen möchten, und klicken Sie auf die Registerkarte „Anruf“ und dann auf „Vom Browser anrufen“. Wenn „Über Telefon anrufen“ ausgewählt ist, klicken Sie rechts auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Vom Browser anrufen“ aus.

Die Anrufer-ID des Empfängers zeigt an, welche Telefonnummer Sie als Standardtelefonnummer für das Calling-Tool ausgewählt haben.

Wenn Sie nach Anrufbeginn eine Durchwahl eingeben müssen, klicken Sie auf das Wahltastensymbol

Einen Anruf über die HubSpot Mobile-App tätigen

Wählen Sie im Hauptnavigationsmenü „Kontakte“ aus, um einen Kontakt in der mobilen App anzurufen. Suchen Sie manuell nach Ihren Kontakten oder wählen Sie oben links das Lupensymbol aus. Wählen Sie den Namen des Kontakts aus, um auf den Kontaktdatensatz zuzugreifen, und klicken Sie dann auf das Telefonsymbol, um den Anruf zu starten. 

Wenn Sie Ihren ersten Anruf in der mobilen App von einem Kontaktdatensatz aus tätigen, werden als Standardanrufoptionen die Auswahloptionen „Mobilfunkanbieter“ oder „VoIP“ angezeigt. Bei „Mobilfunkanbieter“ werden Minuten Ihres Mobilfunktarifs verwendet. Bei „VoIP“ werden Minuten Ihres HubSpot-Accounts verwendet. Diese Option kann nur verwendet werden, wenn Mobilfunkdaten aktiviert sind oder das Gerät mit einem WLAN-Netzwerk verbunden ist. Sie können Ihre Auswahl später ändern, indem Sie in der mobilen App zu „Einstellungen“ „Telefon-Client“ gehen und eine neue Standardeinstellung auswählen.

Wenn Sie nach Anrufbeginn eine Durchwahl eingeben müssen, wählen Sie die Wahltasten aus. 

Anruf und Anmerkungen aufzeichnen

Wenn Sie mit dem Kontakt verbunden sind, können Sie auf „Aufzeichnen“ klicken, um den Anruf aufzuzeichnen. Darüber hinaus können Sie sich im Haupttextfeld Notizen über den Anruf machen.

Wählen Sie auf Mobilgeräten die Option „Diesen Anruf aufzeichnen“ auf, sobald eine Verbindung hergestellt ist. 

Die Anrufaufzeichnung wird automatisch aktiviert, wenn nur eine Seite der Aufzeichnung zustimmen muss. Für alle anderen Gebiete müssen Sie die Einwilligung vom Anrufempfänger einholen, um die Aufzeichnung zu aktivieren. In diesem Fall wird nach dem Klick auf „Aufzeichnen“ eine Meldung angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakt über Ihr Aufzeichnungsvorhaben informieren, und klicken Sie dann auf „Ich habe meinen Gesprächspartner informiert“.

Wenn der Anruf beendet ist, können Sie weitere Notizen hinzufügen und über das Dropdown-Menü „Ergebnis auswählen“ das Ergebnis des Anrufs auswählen.

Wenn Sie benutzerdefinierte Anruf- und Meeting-Typen aktiviert haben, können Sie auch über das Dropdown-Menü „Anruftyp auswählen“ den Anruftyp auswählen.

Klicken Sie auf „Anruf speichern“, um den Anruf in der Chronik des Kontakts zu speichern.

Bitte beachten: Wenn Sie während eines Anrufs die Aufzeichnung beenden, geht die gesamte Anrufaufzeichnung verloren. Erfahren Sie mehr darüber, warum Ihre Anrufaufzeichnung möglicherweise nicht gespeichert wird 

Nachdem Sie den Anruf und die Aufzeichnung gespeichert haben, wird sie in der Chronik des Kontakts angezeigt. An dieser Stelle können Sie sich noch einmal anhören. Um den Anruf zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf „Bearbeiten“, um Änderungen vorzunehmen, oder auf „Aktionen“ „Löschen“, um den Anruf aus der Chronik des Kontakts zu entfernen.

Anruftranskript anzeigen (nur Sales Hub Enterprise und Service Hub Enterprise)

Wenn Sie Sales Hub Enterprise oder Service Hub Enterprise verwenden, können Sie in der Chronik des Kontakts auf das Anruftranskript zugreifen, nachdem der Anruf gespeichert wurde. Der Anruf muss aufgezeichnet werden, damit er transkribiert werden kann. Die Transkription wird in der Chronik des Kontakts als Anhang angezeigt. call-transcript-on-contact-timeline

Klicken Sie auf „Anruftranskript“, um die Transkription zu öffnen.view-call-transcript

Klicken Sie im Fenster „Anruftranskript“ auf „Aufgabe erstellen“, um eine Follow-up-Aufgabe zu erstellen, die während des Anrufs besprochen wurde. Geben Sie im Fenster „Aufgabe erstellen“ weitere Aufgabendetails ein und klicken Sie dann auf „Erstellen“.

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Damit die Option zum Erstellen einer Aufgabe angezeigt wird, muss eines der folgenden Wörter während des Anrufs verwendet werden: senden, bereitstellen, liefern, freigeben, planen, arrangieren, organisieren, planen, hinzufügen, einrichten, kontaktieren, anrufen, treffen, bestätigen, prüfen, genehmigen, akzeptieren, autorisieren, unterzeichnen, überprüfen, auf Sie zurückkommen. Diese Wörter müssen in Kombination mit Phrasen wie „Lassen Sie mich ...“, „Ich werde ...“ oder „Ich könnte doch ...“ verwendet werden, damit ein Vorschlag für eine Follow-up-Aufgabe erstellt wird.

Bitte beachten: Das Anzeigen der Transkription kann so lange dauern wie der Anruf selbst. Bei längeren Anrufen nimmt das Transkribieren mehr Zeit in Anspruch. Anrufe werden mithilfe eines Services von Google transkribiert und sind derzeit nur in englischer Sprache verfügbar. 

Telefonnummern verwalten, die für das Calling-Tool registriert wurden

Sie können Telefonnummern verwalten, die für die Verwendung des Calling-Tools registriert wurden. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Telefonnummern zu registrieren, und können Telefonnummern entfernen, die Sie nicht mehr verwenden möchten.

Zusätzliche Telefonnummern registrieren

Wenn Sie Kontakte unter verschiedenen Telefonnummern anrufen möchten, müssen Sie jede dieser Telefonnummern für das Calling-Tool registrieren. Öffnen Sie hierzu einen Kontaktdatensatz und gehen Sie zur Registerkarte „Anruf“. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Anruf von“, um eine andere Telefonnummer auszuwählen oder klicken Sie auf „Fügen Sie Ihre Telefonnummer hinzu“, um eine neue Telefonnummer zu registrieren.

Bitte beachten: Ein einzelner Benutzer kann keine Telefonnummer hinzufügen, die er bereits mit einer anderen Durchwahl registriert hat.

Standardtelefonnummer festlegen

Wenn Sie zusätzliche Telefonnummern für das Calling-Tool registriert haben, wird die Telefonnummer, die Sie als erste hinzugefügt haben, automatisch als Standardnummer festgelegt. Sie können die Standardnummer folgendermaßen ändern:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Sales“ „Calling“.
  • Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Telefonnummern“ und klicken Sie auf das Sternchen links von der Telefonnummer, die Sie als Standardnummer festlegen möchten.
  • Sie haben außerdem die Möglichkeit, weitere Telefonnummern aus diesem Bildschirm hinzuzufügen. Klicken Sie hierzu auf „Telefonnummer hinzufügen“.

Telefonnummer löschen

Klicken Sie im Abschnitt „Telefonnummern“ rechts neben der Telefonnummer, die Sie entfernen möchten, auf „Löschen“. Nach dem Löschen steht diese Telefonnummer nicht mehr für Anrufe zur Verfügung.

HubSpot Calling erneut aktivierten 

Wenn Sie das Calling-Tool vor einem Monat aktiviert haben und in den letzten sieben Tagen keine neuen Telefonnummern registriert oder Anrufe getätigt haben, wird das Calling-Tool in Ihrem Account deaktiviert. Sie werden in Ihrem Benachrichtigungscenter benachrichtigt und haben sieben Tage nach der ersten Benachrichtigung Zeit, einen Anruf zu tätigen oder eine Telefonnummer erneut zu registrieren.calling%20notification

Wenn das Calling-Tool deaktiviert ist, müssen Sie es in Ihren Account-Einstellungen erneut aktivieren, bevor Sie weitere Anrufe tätigen können. Um das Calling-Tool erneut zu aktivieren, klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf das Zahnradsymbol. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Sales“ „Anrufe“ und dann auf „Calling aktivieren“

Anbieterunabhängiges Calling-Tool verwenden (nur Sales Hub Enterprise und Service Hub Enterprise – BETA-Version)

Die Calling-API von HubSpot ermöglicht es Benutzern, ihre eigene Anruffunktion direkt innerhalb von HubSpot zu integrieren. Derzeit ist die Integration mit Aircall möglich. Sie benötigen einen Sales Hub Enterprise- oder einen Service Hub Enterprise-Account sowie ein gültiges Aircall-Konto, um diese Funktion zu verwenden. Diese Funktion steht derzeit in der Betaversion zur Verfügung.

Bitte beachtenDiese Funktion funktioniert mit der vorhandenen Aircall-Integration, jedoch muss der Anruf nicht über die Aircall-Desktop-App erfolgen. Privatbenutzer können weiterhin die Aircall-Integration mit HubSpot verwenden, Anrufe müssen jedoch über die Aircall-Desktop-App erfolgen. 

Wenn Sie Ihre eigene Anruffunktion integrieren möchten, werden ab sofort keine Minuten aus Ihrem HubSpot-Account mehr verwendet. Sobald Ihr Aircall-Konto mit HubSpot integriert ist, wird bei allen bezahlten Benutzern standardmäßig das anbieterunabhängige Calling-Tool verwendet. Die Verbindung mit dem nativen Anrufdienstanbieter von HubSpot ist erst verfügbar, wenn Sie die Aircall-Integration verwenden. Alle kostenlosen Benutzer in Ihrem Account benötigen den nativen Anrufdienstanbieter von HubSpot, um weiterhin Anrufe über HubSpot tätigen zu können. 

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
  • Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts. 
  • Klicken Sie im Kontaktdatensatz auf die Registerkarte „Anruf“.
  • Klicken Sie auf „Vom Browser anrufen“click-to-open-aircall-app
  • Klicken Sie im Fenster der Aircall-App auf den grünen Telefonanrufbutton, um Ihren Anruf zu beginnen. aircall-call-button
  • Während des Anrufs können Sie Folgendes tun:
    • Notizen im Feld „Kommentar hinzufügen“ machen. 
    • Den Anruf stummschalten.
    • Den Anruf halten. 
    • Über die Wahltasten eine Durchwahl eingeben. 
    • Den Anruf übertragen. 
    • Einen zweiten Anruf beginnen. aircall-actions-during-call-in-hubspot
  • Klicken Sie auf den roten Telefonanrufbutton, um den Anruf zu beenden.
  • Klicken Sie auf „Speichern und beenden“, um den Anruf in der Chronik des Kontakts zu speichern.

Bitte beachten: Anruftranskripte sind derzeit nicht für Anrufe über Aircall verfügbar.