Datensätze erstellen und verwenden

Ein Datensatz ist eine Sammlung von Daten aus Ihrem gesamten HubSpot-Account, der dann in benutzerdefinierten Berichten verwendet werden kann. Ein Datensatz kann Eigenschaften für CRM-Objekte und HubSpot-Elemente sowie Formeln zur Berechnung Ihrer Daten umfassen. Sie können z. B. ein Feld zur Berechnung des jährlichen wiederkehrenden Umsatzes auf der Grundlage der Eigenschaft Deal-Betrag erstellen. 

Die Erstellung mehrerer Datensätze für Ihre Teams bedeutet, dass die Berichtersteller nicht jedes Mal ihre Datenquellen auswählen müssen, wenn sie einen Bericht erstellen müssen. Ein Datensatz kann außerdem auch nach der Erstellung aktualisiert werden, sodass alle Berichte, die diesen Datensatz verwenden, gleichzeitig aktualisiert werden können.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie einen Datensatz erstellen und den Datensatz im Bericht verwenden. Außerdem erfahren Sie mehr über die Definitionen für die verfügbaren Funktionen im Datensatz-Tool.

Einen Datensatz erstellen

So erstellen Sie einen Datensatz:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Reports > Data Management > Datasets.
• Klicken Sie oben rechts auf „Datensatz erstellen“. Oder Sie erstellen einen Datensatz unter Verwendung einer Vorlage, indem Sie die verfügbaren Vorlagen durchsuchen und dann auf Vorlage verwendenklicken. 

Datenquellen

Wählen Sie zunächst die Datenquellen aus, die Sie in Ihren Datensatz aufnehmen möchten. Datenquellen sind die Objekte, Ressourcen und Events, für die Sie einen Bericht erstellen möchten. Dazu gehören alle CRM-Objekte wie Kontakte oder benutzerdefinierte Objekte sowie Elemente wie Website-Seiten und E-Mails, Konversationen, Vertriebsaktivitäten und vieles mehr. Sie können bis zu 5 Datenquellen pro Datensatz auswählen.

Die primäre Datenquelle steht im Mittelpunkt des Datensatzes, und alle anderen Datenquellen beziehen sich auf diese primäre Quelle. Um diese Datenquellen zu verknüpfen, verbindet HubSpot die Daten im Hintergrund auf dem kürzesten Weg. Kontakte und Deals zum Beispiel hängen direkt miteinander zusammen und können ohne zusätzliches Verbinden ausgewählt werden. 

Andere Datenquellen können jedoch nicht direkt zugeordnet werden und erfordern zusätzliche Quellen, um die Daten miteinander zu verbinden. Wenn Ihre Hauptquelle beispielsweise Deals ist und Sie Blog-Beitragsdaten in den Bericht aufnehmen möchten, kann HubSpot diese Quellen nur über die Quellen Kontakte und Webaktivitäten verknüpfen. Diese anderen Quellen werden automatisch ausgewählt, um die Daten miteinander zu verbinden.

• Um die primäre Datenquelle auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Primäre Datenquelle und wählen dann eine Datenquelle aus. 
  
  
• Fahren Sie mit der Auswahl weiterer Datenquellen fort. Im rechten Bereich können Sie die Beziehungen zwischen den aktuell ausgewählten Datenquellen anzeigen.
• Beim Auswählen von Quellen können Sie im Vorschaufenster am unteren Rand des Bildschirms eine Vorschau auf Ihre Daten anzeigen. 
• Nachdem Sie Ihre Datenquellen ausgewählt haben, klicken Sie oben rechts auf „Weiter“.

Eigenschaften und Felder hinzufügen

Wählen Sie die Felder aus, die in den Datensatz aufgenommen werden sollen. Sie können dem Datensatz vorhandene HubSpot-Eigenschaften sowie benutzerdefinierte Formelfelder hinzufügen.

Eigenschaften hinzufügen

• Um dem Datensatz Eigenschaften hinzuzufügen, ziehen Sie die Eigenschaften aus der linken Seitenleiste in den Abschnitt Felder des Datensatzes und legen Sie sie dort ab.

• Um eine Eigenschaft umzubenennen oder eine Vorschau ihrer Daten anzuzeigen, klicken Sie auf die Eigenschaft unter Dataset fields und geben Sie dann einen neuen Namen in das Feld name auf der rechten Seite ein. Wenn Sie eine Eigenschaft umbenennen, wird ihr Name nur in diesem Datensatz aktualisiert. Auf diese Weise können Sie die Darstellung dieser Felder im Berichtdesigner individuell anpassen, ohne dass sich dies auf den Namen der vorhandenen Eigenschaft auswirkt.

Formelfelder hinzufügen

Formelfelder sind spezifisch für das Datensatz und können zur Berechnung von Werten anhand von Eigenschaften im Datensatz verwendet werden. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Formeln mithilfe flexibler Ausdrücke.

• Um ein Formelfeld zu erstellen, klicken Sie auf Feld erstellen > Formelfeld. 
  
  
• Geben Sie im unteren Bereich einen Namen für das Feld ein.
• Geben Sie Ihre Formel ein. Sie können auf Eigenschaften verweisen, die Sie dem Datensatz hinzugefügt haben, sowie auf andere HubSpot-Eigenschaften außerhalb des Datensatzes, und Sie können Funktionen verwenden, um auf der Grundlage von Eigenschafts- und Literaldaten zu berechnen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über Formelsyntax und -definitionen.
  • Um Ihre Formel manuell einzugeben, beginnen Sie mit der Eingabe im Feld „Formel“. Standardmäßig zeigt HubSpot bei der Texteingabe Optionen zur automatischen Vervollständigung an.
    
    
  • Um eine Eigenschaft einzufügen, die Sie dem Dataset hinzugefügt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dataset-Feld und wählen Sie dann die Eigenschaft .
  • Um eine Eigenschaft einzufügen, die nicht im Datensatz enthalten ist, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „HubSpot-Eigenschaft“ und wählen Sie dann die Eigenschaft aus.
  • Um eine Funktion einzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Funktion“ und wählen dann eine Funktion aus.
  • Um ein Snippet einzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Snippet und wählen dann eine vorgefertigte Formel aus. Snippets werden auf der Grundlage der im Datensatz enthaltenen Quellen erstellt. Daher sind für Datensätze, die aus der Datenquelle Kontakte erstellt wurden, andere Ausschnitte verfügbar als für die Datensätze der Deals.

• Wenn Sie Formeln erstellen, zeigt das Feld Formel alle erkannten Probleme an. Wenn eine Formel ungültig ist, wird ein Indikator angezeigt. Klicken Sie auf [X] Fragen, um die Fehlerdetails anzuzeigen.
   
• Sobald Sie Ihre Felder eingerichtet haben, klicken Sie oben rechts auf Review.

Bedingte Felder hinzufügen

Mit Hilfe von bedingten Feldern können Benutzer Daten auf der Grundlage von festgelegten Bedingungen gruppieren oder ausblenden. Diese Felder können nur in Datasets oder im benutzerdefinierten Berichtserstellerverwendet werden. Sie können bedingte Felder verwenden, um unterschiedliche Provisionen auf der Grundlage des Umfangs eines Deals zu berechnen oder Feedback-Antworten in Kategorien umzuwandeln, z. B. wird eine Kennzeichnung zwischen 1 und 6 als "negativ" eingestuft.

Das bedingte Feld ermöglicht es Ihnen, eine Formel mit der Funktion IF() zu erstellen. Alle Felder, die mit Hilfe eines bedingten Feldes erstellt wurden, können mit einer IF()-Funktion in einem Feld zur Erstellung einer Standardformel neu erstellt werden.

• Um ein bedingtes Feld zu erstellen, klicken Sie auf Feld erstellen > Bedingtes Formelfeld. 

• Geben Sie am unteren Rand einen Namen für das Feld ein. Dieser Name wird angezeigt, wenn ein Bericht mit diesem Segment erstellt wird.
• Geben Sie im Abschnitt Bedingung Ihre WENN-Bedingung ein. Für jede Datenzeile wird, wenn die in diesem Abschnitt festgelegte Bedingung erfüllt ist, die Zeile mit dem imFeld  Dann"festgelegten Wert beschriftet. Wenn die Bedingung falsch ist, wird die Zeile mit dem imFeld Standardwerteingestellten Wert beschriftet. Sie können auf Eigenschaften verweisen, die Sie dem Datensatz hinzugefügt haben, sowie auf andere HubSpot-Eigenschaften außerhalb des Datensatzes, und Sie können Funktionen verwenden, um auf der Grundlage von Eigenschafts- und Literaldaten zu berechnen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über Formelsyntax und -definitionen.
  • Um Ihre Formel manuell einzugeben, beginnen Sie mit der Eingabe in das Feld IF. Standardmäßig zeigt HubSpot bei der Texteingabe Optionen zur automatischen Vervollständigung an.
    
    
  • Um eine Eigenschaft einzufügen, die Sie dem Dataset hinzugefügt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dataset-Feld und wählen Sie dann die Eigenschaft .
  • Um eine Eigenschaft einzufügen, die nicht im Datensatz enthalten ist, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „HubSpot-Eigenschaft“ und wählen Sie dann die Eigenschaft aus.
  • Um eine Funktion einzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Funktion und wählen dann eine Funktionaus.
    
    
  • Geben Sie in das Feld Dann den Wert ein, den Sie zuweisen möchten, wenn die Bedingung erfüllt ist.

• Um ein weiteres bedingtes Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf Bedingungsblock hinzufügen. Bedingte Blöcke werden sequentiell abgearbeitet; wenn die erste Bedingung erfüllt ist, wird der in diesem Block definierte Wert gesetzt. Wenn dies nicht der Fall ist, geht HubSpot zum nächsten Block über und so weiter. Alle Zeilen, die die festgelegten Bedingungen nicht erfüllen, werden mit dem Standardwertversehen.
  
  
• Geben Sie im Abschnitt Default einen Wert für Else ein, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist.
  
  
• Sobald Sie Ihre Felder eingerichtet haben, klicken Sie oben rechts auf Review.

Filter

Verfeinern Sie Ihre Daten weiter, indem Sie Ihren Feldern Filter hinzufügen.

So fügen Sie einen Filter hinzu:

• Wechseln Sie zur Registerkarte Filter.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf und ziehen Sie die Felder.
• Klicken Sie auf ein Feld, um dessen Filteroptionen anzuzeigen. Wählen Sie einen Filter aus und klicken Sie dann auf Anwenden.
• Sie können Filter gruppieren, indem Sie auf ein Feld und dann auf das Dropdown-Menü Mit anderem Filter gruppieren klicken. Wählen Sie einen anderen aktiven Filter aus und klicken Sie dann auf Anwenden.

• • Sie können die Verwendung der Filter ändern, indem Sie auf das Dropdown-Menü Include data if it matches klicken:
    • Alle der unten aufgeführten Filter: die Daten müssen allen eingestellten Filtern entsprechen.

• • • Jeder der unten aufgeführten Filter: daten können aufgenommen werden, wenn sie einen oder mehrere der gesetzten Filter erfüllen.
    • Benutzerdefinierte Filterregeln: schreiben Sie Ihre eigenen Filterregeln. Sie können boolesche Ausdrücke wie "1 und (2 oder 3)" verwenden.

• • Um die Gruppierung von Filtern aufzuheben, klicken Sie auf einen Filter und dann auf das Dropdown-Menü „Mit anderem Filter gruppieren“. Wählen Sie „Keiner“ und klicken Sie dann auf „OK“.
• Nachdem Sie Ihre Filter eingerichtet haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Prüfung

Überprüfen Sie Ihren Datensatz, bevor Sie ihn speichern. 

• Zeigen Sie unter „Quellen“ die von Ihnen ausgewählten Datenquellen an. 
• Zeigen Sie unter „Felder“ die Felder im Datensatz an. Dazu gehören:
  • Feld: der Name des Feldes.
  • Abgeleitet: Gibt, an ob das Feld ein standardmäßiges HubSpot-Feld oder ein benutzerdefiniertes berechnetes Feld ist.

• Datentyp: der Typ der im Feld enthaltenen Daten.
• Eingabe: Der Ausdruck des Feldes.
• Quelle: die Quelle der Daten (z. B. Kontakte).
• Zeigen Sie im Bereich „Vorschau“ eine Vorschau Ihrer Daten an. Sie können auf „Tabellenbeziehungen anzeigen“ klicken, um zu sehen, wie die Daten miteinander verbunden sind.
• Nachdem Sie Ihre Daten überprüft haben, speichern Sie den Datensatz, indem Sie auf „Speichern“ klicken.
• Geben Sie im rechten Bereich einen Namen und eine Beschreibung für den Datensatz ein.
• Klicken Sie auf Anwenden.

Sie gelangen dann zum Report Builder, wo Sie einen Bericht auf der Grundlage Ihres Datensatzes erstellen können.

Datensätze anzeigen und verwalten

Im Dashboard für Datensätze können Sie vorhandene Datensätze anzeigen und bearbeiten.

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Reports > Data Management und wählen Sie dann Datasets.
• Sie können Ihre vorhandenen Datensätze filtern, indem Sie die Filter am oberen Rand der Tabelle verwenden.
• Um einen Datensatz zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie dann auf „Bearbeiten“. Sie werden dann zur Seite mit den Details des Datensatzes weitergeleitet.
  • Auf der Registerkarte „Vorschau“ können Sie eine Vorschau der Daten des Datensatzes anzeigen. 
  • Zeigen Sie auf der Registerkarte „Metadaten“ die im Datensatz enthaltenen Datenquellen und Felder an. Dazu gehören:
    • Feld: der Name des Feldes.
    • Abgeleitet: Gibt, an ob das Feld ein standardmäßiges HubSpot-Feld oder ein benutzerdefiniertes berechnetes Feld ist.
    • Datentyp: der Typ der im Feld enthaltenen Daten.
    • Eingabe: die Zeichenfolge, mit der Daten in das Feld eingegeben werden.
    • Quelle: die Quelle der Daten (z. B. Kontakte).
  • Zeigen Sie auf der Registerkarte „Berichte“ die Berichte an, die mithilfe des Datensatzes erstellt wurden.

  • Auf der Seite mit den Details zu den Datensätzen können Sie auch einen neuen Bericht unter Verwendung des Datensatzes erstellen, indem Sie auf Bericht erstellenklicken.

Einen Bericht mithilfe eines Datensatzes erstellen

Sobald ein Datensatz erstellt wurde, können Sie einen auf dem Datensatz basierenden Bericht entweder über den Berichtdesigner oder das Datensatz-Tool erstellen.

• So erstellen Sie einen Bericht von einem Datensatz aus:
• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Reports > Data Management und wählen Sie dann Datasets.
• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes. 
• Klicken Sie oben rechts auf „Bericht erstellen“.
• Fahren Sie mit der Erstellung Ihres Berichts im Custom Report Builderfort. 
• So erstellen Sie einen Bericht vom benutzerdefinierter Berichtdesigner aus:
• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Berichterstattung & Daten > Berichte.
• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Bericht erstellen.
• Wählen Sie Custom Report Builder.
• Klicken Sie oben auf die Registerkarte Datasets, um Ihre vorhandenen Datasets anzuzeigen. 

• Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und klicken Sie dann auf „Weiter“.

• Fahren Sie mit der Erstellung Ihres Berichts im Custom Report Builderfort. 

Referenz

Syntax

Innerhalb einer Funktion können Sie Daten von Eigenschaften und Feldern oder Literaldaten verwenden. Eigenschafts- und Felddaten sind dynamisch basierend auf den einzelnen Datenquellen, während Literaldaten konstant sind. Zum Beispiel:

• 2021-03-05 ist ein wörtliches Datum, das konstant ist.
• [CONTACT.createdate] ist ein eigenschaftsbasiertes Datum, das für jeden Datensatz dynamisch ist.

Funktionen können sowohl Literal- als auch Eigenschafts-/Felddaten enthalten, solange die Datentypen mit den erforderlichen Argumenten der Funktion kompatibel sind. Zum Beispiel:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Syntax für Literale und Eigenschaften/Felddaten und wie Sie diese in Formeln einbinden können.

Literalsyntax

Verwenden Sie Literale, um bestimmte, statische Zeichenfolgen von Text, Zahlen, wahren oder falschen Werten und Datumsangaben in Ihre Berechnungen einzufügen.

• Zeichenfolgenliteral: Text, der von Anführungszeichen umgeben ist. Zum Beispiel: “My cool string”.

• Zahlenliteral: Zahlen ohne Anführungszeichen. Zum Beispiel: 42.
• Boolesches Literal: true oder false.
• Datumsliteral: eine Zeichenkette, formatiert als "YYY-MM-DD" , oder eine Datums-Zeitstempel-Nummer (z. B. 1635715904). 

Eigenschaftssyntax

Eigenschaftsreferenzen ermöglichen es Ihnen, Werte direkt aus den Eigenschaften Ihrer ausgewählten Datenquellen einzubeziehen. Sie müssen die Eigenschaft nicht als Datensatzfeld hinzufügen, um auf sie zu verweisen. 

Verwenden Sie die folgende Syntax, wenn Sie auf Eigenschaften verweisen:

• Referenzausdrücke sind immer von eckigen Klammern umgeben ( [ und ] ).
• Eigenschaftsreferenzen geben den Objekt- oder Event-Namen an, gefolgt von einem Punkt und dem internen Eigenschaftsnamen. Zum Beispiel:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Feldreferenzsyntax

Sie können in einer Formel auf Felder verweisen, indem Sie den Feldnamen in eckige Klammern setzen. Zum Beispiel:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Sie können in Formeln auf Felder verweisen, sofern die Operatoren und Funktionen der Formel den Datentyp des Feldes akzeptieren. Wenn Sie zum Beispiel ein neues Feld erstellen, das eine Zeichenfolge enthält, können Sie in einer Funktion, die Zeichenfolgen akzeptiert, auf das Feld verweisen:

• Wenn Feld 1  [DEAL.name] ist, enthält es einen String-Wert (den Namen des Deals).
• CONCAT([Field 1], "Q4") wäre gültig, da sie zwei Zeichenfolgenwerte enthält.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) wäre nicht gültig, da es sowohl eine Zeichenkette als auch einen Zahlenwert enthält.

Operator

Sie können Operatoren mit Literal- und Eigenschafts-/Feldwerten verwenden, und Operatoren werden in der Standard-PEMDAS-Operatorrangfolge ausgewertet. Auf diese Weise können Sie Operatoren mit Hilfe von Klammern verschachteln. Zum Beispiel:

• Hinzufügen einer Nummer mit Bezug auf eine Eigenschaft: 1 + [DEAL.amount]
• Verwendung von Klammern zur Verschachtelung von Operationen: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

Die IF-Logik ist eine Reihe von Regeln, die ausgeführt werden, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Sie können die IF-Logik verwenden, um Daten zu unterscheiden. Sie können zum Beispiel die IF-Logik verwenden, um:

• Berechnen Sie unterschiedliche Provisionen je nach Größe eines Deals (d.h. geben Sie einen höheren Prozentsatz für einen größeren Deal).
• Ordnen Sie die Deals zur Analyse und für Maßnahmen in Ihren Berichten in Kategorien ein.
• Übersetzen Sie die Rückmeldungen in Kategorien (z.B. 1-6 ist eine Beeinträchtigung).
• Definieren Sie die Priorität von Kontakten anhand der Anzahl der Tage, die sie als Leadmarkiert sind.
   

LABEL

Die Funktion LABEL wandelt die Aufzählungseigenschaften Intervallwerte in benutzerfreundliche Werte um. Einige von HubSpot definierte Eigenschaften, wie z. B. Deal und Kontaktbesitzer, werden als interne Werte dargestellt. Dies erschwert die Analyse. Bei Verwendung mit den von HubSpot definierten Eigenschaften, die eine Übersetzung unterstützen, liefert die LABEL-Funktion die Übersetzung auf der Grundlage der Portaleinstellungen und nicht der Benutzereinstellungen. Sie können zum Beispiel die Funktion LABEL verwenden, um:

• Direkter Zugriff auf Namen von Kontakten oder Deal-Phasen in Feldern

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Verweisen Sie HubSpot-Eigentümer direkt in Feldern mit ihrem Namen

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numerische Funktionen

Zeichenfolgenfunktionen

Datumsfunktionen