Sopimusten ymmärtäminen HubSpotissa

Käytä HubSpotin sopimuskohdetta keskitettynä luotettavana tietolähteenä vahvistetuille tuloille. Hallinnoimalla sopimuksia HubSpotissa voit kirjata ja hallinnoida voimassa olevia sopimuksia, kirjata maksut manuaalisesti tai laskuttaa ostajia automaattisesti, tehdä päivityksiä sopimuksen voimassaoloaikana, uusia sopimuksia ja raportoida tulot tarkasti.

Voit luoda sopimuksen suoraan tietueesta tai sopimusten hakemistosivulta (BETA) tai luoda sen automaattisesti, kun ostaja hyväksyy tarjouksen:

• Suoraan luodut sopimukset (BETA): luo tai tuo sopimuksia, kun sopimus luodaan HubSpotin ulkopuolella, kun sopimus ei riipu ostajan hyväksymästä tarjouksesta tai jos käytät toista järjestelmää CPQ:n hallintaan. Luo sopimuksia HubSpotissa ja käytä niitä luotettavana tietolähteenä raportointia ja automaatiota varten.

• Tarjouksista automaattisesti luodut sopimukset: Luo sopimuksia hyväksytyistä tarjouksista, kun ostajan on tarkistettava ja hyväksyttävä tarjous ennen sopimuksen luomista. Hallitse CPQ:ta ja kokonaisliikevaihtoa HubSpotissa. 

Opi, miten voit hyödyntää sopimuksia liiketoiminnassasi, mukaan lukien:

• Kuinka käyttää sopimuksia yhdessä muiden HubSpot-objektien, kuten kauppojen, tarjousten ja laskujen, kanssa.

• Kuinka hallita sopimuksen voimassaoloaikana tehtäviä muutoksia ja uusimisia.

• Miten suhteutus hoidetaan, kun sopimukseen tehdään muutoksia.

Mikä on sopimus?

Sopimukset ovat HubSpotissa sitovien tulojen keskitetty tietolähde, jossa eritellään kertaluonteiset ja toistuvat tuotteet, liikevaihtomittareita ja muutoksia ajan mittaan. Toisin kuin kaupat, joilla seurataan yksittäisiä myyntimahdollisuuksia, sopimukset on suunniteltu tukemaan koko asiakassopimuksen elinkaarta, mukaan lukien muutokset ja uusinnat.

Sopimusten avulla tiimisi voivat raportoida tulomittareista, määrittää uusimiset ja muutokset sekä yhdenmukaistaa tulotoiminnot koko yrityksessä. Lue lisää tulojen raportoinnista.

Sopimus voidaan luoda suoraan HubSpotissa tai hyväksytyn tarjouksen pohjalta. Tarjoukset ja sopimukset voivat toimia yhdessä, mutta tarjousta ei vaadita jokaiseen sopimukseen.

Sopimusten kokoonpanot

Käytä alla olevaa taulukkoa tunnistaaksesi tarpeisiisi sopivan sopimuksen kokoonpanon ja HubSpotin vaatimukset.

Korvaavatko HubSpot-sopimukset juridiset sopimukset?

HubSpot-sopimukset eivät korvaa juridisia sopimuksia, kuten palvelusopimuksia (MSA) tai allekirjoitettuja PDF-sopimuksia. Jos sinun on viitattava juridiseen sopimukseen HubSpotissa, voit luoda mukautetun sopimusominaisuuden, jonka kenttätyyppi on Tiedosto tai URL, ja ladata asiakirjan tai lisätä sen URL-osoitteen. Ennen kuin tallennat juridisen sopimuksen HubSpotiin, tarkista asiakirja huolellisesti ja lue lisää arkaluonteisten tietojen tallentamisesta HubSpotissa.

Miten sopimus luodaan?

Voit luoda sopimuksen suoraan HubSpotissa (BETA) tai luoda sen hyväksytyn tarjouksen pohjalta. Sopimustietue tarjoaa yleiskatsauksen sopimuksen keskeisistä tiedoista, kuten yhteyshenkilön ja yrityksen tiedoista, sitoumuksena olevista tuloista sekä yhteyksistä muihin tietueisiin.

Luo sopimus suoraan (BETA)

Jos olet pääkäyttäjä, voit liittää tilisi HubSpot-sopimusten suoraan luomiseen, muokkaamiseen ja uusimiseen -beetaohjelmaan.

Valtuutetut käyttäjät voivat luoda sopimuksen kaupan, yhteyshenkilön, yrityksen tai tiketin tietueesta tai sopimusten hakemistosivulta. Sopimusta luodessaan käyttäjät voivat lisätä sopimuksen tiedot, rivit, ehdot ja liitännät suoraan sopimustietueeseen.

Luo sopimus hyväksytystä tarjouksesta

Jos automaattinen sopimusten luominen on käytössä, voit luoda sopimuksen, kun ostaja hyväksyy tarjouksen. Sopimus heijastaa hyväksytyn tarjouksen sisältämää sopimusta.

Sopimusten käyttö yhdistettyjen CPQ-, laskutus- ja maksutoimintojen beta-versiossa

Jos olet rekisteröitynyt Connected CPQ-, laskutus- ja maksupalveluiden beetaversioon-ohjelmaan, voit hallita tarjouksesta maksuun ulottuvaa prosessia HubSpotissa tarjouksen hyväksymisestä laskutukseen ja maksujen perintään. Liity beta-versioon, jos haluat saada tarjouksen hyväksynnän ennen sopimuksen luomista. Jos et vaadi tarjouksen hyväksyntää, voit luoda sopimuksia suoraan. Luelisää Connected CPQ-, laskutus- ja maksut-beta-prosessista.

Kuinka käyttää kauppoja, tarjouksia, sopimuksia ja laskuja yhdessä

Voit käyttää 

• Kaupat: käytä kauppoja myyntimahdollisuuksien seurantaan ja niiden päättämiseen. Sopimuksia käytettäessä on suositeltavaa määrittää eri myyntiputket eri tyyppisille kaupoille. Esimerkiksi yksi myyntiputki uusille kaupoille, yksi laajennuksille (sopimuksen voimassaoloaikana tehtävät muutokset) ja yksi uusimisille. Näin varmistetaan, että sopimuksen eri myyntivaiheet voidaan kirjata ja raportoida erikseen.

• Tarjoukset: voit halutessasi luoda tarjouksia kaupan perusteella ja lähettää ne ostajalle tarkastettavaksi. Jos olet mukana Connected CPQ-, laskutus- ja maksujen beta-ohjelmassa ja sopimusten automaattisen luomisen asetus on käytössä, tarjouksen hyväksymisen yhteydessä luodaan automaattisesti sopimus, joka heijastaa tarjouksen tulositoumusta. Kaupat, tarjoukset ja sopimukset voivat sisältää sekä kertaluonteisia että toistuvia erätietoja. 

• Sopimukset: keskitetty tietolähde vahvistetuille tuloille. Ne sisältävät tuotteet ja palvelut, joista asiakas maksaa, sekä kaikki sopimukseen tehdyt muutokset. Sopimuksia käytetään jatkuvan laskutuksen, laskujen luomisen ja maksujen perinnän hallintaan. Lue lisää eri tavoista laskuttaa ostajiasi.

• Laskut:lähetä laskut maksua varten. Voit kerätä maksut verkossa HubSpotissa tai merkitä laskut manuaalisesti maksetuiksi, jos käytät muuta maksutapaa.

• Sopimusten muutokset: päivitä sopimuksia niiden elinkaaren aikana. Muokkaa sopimustasuoraan (BETA)päivittääksesi myyjän ja ostajan tiedot, perintäprosessin, veloitettavan maksutavan, sopimuksen rivikohdat ja kassatoiminnot. Jos haluat käyttää tarjouspohjaista prosessia olemassa olevan sopimuksen muutosten ehdottamiseen ja hyväksymiseen, lue lisää muutostarjousten luomisesta.

• Uusintatarjoukset: luo uusintatarjouksia, kun asiakkaan nykyinen sopimus lähestyy loppuaan, jotta saat asiakkaalta sitoumuksen seuraavalle kaudelle. Kun uusintatarjous hyväksytään, luodaan uusi sopimus, joka liitetään automaattisesti edelliseen sopimukseen.

Mitä tietoja voin tarkastella sopimustietueesta?

Sopimuksen avulla voit tarkastella seuraavia tietoja:

• Tila:tarkastele sopimuksen nykyistä tilaa.

• Talous- ja tulotiedot: tarkastele sopimuksen kokonaisarvoa (TCV), vuotuista sopimusarvoa, kuukausittaista toistuvaa liikevaihtoa (MRR) ja vuotuista toistuvaa liikevaihtoa (ARR).

• Laskutustiedot:tutustu laskutustietoihin, kuten laskutusyhteyshenkilöön, laskutettuun summaan, laskutushistoriaan ja tuleviin maksuihin.

• Uusimispäivät: tarkastele , milloin sopimuksen uusiminen erääntyy.

• Yhteydet: tarkastele tietueita, joihin sopimus liittyy, mukaan lukien yhteyshenkilöt, yritykset, kaupat, laskut, rivit, maksut, tarjoukset ja tilaukset.

Voivatko asiakkaat tarkastella sopimuksiaan?

Asiakkaasi eivät voi tarkastella HubSpot-sopimusobjektia. Heille lähetetään tarjouksia (jos luot tarjouksia osana prosessia), laskuja, kuitteja ja muita laskutukseen liittyviä ilmoituksia heidän laskutustietojensa perusteella.

Mikä on jatkuva sopimus?

Evergreen-sopimukset sisältävät toistuvia erätietoja, jotka on asetettu uusittaviksi automaattisesti, kunnes ne peruutetaan. Koska niillä ei ole päättymispäivää, TCV:tä ja ACV:tä ei lasketa. MRR ja ARR lasketaan kuitenkin edelleen.

Sopimusten muokkaaminen ja päivittäminen

Voit muokata sopimuksen tietoja, erittelyjä, ehtoja sekä laskutus- ja maksutietoja sopimustietueesta (BETA). Suoraan tarjouksesta luotujen sopimusten osalta voit luoda muutostarjouksia. Muutostarjoukset tarjoavat tarjouspohjaisen prosessin olemassa olevan sopimuksen muutosten ehdottamiseen ja hyväksymiseen, ja ne on liitettävä kauppaan. On suositeltavaa määrittää putkistoja (esim. laajennusputkisto) muutoksiin liittyville kaupoille, jotta laajennuksia ja supistumisia voidaan ennustaa ja raportoida erikseen.

Huomaa: jos olet mukana Connected CPQ-, laskutus- ja maksujen beta-ohjelmassa ja laskuun on sovellettu hyvityslaskua, oikaistua laskusummaa ei näy sopimuksessa.

Uusimisten hallinta

Voit uusia sopimuksen sopimustietueesta (BETA) tai luomallauusintatarjouksia. Uusintatarjoukset tarjoavat tarjouspohjaisen prosessin uusintojen ehdottamiseen ja hyväksymiseen, ja niiden on liityttävä kauppaan. Lue lisää uusintaprosessin hallinnasta HubSpotissa alla.

Olemassa olevien sopimustietojen tarkastelu

Käytä sopimustietuetta tarkastellaksesi olemassa olevia sopimustietoja, kuten suorituskykyä, liittyviä rivitietoja, laskutusaikataulua, uusimistietoja, toimien aikajanaa ja historiaa. Käytä näitä tietoja uusimiskeskustelujen valmisteluun ennen uusimistarjouksen lähettämistä.

Luo erillinen uusintaputki

On suositeltavaa luoda erillinen uudistusten myyntiputki uudistussopimuksille ja luoda uusia sopimuksia uudistustarjouksia varten. Näin voit raportoida uusien sopimusten tuottoja verrattuna uudistussopimusten tuottoihin ja hallinnoida uudistuksia erillään muista aktiivisista sopimuksista.

Mitä uusintaan sisältyy

Oletusarvoisesti uusinta käyttää samaa voimassaoloaikaa kuin olemassa oleva sopimus (esim. jos olemassa oleva sopimus oli 12 kuukauden sopimus, uusintatarjous määritetään 12 kuukaudeksi). Uusinta sisältää:

• Olemassa olevaan sopimukseen liitetyt yhteyshenkilöt.
• Olemassa olevaan sopimukseen liitetty yritys.
• Laskutusyhteyshenkilöt, jos ne on lisätty olemassa olevaan sopimukseen.
• Olemassa olevan sopimuksen rivit. Jos sopimusta on päivitetty, uusinta sisältää myös nämä rivit. Esimerkiksi, jos asiakas aloitti 10 lisenssillä ja lisäsi myöhemmin 10 lisää, uusinta sisältää 20 lisenssiä tarjouksen koko voimassaoloajalle.
• Olemassa olevan sopimuksen vastaavat maksuehdot.

Käytä työnkulkuja uusimisten automatisointiin

Voit käyttää sopimuksen ominaisuuksia luodaksesi työnkulkuja, jotka automatisoivat HubSpotissa uusimispäivämääriin liittyvät toimet, kuten tehtävien muistutukset, uusimissopimusten luomisen ja uusimistarjousten luomisen:

• Luo uusimispäivämääriin perustuva työnkulku, jolla automatisoit muita tehtäviä HubSpotissa (esim. tehtävien muistutukset).

• Luo uusimissopimukset ennen sopimuksen uusimispäivää, jotta voit hallita asiakkaan kanssa käytävää viestintää uusimisesta (esim. sähköpostit, kokoukset, puhelut). 

• Luo tarjouksia ennen uusimispäiviä. Lue lisää uusimistarjousten luomisesta työnkulun avulla.

Miten sopimuksen suhteellinen osuus lasketaan?

Jos suhteutusasetus on käytössä, suhteutus mukauttaa rivikohdan summaa, kun muutos astuu voimaan olemassa olevan laskutuskauden aikana. Jos esimerkiksi muutat rivikohdan määrää tai hintaa laskutuskauden aikana, kausi jaetaan erillisiin osiin. Jokaisesta osasta veloitetaan sen kattamien kuukausien tai päivien määrän perusteella.

HubSpot käyttää yhdistelmämenetelmää suhteutetun summan laskemiseen:

• Laskutuskauden jokaisella kuukaudella on sama painoarvo:neljännesvuosittaisen laskutuskauden jokainen kuukausi edustaa kolmasosaa kokonaismäärästä, vaikka kuukausissa olisi eri määrä päiviä.

• Osakuukausien osalta käytetään tarkkaa päivien lukumäärää: jos jakso sisältää 3 päivää 30 päivän kuukaudesta, kyseisen kuukauden osuus on 3/30 sen kuukausiosuudesta.

• Lopullinen suhteutusasteikko: katettujen kuukausien kokonaisosuus jaettuna koko laskutuskauden kuukausien lukumäärällä.

Laskutuskuukausien laskeminen

Suhteutusta varten kuukausi perustuu laskutusjaksoon, ei kalenterikuukauteen. Se alkaa rivikohteen alkamispäivästä ja päättyy seuraavan kuukauden vastaavan päivän aattona.

Esimerkiksi, jos rivikohtainen erä alkaa 15. maaliskuuta, laskutuskuukaudet ovat:

• 15. maaliskuuta – 14. huhtikuuta
• 15. huhtikuuta – 14. toukokuuta
• 15. toukokuuta – 14. kesäkuuta

Neljännesvuosittaisen rivikohteen osalta jokainen täysi laskutuskuukausi vaikuttaa yhtä paljon (kolmasosa kokonaissummasta) riippumatta siitä, onko siinä 28, 30 vai 31 päivää. Vain jäljellä oleva osakuukausi lasketaan suhteutettuna tarkkaan päivien lukumäärään.

Suhteuttamisen esimerkki

Neljännesvuosittainen rivikohtainen erä alkaa 15. maaliskuuta, ja sen hinta on 3 000 dollaria neljännesvuosittain. 18. huhtikuuta se korvataan uudella rivikohtaisella erällä, jonka hinta on 4 500 dollaria neljännesvuosittain.

Tämän vuosineljänneksen laskutuskuukaudet ovat:

• 15. maaliskuuta – 14. huhtikuuta
• 15. huhtikuuta – 14. toukokuuta
• 15. toukokuuta – 14. kesäkuuta

Koska muutos tapahtuu toisen laskutuskuukauden aikana, neljännesvuosi jaetaan näiden kahden erän kesken. Jakosuhde kuvaa kunkin erän osuutta kyseisestä neljännesvuodesta.

Jakosuhteiden summa on yksi, joten nämä kaksi osuutta kattavat koko neljännesvuosittaisen laskutuskauden. Tässä menetelmässä osittaisten laskutuskuukausien osalta käytetään tarkkoja päiväkohtaisia laskelmia, kun taas kokonaisia laskutuskuukausia käsitellään tasapuolisesti.

Jos suhteutusasetus on pois päältä, sopimuksen muutokset kesken kauden astuvat voimaan seuraavalla laskutusjaksolla.

Huomaa: jos muutos astuu voimaan olemassa olevan laskutuskauden aikana, nykyisen palvelukauden käyttämättömästä osasta luodaan suhteutettu veloituslasku ja suhteutettu hyvityslasku.

Seuraavat vaiheet

• Lue lisää sopimusten määrittämisestä HubSpot-tililläsi.

• Lue lisää sopimusten luomisesta suoraan (BETA) tai hyväksytyistä tarjouksista.

• Lue lisää sopimusten tarkastelusta ja hallinnasta, mukaan lukien sopimusten irtisanominen, sopimusten liittäminen muihin tietueisiin ja sopimusten vieminen.