Käyttäjien saatavuuden hallinta tukipalvelua varten

Helpdeskissä käyttäjän saatavuustila määrää, voidaanko hänelle osoittaa uusia tikettejä automaattisesti. Tämä tila määritetään automaattisesti käyttäjän työaikojen perusteella, mutta käyttäjät voivat myös päivittää sen manuaalisesti. Lisäksi tiimin jäsenet, joilla on ”Saatavuuden hallinta” -oikeus, voivat muuttaa muiden tiimin jäsenten saatavuustilaa.

Lue lisää tikettien automaattisesta osoittamisesta asiakastukipalvelussa.

Jos sinulla on osoitettu käyttöpaikka, voit käyttää työvoiman hallintasivua määrittämään ja seuraamaan käyttäjien saatavuutta sekä tikettien kapasiteettirajoituksia asiakaspalvelussa.

Huomaa: käyttäjän työajat, poissaolot ja saatavuustila näkyvät sekä saapuneet-kansiossa että asiakaspalvelussa.

Käyttäjän työajan määrittäminen

Määritä viikoittaiset työajat käyttäjän aikavyöhykkeen mukaan. Kun käyttäjä on työaikojensa ulkopuolella, hänen saatavuustilansa muuttuu Poissa-tilaan, eikä hän ole oikeutettu automaattiseen tehtävien osoittamiseen tukipalvelussa. Käyttäjän työajan alkaessa hänen saatavuustilansa asetetaan automaattisesti Saatavilla-tilaan.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta käyttäjätaulukossa käyttäjän tietuetta.
4. Napsauta Asetukset-välilehteä. Napsauta sitten vasemmassa sivupalkin valikossa Työajat.
5. Napsauta Aikavyöhyke -pudotusvalikkoa ja valitse käyttäjän oikea aikavyöhyke. Napsauta sitten Tallenna.
6. Napsauta kohdassa Yleiset työajat + Lisää työajat. Valitse avattavista valikoista viikonpäivät sekä alkamis- ja päättymisajat. Voit poistaa päivän napsauttamalla poistokuvaketta ( delete ).
7. Napsauta Tallenna.
8. Käyttäjätietueen yläosassa näkyy nyt käyttäjän saatavuustila ja kyseisen päivän työajat.
   
   • Voit muuttaa saatavuustilaa manuaalisesti napsauttamalla Käyttäjän tila -pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten Saatavilla tai Poissa.
   • Voit muokata työaikoja napsauttamalla Muokkaa työaikoja.

Määritä käyttäjän poissaolotunnit

Määritä poissaolot käyttäjän aikavyöhykkeen mukaan. Kun käyttäjä on poissa toimistosta, hänen saatavuutensa muuttuu tilaksi Poissa, eikä hän ole oikeutettu automaattisiin tehtävien osoituksiin postilaatikoissa tai asiakaspalvelussa.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta käyttäjätaulukossa käyttäjän tietuetta.
4. Napsauta Asetukset-välilehteä. Napsauta sitten vasemmassa sivupalkin valikossa Työajat.
5. Napsauta Aikavyöhyke -pudotusvalikkoa ja valitse käyttäjän oikea aikavyöhyke. Napsauta sitten Tallenna.
6. Napsauta Poissa toimistosta-kohdassa + Lisää päivämäärät.
7. Kirjoita Tapahtuman nimi, esim . Vuosiloma.
8. Määritä poissaolosi ajanjakso napsauttamalla päivämäärän valintakenttiä ja valitsemalla päivämäärät. Valitse aloitus- ja lopetusaika avattavista valikoista. Poista päivämääriä napsauttamalla poistokuvaketta.
9. Napsauta Tallenna.
10. Käyttäjätietueen yläosassa käyttäjän saatavuustila ja päivän työajat heijastavat käyttäjän poissaolokauden alku- ja loppupäivää.
    
    • Voit muuttaa saatavuustilaa manuaalisesti napsauttamalla Käyttäjän tila -pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten Saatavilla tai Poissa.
    • Voit muokata työaikoja napsauttamalla Muokkaa työaikoja.

Synkronoi poissaolokalenteritapahtumat HubSpotin kanssa

Jos käytät HubSpotin kalenterisynkronointia Google- tai Outlook-kalenterin kanssa, voit synkronoida poissaolotapahtumat automaattisesti kalenterisi ja HubSpotin välillä.

Voit synkronoida poissaolotapahtumat HubSpotin ja Google- tai Outlook-kalenterisi välillä seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
3. Napsauta käyttäjätaulukossa käyttäjän tietuetta.
4. Napsauta Asetukset-välilehteä. Napsauta sitten vasemmassa sivupalkin valikossa Työajat.
5. Valitse Poissa toimistosta -osiosta valintaruutu Synkronoi poissaolot kalenterisi kanssa .

Määritä saatavuustilasi asiakaspalvelusta

Käyttäjän työajan alkaessa hänen saatavuustilansa asetetaan automaattisesti tilaan Saatavilla. Käyttäjän työajan päättyessä hänen saatavuustilansa asetetaan automaattisesti tilaan Poissa. Käyttäjät voivat muuttaa saatavuustilaansa manuaalisesti päivän aikana, jotta se vastaa tilannetta, jossa he ovat poissa.

Voit muuttaa saatavuustilasi manuaalisesti seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Palvelu > Käyttötuki. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Palvelu > Käyttötuki.
2. Napsauta vasemmassa alakulmassa olevaa Olet käytettävissä -pudotusvalikkoa. Valitse sitten jokin vaihtoehto:
   
   • Aseta poissaolevaksi: sinut merkitään poissaolevaksi, kunnes tila päivitetään manuaalisesti tai työaikasi alkavat, jolloin tilasi muuttuu automaattisesti saatavaksi.
   • Aseta tilaksi "poissa" väliaikaisesti: jos sinulle on osoitettu palvelupaikka, voit asettaa tilaksesi " poissa " tietyn ajanjakson ajaksi.
     
     • Valitse valintaikkunasta valmiiksi määritetty aikajakso. Jos haluat asettaa mukautetun aikajakson, napsauta Mukautettu ja syötä haluamasi aika. Kun aikajakso on kulunut, tilasi muuttuu takaisin Saatavilla-tilaan.
     • Napsauta Tallenna.

Huomaa: kun asetat itsesi tilapäisesti poissaolevaksi, valittu kesto on etusijalla työaikaasi nähden. Jos työaikasi alkaa sinun ollessasi tilapäisesti poissaolevana, tilasi pysyy Poissaolevana, kunnes ajastin umpeutuu tai vaihdat manuaalisesti takaisin Saatavilla-tilaan.

Voit myös määrittää käyttäjän poissaoloajat tukipalvelua varten. Lue lisää tästä artikkelista.

Määritä tiimin jäsenten saatavuustila

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Saapuneet-kansi ja tukipalvelu > Saatavuuden hallinta.
3. Tarkastele taulukosta käyttäjiä, joilla on pääsy postilaatikoihisi tai tukipalveluun.
4. Voit suodattaa käyttäjiä napsauttamalla taulukon yläosassa olevia suodattimia ja valitsemalla arvon. Asettamasi suodattimet näkyvät jatkossa kaikille käyttäjille, jotka avaavat tämän näkymän.
5. Voit poistaa suodattimet napsauttamalla Tyhjennä suodattimet.
6. Napsauta käyttäjän tilaa ja valitse sitten Saatavilla tai Poissa.

Huomaa: jos olet ilmaiskäyttäjä, voit tarkastella muiden tiimin jäsenten tilaa, mutta et voi muuttaa muiden käyttäjien lähetystilaa.

Kun käyttäjä siirtyy tukipalveluun, hän näkee ilmoituksen, jossa kerrotaan, että järjestelmänvalvoja on muuttanut hänen tilansa Poissa-tilaan. Jotta hän voi jälleen vastaanottaa chat-viestejä, hänen on napsautettava Aseta minut saataville.

Määritä kanavien reitityssäännöt

Opi määrittämään reitityssäännöt jokaiselle asiakaspalvelukanavalle, jotta saapuvat tiketit reititetään automaattisesti tilisi tietyille käyttäjille ja tiimeille.