Hallitse käyttäjien saatavuutta help desk -palvelua varten

Help desk -palvelussa käyttäjän tavoitettavuustila määrittää, voidaanko käyttäjälle osoittaa automaattisesti uusia tikettejä. Tämä tila asetetaan automaattisesti heidän työaikansa perusteella, mutta käyttäjät voivat myös päivittää sen manuaalisesti. Lisäksi tiimin jäsenet, joilla on Availability Management -oikeus, voivat muuttaa muiden tiimin jäsenten käytettävyystilaa.

Lisätietoja automaattisesta tikettien osoittamisesta help deskissä.

Huomaa: Käyttäjän työajat, poissaolotunnit ja saatavuusstatukset näkyvät sekä postilaatikossa että help deskissä.

Aseta käyttäjän työajat

Aseta viikoittaiset työajat käyttäjän aikavyöhykkeen perusteella. Kun käyttäjä on työaikojensa ulkopuolella, hänen saatavuutensa muuttuu Poissa, eikä häntä voi määrittää automaattisesti help deskissä. Käyttäjän työajan alkaessa hänen käytettävyystilansa asetetaan automaattisesti tilaan Saatavilla.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
3. Napsauta käyttäjätaulukossa käyttäjätietuetta.
4. Napsauta Asetukset-välilehteä. Napsauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Työajat.
5. Valitse oikea käyttäjän aikavyöhyke napsauttamalla aikavyöhyke-pudotusvalikkoa. Napsauta sitten Tallenna.
6. Napsauta Yleiset työajat-kohdassa + Lisää työaikoja. Valitse pudotusvalikoiden avulla viikonpäivät sekä alkamis- ja päättymisajat. Voit poistaa päivän napsauttamalla delete poistokuvaketta.
7. Napsauta Tallenna.
8. Käyttäjätietueen yläreunassa näet nyt käyttäjän käytettävyystilan ja työajat kyseiselle päivälle.
   
   • Jos haluat muuttaa käytettävyystilaa manuaalisesti, napsauta Käyttäjän tila -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Käytettävissä tai Poissa.
   • Voit muokata työaikoja valitsemalla Muokkaa työaikoja.

Käyttäjän poissaoloaikojen määrittäminen

Aseta toimiston ulkopuolinen saatavuus käyttäjän aikavyöhykkeen perusteella. Kun käyttäjä on poissa toimistosta, hänen käytettävyytensä muutetaan muotoon Poissa, eikä häntä voi määrittää automaattisesti postilaatikkoon tai help deskiin.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
3. Napsauta käyttäjätaulukossa käyttäjätietuetta.
4. Napsauta Asetukset-välilehteä. Napsauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Työajat.
5. Valitse oikea käyttäjän aikavyöhyke napsauttamalla aikavyöhyke-pudotusvalikkoa. Napsauta sitten Tallenna.
6. Napsauta kohdassa Työajan ulkopuolella + Lisää päivämääriä.
7. Kirjoita tapahtuman nimi , esim. vuosiloma.
8. Jos haluat määrittää ajanjakson, jolloin olet poissa työstä, napsauta päivämääränvalitsimen kenttiä ja valitse päivämäärät. Valitse alku- ja loppuaika pudotusvalikoiden avulla. Voit poistaa päivämääriä napsauttamalla poista poista -kuvaketta.
9. Napsauta Tallenna.
10. Käyttäjätietueen yläosassa käyttäjän käytettävyystila ja päivän työajat heijastavat käyttäjän poissaolojakson alku- ja loppupäivää.
    
    • Jos haluat muuttaa käytettävyystilaa manuaalisesti, napsauta Käyttäjän tila -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Saatavilla tai Poissa.
    • Voit muokata työaikoja valitsemalla Muokkaa työaikoja.

Synkronoi toimiston ulkopuoliset kalenteritapahtumat HubSpotin kanssa

Jos käytät HubSpotin kalenterisynkronointia Googlen tai Outlook-kalenterin kanssa, voit synkronoida toimiston ulkopuoliset tapahtumat automaattisesti kalenterin ja HubSpotin välillä.

Voit synkronoida toimiston ulkopuoliset tapahtumat HubSpotin ja Google- tai Outlook-kalenterisi välillä:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
3. Napsauta käyttäjätaulukossa käyttäjätietuetta.
4. Napsauta Asetukset-välilehteä. Napsauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Työajat.
5. Valitse Työajan ulkopuolella -osiossa Synkronoi työajan ulkopuolella kalenterin kanssa -valintaruutu.

Määritä tavoitettavuustilasi help deskistä

Käyttäjän työajan alkaessa hänen käytettävyystilansa asetetaan automaattisesti arvoon Saatavilla. Käyttäjän työajan päättyessä hänen käytettävyystilansa asetetaan automaattisesti tilaan Poissa. Käyttäjät voivat muuttaa käytettävyystilaansa manuaalisesti päivän aikana siten, että se vastaa sitä, milloin he ovat poissa.

Saatavuusstatuksen muuttaminen manuaalisesti:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Käyttötuki.
2. Napsauta vasemmassa alakulmassa olevaa Olet käytettävissä -pudotusvalikkoa. Valitse sitten vaihtoehto:
   
   • Aseta poissaolevaksi: sinut merkitään poissaolevaksi, kunnes tila päivitetään manuaalisesti tai työaikasi alkaa, jolloin tilasi vaihtuu automaattisesti saatavaksi.
   • Aseta poissa olevaksi tilapäisesti: Jos sinulla on määritetty palvelupaikka, voit asettaa itsesi poissa olevaksi tietyksi ajaksi.
     
     • Valitse valintaikkunassa ennalta määritetty kesto. Jos haluat asettaa mukautetun keston, valitse Mukautettu ja anna haluamasi aika. Kun aika on kulunut, tilasi palaa tilaan Käytettävissä.
     • Napsauta Tallenna.

Huomaa: kun asetat itsesi tilapäisesti poissaolevaksi, valittu aika on ensisijainen työaikoihisi nähden. Jos työaikasi alkaa, kun olet tilapäisesti merkitty poissaolevaksi, tilasi pysyy poissaolevana, kunnes ajastin umpeutuu tai vaihdat manuaalisesti takaisin tilaan Käytettävissä.

Voit myös määrittää käyttäjän poissaoloajat help desk -palvelua varten, lisätietoja tässä artikkelissa.

Tiimin jäsenten tavoitettavuustilan määrittäminen

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkissa kohtaan Saapuneet ja Help Desk > Saatavuuden hallinta.
3. Näytä taulukossa käyttäjät, joilla on pääsy postilaatikkoon tai help deskiin.
4. Voit suodattaa käyttäjiä napsauttamalla taulukon yläreunassa olevia suodattimia ja valitsemalla arvon. Soveltamasi suodattimet näkyvät jatkossa kaikille tätä näkymää käyttäville käyttäjille.
5. Voit poistaa suodattimet valitsemalla Tyhjennä suodattimet.
6. Napsauta käyttäjän tilaa ja valitse sitten Käytettävissä tai Poissa.

Huomaa: jos olet vapaa käyttäjä, voit tarkastella muiden tiimin jäsenten tilaa, mutta et voi tehdä muutoksia toisen käyttäjän lähetystilaan.

Kun käyttäjä siirtyy helpdeskiinsä, hän näkee hälytyksen, jossa ilmoitetaan, että ylläpitäjä on muuttanut hänen tilansa tilaksi Poissa. Vastaanottaakseen keskusteluja uudelleen hänen on napsautettava Aseta itseni saataville-painiketta.

Kanavien reitityssääntöjen määrittäminen

Lue, miten voit määrittää reitityssäännöt kullekin help desk -kanavalle, jotta saapuvat tiketit reititetään automaattisesti tietyille käyttäjille ja tiimeille tililläsi.