Tuontityökalun ymmärtäminen

Tuo HubSpotiin objekteja, kuten yhteystietoja, yrityksiä, kauppoja, palveluita ja aktiviteetteja. Lataamalla taulukon ja määrittämällä sen sarakkeet HubSpot-ominaisuuksiksi voit luoda uusia tietueita, päivittää olemassa olevia ja määritellä niiden välisiä suhteita. Tutustu alla olevaan tuontiprosessiin ja terminologiaan varmistaaksesi, että tietosi ovat oikeassa muodossa ennen tiedoston lataamista.

Jos olet uusi HubSpot-käyttäjä ja haluat siirtää olemassa olevat CRM-tietosi HubSpotin CRM-järjestelmään, voit pyytää tietojen siirtoa HubSpotin Replatforming-tiimiltä.

Sanasto

• CRM-objekti: asiakkaasi ja liiketoimintaprosessisi tiedot, kuten yhteystiedot, yritykset, kaupat ja liput. Tuonnissa objekti on tietojoukko, jonka tuot HubSpotiin.

• Tietue: yksittäinen objekti (esim. "Neal Caffrey" on yhteystietotietue). Yksittäisessä objektien tuontitiedostossa jokainen tiedoston rivi edustaa yhtä objektitietuetta. Jos tuot useita objekteja yhdessä tiedostossa, jokainen rivi edustaa toisiinsa liittyviä tietueita.

• Toiminta: tietueisiin liitettävä tapahtuma, kuten kontaktille lähetetty sähköposti tai lipputietueeseen kirjattu muistiinpano. Tuontityökalun tukemat toiminnot ovat puhelut, sähköpostit, kokoukset, muistiinpanot ja tehtävät.
• Ominaisuus: kenttä, joka on luotu tallentamaan tietoja tietueistasi ja aktiviteeteistasi. Tuonnissa ominaisuudet vastaavat tiedoston sarakkeiden otsikoita.

Seuraavassa esimerkissä tuontikohteena ovat yhteystiedot. Jokainen rivi edustaa yhteystietotietuetta ja jokainen tietosarake edustaa yhteystiedon ominaisuutta (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite).

Tuetut kohteet ja toiminnot

Seuraavassa on lueteltu tuontityypit, jotka voit suorittaa, sekä kunkin tyypin tuetut kohteet ja toiminnot.

Yksittäisen objektin tai toiminnan tuonti

Voit tuoda yhden objektin tai toiminnan kerrallaan luodaksesi ja/tai päivittääksesi sen. Yksittäisen objektin tuonnissa:

• Voit luoda ja/tai päivittää yhteystietoja, yrityksiä, kauppoja, lippuja, tapaamisia, kursseja, listauksia, palveluita, puheluita, tuotteita, projekteja, tilauksia, ostoskoreja, tilauksia ja mukautettuja objektitietueita.

• Voit luoda tehtäviä, mutta et päivittää niitä.

Useiden objektien ja toimintojen tuonti

Voit tuoda useita objekteja ja toimintoja kerralla luodaksesi, päivittääksesi ja/tai liittääksesi niitä toisiinsa. Voit tuoda useita objekteja ja toimintoja yhdessä tiedostossa tai kaksi objektia/yhden objektin ja yhden toiminnon kahdessa erillisessä tiedostossa. Kun käytät kahta erillistä tiedostoa, tiedostojen on sisällettävä yhteinen sarake.

Useiden objektien tuonnissa:

• Voit luoda ja/tai päivittää yhteystietoja, yrityksiä, kauppoja, lippuja, tapaamisia, kursseja, listauksia, palveluita, puheluita, tilauksia, projekteja, ostoskoreja ja mukautettuja objektitietueita.
• Voit luoda ja/tai päivittää rivikohteita, mutta niiden on oltava liitettyjä kauppoihin.
• Voit luoda, mutta et päivittää, sähköposteja, kokouksia, muistiinpanoja ja tehtäviä. Sähköpostien, kokousten ja muistiinpanojen on oltava liitettyjä objektiin.

Esimerkki: käytä kahta tiedostoa kahden objektin tuontiin

Sinulla on kaksi eri tietokannasta peräisin olevaa tiedostoa, jotka haluat tuoda HubSpotiin. Toinen tiedosto sisältää yhteystietoja ja toinen kauppoja. Molemmissa tiedostoissa on yhteinenKaupan nimi -sarake, joka vastaa yhteystietotiedoston vastaavaa yhteystietoa. Käytä tuonnin aikanaKaupan nimi -saraketta yhteisenä sarakkeena ja yhteystietotiedoston yksilöllisenä avaimena. Näin sarake voi täyttää Kaupan nimi -ominaisuuden ja liittää kaupat yhteystietoihin HubSpotissa.

Muuntyyppiset tuonnit

Voit käyttää tuontisivulta myös muiden työkalujen tuontiprosessia, mutta niiden vaiheet poikkeavat objektien tai toimintojen tuonnista.

• Laskentataulukoiden tuonnin kieltäminen
• Mukautettujen tapahtumien tuonti
• Tietojoukkojen tuonti

Tuontitiedostojen määrittäminen

Ennen tiedoston lataamista tuontityökaluun on tärkeää määrittää tiedostot oikein, jotta tiedot lisätään tilillesi oikein. Seuraavissa osioissa on tärkeitä käsitteitä ja vaatimuksia tiedostojen oikean määrittämisen kannalta.

Valmiita esimerkkitiedostoja on tässä artikkelissa.

Vaatimukset

Tekniset rajoitukset ja yleiset vaatimukset on esitetty artikkelissa Tuontitiedostojen määrittäminen.

Ainutlaatuiset tunnisteet

Ainutlaatuinen tunniste on ominaisuusarvo, jota HubSpot käyttää tunnistamaan kunkin tietueen ainutlaatuiseksi. Tuonnissa tarvitset ainutlaatuisen tunnisteen tietueiden päivittämiseen, päällekkäisten tietueiden luomisen välttämiseen (esim. kaksi tietuetta nimellä "Tom Smith") ja tietueiden yhdistämiseen toisiinsa (esim. tuoda "Tom Smith" ja yhdistää hänet hänen yritykseensä "Smith Inc."). Yhteystietojen ja yritysten osalta on suositeltavaa käyttää niiden yksilöllisiä tunnisteita tuonnissa (sähköposti,yrityksen verkkotunnus).

Tuonnissa käytettävissä olevat yksilölliset tunnisteet ovat:

• Sähköposti: yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Tämä on pakollinen tieto yhteystietoja tuotaessa, jotta vältetään päällekkäisyydet tai yhdistetään yhteystiedot toiseen kohteeseen. Jos sinulla ei ole yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteita, käytä tietueen tunnusta päivitykseen ja olemassa olevien yhteystietojen liittämiseen.

• Yrityksen verkkotunnus: yrityksen verkkotunnus (esim. example.com). Tämä on pakollinen tieto yrityksiä tuotaessa, jotta vältytään päällekkäisyyksiltä tai jotta yritykset voidaan liittää toiseen kohteeseen. Jos sinulla ei ole yritysten verkkotunnuksia, käytä tietueen tunnusta päivitykseen ja olemassa olevien yritystietueiden liittämiseen.
• Tietueen tunnus: HubSpotin jokaiselle tietueelle antama yksilöllinen ominaisuusarvo. Jos viet olemassa olevia tietueita HubSpotista, jokaisella tietueella on tietueen tunnus. Tämä on oletusarvoinen yksilöllinen tunniste kaupoille, lipuille, tapaamisille, kursseille, listauksille, palveluille, aktiviteeteille ja mukautetuille objekteille, mutta sitä voidaan käyttää myös yksilöllisenä tunnisteena yhteyshenkilöille ja yrityksille, jos sinulla ei ole sähköpostiosoitteita tai yrityksen verkkotunnuksia. Jos tietueen tunnus sisältyy tuontiin, se korvaa kaikki muut yksilölliset tunnisteet.
• Mukautettu ominaisuus, joka vaatii yksilöllisiä arvoja: jos olet luonut ominaisuuden, joka vaatii yksilöllisiä arvoja, voit käyttää ominaisuutta yksilöllisenä tunnisteena tuontitiedostoissasi. Tämä on tuettu yhteyshenkilöille, yrityksille, kaupoille, lipuille, tapaamisille, kursseille, listauksille, palveluille ja mukautetuille objekteille.

Yhteyshenkilöiden ja yritysten osalta on suositeltavaa käyttää niiden omia yksilöllisiä tunnisteita tuonnissa (sähköposti,yrityksen verkkotunnus). Tämä mahdollistaa tietojen laadun ylläpitämisen.

Esimerkki: käytätietueen tunnusta olemassa olevien kauppojen päivittämiseen

Haluat päivittää useita ominaisuuksia kaikille olemassa oleville kaupoille myyntiputkessasi. Vie nämä kaupat ja sisällytä vain ne ominaisuudet, joita haluat muokata, sekä tietueen tunnus. Tee halutut päivitykset laskentataulukossa ja jätätietueen tunnus -sarake koskemattomaksi. Suorita kauppojen tuonti ja käytätietueen tunnusta yksilöllisenä tunnisteena prosessin sarakkeiden kartoitusosassa.

Yhdistykset

Voit myös tuoda tietueita toisiinsa liitettäväksi ja lisätä liitännäismerkintöjä tietueiden välisen suhteen määrittämiseksi. Tähän sisältyvät objektien väliset liitännät, kuten kauppa ja yhteyshenkilö, tai saman objektin liitännät, kuten yhteyshenkilö ja yhteyshenkilö.

Lue lisää siitä, miten liitännät sisällytetään oikein tuontitiedostoihin.

Esimerkki: tuota yhteyshenkilön saman objektin liitäntä

Yrityksesi seuraa johtajan ja yksittäisen avustajan (IC) välisiä suhteita yhteyshenkilöobjektin avulla. Johtajat ovat jo olemassa HubSpotissa. Määritä yksi tuontitiedosto, joka sisältää molempien kontaktien ensisijaisen sähköpostiosoitteen erillisissä sarakkeissa (esim. Johtajansähköposti, IC:n sähköposti). Johtajan sähköpostiosoitteen arvo tulee vastata HubSpotissa jo olevaa arvoa. Aloita kontaktien tuonti, valitse vaihtoehto luoda saman objektin assosiaatioita, määritä muut tiedot ja viimeistele tuonti. Voit myös käyttää mukautettuja assosiaatiotunnisteita suhteen merkitsemiseen.

Sovi sarakkeet ominaisuuksiin

Kun olet ladannut tiedoston tuontityökaluun, tuontiprosessissa on vaihe, jossa sinua pyydetään sovittamaan tiedoston sarakkeiden otsikot HubSpot-ominaisuuksiin. Oikea sovittaminen varmistaa, että tiedot menevät oikeaan paikkaan (eli oikeaan objektiin ja oikeaan ominaisuuteen), kun ne lisätään HubSpotiin.

Esimerkiksi yhteystietotiedoston tapauksessa sarakkeen Etunimiliitetään yhteystiedon ominaisuuteen Etunimi.

Useita objekteja yhdistävässä tiedostossa valitset vastaavan objektin ja ominaisuuden jokaiselle sarakkeelle.

Tuontivirheet

Jos tuonnissa esiintyy virheitä vastaavuuksien määrittämisen aikana, voit hallita tiettyjä virheitä ja korjata tiedot ennen kuin ne lisätään tiliisi. Jos tuonnin jälkeen esiintyy virheitä, voit tarkistaa ja korjata virheet ja lisätä tai päivittää kyseiset tiedot.

Muita tapoja päivittää tietoja HubSpotissa

• Yhteystietojen ja yritysten osalta voit ottaa käyttöön asetuksen, joka luo ja yhdistää yritykset automaattisesti yhteystietoihin yhteystiedon sähköpostiosoitteen perusteella. Jos sinulla on yhteystietoja, joiden sähköpostiosoitteet eroavat yritysten osoitteista, tai jos tuot muita objekteja, seuraa ohjeita tietueiden yhdistämiseksi tuonnin kautta.
• Jos sinulla on tietoja toisessa järjestelmässä ja haluat määrittää kaksisuuntaisen synkronoinnin, lue, miten HubSpot-tietojen synkronointi yhdistetään ja käytetään.