Comprender la herramienta de importación

Importa para añadir objetos -como contactos, empresas, negocios, servicios y actividades- a HubSpot. Subiendo una hoja de cálculo y asignando sus columnas a las propiedades de HubSpot, puedes crear nuevos registros, actualizar los existentes y definir relaciones entre ellos. Revise el proceso de importación y la terminología a continuación para asegurarse de que sus datos tienen el formato correcto antes de subir su archivo.

Si eres nuevo en HubSpot y quieres migrar tus datos de CRM existentes al CRM de HubSpot, puedes solicitar una migración de datos al equipo de Replatforming de HubSpot.

Glosario

• Objeto CRM: información sobre sus clientes y procesos de negocio, como contactos, empresas, negocios y tickets. Al importar, un objeto es el tipo de conjunto de datos que estás importando a HubSpot.

• Registro: instancia individual de un objeto (por ejemplo, "Neal Caffrey" es un registro de contacto). En un archivo de importación de objeto individual, cada fila de tu archivo representa un registro de objeto. Si estás importando varios objetos en un archivo, cada fila representará registros asociados entre sí.

• Actividad: una interacción que puede asociarse a los registros, como un correo electrónico enviado a un contacto o una nota registrada en un ticket. Para la herramienta de importación, las actividades compatibles incluyen llamadas, correos electrónicos, reuniones, notas y tareas.
• Propiedad: un campo creado para almacenar información sobre los registros y las actividades. En una importación, las propiedades coincidirán con los encabezados de las columnas del archivo.

En el siguiente ejemplo, el objeto que se importa son los contactos. Cada fila representa un registro de contacto y cada columna de información representa una propiedad (Nombre, Apellidos, Dirección de correo electrónico) del contacto.

Objetos y actividades compatibles

A continuación, se muestran los tipos de importaciones que puedes realizar y los objetos y actividades compatibles para cada una de ellas.

Importación de un solo objeto o actividad

Puedes importar para crear y actualizar un objeto o actividad a la vez. En una importación de un solo objeto:

• Puede crear y/o actualizar contactos, empresas, negocios, tickets, citas, cursos, listados, servicios, llamadas, productos, proyectos, pedidos, carritos, suscripciones y registros de objetos personalizados .

• Puedes crear tareas, pero no actualizarlas.

Importación de múltiples objetos y actividades

Puede importar para crear, actualizar y asociar varios objetos y actividades a la vez. Puedes importar varios objetos y actividades en un solo archivo, o uno o dos objetos y una actividad en dos archivos separados. Si se utilizan dos archivos distintos, los archivos deben contener una columna compartida.

En una importación múltiple de objetos:

• Puede crear y/o actualizar contactos, empresas, negocios, tickets, citas, cursos, listados, servicios, llamadas, pedidos, proyectos, carritos y registros de objetos personalizados .
• Puedes crear y actualizar elementos de pedido, pero deben estar asociados a negocios.
• Puedes crear, pero no actualizar llamadas, correos electrónicos, reuniones, notas y tareas. Los correos electrónicos, las reuniones y las notas deben estar asociadas a un objeto.

Ejemplo: utilizar dos archivos para importar dos objetos

Tienes dos archivos de una base de datos diferente para traer a HubSpot, uno contiene contactos y el otro contiene negocios. Ambos comparten una columna con el nombre del Negocio , que coincide con el contacto asociado en el archivo de contactos. Durante la importación, utilice Nombre del negocio como columna común y clave única para el archivo de contactos. Esto permite que la columna rellene la Propiedad de negocio mientras asocia los negocios a los contactos en HubSpot.

Otros tipos de importaciones

También puedes acceder al proceso de importación de otras herramientas desde la página de importación, sin embargo, éstas siguen pasos diferentes a las importaciones de objetos o actividades.

• Importación de hojas de cálculo
• Importación de eventos personalizados
• Importación de conjuntos de datos

Configurar los archivos de importación

Antes de subir un archivo a la herramienta de importación, es importante configurarlo correctamente para garantizar que los datos se agreguen adecuadamente a tu cuenta. Las siguientes secciones incluyen conceptos y requisitos importantes para configurar los archivos correctamente.

Para ver los archivos de muestra preconstruidos, consulte este artículo.

Requisitos

Consulta el artículo sobre ela configuración de los archivos de importación para conocer los límites técnicos y los requisitos generales.

Identificadores únicos

Un identificador único es un valor de propiedad que HubSpot utiliza para reconocer cada registro como único. En una importación, se necesita un identificador único para actualizar los registros, evitar la creación de registros duplicados (por ejemplo, dos registros para "Tomás Sanabria") y para asociar los registros entre sí (por ejemplo, importar "Tomás Sanabria" y asociarlo con su empresa "Sanabria S.A."). Para los contactos y las empresas, se recomienda utilizar sus respectivos identificadores únicos al importar(correo electrónico, nombre de dominio de la empresa).

Los identificadores únicos disponibles para la importación son:

• Correo electrónico: la dirección de correo electrónico de un contacto. Esto es necesario cuando se importan contactos para evitar duplicados o para asociar los contactos con otro objeto. Si no dispone de direcciones de correo electrónico de contacto, utilice el ID de registro para actualizar y asociar los registros de contacto existentes.

• Nombre de dominio de la empresa: el dominio del sitio web de una empresa (por ejemplo, ejemplo.com). Esto es necesario cuando se importan empresas para evitar duplicados o para asociar empresas con otro objeto. Si no tiene dominios de empresa, utilice el ID de registro para actualizar y asociar los registros de empresa existentes.
• ID de registro: un valor de propiedad único que HubSpot asigna a cada registro. Si exporta registros existentes de HubSpot, cada registro tendrá un ID de registro. Este es el identificador único predeterminado para negocios, tickets, citas, cursos, fichas, servicios, actividades y objetos personalizados. También se puede utilizar como identificador único para contactos y empresas si no se dispone de correos electrónicos o nombres de dominio de empresa. Si se incluye el ID del registro en la importación, éste sustituirá a cualquier otro identificador único.
• Propiedad personalizada que requiere valores únicos: si has creado una propiedad que requiere valores únicos, puedes utilizarla como identificador único en los archivos de importación. Esto es compatible con contactos, empresas, negocios, tickets, citas, cursos, fichas, servicios y objetos personalizados.

Para contactos y empresas, se recomienda utilizar sus respectivos identificadores únicos al importar(Email, Nombre de dominio de la empresa). Esto permite mantener la calidad de los datos.

Ejemplo: utilizar el ID de registro para actualizar negocios existentes 

Desea actualizar varias propiedades para todos los negocios existentes en su pipeline. Exporte esos negocios e incluya sólo las propiedades que desea editar más el ID de registro. Realice las actualizaciones deseadas en la hoja de cálculo, dejando intacta la columna ID de registro . Realice una importación de negocio y utilice el ID de registro como identificador único en la parte de columnas de mapa del proceso.

Asociaciones

También puede importar para asociar registros entre sí y añadir etiquetas de asociación para especificar la relación entre registros. Esto incluye asociaciones multiobjeto , como de negocio a contacto, o asociaciones del mismo objeto , como de contacto a contacto. 

Obtén más información sobre cómo incluir correctamente las asociaciones en los archivos de importación.

Ejemplo: importar una asociación contacto-mismo-objeto

Su empresa realiza un seguimiento de las relaciones entre mánagers y contribuyentes individuales (CI) mediante el objeto de contacto. Los mánagers ya existen en HubSpot. Configure un único archivo de importación para que contenga el correo electrónico principal de ambos contactos en columnas separadas (por ejemplo,Correo electrónico de gestión, Correo electrónico de IC). El valor de la propiedad del correo electrónico del mánager debe coincidir con el que ya está en HubSpot. Inicie una importación de contactos, seleccione la opción de crear asociaciones del mismo objeto, configure el resto de detalles y finalice la importación. También puede utilizar etiquetas de asociación personalizadas para etiquetar la relación.

Asignar columnas a propiedades

Una vez que hayas subido tu archivo a la herramienta de importación, hay un paso en el proceso de importación en el que se te pedirá que hagas coincidir los encabezados de columna de tu archivo con las propiedades de HubSpot. Asignar las columnas correctamente garantiza que tus datos vayan al lugar adecuado (es decir, al objeto correcto y la propiedad correctos) cuando se agregan a HubSpot.

Por ejemplo, para un archivo de contactos, deberás asignar la columna Nombre a la propiedad de contacto Nombre.

Para un archivo que asocie varios objetos, deberás seleccionar el objeto y la propiedad correspondientes para cada columna.

Errores de importación

Si tu importación contiene errores durante el proceso de asignación, puedes gestionar algunos errores para corregir los datos antes de que se añadan a tu cuenta. Si se producen errores después de la importación, puedes revisar y solucionar los errores para agregar o actualizar los datos afectados.

Formas adicionales de actualizar datos en HubSpot

• Para contactos y empresas, puedes activar el ajuste para crear y asociar automáticamente empresas con contactos basándote en el dominio de correo electrónico del contacto. Si tienes contactos con dominios de correo electrónico que son diferentes de sus dominios de empresas o si estás importando otros objetos, sigue las instrucciones para asociar tus registros a través de importación.
• Si tienes datos en otro sistema y quieres configurar una sincronización bidireccional, aprende cómo conectar y utilizar la sincronización de datos de HubSpot.