Comprendre l'outil d'import

Importez pour ajouter des objets, tels que des contacts, des entreprises, des transactions, des services et des activités, à HubSpot. En chargeant une feuille de calcul et en mappant ses colonnes aux propriétés HubSpot, vous pouvez créer de nouvelles fiches d’informations, mettre à jour des fiches d’informations existantes et définir des relations entre elles. Examinez le processus d’import et la terminologie ci-dessous pour vous assurer que vos données sont correctement formatées avant de charger votre fichier.

Si vous débutez avec HubSpot et souhaitez migrer vos données de CRM existantes vers le CRM de HubSpot, vous pouvez demander une migration des données à l'équipe de migration de plateforme de HubSpot.

Glossaire

• Objet CRM : vos clients et les informations sur les processus opérationnels, comme les contacts, les entreprises, les transactions et les tickets. Lors de l’import, un objet est le type d’ensemble de données que vous importez dans HubSpot.

• Fiche d’informations : une instance individuelle d’un objet (par exemple, « Neal Caffrey » est une fiche d’informations d’un contact). Dans un fichier d'import d'objet unique, chaque ligne de votre fichier représente une fiche d'informations d'objet. Si vous importez plusieurs objets dans un seul fichier, chaque ligne représente une relation entre les fiches d'informations.

• Activité : une interaction qui peut être associée à des fiches d'informations, comme un e-mail envoyé à un contact, ou une note enregistrée sur un ticket. Pour l'outil d'import, les activités prises en charge incluent les appels, les e-mails, les réunions, les notes et les tâches.
• Propriété : un champ créé pour stocker des informations sur vos fiches d'informations et vos activités. Dans un import, les propriétés correspondent aux en-têtes des colonnes de votre fichier.

Dans l'exemple suivant, les contacts sont le type d'objet importé. Chaque ligne représente une fiche d'informations de contact et chaque colonne d'informations représente une propriété de contact (Prénom, Nom, Adresse e-mail).

Objets et activités pris en charge

Voici les types d'import que vous pouvez effectuer ainsi que les objets et activités pris en charge pour chacun d'entre eux.

Import d'un objet ou d'une activité :

Vous pouvez effectuer un import pour créer et/ou mettre à jour un objet ou une activité à la fois. Dans un import d'objet unique :

• Vous pouvez créer et/ou mettre à jour des fiches d’informations de contacts, entreprises, transactions, tickets, rendez-vous, formations, listes, services, appels, produits, projets, commandes, paniers, abonnements et fiches d’informations d’objet personnalisé .

• Vous pouvez créer des tâches, mais pas les mettre à jour.

Import de plusieurs objets et activités

Vous pouvez effectuer des imports pour créer, mettre à jour et/ou associer plusieurs objets et activités à la fois. Vous pouvez importer plusieurs objets et activités dans un seul fichier, ou deux objets/un objet et une activité dans deux fichiers distincts. Lorsque vous utilisez deux fichiers distincts, les fichiers doivent contenir une colonne partagée.

Dans un import de plusieurs objets :

• Vous pouvez créer et/ou mettre à jour des fiches d’informations de contacts, entreprises, transactions, tickets, rendez-vous, formations, listes, services, appels, commandes, projets, paniers et objet personnalisé .
• Vous pouvez créer et/ou mettre à jour des lignes de produit, mais celles-ci doivent être associées à des transactions.
• Vous pouvez créer des appels, des e-mails, des réunions, des notes et des tâches, mais pas les mettre à jour. Les e-mails, les réunions et les notes doivent être associés à un objet.

Exemple : utiliser deux fichiers pour importer deux objets

Vous avez deux fichiers d’une base de données différente à importer dans HubSpot, l’un contient des contacts et l’autre contient des transactions. Ils partagent tous deux une colonne Nom de transaction, qui correspond au contact associé dans le fichier de contact. Lors de l’import, utilisez le nom de la transaction comme colonne commune et comme clé unique pour le fichier de contact. Cela permet à la colonne de remplir la propriété Nom de la transaction tout en associant les transactions aux contacts dans HubSpot.

Autres types d'import

Vous pouvez également accéder au processus d'import pour d'autres outils depuis la page d'import, mais ceux-ci suivent des étapes différentes de celles des imports d'objets ou d'activités.

• Désinscription des imports de feuilles de calcul
• Événement personnalisé
• Imports de jeux de données

Configurer des fichiers d'import

Avant de charger un fichier dans l'outil d'import, il est important de configurer vos fichiers pour vous assurer que les données sont correctement ajoutées à votre compte. Les sections suivantes incluent des concepts et des exigences importants pour une configuration correcte de vos fichiers.

Pour obtenir des exemples de fichiers prédéfinis, reportez-vous à cet article.

Exigences

Reportez-vous à l'article Configurez vos fichiers d'import pour connaître les limites techniques et les exigences générales.

Identifiants uniques

Un identifiant unique est une valeur de propriété que HubSpot utilise pour reconnaître chaque fiche d'informations comme unique. Dans un import, vous avez besoin d'un identifiant unique pour mettre à jour les enregistrements, éviter de créer des enregistrements en double (par exemple, deux enregistrements pour « Miriam Gonzales ») et pour associer les enregistrements entre eux (par exemple, importer « Miriam Gonzales » et l'associer à son entreprise « Gonzales S.A. »). Pour les contacts et les entreprises, il est recommandé d’utiliser leurs identifiants uniques respectifs lors de l’import (Adresse e-mail, Nom de domaine de l’entreprise).

Les identifiants uniques pouvant être utilisés lors de l'importation sont les suivants :

• Adresse e-mail : adresse e-mail d'un contact. Cette donnée est nécessaire lors de l'import de contacts pour éviter les doublons ou l'association de contacts à un autre objet. Si vous n’avez pas d’adresse e-mail de contact, utilisez l’ID de la fiche d’informations pour mettre à jour et associer les fiches d’informations de contact existantes.

• Nom de domaine de l'entreprise : le domaine de site web d'une entreprise (par exemple, exemple.com). Cette donnée est nécessaire lors de l'import d'entreprises pour éviter les doublons ou l'association d'entreprises à un autre objet. Si vous n’avez pas de nom de domaine, utilisez l’ID de la fiche d’informations pour mettre à jour et associer les fiches d’informations d’entreprises existantes.
• ID de fiche d’informations : une valeur de propriété unique attribuée à chaque fiche d’informations par HubSpot. Si vous exportez des fiches d’informations existantes depuis HubSpot, chaque fiche d’informations disposera d’un ID de fiche d’informations. Il s'agit de l'identifiant unique par défaut pour les transactions, les tickets, les rendez-vous, les formations, les listes, les services, les activités et les objets personnalisés. Il peut également être utilisé comme identifiant unique pour les contacts et les entreprises si vous n'avez pas d'adresse e-mail ou de nom de domaine d'entreprise. Si l'ID de fiche d'informations est inclus dans votre import, il remplacera tout autre identifiant unique.
• Propriété personnalisées qui nécessitent des valeurs uniques : si vous avez créé une propriété qui nécessite des valeurs uniques, vous pouvez utiliser le propriété comme identifiant unique dans vos fichiers d'import. Cette fonction est prise en charge pour les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les rendez-vous, les formations, les listes, les services et les objets personnalisés.

Pour les contacts et les entreprises, il est recommandé d’utiliser leurs identifiants uniques respectifs lors de l’import (Adresse e-mail, Nom de domaine de l’entreprise). Cela permet de maintenir la qualité des données.

Exemple : utiliser l’ID de fiche d’informations pour mettre à jour les transactions existantes 

Vous souhaitez mettre à jour plusieurs propriétés pour toutes les transactions existantes dans votre pipeline. Exportez ces transactions et n’incluez que les propriétés que vous souhaitez modifier ainsi que l’ID de fiche d’informations. Effectuez les mises à jour souhaitées dans la feuille de calcul, en laissant intacte la colonne ID de fiche d’informations . Effectuez un import de transaction et utilisez l’ID de fiche d’informations comme identifiant unique dans la partie des colonnes de mappage du processus.

Associations

Vous pouvez également importer pour associer des fiches d’informations les unes aux autres et ajouter des libellés d’association pour spécifier la relation entre les fiches d’informations. Cela inclut les associations d’objets croisés telles que Transaction à Contact ou les associations d’objets similaires telles que Contact à Contact. 

Découvrez comment inclure correctement des associations dans vos fichiers d'import.

Exemple : importer une association d’objets similaires à un contact

Votre entreprise suit les relations entre un responsable et un contributeur individuel à l’aide de l’objet contact. Les gestionnaires existent déjà dans HubSpot. Configurez un seul fichier d’import contenant l’adresse e-mail principale des deux contacts dans des colonnes séparées (par exemple, Gérer lecourrier électronique, E-mail IC). La valeur de la propriété E-mail du responsable doit correspondre à celle déjà présente dans HubSpot. Démarrez un import de contact, sélectionnez l’option permettant de créer des associations d’objets similaires, configurez le reste des détails et terminez l’import. Vous pouvez également utiliser des libellés d’association personnalisés pour libeller la relation.

Mapper des colonnes à des propriétés

Une fois que vous avez chargé votre fichier dans l'outil d'import, vous devez faire correspondre les titres de colonnes de votre fichier aux propriétés HubSpot pour effectuer une première étape dans le processus d'import. Un mappage correct garantit que vos données vont au bon endroit (c'est-à-dire le bon objet et la bonne propriété) lors de leur ajout dans HubSpot.

Par exemple, pour un fichier de contacts, vous devez mapper la colonne Prénom à la propriété de contact Prénom.

Pour un fichier associant plusieurs objets, vous devez sélectionner l'objet et la propriété correspondants pour chaque colonne.

Erreurs d'import

Si votre import contient des erreurs pendant le processus de mappage, vous pouvez gérer certaines erreurs pour corriger les données avant qu'elles ne soient ajoutées à votre compte. Si des erreurs surviennent après un import, vous pouvez consulter et résoudre les erreurs pour ajouter ou mettre à jour les données concernées.

Méthodes supplémentaires de mise à jour des données dans HubSpot

• Pour les contacts et les entreprises, vous pouvez activer le paramètre pour créer et associer automatiquement des entreprises à des contacts en fonction du domaine de messagerie du contact. Si vous disposez de contacts avec des domaines de messagerie différents de ceux de leurs entreprises ou si vous importez d'autres objets, suivez les instructions pour associer vos fiches d'informations via un import.
• Si vous avez des données dans un autre système et que vous souhaitez configurer une synchronisation bidirectionnelle, découvrez comment connecter et utiliser la synchronisation des données HubSpot.