De importtool begrijpen

Of HubSpot nu je eerste CRM is of je komt van een ander systeem, importeren helpt je bij het maken van records en activiteiten en het bijwerken van je database. Importbestanden zijn spreadsheets met gegevens die worden gebruikt om de relaties en processen in je bedrijf te organiseren.

Bekijk voordat je begint met importeren de relevante HubSpot voorwaarden en begrijp het importproces.

Woordenlijst

• CRM Object: een type relatie of proces dat je bedrijf heeft, zoals contacten, bedrijven, deals en tickets. Bij het importeren is een object het type dataset dat je importeert in HubSpot.

• Record: een individuele instantie van een object (bijvoorbeeld, "Tom Smith" is een contact record). In een enkel objectimportbestand vertegenwoordigt elke rij van je bestand één objectrecord. Als u meerdere objecten in één bestand importeert, vertegenwoordigt elke rij records die aan elkaar zijn gekoppeld.

• Activiteit: een verbintenis die kan worden gekoppeld aan records, zoals een e-mail die is verzonden naar een contactpersoon of een notitie die is vastgelegd op een ticketrecord. Voor de importeertool worden onder andere gesprekken, e-mails, vergaderingen, notities en taken ondersteund.
• Eigenschap: een veld dat is gemaakt om informatie over uw records en activiteiten op te slaan. Bij het importeren komen eigenschappen overeen met de kolomkoppen van je bestand.

In het volgende voorbeeld is het object dat wordt geïmporteerd contactpersonen. Elke rij vertegenwoordigt een record van een contactpersoon en elke kolom met informatie vertegenwoordigt een eigenschap van een contactpersoon(Voornaam, Achternaam, E-mailadres).

Ondersteunde objecten en activiteiten

Hieronder staan de typen imports die je kunt uitvoeren en de objecten en activiteiten die voor elk worden ondersteund.

Eén object of activiteit importeren

Je kunt importeren om één object of activiteit tegelijk te maken en/of bij te werken. In een enkel object importeren:

• Je kunt contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, lijsten, diensten, oproepen, producten en aangepaste objectrecords maken en/of bijwerken.

• Je kunt taken aanmaken, maar niet bijwerken.

Importeren van meerdere objecten en activiteiten

Je kunt importeren om meerdere objecten en activiteiten tegelijk te maken, bij te werken en/of te koppelen. Je kunt meerdere objecten en activiteiten in één bestand importeren, of twee objecten/een object en een activiteit in twee aparte bestanden.

In een import van meerdere objecten:

• Je kunt contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, aanbiedingen, diensten, oproepen en aangepaste objectrecords maken en/of bijwerken.
• U kunt regelitems maken en/of bijwerken, maar deze moeten gekoppeld zijn aan deals.
• Je kunt e-mails, vergaderingen, notities en taken maken, maar niet bijwerken. E-mails, vergaderingen en notities moeten gekoppeld zijn aan een object.

Andere soorten invoer

Je hebt ook toegang tot het importproces voor andere tools vanaf de importpagina, maar deze volgen andere stappen dan de object- of activiteitenimport.

• Import van afwijzingslijsten
• Importeren van aangepaste gebeurtenissen
• Importeren van datasets

Importbestanden instellen

Voordat je een bestand uploadt naar de importeertool, is het belangrijk om je bestanden goed in te stellen om ervoor te zorgen dat gegevens correct worden toegevoegd aan je account. De volgende secties bevatten belangrijke concepten en vereisten voor het correct instellen van uw bestanden.

Raadpleeg dit artikel voor voorbeeldbestanden.

Vereisten

Raadpleeg het artikel Uw importbestanden instellen voor technische beperkingen en algemene vereisten.

Unieke identificaties

Een unieke identifier is een eigenschap die HubSpot gebruikt om elk record als uniek te herkennen. In een import heb je een unieke identifier nodig om records bij te werken, dubbele records te voorkomen (bijvoorbeeld twee records voor "Tom Smith") en om records met elkaar te associëren (bijvoorbeeld "Tom Smith" importeren en hem associëren met zijn bedrijf "Smith Inc.").

De unieke identifiers die beschikbaar zijn voor gebruik bij het importeren zijn:

• E-mail: het e-mailadres van een contactpersoon. Dit is nodig bij het importeren van contactpersonen om duplicaten te voorkomen of om contactpersonen aan een ander object te koppelen. Als je geen e-mailadressen van contactpersonen hebt, gebruik dan de Record ID om bestaande contactrecords bij te werken en te koppelen.

• Bedrijfsdomeinnaam: het websitedomein van een bedrijf (bijv. example.com). Dit is nodig bij het importeren van bedrijven om duplicaten te voorkomen of om bedrijven te associëren met een ander object. Als je geen bedrijfsdomeinnamen hebt, gebruik dan de Record ID om bestaande bedrijfsrecords bij te werken en te koppelen.
• Record-ID: een unieke eigenschapswaarde die HubSpot aan elk record geeft. Als je bestaande records uit HubSpot exporteert, heeft elk record een Record ID. Dit is de standaard unieke identificatie voor deals, tickets, afspraken, cursussen, aanbiedingen, services, activiteiten en aangepaste objecten, maar kan ook worden gebruikt als unieke identificatie voor contactpersonen en bedrijven als je geen e-mails of bedrijfsdomeinnamen hebt. Als Record-ID is opgenomen in je import, vervangt het alle andere unieke identificaties.
• Aangepaste eigenschap die unieke waarden vereist: als je een eigenschap hebt gemaakt die unieke waarden vereist, kun je de eigenschap gebruiken als unieke identificatie in je importbestanden. Dit wordt ondersteund voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, aanbiedingen, diensten en aangepaste objecten.

Verenigingen

Je kunt ook importeren om records met elkaar te associëren. Als uw account een Professional- of Enterprise-abonnement heeft, kunt u ook associatielabels toevoegen om de relatie tussen records te specificeren.

Lees meer over hoe je associaties op de juiste manier opneemt in je importbestanden.

Kolommen koppelen aan eigenschappen

Zodra je je bestand hebt geüpload naar de importeertool, wordt er een stap in het importproces uitgevoerd waarbij je wordt gevraagd om de kolomkoppen in je bestand te matchen met de HubSpot eigenschappen. De juiste mapping zorgt ervoor dat je gegevens op de juiste plaats terechtkomen (d.w.z. het juiste object en de juiste eigenschap) wanneer ze worden toegevoegd aan HubSpot.

Voor een contactpersonenbestand zou je bijvoorbeeld de kolom Voornaam toewijzen aan de contacteigenschap Voornaam.

Voor een bestand dat meerdere objecten associeert, selecteer je het overeenkomstige object en de eigenschap voor elke kolom.

Fouten bij het importeren

Als uw import fouten bevat tijdens het toewijzingsproces, kunt u bepaalde fouten beheren om de gegevens te herstellen voordat ze aan uw account worden toegevoegd. Als er fouten zijn na een import, kunt u de fouten bekijken en oplossen om de betreffende gegevens toe te voegen of bij te werken.

Extra manieren om gegevens bij te werken in HubSpot

• Voor contactpersonen en bedrijven kun je de instelling inschakelen om automatisch bedrijven te maken en te koppelen aan contactpersonen op basis van het e-maildomein van de contactpersoon. Als je contactpersonen hebt met andere e-maildomeinen dan hun bedrijfsdomeinen of als je andere objecten importeert, volg dan de instructies om je records te koppelen via importeren.
• Als je gegevens in een ander systeem hebt en een tweerichtingssynchronisatie wilt instellen, lees dan hoe je HubSpot-gegevenssynchronisatie kunt koppelen en gebruiken.