De importtool begrijpen

Of HubSpot nu uw eerste CRM is of u overgaat van een ander systeem, importeren helpt u records en activiteiten te creëren en uw database bij te werken. Importbestanden zijn spreadsheets met gegevens die worden gebruikt om de relaties en processen binnen je bedrijf te organiseren.

Bekijk voordat je begint met importeren de relevante HubSpot voorwaarden en begrijp het importproces.

Woordenlijst

• CRM-object: een objecttype van een relatie of proces dat je bedrijf heeft, zoals contactpersonen, bedrijven, deals en tickets. Bij het importeren is een objecttype het objecttype dat je importeert in HubSpot.

• Record: een individuele instantie van een object (bijv. "Tom Smith" is een Contactpersoonrecord). In een enkel object importbestand vertegenwoordigt elke rij van je bestand één object record. Als u meerdere objecten in één bestand importeert, vertegenwoordigt elke rij records die aan elkaar zijn gekoppeld.

• Interactie: een interactie die kan worden gekoppeld aan records, zoals een e-mail die is verzonden naar een contactpersoon of een notitie die is vastgelegd op een ticketrecord. Voor de importeertool worden onder andere calls, e-mails, vergaderingen, notities en taken ondersteund.
• Eigenschap: een veld dat is gemaakt om informatie over uw records en activiteiten op te slaan. Bij het importeren komen de eigenschappen overeen met de kolomkoppen van uw bestand.

In het volgende voorbeeld is het object dat geïmporteerd wordt Contactpersonen. Elke rij vertegenwoordigt een contactpersoonrecord en elke kolom met informatie vertegenwoordigt een eigenschap van een contactpersoon(Voornaam, Achternaam, E-mailadres).

Ondersteunde objecten en activiteiten

Hieronder staan de objecttypes die u kunt importeren en de objecten en activiteiten die voor elk type worden ondersteund.

Importeren van één object of activiteit

Je kunt importeren om één object of activiteit tegelijk te maken en/of bij te werken. In een enkel object importeren:

• Je kunt contacten, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, lijsten, diensten, oproepen, producten, bestellingen, winkelwagentjes en aangepaste objectrecords maken en/of bijwerken.

• Je kunt taken aanmaken, maar niet bijwerken.

Importeren van meerdere objecten en activiteiten

U kunt importeren om meerdere objecten en activiteiten tegelijk te maken, bij te werken en/of te koppelen. Je kunt meerdere objecten en activiteiten in één bestand importeren, of twee objecten/een object en een activiteit in twee aparte bestanden.

In een import van meerdere objecten:

• Je kunt contacten, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, listings, diensten, oproepen, bestellingen, winkelwagentjes en aangepaste objectrecords maken en/of bijwerken.
• Je kunt posten maken en/of bijwerken, maar deze moeten gekoppeld zijn aan deals.
• Je kunt e-mails, vergaderingen, notities en taken maken, maar niet bijwerken. E-mails, vergaderingen en notities moeten gekoppeld zijn aan een object.

Andere soorten invoer

U kunt het importproces voor andere tools ook openen vanaf de importpagina, maar deze volgen andere stappen dan het importeren van objecten of activiteiten.

• Opt-out lijst import
• Gebeurtenissen op maat importeren
• Gegevenssets importeren

Importbestanden instellen

Voordat je een bestand uploadt naar de importeertool, is het belangrijk om je bestanden goed in te stellen om ervoor te zorgen dat gegevens correct worden toegevoegd aan je account. De volgende secties bevatten belangrijke concepten en vereisten voor het correct instellen van uw bestanden.

Raadpleeg dit artikel voor voorbeeldbestanden.

Vereisten

Raadpleeg het artikel Uw importbestanden instellen voor technische beperkingen en algemene vereisten.

Unieke identificaties

Een unieke identifier is een eigenschap die HubSpot gebruikt om elk record als uniek te herkennen. In een import heb je een unieke identifier nodig om records bij te werken, dubbele records te voorkomen (bijvoorbeeld twee records voor "Tom Smith") en om records met elkaar te associëren (bijvoorbeeld, importeer "Tom Smith" en associeer hem met zijn bedrijf "Smith Inc.").

De unieke identifiers die beschikbaar zijn voor gebruik bij het importeren zijn:

• Email: het e-mailadres van een contactpersoon. Dit is nodig bij het importeren van contactpersonen om duplicaten te voorkomen of om contactpersonen aan een ander object te koppelen. Als je geen e-mailadressen van contactpersonen hebt, gebruik dan de Record ID om bestaande contactpersoonrecords bij te werken en te koppelen.

• Domeinnaam bedrijf: het websitedomein van een bedrijf (bijv. example.com). Dit is nodig bij het importeren van bedrijven om duplicaten te voorkomen of om bedrijven te associëren met een ander object. Als je geen bedrijfsdomeinnamen hebt, gebruik dan de Record ID om bestaande bedrijfsrecords bij te werken en te koppelen.
• Record ID: een unieke eigenschap die HubSpot aan elk record geeft. Als je bestaande records uit HubSpot exporteert, heeft elk record een Record ID. Dit is de standaard unieke identificatie voor deals, tickets, afspraken, cursussen, aanbiedingen, services, activiteiten en aangepaste objecten, maar kan ook worden gebruikt als unieke identificatie voor contactpersonen en bedrijven als je geen e-mails of aangepaste objecten hebt. Als Record ID is opgenomen in je import, vervangt het alle andere unieke identificaties.
• Aangepaste eigenschap die unieke waarden vereist: als u een eigenschap hebt gemaakt die unieke waarden vereist, kunt u de eigenschap gebruiken als unieke identificatie in uw importbestanden. Dit wordt ondersteund voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, listings, diensten en aangepaste objecten.

Verenigingen

U kunt ook importeren om records aan elkaar te koppelen. Als uw account een Professional of Enterprise abonnement heeft, kunt u ook associatielabels toevoegen om de relatie tussen records te specificeren.

Lees meer over hoe je associaties op de juiste manier opneemt in je importbestanden.

Kaart kolommen naar eigenschappen

Zodra je je bestand hebt geüpload naar de importeertool, wordt er een stap in het importproces uitgevoerd waarbij je wordt gevraagd om de kolomkoppen in je bestand te matchen met de eigenschappen van HubSpot. De juiste mapping zorgt ervoor dat je gegevens op de juiste plaats terechtkomen (d.w.z. het juiste object en de juiste eigenschap) wanneer ze worden toegevoegd aan HubSpot.

Voor een contactpersonenbestand zou je bijvoorbeeld de kolom Voornaam toewijzen aan de eigenschap Contactpersoon Voornaam.

Voor een bestand dat meerdere objecten associeert, selecteer je het overeenkomstige object en eigenschap voor elke kolom.

Fouten bij het importeren

Als je import fouten bevat tijdens het toewijzingsproces, kun je bepaalde fouten beheren om de gegevens te herstellen voordat ze aan je account worden toegevoegd. Als er fouten optreden na een import, kunt u de fouten bekijken en oplossen om de betreffende gegevens toe te voegen of bij te werken.

Extra manieren om gegevens bij te werken in HubSpot

• Voor contactpersonen en bedrijven kunt u de instelling inschakelen om automatisch bedrijven te maken en te koppelen aan contactpersonen op basis van het e-maildomein van de contactpersoon. Als je contactpersonen hebt met e-maildomeinen die verschillen van de domeinen van hun bedrijven, of als je andere objecten importeert, volg dan de instructies om je records te koppelen via importeren.
• Als je gegevens in een ander systeem hebt en een tweerichtingssynchronisatie wilt instellen, lees dan hoe je HubSpot-gegevenssynchronisatie kunt koppelen en gebruiken.