Forstå importverktøyet

Enten HubSpot er ditt første CRM-system eller du flytter fra et annet system, hjelper import deg med å opprette poster og aktiviteter og oppdatere databasen din. Importfiler er regneark med data som brukes til å organisere virksomhetens relasjoner og prosesser.

Hvis du er ny i HubSpot og ønsker å migrere dine eksisterende CRM-data til HubSpots CRM, kan du be om en datamigrering fra HubSpots Replatforming-team.

Før du begynner å importere, bør du lese gjennom de relevante HubSpot-vilkårene og forstå importprosessen.

Ordliste

• CRM-objekt: en type relasjon eller prosess som virksomheten din har, for eksempel kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Når du importerer, er et objekt den typen datasett du importerer til HubSpot.

• Post: en individuell forekomst av et objekt (f.eks. er "Tom Smith" en kontaktpost). I en fil for import av ett enkelt objekt representerer hver rad i filen én objektpost. Hvis du importerer flere objekter i én fil, vil hver rad representere poster som er knyttet til hverandre.

• Aktivitet: et engasjement som kan knyttes til poster, for eksempel en e-post som sendes til en kontakt, eller et notat som logges på en billettpost. For importverktøyet støttes aktiviteter som samtaler, e-post, møter, notater og oppgaver.
• Egenskap: Et felt som er opprettet for å lagre informasjon om postene og aktivitetene dine. I en import vil egenskapene samsvare med kolonneoverskriftene i filen.

I eksemplet nedenfor er objektet som importeres, kontakter. Hver rad representerer en kontaktoppføring, og hver kolonne med informasjon representerer en kontaktegenskap(fornavn, etternavn, e-postadresse).

Støttede objekter og aktiviteter

Nedenfor ser du hvilke typer import du kan utføre, og hvilke objekter og aktiviteter som støttes for hver av dem.

Import av enkeltobjekt eller aktivitet

Du kan importere for å opprette og/eller oppdatere ett objekt eller én aktivitet om gangen. I en import av ett enkelt objekt:

• Du kan opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, samtaler, produkter, bestillinger, handlevogner og egendefinerte objektposter.

• Du kan opprette, men ikke oppdatere, oppgaver.

Import av flere objekter og aktiviteter

Du kan importere for å opprette, oppdatere og/eller knytte til flere objekter og aktiviteter samtidig. Du kan importere flere objekter og aktiviteter i én fil, eller to objekter/ett objekt og en aktivitet i to separate filer.

I en import av flere objekter:

• Du kan opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, anrop, bestillinger, handlevogner og egendefinerte objekt poster.
• Du kan opprette og/eller oppdatere varelinjer, men de må være knyttet til avtaler.
• Du kan opprette, men ikke oppdatere, e-poster, møter, notater og oppgaver. E-post, møter og notater må være knyttet til et objekt.

Andre typer import

Du kan også få tilgang til importprosessen for andre verktøy fra importsiden, men disse følger andre trinn enn import av objekter eller aktiviteter.

• Import av fravalgslister
• Import av egendefinerte hendelser
• Import av datasett

Konfigurer importfiler

Før du laster opp en fil til importverktøyet, er det viktig å konfigurere filene dine riktig for å sikre at dataene legges til kontoen din på riktig måte. De følgende avsnittene inneholder viktige konsepter og krav til korrekt oppsett av filene dine.

Du finner eksempler på filer i denne artikkelen.

Krav og forutsetninger

Se artikkelen om oppsett av importfiler for tekniske begrensninger og generelle krav.

Unike identifikatorer

En unik identifikator er en egenskapsverdi som HubSpot bruker for å gjenkjenne hver enkelt oppføring som unik. I en import trenger du en unik identifikator for å oppdatere poster, unngå å opprette dupliserte poster (f.eks. to poster for "Tom Smith") og for å knytte poster til hverandre (f.eks. importere "Tom Smith" og knytte ham til selskapet hans "Smith Inc.").

De unike identifikatorene som kan brukes ved import, er

• E-post: e-postadressen til en kontakt. Dette er nødvendig når du importerer kontakter for å unngå duplikater eller for å knytte kontakter til et annet objekt. Hvis du ikke har e-postadresser til kontaktene, kan du bruke Record ID til å oppdatere og knytte eksisterende kontaktposter.

• Bedriftensdomenenavn: nettstedsdomenet til en bedrift (f.eks. example.com). Dette er nødvendig når du importerer selskaper for å unngå duplikater eller for å knytte selskaper til et annet objekt. Hvis du ikke har domenenavn for selskaper, kan du bruke Record ID til å oppdatere og knytte eksisterende selskapsoppføringer.
• Record ID: en unik egenskapsverdi som HubSpot tildeler hver post. Hvis du eksporterer eksisterende poster fra HubSpot, vil hver post ha en Record ID. Dette er standard unik identifikator for avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, aktiviteter og egendefinerte objekter, men kan også brukes som unik identifikator for kontakter og selskaper hvis du ikke har e-postadresser eller domenenavn for selskaper. Hvis Record ID er inkludert i importen, vil den erstatte alle andre unike identifikatorer.
• Egendefinert egenskap som krever unike verdier: Hvis du har opprettet en egenskap som krever unike verdier, kan du bruke egenskapen som en unik identifikator i importfilene dine. Dette støttes for kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester og egendefinerte objekter.

Assosiasjoner

Du kan også importere for å knytte poster til hverandre. Hvis kontoen din har et Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også legge til assosiasjonsetiketter for å spesifisere forholdet mellom poster.

Finn ut mer om hvordan du inkluderer assosiasjoner i importfilene dine.

Tilordne kolonner til egenskaper

Når du har lastet opp filen din til importverktøyet, er det et trinn i importprosessen der du blir bedt om å matche kolonneoverskriftene i filen din med HubSpots egenskaper. Riktig mapping sikrer at dataene dine havner på riktig sted (dvs. riktig objekt og riktig egenskap) når de legges til i HubSpot.

For eksempel, for en kontaktfil, vil du tilordne kolonnen First Name til kontaktegenskapen First Name.

For en fil som knytter til flere objekter, velger du det tilsvarende objektet og egenskapen for hver kolonne.

Importfeil

Hvis importen inneholder feil under kartleggingsprosessen, kan du håndtere visse feil for å rette opp dataene før de legges til i kontoen din. Hvis det oppstår feil etter en import, kan du gå gjennom og feilsøke feilene for å legge til eller oppdatere berørte data.

Flere måter å oppdatere data i HubSpot på

• For kontakter og selskaper kan du slå på innstillingen for automatisk å opprette og knytte selskaper til kontakter basert på kontaktens e-postdomene. Hvis du har kontakter med e-postdomener som er forskjellige fra selskapenes domener, eller hvis du importerer andre objekter, følger du instruksjonene for å knytte postene dine via import.
• Hvis du har data i et annet system og ønsker å sette opp en toveis synkronisering, kan du lære hvordan du kobler til og bruker HubSpot-datasynkronisering.