Forstå importverktøyet

Enten HubSpot er din første CRM eller du flytter fra et annet system, hjelper importen deg med å lage poster og aktiviteter og oppdatere databasen. Importfiler er regneark med data som brukes til å organisere virksomhetens relasjoner og prosesser.

Før du begynner å importere , se gjennom de relevante HubSpot-vilkårene og forstå importprosessen.

Ordliste

• CRM-objekt : en type relasjon eller prosess som virksomheten din har, for eksempel kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Når du importerer, er et objekt den typen datasett du importerer til HubSpot.

• Record : en individuell forekomst av et objekt (f.eks. "Tom Smith" er en kontaktpost). I en enkelt objektimportfil representerer hver rad i filen én objektpost. Hvis du importerer flere objekter i én fil, vil hver rad representere poster som er knyttet til hverandre.

• Aktivitet : et engasjement som kan knyttes til poster, for eksempel en e-post sendt til en kontakt, eller et notat som er logget på en billettpost. For importverktøyet inkluderer støttede aktiviteter anrop, e-post, møter, notater og oppgaver.
• Eiendom: et felt opprettet for å lagre informasjon om dine poster og aktiviteter. I en import vil egenskaper samsvare med filens kolonneoverskrifter.

I følgende eksempel er objektet som importeres kontakter. Hver rad representerer en kontaktpost, og hver kolonne med informasjon representerer en kontaktegenskap ( Fornavn , Etternavn , E-postadresse ).

Støttede objekter og aktiviteter

Følgende er typene importer du kan fullføre, og objektene og aktivitetene som støttes for hver.

Import av enkelt objekt eller aktivitet

Du kan importere for å opprette og/eller oppdatere ett objekt eller en aktivitet om gangen. I en enkelt objektimport:

• Du kan opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, samtaler, produkter og tilpassede objektoppføringer .

• Du kan opprette, men ikke oppdatere, oppgaver.

Import av flere objekter og aktiviteter

Du kan importere for å opprette, oppdatere og/eller tilknytte flere objekter og aktiviteter samtidig. Du kan importere flere objekter og aktiviteter i én fil, eller to objekter/et objekt og en aktivitet i to separate filer.

I import av flere objekter:

• Du kan opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, samtaler og tilpassede objektposter .
• Du kan opprette og/eller oppdatere ordrelinjer, men de må være knyttet til avtaler.
• Du kan opprette, men ikke oppdatere, e-poster, møter, notater og oppgaver. E-poster, møter og notater må være knyttet til et objekt.

Andre typer import

Du kan også få tilgang til importprosessen for andre verktøy fra importsiden, men disse følger andre trinn enn objekt- eller aktivitetsimport.

• Velg bort listeimport
• Egendefinert hendelsesimport
• Datasettimporter

Sett opp importfiler

Før du laster opp en fil til importverktøyet, er det viktig å konfigurere filene dine riktig for å sikre at data legges til på riktig måte i kontoen din. De følgende delene inneholder viktige konsepter og krav for riktig oppsett av filene dine.

For eksempelfiler, se denne artikkelen .

Krav

Se artikkelen om oppsett av importfiler for tekniske begrensninger og generelle krav.

Unike identifikatorer

En unik identifikator er en egenskapsverdi som HubSpot bruker for å gjenkjenne hver post som unik. I en import trenger du en unik identifikator for å oppdatere poster , unngå å opprette dupliserte poster (f.eks. to poster for «Tom Smith») og for å knytte poster til hverandre (f.eks. importere «Tom Smith» og knytte ham til firmaet hans « Smith Inc.”).

De unike identifikatorene som er tilgjengelige for bruk ved import er:

• E-post : e-postadressen til en kontakt. Dette er nødvendig ved import av kontakter for å unngå duplikater eller for å knytte kontakter til et annet objekt. Hvis du ikke har kontakt-e-postadresser, bruk post-ID-en til å oppdatere og knytte eksisterende kontaktposter.

• Firmadomenenavn: nettsteddomenet til et selskap (f.eks. example.com). Dette kreves ved import av selskaper for å unngå duplikater eller for å knytte selskaper til et annet objekt. Hvis du ikke har firmaets domenenavn, bruk post-ID-en til å oppdatere og knytte eksisterende firmaposter.
• Record ID: en unik egenskapsverdi gitt til hver post av HubSpot. Hvis du eksporterer eksisterende poster fra HubSpot, vil hver post ha en post-ID . Dette er standard unike identifikator for avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, aktiviteter og tilpassede objekter, men kan også brukes som unik identifikator for kontakter og selskaper hvis du ikke har e-post eller firmaets domenenavn. Hvis post-ID er inkludert i importen, vil den erstatte alle andre unike identifikatorer.
• Tilpasset egenskap som krever unike verdier : Hvis du har opprettet en egenskap som krever unike verdier, kan du bruke egenskapen som en unik identifikator i importfilene dine. Dette støttes for kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester og tilpassede objekter.

Foreninger

Du kan også importere for å knytte poster til hverandre. Hvis kontoen din har et Professional- eller Enterprise- abonnement, kan du også legge til tilknytningsetiketter for å spesifisere forholdet mellom postene.

Finn ut mer om hvordan du tar med assosiasjoner på riktig måte i importfilene dine .

Tilordne kolonner til eiendommer

Når du har lastet opp filen til importverktøyet, er det et trinn i importprosessen når du blir bedt om å matche kolonneoverskriftene i filen din med HubSpot-egenskaper . Korrekt kartlegging sikrer at dataene dine går til rett sted (dvs. riktig objekt og riktig egenskap) når de legges til HubSpot.

For en kontaktfil vil du for eksempel tilordne kolonnen Fornavn til kontaktegenskapen Fornavn .

For en fil som assosierer flere objekter, velger du det tilsvarende objektet og egenskapen for hver kolonne.

Importfeil

Hvis importen inneholder feil under kartleggingsprosessen, kan du administrere visse feil for å fikse dataene før de legges til kontoen din. Hvis det oppstår feil etter en import, kan du se gjennom og feilsøke feilene for å legge til eller oppdatere berørte data.

Ytterligere måter å oppdatere data i HubSpot

• For kontakter og firmaer kan du slå på innstillingen for å automatisk opprette og knytte firmaer til kontakter basert på kontaktens e-postdomene. Hvis du har kontakter med e-postdomener som er forskjellige fra bedriftens domener, eller hvis du importerer andre objekter, følg instruksjonene for å tilknytte postene dine via import.
• Hvis du har data i et annet system og ønsker å sette opp en toveissynkronisering, kan du lære hvordan du kobler til og bruker HubSpot datasynkronisering .