Forstå importværktøjet

Uanset om HubSpot er dit første CRM, eller du flytter fra et andet system, hjælper import dig med at oprette poster og aktiviteter og opdatere din database. Importfiler er regneark med data, der bruges til at organisere din virksomheds relationer og processer.

Før du begynder at importere, skal du gennemgå de relevante HubSpot-vilkår og forstå importprocessen.

Ordliste

• CRM-objekt: en type relation eller proces, som din virksomhed har, f.eks. kontakter, virksomheder, tilbud og billetter. Når du importerer, er et objekt den type datasæt, du importerer til HubSpot.

• Post: en individuel forekomst af et objekt (f.eks. er "Tom Smith" en kontaktpost). I en importfil med et enkelt objekt repræsenterer hver række i din fil en objektpost. Hvis du importerer flere objekter i én fil, vil hver række repræsentere poster, der er forbundet med hinanden.

• Aktivitet: Et engagement, der kan knyttes til poster, f.eks. en e-mail sendt til en kontakt eller en note, der er logget på en billetpost. For importværktøjet omfatter understøttede aktiviteter opkald, e-mails, møder, noter og opgaver.
• Egenskab: Et felt, der er oprettet til at gemme oplysninger om dine poster og aktiviteter. I en import vil egenskaber matche med din fils kolonneoverskrifter.

I det følgende eksempel er det objekt, der importeres, kontakter. Hver række repræsenterer en kontaktoptegnelse, og hver kolonne med oplysninger repræsenterer en kontaktegenskab(fornavn, efternavn, e-mailadresse).

Understøttede objekter og aktiviteter

Følgende er de typer import, du kan gennemføre, og de objekter og aktiviteter, der understøttes for hver.

Import af et enkelt objekt eller en enkelt aktivitet

Du kan importere for at oprette og/eller opdatere et objekt eller en aktivitet ad gangen. I en import af et enkelt objekt:

• Du kan oprette og/eller opdatere kontakter, virksomheder, tilbud, billetter, aftaler, kurser, lister, tjenester, opkald, produkter og brugerdefinerede objektposter.

• Du kan oprette, men ikke opdatere, opgaver.

Import af flere objekter og aktiviteter

Du kan importere for at oprette, opdatere og/eller tilknytte flere objekter og aktiviteter på én gang. Du kan importere flere objekter og aktiviteter i én fil eller to objekter/et objekt og en aktivitet i to separate filer.

I en import af flere objekter:

• Du kan oprette og/eller opdatere kontakter, virksomheder, tilbud, billetter, aftaler, kurser, lister, tjenester, opkald og brugerdefinerede objektposter.
• Du kan oprette og/eller opdatere linjeposter, men de skal være knyttet til aftaler.
• Du kan oprette, men ikke opdatere, e-mails, møder, noter og opgaver. E-mails, møder og noter skal være knyttet til et objekt.

Andre typer af import

Du kan også få adgang til importprocessen for andre værktøjer fra importsiden, men disse følger andre trin end import af objekter eller aktiviteter.

• Import af fravalgslister
• Import af brugerdefinerede hændelser
• Import af datasæt

Opsætning af importfiler

Før du uploader en fil til importværktøjet, er det vigtigt at konfigurere dine filer korrekt for at sikre, at data tilføjes korrekt til din konto. De følgende afsnit indeholder vigtige begreber og krav til korrekt opsætning af dine filer.

Se denne artikel for eksempler på filer.

Kravene

Se artiklen om opsætning af dine importfiler for tekniske begrænsninger og generelle krav.

Unikke identifikatorer

En unik identifikator er en egenskab, som HubSpot bruger til at genkende hver enkelt post som unik. I en import har du brug for en unik identifikator for at opdatere poster, undgå at oprette dobbelte poster (f.eks. to poster for "Tom Smith") og for at forbinde poster med hinanden (f.eks. importere "Tom Smith" og forbinde ham med hans firma "Smith Inc.").

De unikke identifikatorer, der kan bruges ved import, er:

• E-mail: Kontaktens e-mailadresse. Dette er nødvendigt, når man importerer kontakter for at undgå dubletter eller for at knytte kontakter til et andet objekt. Hvis du ikke har kontaktpersoners e-mailadresser, skal du bruge Record ID til at opdatere og tilknytte eksisterende kontaktpersoner.

• Virksomhedensdomænenavn: en virksomheds webdomæne (f.eks. example.com). Det er nødvendigt ved import af virksomheder for at undgå dubletter eller for at knytte virksomheder til et andet objekt. Hvis du ikke har virksomhedsdomænenavne, skal du bruge Record ID til at opdatere og tilknytte eksisterende virksomhedsposter.
• Record ID: en unik egenskab, som HubSpot giver hver post. Hvis du eksporterer eksisterende poster fra HubSpot, vil hver post have et Record ID. Dette er den unikke standardidentifikator for tilbud, billetter, aftaler, kurser, lister, tjenester, aktiviteter og brugerdefinerede objekter, men kan også bruges som den unikke identifikator for kontakter og virksomheder, hvis du ikke har e-mails eller virksomhedsdomænenavne. Hvis Record ID er inkluderet i din import, erstatter det alle andre unikke identifikatorer.
• Brugerdefineret egenskab, der kræver unikke værdier: Hvis du har oprettet en egenskab, der kræver unikke værdier, kan du bruge egenskaben som en unik identifikator i dine importfiler. Dette understøttes for kontakter, virksomheder, tilbud, billetter, aftaler, kurser, lister, tjenester og brugerdefinerede objekter.

Foreninger

Du kan også importere for at knytte poster til hinanden. Hvis din konto har et Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også tilføje tilknytningsetiketter for at specificere forholdet mellem poster.

Læs mere om, hvordan du inkluderer associationer korrekt i dine importfiler.

Kortlæg kolonner til egenskaber

Når du har uploadet din fil til importværktøjet, er der et trin i importprocessen, hvor du bliver bedt om at matche kolonneoverskrifterne i din fil med HubSpots egenskaber. Korrekt mapping sikrer, at dine data havner det rigtige sted (dvs. det rigtige objekt og den rigtige egenskab), når de tilføjes til HubSpot.

I en kontaktfil kan du f.eks. mappe kolonnen Fornavn til kontaktegenskaben Fornavn.

For en fil, der knytter sig til flere objekter, vælger du det tilsvarende objekt og egenskab for hver kolonne.

Importfejl

Hvis din import indeholder fejl under kortlægningsprocessen, kan du håndtere visse fejl for at rette dataene, før de tilføjes til din konto. Hvis der er fejl efter en import, kan du gennemgå og fejlfinde fejl ene for at tilføje eller opdatere berørte data.

Flere måder at opdatere data på i HubSpot

• For kontakter og virksomheder kan du slå indstillingen til for automatisk at oprette og tilknytte virksomheder til kontakter baseret på kontaktens e-maildomæne. Hvis du har kontakter med e-maildomæner, der er forskellige fra deres virksomheders domæner, eller hvis du importerer andre objekter, skal du følge instruktionerne for at tilknytte dine poster via import.
• Hvis du har data i et andet system og vil oprette en tovejssynkronisering, kan du læse, hvordan du opretter forbindelse og bruger HubSpot-datasynkronisering.