Comprender la herramienta de importación

Tanto si HubSpot es tu primer CRM como si te mudas desde otro sistema, la importación te ayuda a crear registros y actividades, y a actualizar tu base de datos. Los archivos de importación son hojas de cálculo de datos utilizados para organizar las relaciones y procesos de tu empresa.

Antes de empezar a importar, revisa los términos relevantes de HubSpot y entiende el proceso de importación.

Glosario

• Objeto de CRM: un tipo de relaciones o de procesos que tu empresa tiene, como contactos, empresas, negocios o tickets. Al importar, un objeto es el tipo de conjunto de datos que estás importando a HubSpot.

• Registro: una instancia individual de un objeto (por ejemplo, "María Vargas" sería un registro de contacto). En un archivo de importación de objeto individual, cada fila de tu archivo representa un registro de objeto. Si estás importando varios objetos en un archivo, cada fila representará registros asociados entre sí.

• Actividad: una interacción que puede asociarse a los registros, como un correo electrónico enviado a un contacto o una nota registrada en un registro de ticket. Para la herramienta de importación, las actividades admitidas incluyen llamadas, correos electrónicos, reuniones, notas y tareas.
• Propiedad: un campo creado para almacenar información sobre los registros y las actividades. En una importación, las propiedades coincidirán con los encabezados de las columnas del archivo.

En el siguiente ejemplo, el objeto que se importa son los contactos. Cada fila representa un registro de contacto, y cada columna de información representa una propiedad de contacto(Nombre, Apellidos, Dirección de correo electrónico).

Objetos y actividades compatibles

A continuación se indican los tipos de importaciones que puede realizar y los objetos y actividades que admite cada una de ellas.

Importación de un solo objeto o actividad

Puede importar para crear y/o actualizar un objeto o actividad a la vez. En una sola importación de objetos:

• Puede crear y/o actualizar contactos, empresas, negocios, tickets, citas, cursos, listados, servicios, llamadas, productos, pedidos, carritos y registros de objetos personalizados .

• Puedes crear, pero no actualizar, tareas.

Importación de múltiples objetos y actividades

Puede importar para crear, actualizar y/o asociar varios objetos y actividades a la vez. Puedes importar varios objetos y actividades en un solo archivo, o dos objetos/un objeto y una actividad en dos archivos separados.

En una importación múltiple de objetos:

• Puede crear y/o actualizar contactos, empresas, negocios, tickets, citas, cursos, listados, servicios, llamadas, pedidos, carritos y registros de objetos personalizados .
• Puedes crear y/o actualizar elementos de pedido, pero éstos deben estar asociados a negocios.
• Puedes crear, pero no actualizar llamadas, correos electrónicos, reuniones, notas y tareas. Los correos electrónicos, las reuniones y las notas deben estar asociados a un objeto.

Otros tipos de importaciones

También puede acceder al proceso de importación de otras herramientas desde la página de importación, sin embargo, éstas siguen pasos diferentes a las importaciones de objetos o actividades.

• Importación de listas de exclusión
• Importación de eventos personalizados
• Importación de conjuntos de datos

Configurar los archivos de importación

Antes de subir un archivo a la herramienta de importación, es importante que configures bien tus archivos para asegurarte de que los datos se añaden correctamente a tu cuenta. Las siguientes secciones incluyen conceptos y requisitos importantes para ajustar correctamente sus archivos.

Para ver archivos de muestra, consulte este artículo.

Requisitos

Consulte el artículo sobre el ajuste de los archivos de importación para conocer los límites técnicos y los requisitos generales.

Identificadores únicos

Un identificador único es un valor de propiedad que HubSpot utiliza para reconocer cada registro como único. En una importación, se necesita un identificador único para actualizar los registros, evitar la creación de registros duplicados (por ejemplo, dos registros para "Tom Smith") y para asociar los registros entre sí (por ejemplo, importar "Tom Smith" y asociarlo con su empresa "Smith Inc.").

Los identificadores únicos disponibles para la importación son:

• Correo electrónico: la dirección de correo electrónico de un contacto. Esto es necesario cuando se importan contactos para evitar duplicados o para asociar los contactos con otro objeto. Si no tienes direcciones de correo electrónico de contacto, utiliza el identificador de registro para actualizar y asociar los registros de contacto existentes.

• Nombre de dominio de la empresa: el dominio del sitio web de una empresa (por ejemplo, ejemplo.com). Esto es necesario cuando se importan empresas para evitar duplicados o para asociar empresas con otro objeto. Si no tienes nombres de dominio de empresa, utiliza el identificador de registro para actualizar y asociar los registros de empresa existentes.
• ID de registro: un valor de propiedad único que HubSpot asigna a cada registro. Si exportas registros existentes desde HubSpot, cada registro tendrá un ID de registro. Este es el identificador único predeterminado para los negocios, tickets, citas, cursos, listados, servicios, actividades y objetos personalizados, pero también se puede utilizar como identificador único para contactos y empresas si no dispone de correos electrónicos o nombres de dominio de empresa. Si se incluye el ID de registro en la importación, éste sustituirá a cualquier otro identificador único.
• Propiedad personalizada que requiere valores únicos: si ha creado una propiedad que requiere valores únicos, puede utilizar la propiedad como identificador único en sus archivos de importación. Esto es compatible con contactos, empresas, negocios, tickets, citas, cursos, listados, servicios y objetos personalizados.

Asociaciones

También puede importar para asociar registros entre sí. Si su cuenta tiene una suscripción Pro o Enterprise , también puede añadir etiquetas de asociación para especificar la relación entre los registros.

Obtenga más información sobre cómo incluir correctamente las asociaciones en sus archivos de importación.

Asignar columnas a propiedades

Una vez que hayas subido tu archivo a la herramienta de importación, hay un paso en el proceso de importación en el que se te pedirá que hagas coincidir los encabezados de columna de tu archivo con las propiedades de HubSpot. Mapear correctamente asegura que sus datos van al lugar correcto (es decir, el objeto correcto y la propiedad correcta) cuando se añaden a HubSpot.

Por ejemplo, para un archivo de contactos, asignaría la columna Nombre a la propiedad de contacto Nombre.

Para un archivo que asocie varios objetos, seleccionaría el objeto y la propiedad correspondientes para cada columna.

Errores de importación

Si su importación contiene errores durante el proceso de asignación, puede gestionar determinados errores para corregir los datos antes de que se añadan a su cuenta. Si se producen errores tras una importación, puede revisar y solucionar los errores para añadir o actualizar los datos afectados.

Formas adicionales de actualizar datos en HubSpot

• Para contactos y empresas, puedes activar la opción para que cree y asocie automáticamente empresas con contactos basándose en el dominio de correo electrónico del contacto. Si tienes contactos con dominios de correo electrónico que son diferentes de sus dominios de empresas o si estás importando otros objetos, sigue las instrucciones para asociar tus registros a través de importación.
• Si tienes datos en otro sistema y quieres configurar una sincronización bidireccional, aprende cómo conectar y utilizar la sincronización de datos de HubSpot.