Comprender la herramienta de importación

Importa para añadir objetos -como contactos, empresas, negocios, servicios y actividades- a HubSpot. Subiendo una hoja de cálculo y asignando sus columnas a las propiedades de HubSpot, puedes crear nuevos registros, actualizar los existentes y definir relaciones entre ellos. Revise el proceso de importación y la terminología a continuación para asegurarse de que sus datos tienen el formato correcto antes de subir su archivo.

Si eres nuevo en HubSpot y quieres migrar tus datos de CRM existentes al CRM de HubSpot, puedes solicitar una migración de datos al equipo de Replatforming de HubSpot.

Glosario

• Objeto CRM: información sobre sus clientes y procesos de negocio, como contactos, empresas, negocios y tickets. Al importar, un objeto es el tipo de conjunto de datos que estás importando a HubSpot.

• Registro: instancia individual de un objeto (por ejemplo, "Neal Caffrey" es un registro de contacto). En un archivo de importación de objeto individual, cada fila de tu archivo representa un registro de objeto. Si estás importando varios objetos en un archivo, cada fila representará registros asociados entre sí.

• Actividad: una interacción que puede asociarse a los registros, como un correo electrónico enviado a un contacto o una nota registrada en un ticket. Para la herramienta de importación, las actividades compatibles incluyen llamadas, correos electrónicos, reuniones, notas y tareas.
• Propiedad: un campo creado para almacenar información sobre los registros y las actividades. En una importación, las propiedades coincidirán con los encabezados de las columnas del archivo.
• Asignación: el proceso de hacer coincidir las columnas de su archivo de importación con las propiedades correspondientes de HubSpot. Durante una importación, revisarás y confirmarás cómo se asignan las columnas a las propiedades de HubSpot. 

En el siguiente ejemplo, el objeto que se importa son los contactos. Cada fila representa un registro de contacto y cada columna de información representa una propiedad (Nombre, Apellidos, Dirección de correo electrónico) del contacto.

Objetos y actividades compatibles

A continuación, se muestran los tipos de importaciones que puedes realizar y los objetos y actividades compatibles para cada una de ellas.

Importación de un solo objeto o actividad

Puedes importar para crear y actualizar un objeto o actividad a la vez. En una sola importación de objetos puedes:

• Cree y/o actualice contactos, empresas, negocios, tickets, citas, cursos, fichas, servicios, llamadas, productos, proyectos, pedidos, carritos, suscripciones y registros de objetos personalizados .

• Crear tareas, pero no actualizarlas.

Importación de múltiples objetos y actividades

Puede importar para crear, actualizar y asociar varios objetos y actividades a la vez. Puedes importar varios objetos y actividades en un solo archivo, o uno o dos objetos y una actividad en dos archivos separados. Si se utilizan dos archivos distintos, los archivos deben contener una columna compartida.

En una importación múltiple de objetos puedes:

• Cree y/o actualice contactos, empresas, negocios, tickets, citas, cursos, fichas, servicios, llamadas, pedidos, proyectos, carritos y registros de objetos personalizados .
• Asocie registros como contactos y empresas, contactos y negocios, o proyectos y tareas.
• Cree y/o actualice elementos de pedido, pero deben estar asociados a negocios.
• Crear, pero no actualizar, correos electrónicos, reuniones, notas y tareas. Los correos electrónicos, las reuniones y las notas deben estar asociadas a un objeto.

Ejemplo: utilizar dos archivos para importar dos objetos

Tienes dos archivos de una base de datos diferente para traer a HubSpot, uno contiene contactos y el otro contiene negocios. Ambos comparten una columna con el nombre del Negocio , que coincide con el contacto asociado en el archivo de contactos. Durante la importación, utilice Nombre del negocio como columna común y clave única para el archivo de contactos. Esto permite que la columna rellene la Propiedad de negocio mientras asocia los negocios a los contactos en HubSpot.

Otros tipos de importaciones

También puedes acceder al proceso de importación de otras herramientas desde la página de importación, sin embargo, éstas siguen pasos diferentes a las importaciones de objetos o actividades.

• Importación de hojas de cálculo
• Importación de eventos personalizados
• Importación de conjuntos de datos

Configurar los archivos de importación

Antes de subir un archivo a la herramienta de importación, es importante configurarlo correctamente para garantizar que los datos se agreguen adecuadamente a tu cuenta. Las siguientes secciones incluyen conceptos y requisitos importantes para configurar los archivos correctamente.

Para ver los archivos de muestra preconstruidos, consulte este artículo.

Requisitos

Consulta el artículo sobre ela configuración de los archivos de importación para conocer los límites técnicos y los requisitos generales.

Identificadores únicos

Un identificador único es un valor de propiedad que HubSpot utiliza para reconocer cada registro como único. En una importación, se necesita un identificador único para actualizar los registros, evitar la creación de registros duplicados (por ejemplo, dos registros para "Tomás Sanabria") y para asociar los registros entre sí (por ejemplo, importar "Tomás Sanabria" y asociarlo con su empresa "Sanabria S.A."). Para los contactos y las empresas, se recomienda utilizar sus respectivos identificadores únicos al importar(correo electrónico, nombre de dominio de la empresa) para mantener la calidad de los datos.

Los identificadores únicos disponibles para la importación son:

• Correo electrónico: la dirección de correo electrónico de un contacto. Inclúyalo durante una importación de contactos para evitar duplicados, actualizar registros existentes y asociar contactos a otro objeto. Si no dispone de direcciones de correo electrónico de contacto, utilice el ID de registro para actualizar y asociar los registros de contacto existentes.
• Nombre de dominio de la empresa: el dominio del sitio web de una empresa (por ejemplo, ejemplo.com). Inclúyalo durante la importación de una empresa para evitar duplicados, actualizar registros existentes y asociar empresas con otro objeto. Si no tiene dominios de empresa, utilice el ID de registro para actualizar y asociar los registros de empresa existentes.
• ID de registro: un valor de propiedad único que HubSpot asigna a cada registro. Exporte los registros existentes para ver y utilizar el ID de registro. Es el identificador único por defecto para negocios, tickets, citas, cursos, fichas, servicios, actividades y objetos personalizados. También puede utilizarse como identificador único de contactos y empresas si no dispone de direcciones de correo electrónico o nombres de dominio de empresas. Si el ID de registro se asigna durante la importación, sustituirá a cualquier otro identificador único asignado.
• Propiedad personalizada que requiere valores únicos: una propiedad personalizada creada por el usuario que requiere valores únicos. Puede utilizar la propiedad como identificador único en sus archivos de importación. Estas propiedades están disponibles para contactos, empresas, negocios, tickets, citas, cursos, listados, servicios y objetos personalizados.

Ejemplo: utilizar el ID de registro para actualizar negocios existentes 

Desea actualizar varias propiedades para todos los negocios existentes en su pipeline. Exporte esos negocios e incluya sólo las propiedades que desea editar más el ID de registro. Realice las actualizaciones deseadas en la hoja de cálculo, dejando intacta la columna ID de registro . Realice una importación de negocio y utilice el ID de registro como identificador único en la parte de columnas de mapa del proceso.

Asociaciones

También puede importar para asociar registros entre sí y añadir etiquetas de asociación para especificar la relación entre registros. Esto incluye asociaciones multiobjeto , como de negocio a contacto, o asociaciones del mismo objeto , como de contacto a contacto. 

Obtén más información sobre cómo incluir correctamente las asociaciones en los archivos de importación.

Ejemplo: importar una asociación contacto-mismo-objeto

Su empresa realiza un seguimiento de las relaciones entre mánagers y contribuyentes individuales (CI) mediante el objeto de contacto. Los mánagers ya existen en HubSpot. Configure un único archivo de importación para que contenga el correo electrónico principal de ambos contactos en columnas separadas (por ejemplo,Correo electrónico de gestión, Correo electrónico de IC). El valor de la propiedad del correo electrónico del mánager debe coincidir con el que ya está en HubSpot. Inicie una importación de contactos, seleccione la opción de crear asociaciones del mismo objeto, configure el resto de detalles y finalice la importación. También puede utilizar etiquetas de asociación personalizadas para etiquetar la relación.

Guía de mapeo

En la página Asigna columnas de tu archivo a las propiedades de [objeto], HubSpot asignará las columnas de tu archivo a las propiedades del objeto seleccionado basándose en el encabezado, el idioma del encabezado y el nombre de la propiedad.

En la sección Guía de asignaciones, haz clic en el icono de expandir y revisa lo siguiente:

• Propiedades: las propiedades necesarias para crear y/o actualizar el objeto. Si a tu archivo le falta alguna de las propiedades necesarias para completar los metas de tu importación (por ejemplo, elegiste actualizar negocios existentes pero no incluyes una columna ID de registro), debes corregir tu archivo de importación haciendo una de las siguientes acciones:
  •  Corrige la hoja de cálculo y reinicia la importación.
  • En la columna Asignación , haz clic en [x] errores para resolver durante el proceso de importación. Más información sobre la gestión de errores durante la asignación. 
• Errores: número de errores encontrados en un máximo de 1.000 filas. Si tu archivo es más grande que eso, es posible que los errores no se muestren en la tarjeta Guía de asignación.

Asignar columnas a propiedades

Una vez que hayas subido tu archivo a la herramienta de importación, hay un paso en el proceso de importación en el que se te pedirá que hagas coincidir los encabezados de columna de tu archivo con las propiedades de HubSpot. Asignar las columnas correctamente garantiza que tus datos vayan al lugar adecuado (es decir, al objeto correcto y la propiedad correctos) cuando se agregan a HubSpot.

Por ejemplo, para un archivo de contactos, deberás asignar la columna Nombre a la propiedad de contacto Nombre.

Para un archivo que asocie varios objetos, deberás seleccionar el objeto y la propiedad correspondientes para cada columna.

• Cabecera de columna del archivo: el nombre de la cabecera de su archivo de importación.
• Vista previa de la información: vista previa de las tres primeras filas de la hoja de cálculo para la columna.
• Asignada: muestra el estado de la asignación de la columna a la propiedad de HubSpot. Haga clic en el menú desplegable Todos los estados asignados para ver los tipos de estado y ordenar la tabla por ellos. Si se detectan determinados errores, aparecerá un icono de alerta exclamation icono de alerta . Haga clic en [x] errores para saber cómo puede resolverlos.
• Importar como: menú desplegable para seleccionar las propiedades [del objeto] (por ejemplo, propiedades de la Tarea) que está importando o la opción de no importar la columna.
• Propiedad HubSpot: menú desplegable para seleccionar la propiedad HubSpot a asignar a la columna.
• Gestionar valores existentes: casilla de verificación para sobrescribir los valores existentes para el registro en el CRM. Para filtrar la página de asignación por estado de asignación u objeto, haz clic en los menús desplegables, y selecciona el estado o el objeto que quieras ver. 

Errores de importación

Si encuentras errores durante la importación, puedes gestionarlos de las siguientes maneras:

• Durante la importación: gestiona ciertos errores para corregir los datos antes de que se añadan a tu cuenta.

• Después de la importación: si se producen errores tras una importación, revise y solucione los errores para añadir o actualizar los datos afectados.

Formas adicionales de actualizar datos en HubSpot

• Creación y asociación automática de empresas: para contactos y empresas con dominios de correo electrónico y empresa coincidentes, activa la opción para crear y asociar automáticamente empresas con contactos basándote en el dominio de correo electrónico del contacto. Si los contactos tienen dominios de correo electrónico distintos de los dominios de sus empresas, o si estás importando otros objetos, desactiva la opción y sigue las instrucciones para asociar tus registros mediante importación. Esta configuración puede evitar que se creen empresas incorrectas.
• Sincronización de datos de HubSpot: sitienes datos en otro sistema y quieres configurar una sincronización bidireccional, aprende a conectar y utilizar la sincronización de datos de HubSpot.