Zapoznanie się z narzędziem importu

Niezależnie od tego, czy HubSpot jest Twoim pierwszym CRM, czy przenosisz się z innego systemu, importowanie pomaga tworzyć rekordy i działania oraz aktualizować bazę danych. Pliki importu to arkusze kalkulacyjne danych używane do organizowania relacji i procesów biznesowych.

Jeśli jesteś nowym użytkownikiem HubSpot i chcesz zmigrować istniejące dane CRM do HubSpot CRM, możesz poprosić o migrację danych od zespołu HubSpot Replatforming.

Przed rozpoczęciem importu zapoznaj się z odpowiednimi warunkami HubSpot i zrozum proces importu.

Słowniczek

• Obiekt CRM: typ relacji lub procesu w firmie, taki jak kontakty, firmy, transakcje i bilety. Podczas importowania obiekt jest typem zestawu danych importowanego do HubSpot.

• Rekord: indywidualna instancja obiektu (np. "Tom Smith" to rekord kontaktu). W pliku importu pojedynczego obiektu każdy wiersz pliku reprezentuje jeden rekord obiektu. Jeśli importujesz wiele obiektów w jednym pliku, każdy wiersz będzie reprezentował rekordy, które są ze sobą powiązane.

• Aktywność: zaangażowanie, które może być powiązane z rekordami, takimi jak wiadomość e-mail wysłana do kontaktu lub notatka zarejestrowana w rekordzie zgłoszenia. W przypadku narzędzia importu obsługiwane działania obejmują połączenia, wiadomości e-mail, spotkania, notatki i zadania.
• Właściwość: pole utworzone w celu przechowywania informacji o rekordach i działaniach. Podczas importu właściwości będą zgodne z nagłówkami kolumn pliku.

W poniższym przykładzie importowanym obiektem są kontakty. Każdy wiersz reprezentuje rekord kontaktu, a każda kolumna informacji reprezentuje właściwość kontaktu(imię, nazwisko, adres e-mail).

Obsługiwane obiekty i działania

Poniżej przedstawiono typy importów, które można wykonać, oraz obiekty i działania obsługiwane dla każdego z nich.

Import pojedynczego obiektu lub aktywności

Możesz importować, aby utworzyć i/lub zaktualizować jeden obiekt lub aktywność na raz. W przypadku importu pojedynczego obiektu:

• Możesz tworzyć i/lub aktualizować kontakty, firmy, transakcje, bilety, spotkania, kursy, listy, usługi, połączenia, produkty, zamówienia, koszyki i rekordy obiektów niestandardowych.

• Zadania można tworzyć, ale nie można ich aktualizować.

Import wielu obiektów i aktywności

Możesz importować, aby tworzyć, aktualizować i/lub kojarzyć wiele obiektów i aktywności jednocześnie. Można zaimportować wiele obiektów i aktywności w jednym pliku lub dwa obiekty/obiekt i aktywność w dwóch oddzielnych plikach.

W przypadku importu wielu obiektów:

• Można tworzyć i/lub aktualizować kontakty, firmy, transakcje, bilety, spotkania, kursy, oferty, usługi, połączenia, zamówienia, koszyki i rekordy obiektów niestandardowych.
• Można tworzyć i/lub aktualizować pozycje liniowe, ale muszą one być powiązane z transakcjami.
• Można tworzyć, ale nie aktualizować wiadomości e-mail, spotkań, notatek i zadań. E-maile, spotkania i notatki muszą być powiązane z obiektem.

Inne rodzaje importu

Ze strony importu można również uzyskać dostęp do procesu importu innych narzędzi, jednak przebiega on inaczej niż w przypadku importu obiektów lub aktywności.

• Import listy rezygnacji
• Import zdarzeń niestandardowych
• Import zestawów danych

Konfigurowanie plików importu

Przed przesłaniem pliku do narzędzia importu ważne jest, aby poprawnie skonfigurować pliki, aby upewnić się, że dane zostaną poprawnie dodane do konta. Poniższe sekcje zawierają ważne pojęcia i wymagania dotyczące prawidłowej konfiguracji plików.

Przykładowe pliki można znaleźć w tym artykule.

Wymagania

Ograniczenia techniczne i ogólne wymagania znajdują się w artykule dotyczącym konfiguracji plików importu.

Unikalne identyfikatory

Unikalny identyfikator to wartość właściwości, której HubSpot używa do rozpoznawania każdego rekordu jako jedynego w swoim rodzaju. W imporcie potrzebny jest unikalny identyfikator, aby aktualizować rekordy, unikać tworzenia duplikatów rekordów (np. dwa rekordy dla "Tom Smith") i powiązać rekordy ze sobą (np. zaimportować "Tom Smith" i powiązać go z jego firmą "Smith Inc.").

Unikalne identyfikatory dostępne do użycia podczas importowania to:

• Email: adres e-mail kontaktu. Jest to wymagane podczas importowania kontaktów, aby uniknąć duplikatów lub powiązać kontakty z innym obiektem. Jeśli nie masz adresów e-mail kontaktów, użyj identyfikatora rekordu, aby zaktualizować i powiązać istniejące rekordy kontaktów.

• Nazwa domeny firmy: domena internetowa firmy (np. example.com). Jest to wymagane podczas importowania firm, aby uniknąć duplikatów lub powiązać firmy z innym obiektem. Jeśli nie masz nazwy domeny firmy, użyj identyfikatora rekordu, aby zaktualizować i powiązać istniejące rekordy firmy.
• Record ID: unikalna wartość właściwości nadawana każdemu rekordowi przez HubSpot. Jeśli wyeksportujesz istniejące rek ordy z HubSpot, każdy rekord będzie miał identyfikator rekordu. Jest to domyślny unikalny identyfikator dla transakcji, biletów, spotkań, kursów, ofert, usług, działań i obiektów niestandardowych, ale może być również używany jako unikalny identyfikator dla kontaktów i firm, jeśli nie masz adresów e-mail lub nazw domen firmowych. Jeśli identyfikator rekordu zostanie uwzględniony w imporcie, zastąpi on wszelkie inne unikalne identyfikatory.
• Właściwość niestandardowa wymagająca unikatowych wartości: jeśli utworzono właściwość wymagającą unikatowych wartości, można użyć tej właściwości jako unikatowego identyfikatora w plikach importu. Jest to obsługiwane w przypadku kontaktów, firm, transakcji, biletów, spotkań, kursów, ofert, usług i obiektów niestandardowych.

Asocjacje

Możesz także importować, aby powiązać ze sobą rekordy. Jeśli Twoje konto ma subskrypcję Professional lub Enterprise, możesz także dodać etykiety asocjacji, aby określić relacje między rekordami.

Dowiedz się więcej o tym, jak prawidłowo uwzględniać asocjacje w plikach importu.

Mapowanie kolumn do właściwości

Po przesłaniu pliku do narzędzia do importowania, w procesie importowania pojawi się monit o dopasowanie nagłówków kolumn w pliku do właściwości HubSpot. Prawidłowe mapowanie zapewnia, że dane trafią we właściwe miejsce (tj. do właściwego obiektu i właściwej właściwości) po dodaniu do HubSpot.

Na przykład, w przypadku pliku kontaktów, kolumna First Name zostanie zmapowana do właściwości kontaktu First Name.

W przypadku pliku kojarzącego wiele obiektów należy wybrać odpowiedni obiekt i właściwość dla każdej kolumny.

Błędy importu

Jeśli import zawiera błędy podczas procesu mapowania, można zarządzać niektórymi błędami, aby naprawić dane przed dodaniem ich do konta. Jeśli po zaimportowaniu wystąpią błędy, można je przejrzeć i rozwiązać, aby dodać lub zaktualizować odpowiednie dane.

Dodatkowe sposoby aktualizacji danych w HubSpot

• W przypadku kontaktów i firm można włączyć ustawienie automatycznego tworzenia i kojarzenia firm z kontaktami na podstawie domeny e-mail kontaktu. Jeśli masz kontakty z domenami e-mail, które różnią się od domen ich firm lub jeśli importujesz inne obiekty, postępuj zgodnie z instrukcjami, aby powiązać rekordy za pomocą importu.
• Jeśli masz dane w innym systemie i chcesz skonfigurować dwukierunkową synchronizację, dowiedz się, jak połączyć się i korzystać z synchronizacji danych HubSpot.