Zapoznanie się z narzędziem importu

Importuj, aby dodać obiekty — takie jak kontakty, firmy, transakcje, usługi i działania — do HubSpot. Przesyłając arkusz kalkulacyjny i mapując jego kolumny do właściwości HubSpot, możesz tworzyć nowe rekordy, aktualizować istniejące i definiować relacje między nimi. Zapoznaj się z procesem importowania i terminologią poniżej, aby upewnić się, że dane są poprawnie sformatowane przed przesłaniem pliku.

Jeśli jesteś nowym użytkownikiem HubSpot i chcesz przenieść istniejące dane CRM do CRM HubSpot, możesz poprosić zespół ds. migracji platformy HubSpot o przeprowadzenie migracji danych.

Słownik

• Obiekt CRM: informacje o klientach i procesach biznesowych, takie jak kontakty, firmy, transakcje i zgłoszenia. Podczas importowania obiekt jest typem zestawu danych, który importujesz do HubSpot.

• Rekord: pojedyncza instancja obiektu (np. „Neal Caffrey” jest rekordem kontaktu). W pojedynczym pliku importu obiektów każdy wiersz pliku reprezentuje jeden rekord obiektu. Jeśli importujesz wiele obiektów w jednym pliku, każdy wiersz będzie reprezentował rekordy, które są ze sobą powiązane.

• Działanie: interakcja, która może być powiązana z rekordami, taka jak wiadomość e-mail wysłana do kontaktu lub notatka zapisana w rekordzie zgłoszenia. W przypadku narzędzia do importu obsługiwane działania obejmują połączenia, wiadomości e-mail, spotkania, notatki i zadania.
• Właściwość: pole utworzone w celu przechowywania informacji o rekordach i działaniach. Podczas importu właściwości będą odpowiadać nagłówkom kolumn w pliku.
• Mapowanie: proces dopasowywania kolumn w pliku importowym do odpowiednich właściwości HubSpot. Podczas importu sprawdzasz i potwierdzasz sposób mapowania kolumn do właściwości HubSpot. 

W poniższym przykładzie importowanym obiektem są kontakty. Każdy wiersz reprezentuje rekord kontaktu, a każda kolumna informacji reprezentuje właściwość kontaktu (imię, nazwisko, adres e-mail).

Obsługiwane obiekty i

działania Poniżej przedstawiono typy importów, które można wykonać, oraz obiekty i działania obsługiwane dla każdego z nich.

Import pojedynczego obiektu lub działania

Możesz importować w celu utworzenia i/lub aktualizacji jednego obiektu lub działania naraz. Podczas importu pojedynczego obiektu możesz:

• Tworzyć i/lub aktualizować kontakty, firmy, transakcje, zgłoszenia, spotkania, kursy, oferty, usługi, połączenia, produkty, projekty, zamówienia, koszyki, subskrypcje i rekordy obiektów niestandardowych.

• Tworzyć, ale nie aktualizować, zadania.

Import wielu obiektów i działań

Można importować w celu utworzenia, aktualizacji i/lub powiązania wielu obiektów i działań jednocześnie. Można importować wiele obiektów i działań w jednym pliku lub dwa obiekty/obiekt i działanie w dwóch oddzielnych plikach. W przypadku korzystania z dwóch oddzielnych plików muszą one zawierać wspólną kolumnę.

W przypadku importu wielu obiektów można:

• Tworzyć i/lub aktualizować kontakty, firmy, transakcje, zgłoszenia, spotkania, kursy, oferty, usługi, połączenia, zamówienia, projekty, koszyki i rekordy obiektów niestandardowych.
• Powiąże rekordy, takie jak kontakty i firmy, kontakty i transakcje lub projekty i zadania.
• Tworzyć i/lub aktualizować pozycje, ale muszą one być powiązane z transakcjami.
• Tworzyć, ale nie aktualizować wiadomości e-mail, spotkań, notatek i zadań. Wiadomości e-mail, spotkania i notatki muszą być powiązane z obiektem.

Przykład: użycie dwóch plików do importowania dwóch obiektów

Masz dwa pliki z innej bazy danych, które chcesz zaimportować do HubSpot, jeden zawiera kontakty, a drugi transakcje. Oba mają wspólną kolumnę„Nazwa transakcji”, która odpowiada powiązanemu kontaktowi w pliku kontaktów. Podczas importu użyjnazwy transakcji jako wspólnej kolumny i unikalnego klucza dla pliku kontaktów. Dzięki temu kolumna wypełni właściwość nazwy transakcji, jednocześnie powiązując transakcje z kontaktami w HubSpot.

Inne rodzaje importów

Z poziomu strony importu można również uzyskać dostęp do procesu importu dla innych narzędzi, jednak przebiega on inaczej niż import obiektów lub działań.

• Import arkuszy kalkulacyjnych z rezygnacją
• Importowanie niestandardowych zdarzeń
• Importowanie zestawów danych

Konfiguracja plików importu

Przed przesłaniem pliku do narzędzia importu należy odpowiednio skonfigurować pliki, aby zapewnić prawidłowe dodanie danych do konta. Poniższe sekcje zawierają ważne informacje i wymagania dotyczące prawidłowej konfiguracji plików.

Gotowe pliki przykładowe można znaleźć w tym artykule.

Wymagania

Informacje na temat ograniczeń technicznych i ogólnych wymagań można znaleźć w artykule dotyczącym konfiguracji plików importu.

Unikalne identyfikatory

Unikalny identyfikator to wartość właściwości, której HubSpot używa do rozpoznawania każdego rekordu jako jedynego w swoim rodzaju. Podczas importu potrzebny jest unikalny identyfikator, aby aktualizować rekordy, unikać tworzenia duplikatów (np. dwóch rekordów dla „Tom Smith”) i łączyć rekordy ze sobą (np. importować „Tom Smith” i powiązać go z jego firmą „Smith Inc.”). W przypadku kontaktów i firm zaleca się używanie ich unikalnych identyfikatorów podczas importowania (adres e-mail,nazwa domeny firmy), aby zachować jakość danych.

Unikalne identyfikatory dostępne do użycia podczas importowania to:

• Adres e-mail: adres e-mail kontaktu. Należy go podać podczas importowania kontaktów, aby zapobiec powielaniu, zaktualizować istniejące rekordy i powiązać kontakty z innym obiektem. Jeśli nie masz adresów e-mail kontaktów, użyj identyfikator rekordu , aby zaktualizować i powiązać istniejące rekordy kontaktów.
• Nazwa domeny firmy: domena internetowa firmy (np. example.com). Należy ją podać podczas importowania firmy, aby zapobiec powielaniu, zaktualizować istniejące rekordy i powiązać firmy z innym obiektem. Jeśli nie masz nazw domen firm, użyj identyfikator rekordu , aby zaktualizować i powiązać istniejące rekordy firm.
• Identyfikator rekordu: unikalna wartość właściwości nadana każdemu rekordowi przez HubSpot. Wyeksportuj istniejące rekordy, aby wyświetlić i użyćidentyfikatora rekordu.Jest to domyślny unikalny identyfikator transakcji, zgłoszeń, spotkań, kursów, ofert, usług, działań i obiektów niestandardowych. Może również służyć jako unikalny identyfikator kontaktów i firm, jeśli nie masz adresów e-mail lub nazw domen firmowych. Jeśli identyfikator rekordu zostanie przypisany podczas importu, zastąpi on wszelkie inne przypisane unikalne identyfikatory.
• Właściwość niestandardowa wymagająca unikalnych wartości: utworzona przez użytkownika właściwość niestandardowa wymagająca unikalnych wartości. Właściwość tę można wykorzystać jako unikalny identyfikator w plikach importowych. Właściwości te są dostępne dla kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń, spotkań, kursów, ofert, usług i obiektów niestandardowych.

Przykład: użycieidentyfikatora rekordu do aktualizacji istniejących transakcji

Chcesz zaktualizować kilka właściwości dla wszystkich istniejących transakcji w swoim procesie sprzedaży. Wyeksportuj te transakcje i uwzględnij tylko właściwości, które chcesz edytować, oraz identyfikator rekordu. Wprowadź żądane aktualizacje w arkuszu kalkulacyjnym, pozostawiając kolumnęidentyfikatora rekordu bez zmian. Wykonaj import transakcji i użyjidentyfikatora rekordu jako unikalnego identyfikatora w części procesu dotyczącej mapowania kolumn.

Powiązania

Możesz również importować dane, aby powiązać rekordy ze sobą i dodać etykiety powiązań w celu określenia relacji między rekordami. Obejmuje to powiązania między obiektami, takie jak transakcja z kontaktem, lub powiązania tego samego obiektu, takie jak kontakt z kontaktem.

Dowiedz się więcej o tym, jak prawidłowo uwzględniać powiązania w plikach importu.

Przykład: import powiązania tego samego obiektu kontaktu

Twoja firma śledzi relacje między menedżerami a indywidualnymi współpracownikami (IC) za pomocą obiektu kontaktu. Menedżerowie już istnieją w HubSpot. Skonfiguruj pojedynczy plik importu tak, aby zawierał główny adres e-mail obu kontaktów w oddzielnych kolumnach (np.Adres e-mail menedżera, Adres e-mail IC). Wartość właściwości adresu e-mail menedżera powinna być zgodna z wartością już istniejącą w HubSpot. Rozpocznij import kontaktów, wybierz opcję tworzenia powiązań tego samego obiektu, skonfiguruj pozostałe szczegóły i zakończ import. Możesz również użyć niestandardowych etykiet powiązań, aby oznaczyć relację.

Przewodnik po mapowaniu

Na stronie Mapuj kolumny w pliku do właściwości [obiektu] HubSpot zmapuje kolumny w pliku do właściwości wybranego obiektu na podstawie nagłówka, języka nagłówka i nazwy właściwości.

W sekcji Przewodnik po mapowaniu kliknij ikonę rozwijania, a następnie sprawdź następujące informacje:

• Właściwości: właściwości wymagane do utworzenia i/lub aktualizacji obiektu. Jeśli w pliku brakuje którejkolwiek z właściwości potrzebnych do osiągnięcia celu importu (np. zdecydowałeś się zaktualizować istniejące transakcje, ale nie uwzględniłeś kolumny „Identyfikator rekordu”), musisz poprawić plik importu, wykonując jedną z następujących czynności:
  •  Popraw arkusz kalkulacyjny i ponownie uruchom import.
  • W kolumnie Mapowane kliknij [x] błędy do rozwiązania podczas procesu importowania. Dowiedz się więcej o zarządzaniu błędami podczas mapowania. 
• Błędy: liczba błędów znalezionych w maksymalnie 1000 wierszach. Jeśli plik jest większy, błędy mogą nie być wyświetlane w karcie Przewodnik po mapowaniu.

Mapowanie kolumn do właściwości

Po przesłaniu pliku do narzędzia importu w procesie importu pojawi się monit o dopasowanie nagłówków kolumn w pliku do właściwości HubSpot. Prawidłowe mapowanie gwarantuje, że dane trafią we właściwe miejsce (tj. do właściwego obiektu i właściwej właściwości) po dodaniu do HubSpot.

Na przykład w przypadku pliku kontaktów należy zmapować kolumnę „Imię

do właściwości kontaktu „Imię”.

W przypadku pliku powiązanego z wieloma obiektami należy wybrać odpowiedni obiekt i właściwość dla każdej kolumny.

• Nagłówek kolumny z pliku: nazwa nagłówka z pliku importu.
• Podgląd informacji: podgląd pierwszych trzech wierszy arkusza kalkulacyjnego dla kolumny.
• Przypisane: wyświetla status przypisania kolumny do właściwości HubSpot. Kliknij menu rozwijaneWszystkie statusy przypisania, aby wyświetlić typy statusów i posortować tabelę według nich. W przypadku wykrycia pewnych błędów zostanie wyświetlona ikona ostrzegawcza z wykrzyknikiem. Kliknij [x] błędy, aby dowiedzieć się, jak je rozwiązać.
• Importuj jako: menu rozwijane umożliwiające wybranie właściwości [obiektu] (np.właściwości zadania), które importujesz, lub opcji nieimportowania kolumny.
• Właściwość HubSpot: menu rozwijane, aby wybrać właściwość HubSpot do przypisania do kolumny.
• Zarządzaj istniejącymi wartościami: pole wyboru, aby nadpisać istniejące wartości dla rekordu w CRM. Aby filtrować stronę mapowania według statusu mapowania lub obiektu, kliknij menu rozwijane i wybierz status lub obiekt, który chcesz wyświetlić. 

Błędy importu

Jeśli podczas importowania wystąpią błędy, możesz nimi zarządzać w następujący sposób:

• Podczas importowania:zarządzaj niektórymi błędami, aby naprawić dane przed dodaniem ich do konta.

• Po imporcie: jeśli po imporcie wystąpią błędy, przejrzyj je i usuń, aby dodać lub zaktualizować dane, których dotyczą.

Dodatkowe sposoby aktualizacji danych w HubSpot

• Automatyczne tworzenie i kojarzenie firm: w przypadku kontaktów i firm o pasujących domenach e-mail i firmowych włącz ustawienie, aby automatycznie tworzyć i kojarzyć firmy z kontaktami na podstawie domeny e-mail kontaktu. Jeśli kontakty mają domeny e-mail inne niż domeny ich firm lub jeśli importujesz inne obiekty, wyłącz to ustawienie i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby powiązać rekordy poprzez import. Ta konfiguracja może zapobiec tworzeniu nieprawidłowych firm.
• Synchronizacja danych HubSpot: jeślimasz dane w innym systemie i chcesz skonfigurować synchronizację dwukierunkową, dowiedz się, jak połączyć i korzystać z synchronizacji danych HubSpot.