Tuontityökalun ymmärtäminen

Tuo HubSpotiin objekteja, kuten yhteystietoja, yrityksiä, kauppoja, palveluita ja aktiviteetteja. Lataamalla taulukon ja määrittämällä sen sarakkeet HubSpot-ominaisuuksiksi voit luoda uusia tietueita, päivittää olemassa olevia tietueita ja määritellä niiden välisiä suhteita. Tutustu alla olevaan tuontiprosessiin ja terminologiaan varmistaaksesi, että tietosi ovat oikeassa muodossa ennen tiedoston lataamista.

Jos olet uusi HubSpot-käyttäjä ja haluat siirtää olemassa olevat CRM-tietosi HubSpotin CRM-järjestelmään, voit pyytää tietojen siirtoa HubSpotin Replatforming-tiimiltä.

Sanasto

• CRM-objekti: asiakkaasi ja liiketoimintaprosessisi tiedot, kuten yhteystiedot, yritykset, kaupat ja liput. Tuonnissa objekti on tietojoukko, jonka tuot HubSpotiin.

• Tietue: yksittäinen objekti (esim. "Neal Caffrey" on yhteystietotietue). Yksittäisessä objektien tuontitiedostossa jokainen tiedoston rivi edustaa yhtä objektitietuetta. Jos tuot useita objekteja yhdessä tiedostossa, jokainen rivi edustaa toisiinsa liittyviä tietueita.

• Toiminta: tietueisiin liitettävä tapahtuma, kuten kontaktille lähetetty sähköposti tai lipputietueeseen kirjattu muistiinpano. Tuontityökalun tukemat toiminnot ovat puhelut, sähköpostit, kokoukset, muistiinpanot ja tehtävät.
• Ominaisuus: kenttä, joka on luotu tallentamaan tietoja tietueistasi ja aktiviteeteistasi. Tuonnissa ominaisuudet vastaavat tiedostosi sarakkeiden otsikoita.
• Määritys: prosessi, jossa tuontitiedoston sarakkeet yhdistetään vastaaviin HubSpot-ominaisuuksiin. Tuonnin aikana tarkistat ja vahvistat, miten sarakkeet määritetään HubSpot-ominaisuuksiin. 

Seuraavassa esimerkissä tuontikohteena ovat kontaktit. Jokainen rivi edustaa kontaktitietuetta ja jokainen tietosarake edustaa kontaktin ominaisuutta (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite).

Tuetut kohteet ja toiminnot

Seuraavassa on lueteltu tuontityypit, jotka voit suorittaa, sekä kunkin tyypin tuetut kohteet ja toiminnot.

Yksittäisen objektin tai toiminnan tuonti

Voit tuoda yhden objektin tai toiminnan kerrallaan luodaksesi ja/tai päivittääksesi sen. Yksittäisen objektin tuonnissa voit:

• Luoda ja/tai päivittää yhteystietoja, yrityksiä, kauppoja, lippuja, tapaamisia, kursseja, listauksia, palveluita, puheluita, tuotteita, projekteja, tilauksia, ostoskoreja, tilauksia ja mukautettuja objektitietueita.

• Luoda, mutta ei päivittää, tehtäviä.

Useiden objektien ja toimintojen tuonti

Voit tuoda useita objekteja ja toimintoja kerralla luodaksesi, päivittääksesi ja/tai liittääksesi ne toisiinsa. Voit tuoda useita objekteja ja toimintoja yhdessä tiedostossa tai kaksi objektia/yhden objektin ja yhden toiminnon kahdessa erillisessä tiedostossa. Kun käytät kahta erillistä tiedostoa, tiedostojen on sisällettävä yhteinen sarake.

Useiden objektien tuonnissa voit:

• Luoda ja/tai päivittää yhteystietoja, yrityksiä, kauppoja, lippuja, tapaamisia, kursseja, listauksia, palveluita, puheluita, tilauksia, projekteja, ostoskoreja ja mukautettuja objektitietueita.
• Yhdistää tietueita, kuten yhteystietoja ja yrityksiä, yhteystietoja ja kauppoja tai projekteja ja tehtäviä.
• Luoda ja/tai päivittää rivikohteita, mutta niiden on oltava liitettyjä kauppoihin.
• Luoda, mutta ei päivittää, sähköposteja, kokouksia, muistiinpanoja ja tehtäviä. Sähköpostit, kokoukset ja muistiinpanot on liitettävä objektiin.

Esimerkki: käytä kahta tiedostoa kahden objektin tuontiin

Sinulla on kaksi eri tietokannasta peräisin olevaa tiedostoa, jotka haluat tuoda HubSpotiin. Toinen tiedosto sisältää yhteystietoja ja toinen kauppoja. Molemmissa tiedostoissa on samaKaupan nimi -sarake, joka vastaa yhteystietotiedoston liitettyä yhteystietoa. Käytä tuonnin aikanaKaupan nimi -saraketta yhteisenä sarakkeena ja yhteystietotiedoston yksilöllisenä avaimena. Näin sarake voi täyttää Kaupan nimi -ominaisuuden ja liittää kaupat yhteystietoihin HubSpotissa.

Muuntyyppiset tuonnit

Voit käyttää tuontisivulta myös muiden työkalujen tuontiprosessia, mutta niiden vaiheet poikkeavat objektien tai toimintojen tuonnista.

• Laskentataulukoiden tuonnin kieltäminen
• Mukautettujen tapahtumien tuonti
• Tietojoukkojen tuonti

Tuontitiedostojen määrittäminen

Ennen tiedoston lataamista tuontityökaluun on tärkeää määrittää tiedostot oikein, jotta tiedot lisätään tilillesi oikein. Seuraavissa osioissa on tärkeitä käsitteitä ja vaatimuksia tiedostojen oikean määrittämisen kannalta.

Valmiita esimerkkitiedostoja on tässä artikkelissa.

Vaatimukset

Tekniset rajoitukset ja yleiset vaatimukset on esitetty artikkelissa Tuontitiedostojen määrittäminen.

Ainutlaatuiset tunnisteet

Ainutlaatuinen tunniste on ominaisuusarvo, jota HubSpot käyttää tunnistamaan kunkin tietueen ainutlaatuiseksi. Tuonnissa tarvitset ainutlaatuisen tunnisteen tietueiden päivittämiseen, päällekkäisten tietueiden luomisen välttämiseen (esim. kaksi tietuetta nimellä "Tom Smith") ja tietueiden yhdistämiseen toisiinsa (esim. tuoda "Tom Smith" ja yhdistää hänet hänen yritykseensä "Smith Inc."). Yhteystietojen ja yritysten osalta on suositeltavaa käyttää niiden yksilöllisiä tunnisteita (sähköposti,yrityksen verkkotunnus) tuonnin yhteydessä tietojen laadun säilyttämiseksi.

Tuonnissa käytettävissä olevat yksilölliset tunnisteet ovat:

• Sähköposti: yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Lisää se yhteyshenkilöiden tuonnin yhteydessä, jotta vältät päällekkäisyydet, päivität olemassa olevat tietueet ja yhdistät yhteyshenkilöt toiseen kohteeseen. Jos sinulla ei ole yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteita, käytä tietueen tunnusta päivitykseen ja olemassa olevien yhteystietojen liittämiseen.
• Yrityksen verkkotunnus: yrityksen verkkotunnus (esim. example.com). Lisää se yrityksen tuonnin yhteydessä, jotta vältät päällekkäisyydet, päivität olemassa olevat tietueet ja liität yritykset toiseen objektiin. Jos sinulla ei ole yrityksen verkkotunnuksia, käytä tietueen tunnusta päivitykseen ja olemassa olevien yritystietueiden yhdistämiseen.
• Tietueen tunnus: HubSpotin jokaiselle tietueelle antama yksilöllinen ominaisuusarvo. Vie olemassa olevat tietueet, jotta voit tarkastella ja käyttäätietueen tunnusta.Tämä on oletusarvoinen yksilöllinen tunniste kaupoille, lipuille, tapaamisille, kursseille, listauksille, palveluille, aktiviteeteille ja mukautetuille objekteille. Sitä voidaan käyttää myös yksilöllisenä tunnisteena yhteyshenkilöille ja yrityksille, jos sinulla ei ole sähköpostiosoitteita tai yrityksen verkkotunnuksia. Jos tietueen tunnus on määritetty tuonnin aikana, se korvaa kaikki muut määritetyt yksilölliset tunnisteet.
• Mukautettu ominaisuus, joka vaatii yksilöllisiä arvoja: käyttäjän luoma mukautettu ominaisuus, joka vaatii yksilöllisiä arvoja. Voit käyttää ominaisuutta yksilöllisenä tunnisteena tuontitiedostoissasi. Nämä ominaisuudet ovat käytettävissä yhteyshenkilöille, yrityksille, kaupoille, lipuille, tapaamisille, kursseille, listauksille, palveluille ja mukautetuille objekteille.

Esimerkki: käytätietueen tunnusta olemassa olevien kauppojen päivittämiseen

Haluat päivittää useita ominaisuuksia kaikille olemassa oleville kaupoille myyntiputkessasi. Vie nämä kaupat ja sisällytä vain ne ominaisuudet, joita haluat muokata, sekä tietueen tunnus. Tee halutut päivitykset laskentataulukossa ja jätätietueen tunnus -sarake koskemattomaksi. Suorita kauppojen tuonti ja käytätietueen tunnusta yksilöllisenä tunnisteena prosessin sarakeiden kartoittamisessa.

Yhdistykset

Voit myös tuoda tietueita toisiinsa liitettäväksi ja lisätä liitännäismerkintöjä tietueiden välisen suhteen määrittämiseksi. Tähän sisältyvät objektien väliset liitännät, kuten kauppa ja yhteyshenkilö, tai saman objektin liitännät, kuten yhteyshenkilö ja yhteyshenkilö

.

Lisätietoja liitännäisten sisällyttämisestä tuontitiedostoihin.

Esimerkki: saman objektin liitännän tuonti

Yrityksesi seuraa johtajan ja yksittäisen avustajan (IC) välisiä suhteita yhteyshenkilöobjektin avulla. Johtajat ovat jo olemassa HubSpotissa. Määritä yksi tuontitiedosto, joka sisältää molempien kontaktien ensisijaisen sähköpostiosoitteen erillisissä sarakkeissa (esim. Johtajansähköposti, IC:n sähköposti). Johtajan sähköpostiosoitteen arvo tulee vastata HubSpotissa jo olevaa arvoa. Aloita kontaktien tuonti, valitse vaihtoehto luoda saman objektin assosiaatioita, määritä muut tiedot ja viimeistele tuonti. Voit myös käyttää mukautettuja assosiaatiotunnisteita suhteen merkitsemiseen.

Kartoituksen opas

Tiedoston sarakkeiden kartoittaminen [objektin] ominaisuuksiin -sivulla HubSpot kartoittaa tiedoston sarakkeet valitun objektin ominaisuuksiin otsikon, otsikon kielen ja ominaisuuden nimen perusteella.

Klikkaa Kartoituksen opas -osiossa laajennuspainiketta ja tarkista seuraavat tiedot:

• Ominaisuudet: objektin luomiseen ja/tai päivittämiseen tarvittavat ominaisuudet. Jos tiedostosta puuttuu jokin ominaisuus, joka tarvitaan tuonnin tavoitteen saavuttamiseksi (esim. olet päättänyt päivittää olemassa olevat kaupat, mutta et ole lisännyt tietueen tunnus -saraketta), sinun on korjattava tuontitiedosto tekemällä jokin seuraavista:
  •  Korjaa taulukko ja käynnistä tuonti uudelleen.
  • Napsauta Mapped- sarakkeessa [x] virheitä, jotka on korjattava tuontiprosessin aikana. Lisätietoja virheiden hallinnasta mappauksen aikana. 
• Virheet: enintään 1 000 riviltä löydettyjen virheiden määrä. Jos tiedostosi on suurempi, virheitä ei välttämättä näytetä Mapped-kortissa.

Määritä sarakkeet ominaisuuksiksi

Kun olet ladannut tiedoston tuontityökaluun, tuontiprosessissa on vaihe, jossa sinua pyydetään määrittämään tiedoston sarakkeiden otsikot HubSpot-ominaisuuksiksi. Oikea määrittäminen varmistaa, että tiedot menevät oikeaan paikkaan (eli oikeaan objektiin ja oikeaan ominaisuuteen), kun ne lisätään HubSpotiin.

Esimerkiksi yhteystietotiedostossa voit kohdistaa sarakkeen Etunimiyhteystiedon ominaisuuteen Etunimi.

Useita objekteja yhdistävässä tiedostossa valitset vastaavan objektin ja ominaisuuden jokaiselle sarakkeelle.

• Tiedoston sarakkeen otsikko: tuontitiedoston otsikon nimi.
• Esikatselutiedot: esikatselu taulukon kolmen ensimmäisen rivin sarakkeesta.
• Määritetty: näyttää sarakkeen määrittämisen tilan HubSpot-ominaisuuteen. NapsautaKaikki määritetyt tilat -pudotusvalikkoa nähdäksesi tilatyypit ja lajitellaksesi taulukon niiden mukaan. Jos tiettyjä virheitä havaitaan, näkyviin tulee huutomerkki . Napsauta [x] virheitä nähdäksesi, miten voit korjata ne.
• Tuo nimellä: avattava valikko, josta voit valita tuodut [objektin] ominaisuudet (esim.tehtävän ominaisuudet) tai vaihtoehdon, jolla saraketta ei tuoda.
• HubSpot-ominaisuus: avattava valikko, josta voit valita sarakkeeseen liitettävän HubSpot-ominaisuuden.
• Hallitse olemassa olevia arvoja: valintaruutu, jolla voit korvata CRM:n tietueen olemassa olevat arvot. Voit suodattaa kartoitussivun kartoituksen tilan tai objektin mukaan napsauttamalla avattavia valikoita ja valitsemalla tilan tai objektin, jonka haluat tarkastella. 

Tuontivirheet

Jos tuonnin aikana ilmenee virheitä, voit hallita niitä seuraavilla tavoilla:

• Tuonnin aikana:hallitse tiettyjä virheitä korjataksesi tiedot ennen kuin ne lisätään tiliisi.

• Tuonnin jälkeen: jos tuonnin jälkeen ilmenee virheitä, tarkista ja korjaa virheet lisätäksesi tai päivittääksesi kyseiset tiedot.

Muita tapoja päivittää tietoja HubSpotissa

• Automaattinen yritysten luominen ja liittäminen: jos yhteyshenkilöillä ja yrityksillä on sama sähköpostiosoite ja yrityksen verkkotunnus, ota käyttöön asetus, joka luo ja liittää yritykset automaattisesti yhteyshenkilöihin yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen perusteella. Jos yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet eroavat yritysten verkkotunnuksista tai jos tuot muita objekteja, poista asetus käytöstä ja seuraa ohjeita liittääksesi tietueet tuonnin kautta. Tämä asetus estää virheellisten yritysten luomisen.
• HubSpot-tietojen synkronointi: jossinulla on tietoja toisessa järjestelmässä ja haluat määrittää kaksisuuntaisen synkronoinnin, lue ohjeet HubSpot-tietojen synkronoinnin yhdistämisestä ja käytöstä.