ทำความเข้าใจเครื่องมือนำเข้า

ไม่ว่า HubSpot จะเป็น CRM แรกของคุณหรือคุณกำลังย้ายจากระบบอื่นการนำเข้าจะช่วยให้คุณสร้างบันทึกและกิจกรรมและอัปเดตฐานข้อมูลของคุณนำเข้าไฟล์เป็นสเปรดชีตของข้อมูลที่ใช้ในการจัดระเบียบความสัมพันธ์และกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มนำเข้าให้ตรวจสอบข้อกำหนดของ HubSpot ที่เกี่ยวข้องและทำความเข้าใจกระบวนการนำเข้า

อภิธานศัพท์

• CRM Object: ประเภทของความสัมพันธ์หรือกระบวนการที่ธุรกิจของคุณมีเช่นรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทข้อเสนอและตั๋ว เมื่อนำเข้าออบเจ็กต์คือประเภทชุดข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้ามาใน HubSpot

• บันทึก: อินสแตนซ์ส่วนบุคคลของวัตถุ (เช่น “ทอมสมิธ” เป็นบันทึกการติดต่อ) ในไฟล์นำเข้าออบเจ็กต์เดียวแต่ละแถวของไฟล์ของคุณจะแสดงถึงเรคคอร์ดออบเจ็กต์หนึ่งเรคคอร์ด หากคุณกำลังนำเข้าออบเจ็กต์หลายรายการในไฟล์เดียวแต่ละแถวจะแสดงระเบียนที่เชื่อมโยงกัน

• กิจกรรม: การมีส่วนร่วมที่สามารถเชื่อมโยงกับบันทึกเช่นอีเมลที่ส่งไปยังผู้ติดต่อหรือบันทึกที่บันทึกไว้ในบันทึก Ticket สำหรับเครื่องมือนำเข้ากิจกรรมที่สนับสนุนได้แก่การโทรอีเมลการประชุมบันทึกและงาน
• คุณสมบัติ: ฟิลด์ที่สร้างขึ้นเพื่อจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบันทึกและกิจกรรมของคุณ ในการนำเข้าคุณสมบัติจะจับคู่กับส่วนหัวคอลัมน์ของไฟล์ของคุณ

ในตัวอย่างต่อไปนี้วัตถุที่ถูกนำเข้าคือผู้ติดต่อแต่ละแถวแสดงบันทึกการติดต่อและข้อมูลแต่ละคอลัมน์แสดงคุณสมบัติการติดต่อ (ชื่อ นามสกุลที่อยู่อีเมล)

วัตถุและกิจกรรมที่รองรับ

ต่อไปนี้เป็นประเภทของการนำเข้าที่คุณสามารถดำเนินการได้และวัตถุและกิจกรรมที่ได้รับการสนับสนุนสำหรับแต่ละกิจกรรม

นำเข้าวัตถุหรือกิจกรรมเพียงอย่างเดียว

คุณสามารถนำเข้าเพื่อสร้างและ/หรืออัปเดตอ็อบเจ็กต์หรือกิจกรรมได้ทีละรายการในการนำเข้าวัตถุเดียว:

• คุณสามารถสร้างและ/หรืออัพเดทรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทข้อเสนอตั๋วการนัดหมายหลักสูตรที่พักบริการการโทรผลิตภัณฑ์คำสั่งซื้อรถเข็นและบันทึกวัตถุที่กำหนดเองได้

• คุณสามารถสร้างแต่ไม่สามารถอัปเดตงานได้

การนำเข้าวัตถุและกิจกรรมหลายรายการ

คุณสามารถนำเข้าเพื่อสร้างอัปเดตและ/หรือเชื่อมโยงวัตถุและกิจกรรมหลายอย่างพร้อมกันได้คุณสามารถนำเข้าออบเจ็กต์และกิจกรรมหลายรายการในไฟล์เดียวหรือสองออบเจ็กต์/ออบเจ็กต์และกิจกรรมในสองไฟล์แยกกัน

ในการนำเข้าวัตถุหลายรายการ:

• คุณสามารถสร้างและ/หรืออัปเดตรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทข้อเสนอตั๋วการนัดหมายหลักสูตรที่พักบริการการโทรคำสั่งซื้อรถเข็นและบันทึกวัตถุที่กำหนดเองได้
• คุณสามารถสร้างและ/หรืออัพเดทรายการในบรรทัดได้แต่จะต้องเชื่อมโยงกับดีลต่างๆ
• คุณสามารถสร้างแต่ไม่สามารถอัปเดตอีเมลการประชุมบันทึกย่อและงานได้ อีเมลการประชุมและบันทึกย่อต้องเชื่อมโยงกับออบเจ็กต์

การนำเข้าประเภทอื่นๆ

นอกจากนี้คุณยังสามารถเข้าถึงกระบวนการนำเข้าสำหรับเครื่องมืออื่นๆจากหน้านำเข้าอย่างไรก็ตามสิ่งเหล่านี้ทำตามขั้นตอนที่แตกต่างจากการนำเข้าวัตถุหรือกิจกรรม

• การนำเข้ารายการปฏิเสธการเข้าร่วม
• การนำเข้ากิจกรรมที่กำหนดเอง
• การนำเข้าชุดข้อมูล

ตั้งค่าไฟล์นำเข้า

ก่อนที่จะอัปโหลดไฟล์ไปยังเครื่องมือนำเข้าสิ่งสำคัญคือต้องตั้งค่าไฟล์ของคุณอย่างถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเพิ่มข้อมูลอย่างถูกต้องในบัญชีของคุณส่วนต่อไปนี้รวมถึงแนวคิดและข้อกำหนดที่สำคัญสำหรับการตั้งค่าไฟล์ของคุณอย่างถูกต้อง

สำหรับไฟล์ตัวอย่างโปรดดูที่บทความนี้

ข้อกำหนด

โปรดดูบทความการตั้งค่าไฟล์นำเข้าของคุณสำหรับข้อจำกัดทางเทคนิคและข้อกำหนดทั่วไป

ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน

ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันคือค่าคุณสมบัติที่ HubSpot ใช้เพื่อจดจำระเบียนแต่ละรายการว่าเป็นหนึ่งในประเภทใดประเภทหนึ่งในการนำเข้าคุณต้องมีตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันเพื่ออัปเดตระเบียน หลีกเลี่ยงการสร้างระเบียนที่ซ้ำกัน (เช่นระเบียนสองรายการสำหรับ “ทอมสมิธ ”) และเพื่อเชื่อมโยงระเบียนเข้าด้วยกัน (เช่นนำเข้า“ ทอมสมิธ ”และเชื่อมโยงเขากับบริษัทของเขา“ สมิธอิงค์ ”)

ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันที่มีให้ใช้เมื่อนำเข้าคือ:

• อีเมล: ที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อ สิ่งนี้จำเป็นเมื่อนำเข้าผู้ติดต่อเพื่อหลีกเลี่ยงการทำซ้ำหรือเชื่อมโยงผู้ติดต่อกับวัตถุอื่น หากคุณไม่มีที่อยู่อีเมลติดต่อให้ใช้ ID บันทึกเพื่ออัปเดตและเชื่อมโยงบันทึกการติดต่อที่มีอยู่

• ชื่อโดเมนของบริษัท: โดเมนเว็บไซต์ของบริษัท (เช่น example.com) สิ่งนี้จำเป็นเมื่อนำเข้าบริษัทเพื่อหลีกเลี่ยงการทำซ้ำหรือเชื่อมโยงบริษัทกับวัตถุอื่น หากคุณไม่มีชื่อโดเมนของบริษัทให้ใช้ ID เรคคอร์ดเพื่ออัปเดตและเชื่อมโยงเรคคอร์ดของบริษัทที่มีอยู่
• ID เรคคอร์ด: มูลค่าทรัพย์สินที่ไม่ซ้ำกันซึ่งมอบให้กับแต่ละเรคคอร์ดโดย HubSpot หากคุณส่งออกระเบียนที่มีอยู่จาก HubSpot แต่ละระเบียนจะมี ID ระเบียน นี่คือตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันเริ่มต้นสำหรับดีลตั๋วการนัดหมายหลักสูตรที่พักบริการกิจกรรมและวัตถุที่กำหนดเองแต่ยังสามารถใช้เป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับผู้ติดต่อและบริษัทได้หากคุณไม่มีอีเมลหรือชื่อโดเมนของบริษัท หากมี ID เรคคอร์ดรวมอยู่ในการนำเข้าของคุณ ID ดังกล่าวจะแทนที่ตัวระบุอื่นๆที่ไม่ซ้ำกัน
• ที่พักแบบกำหนดเองที่ต้องการค่าที่ไม่ซ้ำกัน: หากคุณสร้างที่พักที่ต้องการค่าที่ไม่ซ้ำกันคุณสามารถใช้ที่พักเป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันในไฟล์ที่นำเข้าได้ ซึ่งรองรับผู้ติดต่อบริษัทข้อเสนอตั๋วการนัดหมายหลักสูตรที่พักบริการและวัตถุที่กำหนดเอง

สมาคม

นอกจากนี้คุณยังสามารถนำเข้าเพื่อเชื่อมโยงบันทึกเข้าด้วยกันได้อีกด้วยหากบัญชีของคุณมีการสมัครสมาชิกระดับมืออาชีพหรือระดับ องค์กรคุณยังสามารถเพิ่มป้ายชื่อการเชื่อมโยงเพื่อระบุความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนได้อีกด้วย

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีรวมการเชื่อมโยงในไฟล์นำเข้าของคุณอย่างถูกต้อง

แม็ปคอลัมน์ไปยังที่พัก

เมื่อคุณอัปโหลดไฟล์ของคุณไปยังเครื่องมือนำเข้าแล้วจะมีขั้นตอนในกระบวนการนำเข้าเมื่อคุณได้รับแจ้งให้จับคู่ส่วนหัวคอลัมน์ในไฟล์ของคุณกับคุณสมบัติ HubSpot การแม็ปอย่างถูกต้องจะ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง (เช่นวัตถุที่ถูกต้องและคุณสมบัติที่ถูกต้อง) เมื่อเพิ่มลงใน HubSpot

ตัวอย่างเช่นสำหรับไฟล์ผู้ติดต่อคุณจะจับคู่คอลัมน์ชื่อกับที่พักสำหรับผู้ติดต่อ ชื่อ 

สำหรับไฟล์ที่เชื่อมโยงออบเจ็กต์หลายรายการคุณจะต้องเลือกออบเจ็กต์และพร็อพเพอร์ตี้ที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละคอลัมน์

ข้อผิดพลาดในการนำเข้า

หากการนำเข้าของคุณมีข้อผิดพลาดในระหว่างขั้นตอนการทำแผนที่คุณสามารถจัดการข้อผิดพลาดบางอย่างเพื่อแก้ไขข้อมูลก่อนที่จะถูกเพิ่มลงในบัญชีของคุณหากมีข้อผิดพลาดหลังจากนำเข้าคุณสามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อผิดพลาดในการเพิ่มหรืออัปเดตข้อมูลที่ได้รับผลกระทบได้

วิธีเพิ่มเติมในการอัพเดทข้อมูลใน HubSpot

• สำหรับผู้ติดต่อและบริษัทคุณสามารถเปิดการตั้งค่าเพื่อสร้างและเชื่อมโยงบริษัทกับผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติตามโดเมนอีเมลของผู้ติดต่อ หากคุณมีผู้ติดต่อที่มีโดเมนอีเมลที่แตกต่างจากโดเมนของบริษัทหรือหากคุณกำลังนำเข้าออบเจ็กต์อื่นๆให้ทำตามคำแนะนำเพื่อเชื่อมโยงบันทึกของคุณผ่านการนำเข้า
• หากคุณมีข้อมูลในระบบอื่นและต้องการตั้งค่าการซิงค์แบบสองทางให้เรียนรู้วิธีเชื่อมต่อและใช้การซิงค์ข้อมูล HubSpot