Förstå importverktyget

Oavsett om Hubspot CRM är ditt första CRM eller om du flyttar från ett annat system, hjälper import dig att skapa poster och aktiviteter och uppdatera din databas. Importfiler är kalkylblad med data som används för att organisera ditt företags relationer och processer.

Innan du börjar importera bör du läsa igenom relevanta HubSpot-villkor och förstå importprocessen.

Ordlista

• CRM-objekt: en typ av relation eller process som ditt företag har, till exempel kontakter, företag, erbjudanden och biljetter. Vid import är ett objekt den typ av dataset som du importerar till HubSpot.

• Post: en enskild instans av ett objekt (t.ex. "Tom Smith" är en kontaktpost). I en importfil för ett enda objekt representerar varje rad i filen en objektpost. Om du importerar flera objekt i en fil kommer varje rad att representera poster som är associerade med varandra.

• Aktivitet: ett engagemang som kan associeras med poster, t.ex. ett e-postmeddelande som skickas till en kontakt eller en anteckning som loggas på en ärendepost. I importverktyget stöds aktiviteter som samtal, e-postmeddelanden, möten, anteckningar och uppgifter.
• Egenskap: ett fält som skapats för att lagra information om dina poster och aktiviteter. I en import kommer egenskaperna att matcha filens kolumnrubriker.

I följande exempel är det objekt som importeras kontakter. Varje rad representerar en kontaktpost och varje informationskolumn representerar en kontaktegenskap(Förnamn, Efternamn, E-postadress).

Stödda objekt och aktiviteter

Följande är de typer av import som du kan genomföra, och de objekt och aktiviteter som stöds för var och en.

Import av enstaka objekt eller aktiviteter

Du kan importera för att skapa och/eller uppdatera ett objekt eller en aktivitet åt gången. I en import av ett enda objekt:

• Du kan skapa och/eller uppdatera poster för kontakter, företag, erbjudanden, biljetter, möten, kurser, listor, tjänster, samtal, produkter och anpassade objekt.

• Du kan skapa, men inte uppdatera, uppgifter.

Import av flera objekt och aktiviteter

Du kan importera för att skapa, uppdatera och/eller associera flera objekt och aktiviteter samtidigt. Du kan importera flera objekt och aktiviteter i en fil, eller två objekt/ett objekt och en aktivitet i två separata filer.

I en import av flera objekt:

• Du kan skapa och/eller uppdatera poster för kontakter, företag, erbjudanden, biljetter, möten, kurser, listor, tjänster, samtal och anpassade objekt.
• Du kan skapa och/eller uppdatera radobjekt, men de måste vara kopplade till erbjudanden.
• Du kan skapa, men inte uppdatera, e-postmeddelanden, möten, anteckningar och uppgifter. E-postmeddelanden, möten och anteckningar måste vara kopplade till ett objekt.

Andra typer av import

Du kan också komma åt importprocessen för andra verktyg från importsidan, men dessa följer andra steg än import av objekt eller aktiviteter.

• Import av avanmälningslistor
• Import av anpassade händelser
• Import av dataset

Konfigurera importfiler

Innan du laddar upp en fil till importverktyget är det viktigt att du konfigurerar dina filer på rätt sätt för att säkerställa att data läggs till korrekt på ditt konto. Följande avsnitt innehåller viktiga begrepp och krav för att korrekt konfigurera dina filer.

För exempel på filer, se denna artikel.

Krav och önskemål

Se artikeln Konfigurera dina importfiler för tekniska begränsningar och allmänna krav.

Unika identifierare

En unik identifierare är en egenskap som HubSpot använder för att känna igen varje post som unik. I en import behöver du en unik identifierare för att uppdatera poster, undvika att skapa dubbla poster (t.ex. två poster för "Tom Smith") och för att associera poster med varandra (t.ex. importera "Tom Smith" och associera honom med hans företag "Smith Inc.").

De unika identifierare som är tillgängliga för användning vid import är:

• Email: en kontakts e-postadress. Detta krävs när du importerar kontakter för att undvika dubbletter eller för att associera kontakter med ett annat objekt. Om du inte har e-postadresser till kontakter kan du använda Record ID för att uppdatera och associera befintliga kontaktposter.

• Företagets domännamn: webbplatsens domän för ett företag (t.ex. example.com). Detta krävs vid import av företag för att undvika dubbletter eller för att associera företag med ett annat objekt. Om du inte har några företagsdomännamn kan du använda post-ID för att uppdatera och associera befintliga företagsposter.
• Post-ID: en unik egenskap som HubSpot ger till varje post. Om du exporterar befintliga poster från HubSpot kommer varje post att ha ett post-ID. Detta är den unika standardidentifieraren för erbjudanden, biljetter, möten, kurser, listor, tjänster, aktiviteter och anpassade objekt, men kan också användas som den unika identifieraren för kontakter och företag om du inte har e-postmeddelanden eller företagsdomännamn. Om Record ID ingår i din import kommer det att ersätta alla andra unika identifierare.
• Egenskap som kräver unika värden: Om du har skapat en egenskap som kräver unika värden kan du använda egenskapen som en unik identifierare i importfilerna. Detta stöds för kontakter, företag, erbjudanden, biljetter, möten, kurser, listor, tjänster och anpassade objekt.

Föreningar

Du kan också importera för att associera poster med varandra. Om ditt konto har en Professional- eller Enterprise-prenumeration kan du också lägga till associationsetiketter för att ange relationen mellan poster.

Läs mer om hur du inkluderar associationer på rätt sätt i dina importfiler.

Mappa kolumner till egenskaper

När du har laddat upp din fil till importverktyget finns det ett steg i importprocessen där du uppmanas att matcha kolumnrubrikerna i din fil med HubSpots egenskaper. Genom att mappa korrekt säkerställer du att dina data hamnar på rätt plats (dvs. rätt objekt och rätt egenskap) när de läggs till i HubSpot.

Till exempel, för en kontaktfil, skulle du mappa kolumnen Förnamn till kontaktegenskapen Förnamn.

För en fil som associerar flera objekt väljer du motsvarande objekt och egenskap för varje kolumn.

Fel vid import

Om din import innehåller fel under mappningsprocessen kan du hantera vissa fel för att åtgärda data innan de läggs till på ditt konto. Om det finns fel som följer av en import kan du granska och felsöka felen för att lägga till eller uppdatera berörda data.

Ytterligare sätt att uppdatera data i HubSpot

• För kontakter och företag kan du aktivera inställningen att automatiskt skapa och associera företag med kontakter baserat på kontaktens e-postdomän. Om du har följare med e-postdomäner som skiljer sig från deras företagsdomäner, eller om du importerar andra objekt, följer du instruktionerna för att associera dina poster via import.
• Om du har data i ett annat system och vill ställa in en tvåvägssynkronisering kan du lära dig hur du ansluter och använder HubSpot-datasynkronisering.