Saiba como usar a ferramenta de importação

Se a HubSpot for seu primeiro CRM, ou você estiver migrando de outro sistema, a importação ajudará a criar registros e atividades e a atualizar seu banco de dados. Arquivos de importação são planilhas de dados usadas para organizar os relacionamentos e processos da sua empresa.

Antes de começar a importar, revise os termos relevantes do HubSpot e entenda o processo de importação.

Glossário

• Objeto de CRM: um tipo de relacionamento ou processo da sua empresa, como contatos, empresas, negócios e tickets. Ao importar, um objeto é o tipo de conjunto de dados que você está importando para o HubSpot.

• Registro: uma instância individual de um objeto (por exemplo, "Tom Smith" é um registro do contato). Em um arquivo de importação de objeto único, cada linha do seu arquivo representa um registro de objeto. Se você estiver importando vários objetos em um arquivo, cada linha representará registros associados entre si.

• Atividade: um compromisso que pode ser associado a registros, como um e-mail enviado a um contato, ou uma observação registrada em um registro de ticket. Para a ferramenta de importação, as atividades suportadas incluem chamadas, e-mails, reuniões, anotações e tarefas.
• Propriedade: um campo criado para armazenar informações sobre seus registros e atividades. Em uma importação, as propriedades corresponderão com os cabeçalhos de coluna do arquivo.

No exemplo a seguir, o objeto que está sendo importado são os contatos. Cada linha representa um registro do contato e cada coluna de informações representa uma propriedade do contato (Nome, Sobrenome, Endereço de e-mail).

Objetos e atividades suportados

A seguir estão os tipos de importações que você pode concluir e os objetos e atividades suportados para cada um.

Importação de atividade ou objeto único:

Você pode importar para criar e/ou atualizar um objeto ou atividade por vez. Em uma importação de único objeto:

• Você pode criar e/ou atualizar contatos, empresas, negócios, tickets, compromissos, cursos, listagens, serviços, chamadas, produtos, pedidos, carrinhos e registros de objeto personalizado .

• Você pode criar, mas não atualizar, chamadas e tarefas.

Importação de vários objetos e atividades

Você pode importar para criar, atualizar e/ou associar vários objetos e atividades ao mesmo tempo. Você pode importar vários objetos e atividades em um único arquivo, ou dois objetos/um objeto e uma atividade em dois arquivos separados.

Em uma importação de vários objetos:

• Você pode criar e/ou atualizar contatos, empresas, negócios, tickets, compromissos, cursos, listagens, serviços, chamadas, pedidos, carrinhos e registros de objeto personalizado .
• Você pode criar e/ou atualizar itens de linha, mas eles devem estar associados a negócios.
• Você pode criar, mas não atualizar e-mails, reuniões, observações e tarefas. E-mails, reuniões e observações devem ser associados a um objeto.

Outros tipos de importações

Você também pode acessar o processo de importação para outras ferramentas a partir da página de importação, no entanto, esses processos seguem etapas diferentes das importações de objetos ou atividades.

• Importação de listas de exclusão
• Importações de eventos personalizados
• Importações de conjunto de dados

Como configurar arquivos de importação

Antes de enviar um arquivo para a ferramenta de importação, é importante configurar seus arquivos corretamente para garantir que os dados sejam adicionados corretamente à sua conta. As seções a seguir incluem conceitos e requisitos importantes para a configuração correta dos arquivos.

Para obter arquivos de exemplo, consulte este artigo.

Requisitos

Consulte o artigo Como configurar seus arquivos de importação para obter os limites técnicos e os requisitos gerais.

Identificadores exclusivos

Um identificador exclusivo é um valor de propriedade que a HubSpot usa para reconhecer cada registro como exclusivo. Em uma importação, é necessário um identificador único para atualizar registros, evitar a criação de registros duplicados (por exemplo, dois registros para “Tom Smith”) e associar registros entre si (por exemplo, importar “Tom Smith” e associá-lo à sua empresa “Smith Inc.”).

Os identificadores exclusivos disponíveis para utilização ao importar são:

• E-mail: o endereço de e-mail de um contato. Isso é necessário ao importar contatos para evitar duplicações ou para associar contatos a um outro objeto. Se você não tiver endereços de e-mail de contato, use o ID do registro para atualizar e associar registros de contato existentes.

• Nome do domínio da empresa: o domínio do site de uma empresa (como exemplo.com). Isso é necessário ao importar empresas para evitar duplicações ou para associar empresas a um outro objeto. Se você não tiver nomes de domínio da empresa, use o ID do registro para atualizar e associar registros de empresas existentes.
• ID do registro: um valor de propriedade exclusivo fornecido a cada registro pelo HubSpot. Se você exportar registros existentes do HubSpot, cada registro terá um ID do registro. Este é o identificador único padrão para negócios, tickets, compromissos, cursos, listagens, serviços, atividades e objetos personalizados, mas também pode ser usado como identificador único para contatos e empresas, caso você não tenha e-mails ou nomes de domínio da empresa. Se o ID do registro estiver incluído na sua importação, ele substituirá quaisquer outros identificadores exclusivos.
• Propriedade personalizada que requer valores exclusivos: se você tiver criado uma propriedade que requer valores exclusivos, poderá usar a propriedade como um identificador exclusivo nos arquivos de importação. Isso é suportado para contatos, empresas, negócios, tickets, compromissos, cursos, listagens, serviços e objeto personalizado.

Associações

Também é possível importar para associar registros uns aos outros. Se a sua conta tiver uma assinatura Professional ou Enterprise, você também poderá adicionar etiquetas de associação para especificar a relação entre registros.

Saiba mais sobre como incluir associações corretamente em seus arquivos de importação.

Como mapear colunas para propriedades

Depois de enviar seu arquivo para a ferramenta de importação, haverá uma etapa no processo em que você será solicitado a corresponder os cabeçalhos das colunas do seu arquivo às propriedades da HubSpot. O mapeamento correto garante que seus dados vão para o lugar certo (ou seja, o objeto correto e a propriedade correta) quando adicionados à HubSpot.

Por exemplo, para um arquivo de contatos, você mapearia a coluna Nome para a propriedade do contato Nome.

Para um arquivo associando vários objetos, você selecionaria o objeto e a propriedade correspondentes para cada coluna.

Erros de importação

Se sua importação contiver erros durante o processo de mapeamento, você pode gerenciar certos erros para corrigir os dados antes que sejam adicionados à sua conta. Se houver erros após uma importação, você pode revisar e solucionar os erros para adicionar ou atualizar os dados afetados.

Outras maneiras de atualizar dados na HubSpot

• Para contatos e empresas, você pode ativar a configuração para criar e associar automaticamente empresas a contatos com base no domínio de e-mail do contato. Se você tiver contatos com domínios de e-mail diferentes dos domínios de suas empresas, ou se você estiver importando outros objetos, siga as instruções para associar seus registros por meio de importação.
• Se você tiver dados em outro sistema e quiser configurar uma sincronização bidirecional, aprenda como conectar e usar a sincronização de dados HubSpot.