Saiba como usar a ferramenta de importação

Importar para adicionar objetos — como contatos, empresas, negócios, serviços e atividades — ao HubSpot. Ao carregar uma planilha e mapear suas colunas para as propriedades do HubSpot, você pode criar novos registros, atualizar os existentes e definir relações entre eles. Reveja o processo de importação e a terminologia abaixo para garantir que os dados estão formatados corretamente antes de carregar o ficheiro.

Se você é novo no HubSpot e quer migrar seus dados de CRM existentes para o CRM da HubSpot, solicite uma migração de dados à equipe de Reformulação da HubSpot.

Glossário

• Objeto do crm: seus clientes e informações de processos de negócios, como contatos, empresas, ofertas e tickets. Ao importar, um objeto é o tipo de conjunto de dados que você está importando para o HubSpot.

• Registro : uma instância individual de um objeto (por exemplo, “Neal Caffrey” é um registro do contato). Em um arquivo de importação de objeto único, cada linha do seu arquivo representa um registro de objeto. Se você estiver importando vários objetos em um arquivo, cada linha representará registros associados entre si.

• Atividade: um compromisso que pode ser associado a registros, como um e-mail enviado a um contato, ou uma observação registrada em um registro de ticket. Para a ferramenta de importação, as atividades suportadas incluem chamadas, e-mails, reuniões, anotações e tarefas.
• Propriedade: um campo criado para armazenar informações sobre seus registros e atividades. Em uma importação, as propriedades corresponderão com os cabeçalhos de coluna do arquivo.
• Mapeamento: o processo de correspondência das colunas do arquivo de importação com as propriedades correspondentes do HubSpot. Durante uma importação, você revisará e confirmará como as colunas são mapeadas às propriedades do HubSpot. 

No exemplo a seguir, o objeto que está sendo importado são os contatos. Cada linha representa um registro do contato e cada coluna de informações representa uma propriedade do contato (Nome, Sobrenome, Endereço de e-mail).

Objetos e atividades suportados

A seguir estão os tipos de importações que você pode concluir e os objetos e atividades suportados para cada um.

Importação de atividade ou objeto único:

Você pode importar para criar e/ou atualizar um objeto ou atividade por vez. Em uma importação de objeto único, você pode:

• Crie e/ou atualize registros de contatos, empresas, negócios, tickets, compromissos, cursos, listagens, serviços, chamadas, produtos, projetos, pedidos, carrinhos, assinaturas e objetos personalizados .

• Crie, mas não atualize tarefas.

Importação de vários objetos e atividades

Você pode importar para criar, atualizar e/ou associar vários objetos e atividades ao mesmo tempo. Você pode importar vários objetos e atividades em um único arquivo, ou dois objetos/um objeto e uma atividade em dois arquivos separados. Ao utilizar dois ficheiros separados, os ficheiros têm de conter uma coluna partilhada.

Em uma importação de vários objetos, você pode:

• Crie e/ou atualize registros de contatos, empresas, negócios, tickets, compromissos, cursos, listagens, serviços, chamadas, pedidos, projetos, carrinhos e objetos personalizados .
• Associar registros, como contatos e empresas, contatos e negócios ou projetos e tarefas.
• Crie e/ou atualize itens de linha, mas eles devem estar associados a negócios.
• Crie, mas não atualize e-mails, reuniões, observações e tarefas. E-mails, reuniões e observações devem ser associados a um objeto.

Exemplo: use dois arquivos para importar dois objetos

Você tem dois arquivos de um banco de dados diferente para trazer para o HubSpot, um contém contatos e um contém negócios. Ambos compartilham uma coluna de nome de Negócio , que corresponde ao contato associado no arquivo de contato. Durante a importação, use o nome do negócio como a coluna comum e a chave exclusiva para o arquivo de contato. Isso permite que a coluna preencha a propriedade Deal name  enquanto associa os negócios a contatos no HubSpot.

Outros tipos de importações

Você também pode acessar o processo de importação para outras ferramentas a partir da página de importação, no entanto, esses processos seguem etapas diferentes das importações de objetos ou atividades.

• Importações de planilhas opcionais
• importação de evento personalizado
• Conjunto de dados importações

Configurar arquivos de importação

Antes de enviar um arquivo para a ferramenta de importação, é importante configurar seus arquivos corretamente para garantir que os dados sejam adicionados corretamente à sua conta. As seções a seguir incluem conceitos e requisitos importantes para a configuração correta dos arquivos.

Para arquivos de amostra pré-criados, consulte este artigo.

Requisitos

Consulte o artigo Como configurar seus arquivos de importação para obter os limites técnicos e os requisitos gerais.

Identificadores exclusivos

Um identificador exclusivo é um valor de propriedade que a HubSpot usa para reconhecer cada registro como exclusivo. Em uma importação, é necessário um identificador único para atualizar registros, evitar a criação de registros duplicados (por exemplo, dois registros para “Tom Smith”) e associar registros entre si (por exemplo, importar “Tom Smith” e associá-lo à sua empresa “Smith Inc.”). Para contatos e empresas, é recomendado usar seus respectivos identificadores exclusivos ao importar (E-mail, Empresa domínio ) para manter qualidade de dados.

Os identificadores exclusivos disponíveis para utilização ao importar são:

• E-mail: o endereço de e-mail de um contato. Inclua-o durante uma importação de contato para evitar duplicatas, registros existentes atualizados e associe contatos a outro objeto. Se você não tiver endereços de email de contato, use a ID do Registro para atualizar e associar os registros de contato existentes.
• Nome do domínio da empresa: o domínio do site de uma empresa (como exemplo.com). Inclua-o durante uma importação de empresa para evitar duplicatas, atualizar registros existentes e associar empresas a outro objeto. Se você não tiver nomes de domínio de empresas, use a ID do Registro para atualizar e associar os registros de empresas existentes.
• ID do Registro: um valor de propriedade exclusivo dado a cada registro pelo HubSpot. Exporte registros existentes para exibir e usar o ID de Registro. Este é o identificador exclusivo padrão para negócios, tickets, compromissos, cursos, listagens, serviços, atividades e objetos personalizados. Também pode ser usado como identificador exclusivo para contatos e empresas se você não tiver e-mails ou nomes empresa domínio. Se o ID do Registro for mapeado durante a importação, ele substituirá quaisquer outros identificadores exclusivos mapeados.
• Propriedade personalizada que requer valores exclusivos: uma propriedade personalizada criada pelo usuário que requer valores exclusivos. Você pode usar a propriedade como um identificador exclusivo nos arquivos de importação. Essas propriedades estão disponíveis para contatos, empresas, negócios, tickets, compromissos, cursos, listagens, serviços e objetos personalizados.

Exemplo: use a ID de Registro para atualizar negócios existentes 

Você deseja atualizar várias propriedades para todos os negócios existentes em sua pipeline. Exporte esses negócios e inclua apenas as propriedades que deseja editar mais a ID do Registro . Faça as atualizações desejadas na planilha, deixando a coluna ID do Registro intocada. Execute uma importação de negócio e use a ID de Registro  como o identificador exclusivo na parte de colunas de mapa do processo.

Associações

Também é possível importar para associar registros uns aos outros e adicionar rótulos de associações para especificar o relacionamento entre os registros. Isso inclui associações de objeto cruzado, como negócio para contato, ou associações de objeto igual, como contato para contato. 

Saiba mais sobre como incluir associações corretamente em seus arquivos de importação.

Exemplo: importar uma associação de contato-objeto-mesmo

O seu business manager controla as relações de contribuinte individual (IC) usando o objeto de contato. Os gerenciadores já existem no HubSpot. Configure um único arquivo de importação para conter o email principal de ambos os contatos em colunas separadas (por exemplo, Gerenciar email, email IC). O valor da propriedade de email do gerenciador deve corresponder ao que já está no HubSpot. Inicie uma importação de contato, selecione a opção para criar associações de mesmo objeto, configure o restante dos detalhes e conclua a importação. Você também pode usar rótulos de associação personalizados para rotular a relação.

Guia de mapeamento

Na página de propriedades Mapear as colunas do arquivo para [objeto], o HubSpot mapeará as colunas do arquivo para as propriedades do objeto selecionado com base no cabeçalho, no idioma do cabeçalho e no nome do propriedade.

Na seção Guia de mapeamento, clique no ícone expandir e revise o seguinte:

• Propriedades: as propriedades necessárias para criar e/ou atualizar o objeto. Se o seu arquivo não incluir todas as propriedades necessárias para completar o meta da importação (por exemplo, você pretende atualizar os negócios existentes, mas não incluiu uma coluna ID do Registro), você deverá corrigir o arquivo de importação seguindo um destes procedimentos:
  •  Corrija a planilha e reinicie a importação.
  • Na coluna Mapeado , clique em [x] erros para resolver durante o processo de importação. Saiba mais sobre como gerenciar erros durante o mapeamento. 
• Erros: o número de erros encontrados em até 1.000 linhas. Se o arquivo for maior que isso, os erros podem não ser mostrados no cartão Guia de mapeamento.

Como mapear colunas para propriedades

Depois de enviar seu arquivo para a ferramenta de importação, haverá uma etapa no processo em que você será solicitado a corresponder os cabeçalhos das colunas do seu arquivo às propriedades da HubSpot. O mapeamento correto garante que seus dados vão para o lugar certo (ou seja, o objeto correto e a propriedade correta) quando adicionados à HubSpot.

Por exemplo, para um arquivo de contatos, você mapearia a coluna Nome para a propriedade do contato Nome.

Para um arquivo associando vários objetos, você selecionaria o objeto e a propriedade correspondentes para cada coluna.

• Cabeçalho de coluna do arquivo: o nome do cabeçalho do arquivo de importação.
• Visualizar Informações: visualização das três primeiras linhas da planilha da coluna.
• Mapeado: exibe o status do mapeamento de colunas para a propriedade HubSpot. Clique no menu suspenso Todos os status mapeados para exibir os tipos de status e classificar a tabela por eles. Se forem detectados determinados erros, haverá uma exclamation ícone de alerta exibido. Clique em [x] erros para saber como resolvê-los.
• Importar como: menu suspenso para selecionar as propriedades de [objeto] (por exemplo, Propriedades da tarefa) que você está importando ou a opção para não importar a coluna.
• Propriedade HubSpot: menu suspenso para selecionar a propriedade HubSpot a ser mapeada para a coluna.
• Gerenciar Valores Existentes: caixa de seleção para substituir valores existentes para o registro na Para filtrar a página de mapeamento por status de mapeamento ou objeto, clique nos menus suspensos e selecione o status ou objeto que deseja exibir. 

Erros de importação

Se encontrar erros durante a importação, você pode gerenciá-los das seguintes maneiras:

• Durante a importação: gerencie certos erros para corrigir os dados antes que sejam adicionados à sua conta.

• Após a importação: se houver erros após uma importação, revise e solucione os erros para adicionar ou atualizar os dados afetados.

Outras maneiras de atualizar dados na HubSpot

• Criação e associação automáticos de empresa: para contatos e empresas com domínios de e-mail e empresa correspondentes, ative a configuração para criar e associar automaticamente empresas a contatos com base no domínio de e-mail do contato. Se os contatos tiverem domínios de e-mail diferentes dos domínios de suas empresas, ou se você estiver importando outros objetos, desative a configuração e siga as instruções para associar seus registros por meio de importação. Essa configuração pode impedir que empresas incorretas sejam criadas.
• Sincronização de dados do HubSpot: sevocê tiver dados em outro sistema e quiser configurar uma sincronização bidirecional, aprenda como conectar e usar a sincronização de dados do HubSpot.