Compreender a ferramenta de importação

Se o HubSpot for seu primeiro CRM, ou você estiver migrando de outro sistema, a importação ajudará a criar registros e atividades e a atualizar seu banco de dados. Arquivos de importação são planilhas de dados usadas para organizar os relacionamentos e processos da sua empresa.

Antes de começar a importar, revise os termos relevantes do HubSpot e entenda o processo de importação.

Glossário

• Objeto do CRM: um tipo de relacionamento ou processo da sua empresa, como contatos, empresas, negócios e tickets. Ao importar, um objeto é o tipo de conjunto de dados que você está importando para o HubSpot.

• Registro: uma instância individual de um objeto (por exemplo, "Tom Smith" é um registro do contato). Em um arquivo de importação de objeto único, cada linha do seu arquivo representa um registro de objeto. Se você estiver importando vários objetos em um arquivo, cada linha representará registros associados entre si.

• Atividade: um compromisso que pode ser associado a registros, como um e-mail enviado a um contato, ou uma observação registrada em um registro de ticket. Para a ferramenta de importação, as atividades suportadas incluem chamadas, e-mails, reuniões, anotações e tarefas.
• Propriedade: um campo criado para armazenar informações sobre seus registros e atividades. Em uma importação, as propriedades corresponderão com os cabeçalhos de coluna do arquivo.

No exemplo a seguir, o objeto que está sendo importado são os contatos. Cada linha representa um registro do contato, e cada coluna de informações representa uma propriedade do contato (Nome, Sobrenome, Endereço de Email).

Objetos e atividades com suporte

A seguir estão os tipos de importações que você pode concluir e os objetos e atividades suportados para cada um.

Importação de atividade ou objeto único

Você pode importar para criar e/ou atualizar um objeto ou atividade por vez. Em uma importação de único objeto:

• Você pode criar e/ou atualizar contatos, empresas, negócios, tickets, compromissos, cursos, listagens, serviços, chamadas, produtos e registros de objeto personalizado .

• Você pode criar, mas não atualizar, chamadas e tarefas.

Importação de vários objetos e atividades

Você pode importar para criar, atualizar e/ou associar vários objetos e atividades ao mesmo tempo. Você pode importar vários objetos e atividades em um único arquivo, ou dois objetos/um objeto e uma atividade em dois arquivos separados.

Em uma importação de vários objetos:

• Você pode criar e/ou atualizar contatos, empresas, negócios, tickets, compromissos, cursos, listagens, serviços, chamadas e registros de objeto personalizado .
• Você pode criar e/ou atualizar itens de linha, mas eles devem estar associados a negócios.
• Você pode criar, mas não atualizar e-mails, reuniões, observações e tarefas. E-mails, reuniões e observações devem ser associados a um objeto.

Outros tipos de importações

Você também pode acessar o processo de importação para outras ferramentas a partir da página de importação. No entanto, essas etapas seguem etapas diferentes das importações de objeto ou atividade.

• Importações de lista de recusas
• Importações de eventos personalizados
• Importações de conjunto de dados

Configurar arquivos de importação

Antes de carregar um arquivo na ferramenta de importação, é importante configurar os arquivos corretamente para garantir que os dados sejam adicionados corretamente à sua conta. As seções a seguir incluem conceitos e requisitos importantes para a configuração correta dos arquivos.

Para obter arquivos de exemplo, consulte este artigo.

Requisitos

Consulte o artigo Configurar seus arquivos de importação para obter os limites técnicos e os requisitos gerais.

Identificadores exclusivos

Um identificador exclusivo é um valor de propriedade que o HubSpot usa para reconhecer cada registro como um de um tipo. Em uma importação, você precisa de um identificador exclusivo para atualizar os registros, evitar a criação de registros duplicados (por exemplo, dois registros para "Tom Smith") e para associar os registros uns aos outros (por exemplo, importar "Tom Smith" e associá-lo à sua empresa "Smith Inc.").

Os identificadores exclusivos disponíveis para utilização ao importar são:

• E-mail: o endereço de e-mail de um contato. Isso é necessário ao importar contatos para evitar duplicações ou para associar contatos a um outro objeto. Se você não tiver endereços de e-mail de contato, use o ID do registro para atualizar e associar registros de contato existentes.

• Nome do domínio da empresa: o domínio do site de uma empresa (como exemplo.com). Isso é necessário ao importar empresas para evitar duplicações ou para associar empresas a um outro objeto. Se você não tiver nomes de domínio da empresa, use o ID do registro para atualizar e associar registros de empresas existentes.
• ID do registro: um valor de propriedade exclusivo fornecido a cada registro pelo HubSpot. Se você exportar registros existentes do HubSpot, cada registro terá um ID do registro. Esse é o identificador exclusivo padrão para negócios, tíquetes, compromissos, cursos, listagens, serviços, atividades e objeto personalizado, mas também pode ser usado como o identificador exclusivo para contatos e empresas se você não tiver emails ou nomes de domínio de empresas. Se a ID do Registro estiver incluída em sua importação, ela substituirá todos os outros identificadores exclusivos.
• Propriedade personalizada que requer valores exclusivos: se você tiver criado uma propriedade que requer valores exclusivos, poderá usar a propriedade como um identificador exclusivo nos arquivos de importação. Isso é suportado para contatos, empresas, negócios, ingressos, compromissos, cursos, listagens, serviços e objeto personalizado.

Associações

Também é possível importar para associar registros uns aos outros. Se a sua conta tiver uma assinatura Professional ou Enterprise , você também poderá adicionar etiquetas de associação para especificar a relação entre registros.

Saiba mais sobre como incluir associações corretamente em seus arquivos de importação.

Mapear colunas para propriedades

Depois de carregar o arquivo na ferramenta de importação, haverá uma etapa no processo de importação quando você será solicitado a fazer a correspondência dos cabeçalhos de coluna do arquivo com as propriedadesdo HubSpot. O mapeamento correto garante que seus dados vão para o lugar certo (ou seja, o objeto correto e a propriedade correta) quando adicionados ao HubSpot.

Por exemplo, para um arquivo de contatos, você mapearia a coluna Nome para a propriedade do contato Nome.

Para um arquivo associando vários objetos, você selecionaria o objeto e a propriedade correspondentes para cada coluna.

Importar erros

Se a importação contiver erros durante o processo de mapeamento, você poderá gerenciar determinados erros para corrigir os dados antes que eles sejam adicionados à sua conta. Se houver erros após uma importação, você poderá revisar e solucionar os erros para adicionar ou atualizar os dados afetados.

Maneiras adicionais de atualizar dados no HubSpot

• Para contatos e empresas, você pode ativar a configuração para criar e associar automaticamente empresas a contatos com base no domínio de e-mail do contato. Se você tiver contatos com domínios de e-mail diferentes dos domínios de suas empresas, ou se você estiver importando outros objetos, siga as instruções para associar seus registros por meio de importação.
• Se você tiver dados em outro sistema e quiser configurar uma sincronização bidirecional, aprenda como conectar e usar a sincronização de dados HubSpot.